Тайм-менеджмент: простые способы управления временем

Тайм-менеджмент: простые способы управления временем

Ритм, в котором живет большинство из нас, вряд ли можно назвать спокойным и размеренным. Нехватка времени, аврал и жесткий цейтнот являются испытаниями, справиться с которыми под силу далеко не каждому. Постоянное пребывание в состоянии «не знаю, за что хвататься» вряд ли можно назвать подходящим, когда речь идет о личной эффективности.

Эмоциональное напряжение блокирует производительность, приводит к быстрой утомляемости и апатии. Поэтому, чтобы не стать жертвой стресса или, еще хуже, синдрома эмоционального выгорания, займемся управлением временем или тайм-менеджментом.

Сегодня мы ответим на два вопроса:

1. Что такое тайм-менеджмент?

2. Какие простые способы тайм-менеджмента могут помочь мне как педагогу организовать мое время?

1. Что такое тайм-менеджмент?

Термин «тайм-менеджмент» не вполне корректный: управлять временем — нельзя, организовать его — можно. Однако этот термин стал частью современного делового языка, поэтому данный термин используется наряду с понятием «организация времени». Интересна история слова ≪менеджмент≫. Оно происходит от древнеанглийского слова ≪manage≫. Буквально ≪manage≫ означало ≪объезжать лошадей≫. Будучи связанным с ≪управлением≫ лошадью, смысл слова сохранился и в понятии ≪менеджмент≫. Из этого следует, что управление временем — практическое умение. Его невозможно освоить теоретически. Ниу кого не возникает сомнений, что научиться управлять временем, как и лошадью, можно только на деле!

Когда Вы слышите понятие ≪время≫, какие образы возникают перед Вами, какие определения, крылатые выражения, всплывают из памяти? Пониманием ли мы одно и то же, обсуждая понятие ≪время≫? Ответ очевиден — мы очень разные по своему отношению ко времени.

Причин тому много. Первая — из области психофизиологии, это понятие — «собственная единица времени» (СЕВ). СЕВ — это субъективная величина, которая играет роль своеобразного индивидуального шага, измеряющее текущее время (Б.И. Цуканов). Как и механические часы, наши внутренние часы тоже могут идти точно, спешить или опаздывать.

Диагностика: попробуйте определить промежуток времени в секундах: 1-й случай – 40 секунд, 2-й случай – 90 секунд. Для этого запустите секундомер и не смотрите на него. Отключите в предполагаемое вами время. Посмотрите на секундомер: совпал ли ваш результат со временем секундомера.

В результате экспериментальных измерений ≪собственной единицы времени≫ было выделено четыре группы людей:

1 люди, чьи внутренние часы сильно спешат. Их интересы устремлены вперед в будущее (они живут ≪там и потом≫);

2 люди, чьи внутренние часы отстают. Их интересы обращены в прошлое (они живут ≪там и тогда≫);

3 люди, чьи внутренние часы идут точно. Их жизнь зафиксирована только на настоящем (только ≪здесь и сейчас≫);

4 люди, чьи внутренние часы немного убегают вперед. Их интересы связаны с настоящим, которое является частью будущего (≪мое завтра начинается сегодня≫).

Почему это важно в контексте разговора о тайм-менеджменте?

Это необходимо для того, чтобы не тратить свой невосполнимый ресурс времени на бесцельные размышления. Ведь планировать прошлое бессмысленно: всё уже случилось. А строить планы будущего в отрыве от настоящего — хотя и приятное занятие, но оно в духе вселенского проекта.

Тайм-менеджмент— это инструмент для планирования своего настоящего, которое неразрывно связанно с будущим.

А что же делать со своими внутренними часами? Можно ли их ≪починить≫? Свои психофизиологические особенности восприятия времени нужно, прежде всего, определить, а затем учитывать при организации времени.

Итак, тайм-менеджмент – это организация времени, а именно это инструмент для планирования своего настоящего, которое неразрывно связано с будущим.

Еще одно важное понятие тайм-менеджмента – это понятие «хронофагов» -

Хронофаги (от др.- греч. χρόνος «время»; φᾰγω — «пожираю») или поглотители времени — один из терминов тайм- менеджмента, обозначающий любые объекты или явления, которые мешают или отвлекают от основной деятельности (работы и других запланированных дел).

Ваши поглотители времени (хронофаги)

 Отсутствие целей

 Нечеткая постановка целей

 Отсутствие приоритетов

 Попытка слишком много сделать за один раз

 Плохое планирование дня

 Личная неорганизованность, незнание того, с чего на-

чать

 Недостаток мотивации

 Хаос в бумагах и на столе, необходимость тратить время

на поиски нужных записей

 ≪Расплывчатые≫ должностные обязанности, отсутствие понимания своих зон ответственности

 Отрывающие от дел телефонные звонки

 Болтовня на частные темы

 Отсутствие самодисциплины

 Затяжные совещания

 Длительное ожидание

 Спешка, нетерпение

 Медлительность

2. Какие простые способы тайм-менеджмента могут помочь мне как педагогу организовать мое время?

- Правило 6 «П» гласит: правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели.

Планировать и думать нужно всегда на бумаге. Если цели нет на бумаге, то она не существует. Перечень задач — это своего рода карта, которая не даст Вам сбиться с пути к намеченной цели. Питер Ф. Друкер в книге «Эффективный управляющий» приводит хорошую аналогию, стимулирующую к фиксированию задач на бумаге:

«Люди, содержащиеся в темном помещении, быстро теряют чувство времени. Но даже в полной темноте большинство людей сохраняют чувство пространства. Находясь в освещенном, но замкнутом помещении, вы уже через несколько часов перестанете ощущать движение времени. И если вы захотите подсчитать, как долго вы находитесь в таком помещении, вы сильно ошибетесь в своих подсчетах. Поэтому, если мы полагаемся на нашу память, мы не замечаем, на что расходуется наше время…»

Работа со списком запланированных дел в первый же день увеличивает производительность на 25%. C вечера готовьте список задач, которые нужно сделать завтра. Придя на работу, Вы всегда будете знать, с чего начать свой день.

Продолжайте работать с составленным списком в течение дня: при появлении нового дела вносите его в список с учетом приоритетности по отношению к ранее запланированным задачам. Выполнив очередную задачу из списка, обязательно вычеркивайте ее. Это даст Вам ощущение удовлетворенности своей работой, прибавит энтузиазма и зарядит энергией.

Планируйте от большего к меньшему, от долгосрочного к краткосрочному, от целей жизни до плана на день. Каждой задаче ставьте фиксированные сроки.

Сложную задачу всегда делите на мелкие подзадачи. Здесь хорошо помогает дерево решений, где ключевая задача — дерево, а подзадачи для ее выполнения — ветви. Продолжайте «разветвление» до тех пор, пока процесс выполнения всей задачи не станет простым и прозрачным.

Перед тем, как начать что-либо делать, вспомните о правиле 10/90: 10% времени, затраченного на планирование до начала выполнения задачи, сэкономит 90% времени при ее решении.

- Прием «7±2»

Без потери эффективности психика человека может одновременно оперировать определенным числом объектов. Согласно психологическим исследованиям, это число равно 7плюс – минус 2. Это верно и для количества дел и задач, которые человек может одновременно удержать в поле внимания. Что же делать, если количество Ваших актуальных задач больше? Чтобы управлять ими, не снижая результативности, посмотрите на список своих дел и объедините их в группы так, чтобы количество групп уложилось в число 7плюс – минус 2.

Основания для объединения дел могут быть такими:

1. Итоговый результат (для предстоящего школьного концерта необходимо: организовать репетицию, украсить зал, обзвонить родителей).

2. Единообразие действий (позвонить Свете, Михаилу, Оксане).

3. Территориальная близость (по пути в методический центр зайти в книжный магазин напротив него).

- Прием «Четыре типа задач» («привязанные» и «гибкие», «бюджетируемые» и «небюджетируемые» задачи)

Все наши дела в течение рабочего дня можно распределить на три группы:

1. ≪Привязанные≫ задачи — это те дела и события, которые Вы должны выполнить в определенное назначенное время (например, проведение уроков по расписанию, посещение педсовета в назначенное время).

2. ≪Гибкие≫ задачи — это дела, которые не имеют строгой привязки к определенному времени. Гибкие задачи можно в свою очередь разделить на две группы:

• ≪Бюджетируемые≫ задачи — это задачи, на выполнение которых в Вашем графике необходимо выделить определенный временной ресурс (например, чтобы проверить все тетради учеников 5-го ≪А≫ класса, Вам нужен примерно 1 час).

• ≪Небюджетируемые≫ задачи — это задачи, на выполнение которых может уйти как небольшое количество времени, так и неопределенно большое (например, позвонить в экскурсионное бюро и заказать экскурсию можно в течение 5 минут, а можно, не дождавшись ответа, перезванивать много раз и добиться результата через 1 час).

Планируя свой день, обязательно помните о том, что планируется только 60% Вашего рабочего времени, а 40% времени остается на непредвиденные дела и временные траты. В свои планы прежде всего заносите ≪привязанные≫ к определенному времени дела и ≪бюджетируемые гибкие≫ дела. Остальные дела пишутся общим списком, время для их выполнения необходимо находить в промежутках между другими делами.

Обязательно по мере выполнения вычеркивать дела из списка.

- Прием «Мои возможности и желания»

Эффективность нашей работы зависит от того, есть ли у нас необходимые ресурсы и желание эту работу выполнять. Посмотрите на свой перечень задач и оцените их с точки зрения соответствия Ваших возможностей Вашим желаниям. Данный анализ поможет Вам определить первый шаг для реализации намеченного.

- Есть и возможность и желание. Вам повезло. У Вас

есть всё необходимое, чтобы достигнуть цели. Приступайте к делу без промедления.

- Есть возможность, нет желания. Первое, что Вам необходимо сделать, — ответить себе на вопросы: «Что мне это даст? Какая может быть польза от этого? Как я могу себя поощрить?»?

- Есть желание, нет возможности.Ваша ближайшая задача – найти дополнительные ресурсы для достижения

Цели. Чем больше Ваше желание, тем быстрее Вы их найдете.

- Ни желания, ни возможности. А Вы уверены, что Вам это надо?! Стоит ли вообще тратить на это время?

- Прием «съесть лягушку»

Старая притча гласит: если первым делом с утра Вы должны съесть живую лягушку, утешением может служить то, что это самое плохое, что может случиться с Вами за весь день.

Брайан Трейси, успешный бизнес-консультант, сравнивает лягушку с самым неприятным и важным делом, которое следует сегодня сделать. Откладывая его, Вы создаете лишнее эмоциональное напряжение и нежелательные последствия. Нужно действовать без лишних раздумий и промедлений — просто взять и сделать. Это даст Вам заряд бодрости на целый день.

- Прием «Якорь для начала работы»

Человек тратит много усилий на ≪включение≫ в работу. Хорошим ≪якорем≫ для начала сложной работы может быть:

• любая организационная, подготовительная работа. Как говорят художники, ≪прежде, чем делать эскиз, — наточи карандаши≫.

• ≪Метод швейцарского сыра≫, то есть начинать выполнение дела, ≪выгрызая≫ из разных мест наиболее простые и при ятные дела (подобрать иллюстрации или написать несколько понятных абзацев к отчету).

• Промежуточная радость≫. Разбить работу на несколько этапов и за прохождение каждого назначить себе небольшую награду.

На что способна корзина для мусора?

Люди, показывающие хорошие результаты, работают за чистым столом. У непродуктивных и несобранных людей на столе царит дикий хаос. Выработайте привычку своевременно разбирать бумаги, выбрасывая ненужные, и работать за чистым столом. Замечено, что до 30% рабочего времени тратится на поиски нужной бумаги. Корзина для мусора — один из самых эффективных инструментов управления временем.

Принцип равновесия

Самый простой способ избежать паники при виде все увеличивающегося объема работы — это сделать глубокий вдох и сказать: «Я могу только то, что могу», и начать спокойно составлять список. Анализируя стоящие перед Вами задачи, Вы всегда увидите, что Вам хватает времени, чтобы решать жизненно важные вопросы.

Внимательно следите за тем, чтобы в Вашей жизни сохранялось равновесие. Работая до изнеможения, Вы не сможете обмануть организм, он все равно возьмет свое, и если Вы не остановитесь, он сделает это принудительно. А это явно не входит в Ваши планы.

Но для того, чтобы быть эффективным, просто тайм-менеджмента мало. Важно следить за своим здоровьем и поддерживать себя в хорошей физической форме. Ваша жизнь должна быть насыщенной, в ней всегда должно находиться время для Вашей семьи и отдыха.

Основной принцип равновесия: важно количество времени дома и качество времени на работе.

На первом месте всегда должны быть Вы и главные люди Вашей жизни, — ради этого и стоит работать над собственной эффективностью.

Литература:

Т.В. Меркулова,

А.Г. Теплицкая

Тайм-менеджмент,

или Как эффективно

организовать

свое время