Решение проблем. Переговоры, деловые встречи

Переговоры как особая форма социального взаимодействия имеют давнюю историю. Однако объектом широкого научного исследования переговоры становятся лишь во второй половине XX в., когда ис­кусству их ведения стали уделять особое внимание.

Переговоры — неотъемлемая часть деловых контактов. И их успех зависит не только от хорошего знания пред­мета обсуждения, но и от владения техникой ведения перегово­ров (которая вряд ли может быть представлена в виде некоего ис­черпывающего набора готовых рецептов).

Переговоры как одна из разновидностей общения имеют ряд отличительных особенностей.

1. Важная особенность переговоров состоит в том, что они ведутся в условиях ситуации с разнородными интере­сами сторон, т. е. их интересы не являются абсолютно идентичны­ми или абсолютно противоположными. 2. Сложное сочетание многообразных интересов делает участни­ков переговоров взаимозависимыми. Его участники ограничены в своих возможностях односторонним путем реализовать собствен­ные интересы. Взаимозависимость участников переговоров гово­рит о том, что их усилия направлены на совместный поиск реше­ния проблемы.

Итак, переговоры в деловом общении — это процесс взаимодействия сто­рон с целью достижения согласованного и устраивающего их решения.

Вступая в переговоры, участники могут использовать различные стратегии их ведения. Выбор той или иной стратегии зависит от ситу­ации, в которой ведутся переговоры, готовности сторон реализовать интересы друг друга, понимания успеха переговоров их участниками.

Выделяют две основные стратегии ведения переговоров:

1) по­зиционный торг, ориентированный на конфронтационный тип поведения,

2) переговоры на основе взаимного учета интересов, что предполагает партнерский тип поведения сторон.

Тщательная подготовка к переговорам — это залог их успеш­ного проведения. Подготовительный период может начаться задолго до факти­ческого начала переговоров и включает два основных аспекта: организационный и содержательный.

Вне зависимости от темы предстоящих переговоров в ходе их подготовки стороны должны согласовать ряд вопросов процедурного характера.

-Выбор места и времени встречи.

- Определение повестки дня — Повестка дня выступает инструмен­том для регулирования хода переговоров (определяется круг вопросов для обсуждения, устанавливается порядок их обсуждения, решается вопрос о длительности выступ­лений оппонентов).

- Формирование состава участников переговоров. В этом случае необходимо решить такие вопросы, как: кто возглавит делегацию, каков будет ее количественный и персо­нальный состав. Содержательный аспект включает:

1) анализ проблемы и интересов сторон;

2) оценка возможных альтернатив переговорному соглашению;

3) определение переговорной позиции; Чаще всего участники переговоров подразумевают под позицией официально заявленную точку зрения, взгляд на проблему

4) разработка различных вариантов решения проблемы и форму­лирование соответствующих предложений

5) Содержательная сторона предварительной работы завершается подготовкой необходимых материалов справочного характера и документов (текстов выступлений, проектов предложений, пред полагаемых итоговых документов).

Проведенная участниками целенаправленная подготовка к пе­реговорам позволяет минимизировать риск их осложнений или срыва и рассчитывать на результативность предстоящего перего­ворного процесса. Не стоит забывать — «тот, кто хорошо подгото­вился к сражению, наполовину победил».

Собственно переговоры начинаются с того момента, когда стороны приступают к обсуждению проблемы.

Процесс ведения переговоров связан с прямым взаимодействием оппонентов и неоднороден по своим задачам. Соответственно можно выделить следующие этапы ведения переговоров:

I) уточнение интересов и позиций сторон;

II) обсуждение, предполагающее выработку возможных вари­антов решения проблемы;

III) достижение соглашения.

На первом этапе веде­ния переговоров взаимодействие между оппонентами состоит, прежде всего, в обмене информацией относительно наиболее важ­ных спорных вопросов, интересов сторон, точек зрения и пози­ций друг друга по имеющейся проблеме.

Даже в условиях со­трудничества очень редко ситуация развивается только по од­ному пути — тому, который вы предложили с самого начала.

Важность данного этапа состоит и в том, что он имеет суще­ственное значение для формирования атмосферы, в которой будут проходить переговоры. Если стороны не сумели наладить нор­мальные рабочие отношения, то у них вряд ли есть шанс достиг­нуть каких-либо договоренностей.

II. Обсуждение Второй этап ведения переговоров наиболее ответственный и, как правило, наиболее трудный. На этом этапе участники переговоров должны выработать основ­ные параметры совместного решения проблемы. Внося предложе­ния, отвечающие тому или иному варианту решения, и обсуждая их, оппоненты могут усилить или ослабить собственные позиции, во многом предопределяя этим исход переговоров.

III. Достижение соглашения. Третий этап ведения переговоров завершает длительный и трудный поиск решения проблемы: стороны приступают к разработке итоговых договоренностей.

Область, в рамках которой возможно достижение соглашения, называется переговорным пространством.

Графически самый простой вариант переговорного простран­ства можно представить следующим образом

Пределы допустимых для каждой из сторон решений могут располагаться весьма далеко от первоначально заявленных пози­ций. Поэтому достижение соглашения более вероятно в централь­ной зоне переговорного пространства. В этом случае принятое ре­шение воспринимается оппонентами как вполне удовлетворитель­ное.

Период прямого взаимодействия сторон завершился, но гово­рить об окончании переговоров было бы преждевременно. Оппо­ненты покидают стол переговоров, а сам переговорный процесс вступает в заключительную стадию анализа результатов перегово­ров и выполнения достигнутых договоренностей.

Прежде всего каждой из стороннеобходимо проанализировать прошедшие переговоры вне зависимости от того, были они удачны­ми или нет, и решить:

• насколько хорошо была проведена подготовка к переговорам;

• была ли соблюдена запланированная программа переговоров;

• каков был характер взаимоотношений с оппонентами;

• какие аргументы были убедительны для оппонентов, а ка­кие они отклонили и почему;

• пришлось ли идти на уступки и каковы будут их последствия;

• какие возникали трудности в процессе переговоров.

• каковы перспективы дальнейших взаимоотношений;

• какой опыт переговоров можно использовать в будущем;

• каковы основные причины достигнутых результатов.

Зримым критерием результативности переговоров является до­стигнутое соглашение, но его наличие не следует трактовать как безусловный успех. Для оценки успешности переговоров можно ис­пользовать ряд критериев.

1) Степень решения проблемы. Достигнутое в ходе переговорно­го процесса соглашение есть свидетельство того или иного реше­ния проблемы. Однако в зависимости от характера договореннос­тей итог взаимодействия сторон различен:

• достижение взаимовыгодного результата снимает проблему с повестки дня и создает прочный фундамент для дальнейших взаимоотношений сторон;

• поражение в той или иной мере одной из сторон ставит под угрозу соблюдение соглашения.

2) Субъективные оценки переговоров и их результатов. Перего­воры увенчались успехом, если обе стороны удовлетворены их итогами и расценивают достигнутое соглашение как справедливое решение проблемы. Впрочем, не исключено, что впоследствии эти оценки изменятся.

3) Выполнение условий соглашения. Необходимо помнить, что даже самый блестящий результат переговоров заметно потускне­ет, если возникнут проблемы с выполнением взятых на себя сто­ронами обязательств.