Учебное пособие "Общие принципы работы в программе «1С: Бухгалтерия»"

Общие принципы работы в программе «1С: Бухгалтерия»

• Основные понятия, используемые в программе
• Общая схема работы программы «1С: Бухгалтерия»
• Структура пакета, работа с формами
• Настройка плана счетов
• Справочники
• Информация о предприятии

ЕАДК, преподаватель И.Ю. Неверова

Основные понятия, используемые в модуле «1С: Бухгалтерия»

• Бухгалтерский учёт – технология, отображающая движение средств и их источников.
• Счёт – это способ группировки, текущего отражения и оперативного контроля за хозяйственными средствами и их источниками. Счёт делится на две части: левая – дебет, правая – кредит. Структура счёта состоит из наименования или номера, сальдо на начало и конец отчётного периода.
• Активные счета – это счета, на которых отражаются движения хозяйственных средств по их составу и размещению, т.е. актив баланса (всегда имеет дебетовый остаток).
• Пассивные счета – это счета, на которых отражены хозяйственные средства по их источникам образования, они служат для учёта изменения в пассиве баланса и имеют структуру зеркально симметричную активному счёту (всегда имеет кредитовый остаток).
• Активно-пассивные счета – это счета, на которых учитываются расчёты и финансовые результаты, они могут иметь сальдо и по дебету и по кредиту (имеет любой остаток).

Основные понятия, используемые в модуле «1С: Бухгалтерия»

• Сальдо – остаток по счёту, получаемый как разница между дебетовыми и кредитовыми оборотами.
• Оборот – это изменение за отчётный период, сколько денег за период поступило в кассу и на расчётный счёт, на какую общую сумму поступил товар на склад, какую сумму оплатили поставщикам.
• Синтетический учёт – чисто суммовые операции. Синтетические счета предназначены для обобщающей группировки и учёта состава и движения средств предприятия, их источников и хозяйственных процессов в едином денежном выражении.
• Субсчета – это дополнительная группировка показателей однородных хозяйственных средств в пределах данного синтетического счёта.
• Балансовые счета – это счета, на которых учитываются средства, принадлежащие предприятию.
• Забалансовые счета – это счета, на которых учитываются средства, не принадлежащие предприятию, а находящиеся у него на ответственном хранении или во временном пользовании.

Основные понятия, используемые в модуле «1С: Бухгалтерия»

• Аналитический учёт – регистрация операцией в журнале и получение всех итогов в разрезе каждого объекта.
• Субконто – объекты аналитического учёта.
• Баланс – форма предоставления информации об остатках средств и их источниках на определённый момент времени, т.е. по состоянию на определённую дату в сравнении с датой начала периода.
• Основные средства – средства труда для производства продукции, товаров и услуг.
• Нематериальный актив – права, имеющие денежную оценку и используемые не менее одного года (патент на …).
• ТМЦ – товарно-материальные ценности, используемые в производстве предприятия.
• Контрагенты – это адресные и банковские данные организаций, с которыми проводятся бухгалтерские операции предприятия.
• Номенклатура – данные о товарах на складах предприятия.

Общая схема работы в модуле 1С: Бухгалтерия

Константы

Справочники

Перечисление налогов

Расход

Начисление и выплата з/платы

Приход

Книга продаж

Регламентные документы

Книга покупок

Кассовая книга

Баланс

Ввод в эксплуатацию

Технические характеристики программы

• Количество операций – не ограничено.
• Количество счетов – не ограничено.
• Количество валют – до 999.
• Разрядность сумм операций – до 18 знаков, включая десятичную точку.
• Количество знаков в обозначении бухучёта – 3.
• Количество уровней аналитического учёта – 3.
• Количество объектов аналитического учёта на каждом уровне – до 99 999.
• Формирование итогов – за год, квартал, месяц, производственный период.

Структура пакета базы модуля 1С: Бухгалтерия

• Пакет программы работает с двумя типами данных – справочниками и списками.
• Окна программы состоят из Форм в виде списка записей данных, содержащих информацию об объекте для просмотра или проведения операции ввода данных, с последующей возможностью редактирования.

Реквизиты форм:

• При переходе от одной информации к другой, надо выбрать соответствующую закладку, щёлкнув по ней мышью.
• Числа вводят с клавиатуры или кнопкой калькулятора.
• Даты вводят встроенными календарями.
• Строки текста и символов вводят с клавиатуры.
• Переход от одного значения к другому производят с помощью клавиш Enter или мышью.

Работа с формами

• Добавление записи :

• Нажать кнопку «Новая строка» на панели инструментов;
• Ввести значение в появившейся строке или графе;
• Нажать кнопку «Записать» или клавишу Enter.

• Копирование записи :

• Поставить курсор на копируемую запись;
• Нажать кнопку «Копировать» или ПКМ;
• Откорректировать содержимое записи;
• Нажать кнопку «Записать» или клавишу Enter.

• Изменение записи :

• Войти в режиме редактирования в соответствующее поле формы двойным щелчком мыши или при помощи клавиши Enter;
• Внести поправки и изменения с клавиатуры;
• Нажать кнопку записать или клавишу Enter.
• Если форма выведена для выбора значения, то её редактирование возможно только после нажатия кнопки «Изменить».

Формы базы 1С:

Работа с формами

• Удаление записи :

• При удалении записи работает механизм ссылочной целостности, который предотвращает потерю необходимой информации и взаимосвязанных объектов.
• Поставить курсор на удаляемую запись и нажать кнопку «Пометить на удаление» (при этом объект сохраняется в форме и может быть использован при работе с программой);
• Пометку на удаление можно отменить, поставив курсор на помеченную запись и нажав снова кнопку «Пометить на удаление»;
• Для выполнения операции удаления необходимо закрыть все открытые окна программы;
• Выполнить следующие команды: «Операции \ Удаление помеченных объектов \ подтвердить начало процесса удаления \ нажать кнопку «Контроль» \ после проверки ссылок в документах на удаляемый объект нажать кнопку «Удалить» \ подтвердить удаление \ посмотреть результаты удаления и нажать кнопку «Закрыть».

Работа с формами

• Поиск значений в форме :

• Для быстрого перехода к нужной строке в форме используется режим быстрого поиска. Надо поставить курсор в нужную колонку и набрать на клавиатуре искомое значение. В результате курсор автоматически перейдёт на нужное значение.
• Поиск можно осуществить и помощью режима произвольного поиска. Для этого надо выполнить команды «Действия» \ выбрать пункт «Поиск» или «Искать», можно использовать клавиши CTRL + F3 или кнопкой на панели инструментов «Бинокль». В выведенном на экран запросе поиска ввести запись что искать и задать направление поиска.

• Изменение ширины колонок :

• Следует установить мышь в строке заголовков колонок списка на границу между двумя колонками и поймать указатель двойной стрелки   .
• При нажатой левой клавиши мыши переместить границу колонок в желаемое место.

Работа с формами

• Сортировка списка :

• Выводимые на экран списки упорядочены в последовательности номеров, дат, наименований и т.п. При этом новые записи помещаются не в конец списка, а место, соответствующее порядку следования записей.
• В некоторых списках можно изменять порядок вывода записей. Так в журнале операций можно упорядочить записи по дате, дебету, кредиту, сумме или содержанию проводки.
• Порядок сортировки можно изменить с помощью команды «Действия» или клавишами CTRL+1, CTRL+2, т.е. в соответствии с номером колонки.

План счетов

Настройка плана счетов

• План счетов открывается из меню «Операции» или кнопкой .
• Таблица списка счетов имеет иерархическую структуру – «счёт \ субсчёт». Список может внешне меняться - субсчета видны или скрыты с помощью команд меню «Действия \ Иерархический список» или кнопки на панели инструментов.
• При создании новых счетов и их записи программа спрашивает «Счёт будет иметь субсчета?». Если ответить «Да», то это будет группа, в которую можно будет добавлять подгруппы. Если ответить «Нет», то счёт будет без субсчетов, но при добавлении субсчетов (с подпунктами 1,2… - например, счёт 78, а субсчета 78.1 и 78.2), счёт станет группой.

Структура формы «План счетов»

• « Пиктограмма » - отображает состояние счёта:

• Т τ – счёт является группой (нажата кнопка иерархического списка), т.е. счёт имеет субсчета скрытые в подгруппу, которая открывается двойным щелчком мыши по Пиктограмме. Проводки по этому счёту не формируются, из плана счетов такой счёт не выбирается (можно только по субсчетам).
• Т - счёт жёлтым цветом и Т субсчёт синим цветом с выключенной кнопкой иерархии списка счетов.
•  Т τ ,  Т – счёт с красной галочкой является субсчётом или счётом без субсчетов, выбор из плана счетов разрешён.
• Т τ , Т – счёт без красной галочки введён пользователем, выбор из плана счетов разрешен.
• – счет, перечёркнутый крестом, помечен на удаление, выбор из плана счетов возможен, но с предупреждением.

• « Код » - номер счёта или субсчёта, если вводится номер уже имеющийся, выводится табличка «Код не уникальный», значит надо установить другой номер, которого ещё нет.
• « Наименование » - краткое наименование счёта (субсчёта), строка, отражающая назначение счёта.
• « Вал .» - признак ведения валютного учёта (ставится знак +).
• « Кол .» - признак ведения количественного учёта (ставится знак +).
• « Заб .» - признак забалансового счёта (ставится знак +).
• « Акт .» - признак активности счёта (выбирается буква А – активный, П – пассивный, АП – активно-пассивный).
• « Субконто1 », « Субконто2 » … « СубконтоN » - виды субконто счёта. Значение колонок определяют признаки, по которым есть возможность вести аналитический учёт . («Субконто1» - «Номенклатура» - определяет ведение учёта по данному счёту в разделе товаров, продукции, услуг или работ).
• Заполнение колонок с 4 по 11 производится щелчком мыши в конце строки через кнопку с тремя точками и выбором из списка нужного варианта.

Справочники базы 1С:

Справочники необходимы для выбора данных из списков при заполнении форм. Справочники делятся на следующие группы:

Объекты учёта :

• Номенклатура (список товаров)
• Материалы
• Основные средства (здания, автомобили, компьютеры и т.п.)
• Нематериальные активы (ценные бумаги и.т.п.)
• Контрагенты (предприятия и юридические лица)
• Сотрудники
• Банковские счета
• Прочие объекты учёта

Справочники

Аналитические справочники :

• Статьи затрат на производство
• Статьи общепроизводственных затрат
• Статьи общехозяйственных затрат
• Статьи издержек обращения
• Статьи расходов на продажу
• Статьи затрат обслуживающих производств
• Статьи затрат на строительство
• Статьи коммерческих расходов
• Движения денежных средств
• Виды продукции, работ, услуг
• Прочие расходы и доходы

Справочники для расчётов :

• Валюты
• Ставки НДС
• Ставки налога с продаж
• Налоги и отчисления
• Варианты расчёта налогов

Вспомогательные справочники :

• Единицы измерений
• Классификатор ЕНАОФ
• Доходы будущих периодов
• Резервы
• Бланки строгой отчётности
• Грузовые таможенные декларации
• Объекты строительства
• Оборудование

Подчинённые справочники :

• Договоры
• Расчёты счёта
• Ставки налогов

Справочники

Справочники бывают двух видов: иерархические и простые.

Иерархические состоят из групп в виде папок ,

в которых создаются простые подгруппы в виде строк .

Ctrl+  - выход из подгруппы в группу,

Ctrl+  - открытие списка подгруппы.

Перенос элемента из одной группы справочника в другую

• Справа в списке выбрать элемент (строку или группу), которую требуется перенести
• Слева в дереве папок выбрать группу, в которую требуется перенести выбранный элемент
• Выбрать пункт ПКМ или кнопкой «Перенести в другую группу» или кнопкой , можно через меню: «Действия \ Перенести в другую группу» или клавишами Ctrl+F5.
• При заполнении справочника «Сотрудники»:
• - ИНН – свидетельство из налоговой службы сотрудника
• - уральский процент надбавки – 15%
• - счёт отнесения затрат по начисленной заработной плате – 20 (осн. производство), 25 (производственные расходы)
• - тип вычета на сотрудника – 400 руб.
• - номер ПФР – пенсионная зелёная карточка.

Информация о предприятии

Меню «Сервис \ Сведения об организации», необходимо заполнить все вкладки:

• На вкладке «Организация» - кратко вносится название предприятия, а затем в полном наименовании расписать; юридический и почтовый адрес с индексом (строки можно копировать).
• На вкладке «Коды» – заполнить номера ИНН в налоговой предприятия, ОКОНХ, ОКПД, ОКПО, ОКОПФ, ОКФС.
• На вкладке «Банк»:

• «Основной счёт» заполняется через кнопку «Редактировать» Номер расчётного счёта имеет 20 цифр (Екатеринбург - 40728…) «Банк» заполняется через кнопку «Открыть»:
• «Основной счёт» заполняется через кнопку «Редактировать»
• Номер расчётного счёта имеет 20 цифр (Екатеринбург - 40728…)
• «Банк» заполняется через кнопку «Открыть»:

• Наименование банка
• Адрес банка
• БИК города Екатеринбург – 046577… далее любые три цифры (всего 9 цифр)
• Корреспондентский счёт - 20 цифр
• Нажать кнопки «Записать», «Закрыть».
• Поставить галочку в строку «Редактировать реквизиты корреспондента» (КПП – можно изменить название фирмы и редактировать реквизиты корреспондента).
• Нажать кнопки «Записать», «ОК».
• ИМНС – наименование налоговой инспекции и номер свидетельства ИНН, где зарегистрирована организация.
• Налоги – выбрать вид налога, в зависимости от деятельности предприятия.
• Ответственные лица: директор, главный бухгалтер и кассир (заполняются из справочника кнопкой с тремя точками).