Тарбиялык саат: "Убакытты башкаруу"

Убакытты башкаруу

Убакытты башкаруу

• Бул убакытты эффективдүү колдонууну көбөйтүүдө адам өз убактысын уюштуруу технологиясы.

Убакытты башкаруу

• Максаттарды коюу
• Приоритеттештирүү
• Убакытты пландоо жана бөлүштүрүү
• Кеңседе иштөө шарттарын оптималдаштыруу
• Жумуш ордун уюштуруу
• Ресурстарды башкаруу жана милдеттерди аткаруу
• Убакытты уурдоочулар менен иш алып баруу
• Документтерди файлдаштыруу системасы, компьютердик документтерди кошо
• Жыйындарды эффективдүү өткөрүү ж.б.

Франклиндин Пирамидасы

1 күндүн планы

Кыска мөөнөттүү план

Жылдык узак мөөттүү план

Максатка жетүүнүн генералдык планы

Глобалдык максат (чыгармачыл адамдын татыктуу максаты)

Жашоодогу негизги баалуулуктар (адам жашоодон эмнени каалайт)

Эйзенхауэру боюнча приоритеттердин анализи

• Тез арада, шашылыш жана маанилүү

Кризисти чечүү

2. Маанилүү, бирок, тез арада эмес

3. Тез арада, бирок, маанилүү эмес

Жаңы долбоорлорду пландоо

Айрым жыйындар

4. Шашылыш эмес жана маанилүү эмес

Кечиктирилбеген милдеттер

Кайра кайталануучу жумуш

Мөөнөтүндө тапшырылган долбоорлор

Превентивдүү иш чара

Кайтарылбаган материалдарды кароо

Айрым каттар, чалуулар

«убакытты жеп коюучулар»

Эйзенхауэру боюнча приоритеттердин анализи

1. Тез арада, шашылыш жана маанилүү

Тез арада алардын артына түшүп, өзү аларды аткаруусу

2. Маанилүү, бирок, тез арада эмес

3. Тез арада, бирок, маанилүү эмес

Бир кадам алдында болуу

Программалаштыруу

4. Шашылыш эмес жана маанилүү эмес

Толугу менен же бөлүп-бөлүп өз кызматкерлерине аткартуу

Корзинага салуу

Парето принциби

• Болжол менен 20% аракет 80% жыйынтык алууга жетиштүү

Убакытты башкарууда Парето Принциби

• 80% маалыматты жумушуңуз үчүн кекерект 20% булактан аласыз
• 80% кабыл алынган чечимдерди сиз пландоодо же жыйында короткон 20% убактыныздан аласыз.
• 20% Сиздин жумушуңуздун убактысы 80% Ийгилик деп аныкталган Сиздин өндүрүштүк жумушуңузду камсыздайт.

Пайдалуу кеңештер

• Алгач 20% өтө маанилүү жумуштарды чечиңиз!
• Ал эми 80% экинчи орунда тургандарын чечсе болот!

5S жапон системасы

• Бул өндүрүштүк же кеңсе жумуштарында оптималдуу шарттарды түзгөн так структаштырылган система.
• Идеалдуу шарттарга жетишүү жолу жумуш ордунда тартипти, тазалыкты жана тыкандыкты сактоо, убакытты жана электр энергиясын үнөмдөөчү ченемдерди иштеп чыгуу аркылуу болот.

5S түзгөн усулдар

1-кадам – «Сэири» тазалоо дегенди түшүндүрөт, бардык керек эместерди өчүрөт. Практикалык планда курчап тургандардын бөлүнүшүн жумуштагы нерселерди 3 топко киргизет: керектүүлөр, потенциалдуу керектүүлөр жана керексиздер.

2-кадам – «Сэйтон» , «кылдаттык, тиешелүү тартипти сактоо».

• Бул кадам күнүмдүк турмушта керектелген предметтерди ирээттештирүүгө багытталган. Буюмдарды керек болгон учурда кайсы бир жайдан оңой табышат. Бардык предметтерди тез арада табуу үчүн маркирлөө сунуш кылынат.

5S түзгөн усулдар

3-кадам – «Сэисо»  – «ирээттештирүү, тазалыкта кармоо» деп которулат. Бул кадам өндүрүштү таза алып жүрүүгө багытталган. Жумуш орунду бир катар функционалдык зоналарга визуалдуу бөлүштүрөт.

4- кадам – «Сэикэцу»  – «стандартташтыруу» деп которулат. Бул этапта алгачкы 3 кадам анализдештирилет, жыйынтыктар атайын блокнотко жазылат же электрондук түрдө түшүрүлөт.

5- кадам – «Сицуке»  – бул түшүнүк которгондо «тартипти калыптандыруу» дегенди билдирет. Жыйынтыктоочу кадам 5S философиясы катары билүүгө багытталган. Система буга чейинки кадамдардын ишке ашырылуусунда жалпы жумуштун образынын эффективдүү жакшыртылышын түзүп, натыйжада убакытты башкаруунун башкы максаты болуп саналат.

Милдеттерди өткөрүп берүү

• Жетекчинин аракеттеринин чөйрөсүнөн ишмердүүлүгүн же милдеттерин кол алдындагыдарга өткөрүп берүү.
• Жетекчи өзү менен кошо бөлүштүрүлбөгөн жетекчилик жоопкерчилигин (башкаруучулук жоопкерчилиги) сактайт.

Делегирлөөнүн артыкчылыгы

• Жакшы шыктандыруу ыкмасы
• Элдерди окутуу ыкмасы
• Татаал тапшырмаларды чечүүгө жөндөмдүү бирдей ой-жүгүрткөн команда түзүлөт.
• Жетекчи кайталанма жумуштар менен алектенбестен, узак мөөнөттүү жана стратегиялык маанилүү программаларга көңүл буруп, иштеп чыгат.

Делегирлөөгө кошулбайт

• Негизги жумушту пландоо
• Жумушту аткаруучу команданы тандоо
• Команданын ишине көзөмөл
• Команда мүчөлөрүн cтимулдаштыруу
• Команда мүчөлөрүн баалоо
• Команда мүчөлөрүн сыйлоо
• Конфиденциалдык мүнөздөгү суроолорду чечүү, кызматтык жашыруу же жеке сыр болсо да.

Пайдалуу кеңештер

• Өзүңүздүн укуктарыңызды ылайыктуу адамга өткөрүп бериңиз.
• Укуктарды өткөрүп берүүдө өз кызматкериңизди даярдаңыз.
• Өзүңүздүн инструкцияңызды так айтыңыз
• Түшүнүүгө ишениңиз
• Натыйжаларга таяныңыз
• Тапшырмалардын аткарылуусун кызматкерди капа кылбай көзөмөлдөңүз

Убакытты уурдоочулар

• Хронофагдар–обьектин негизги ишмердүүлүгүнөн алаксытканды түшүндүргөн термин.
• Хронофагдар жандуу (буюртмачылар, көп сүйлөгөндү жактыргандар, коллегалар, куру бекер чалып убакыт алган тааныштар) жана жансыз (телевизор, компьютердик оюндар ж.б.) болушу мүмкүн.
• Убакытты уурдоочуларды пайдалуу иш аракеттен кантип айырмаласа болот? Өтө жөнөкөй – эгер сиздин иш аракет пайда алып келбесе – бул это хронофаг.

Убакытты уурдоочулар

1. Максатты так койбогондук. Бул куду эле өз убактысынын мааниси жок болуп “Бул мага эмне үчүн керек” деген суроого алдын ала так жооп бербегендик. Эгер жооп жок болсо өзүн канааттандырган жашоосун уланта берсе болот. Хронофагдар жакын достор эмес, алар менен дайым эле күрөшө берүүгө болбойт.

2. Жумушта приоритеттердин жоктугу.  Кээде жумуш убакыттын жоктугунда эмес, приоритеттердин жоктугунда болуп калат. Эгер Сизде жыйырма маанилүү жумушуңуз болсо, Сиз бир убакытта алардын баары менен алектенсеңиз, натыйжада бир да жумушту бүтүрө албайсыз. Эң маанилүүсүн бөлүп, жөнөкөйдөн маанилүүгө өтүү керек. Приоритеттерди жайгаштырууда да кайрадан эле максаттуу жайгашуусун эске алуу керек.

Убакытты уурдоочулар

3. Бир жолу көптү жасоого аракеттенүү.  Каттарга жооп берүү, түшкү тамак даярдоо, жакын туугандарга чалуу, түтүктөрдү оңдоо, макала жазуу, бардык маалыматтарды таблицага түшүрүү, балдарды бакчадан алуу. Бардык жумуштар дароо бүтүшү керек. Баарына бир убакта жетишүү мүмкүн эмес. Приоритеттерди коюунун учуру.

4. Өз ишмердүүлүгүн начар пландаштыруу. План түзүү жана анын аткарылышын көзөмөлдөө – тажатма көрүнүштөй угулат. Бирок, жумуштарды ирээттештирүү Сизди реалдуулукка алып келет, качан Сиз үчүнчү саат Фейсбукта отурганга караганда жөн гана аны көз алдыңызга коюп алыңыз.

5. Жеке уюштуруучусуздук.  Жетишерлик жайылтылган көйгөй. Ачкычты кайсыл жерге койгондугун жарым саат издөө, керектүү файл кайсы папкада экендигин издөө, кагазга маанилүү телефон жазылганын табуу.

Убакытты уурдоочулар

6. «Жок» деген сөздү айта албагандык.   Кандай гана өтүнүч болбосун капчыгын ачып, календарды караганга даяр. Сиз башка бироонун жумушун кылып, бекерчилерге кызмат кылып жатканыныз маанилүү эмес. Сизден убакытты уурдайт. Ойлоп көрсөңүз Сиздин жашооңуздун бул кимдир бирөөгө каалабай туруп берген бөлүгү «Жок» деген сөздү айта албагандыктан болду.

7. Ашыкча сүйлөшүүлөр иштен калтырат.   Телефондогу чалуулар, skype, жазышуулар, социалдык түйүндөрдө сүйлөшүү. Акыркы кездерде өтө популярдуу болгон комменттарийлерди жазуу жана аларга жооп берүү. Мындай сүйлөшүүлөрдөн толук бир күн жоголот. Сиз кадимки сүйлөшүүдөн алынуучу: жылуулук, сый-урмат, кызыкчылыкты ала албайсыз.

8. Өзүн өзү баалоонун жоктугу.  Өздүктартип – бул өз үстүнөн башкара билүү жана жашоодогу максаттарын көзөмөлдөө. Бул убакытты уурдоочулардан аң-сезимдүү баш тартуу. Тармакта бирөө менен жазышып отурганга караганда ал убакытты чет тилдерди үйрөнүүгө коротуу пайдалуу. Эмне үчүн? Жумушту өзүңө жаккан ишке алмаштыруу үчүн өз жумушун баштоо керек.

Убакытты уурдоочулар

9. Жумушту кийинкиге калтыруу.  Азыркы күнгө чейин эртең, эртең, бүгүн эмес деген сөз колдонулуп келген. Бул феномендин башкы себеби- жалкоолук экендиги талашсыз.

10.Шашмалык, чыдамсыздык.  Айрым учурда шашылыш түрдө жасалган иш убакытты жоготпогондой сезилет. А чындыгында шашылыш жумуш болгондо көзөмөлдү жоготуп, тез чарчайсын. Натыйжада жумушту кайра жасоого туура келет. Жыйынтыгына келсек, сиздин убактыныз текке кетти.

11.Керексиз маалыматтар.  Телевизор, интернет, аз колдонулган адабияттарды окуу. Бизге ар кандай керексиз маалыматтар топтолот. Интернетке кирип бир тамактын даярдоо ыкмасын көрөйүн деп олтуруп, бир сааттан кийин медициналык сайттарда коркунучтуу оорулардын бергилерин окуп отурган болосуз. Өзүңүзгө дагы бир ирет суроо берип көрүңүз “Сиз ушул үчүн жашайсызбы?”

Практикалык машыгуу

Сиздин убакытыңызды уурдоочулардын тизмесин түзүңүз жана Сиздин ишмердүүлүгүңүздө андан кантип арылса болот?

• Көңүл бурганыңыздарга ыраазычылык билдиремин!