Виды документов и их классификация

ПЛАН УРОКА

Дата: ______________

Группа: _______________

ДИСЦИПЛИНА: МДК 0101

ПРЕПОДАВАТЕЛЬ: Керимова Д.Н.

Тема: Виды документов, их классификация

Тип урока: комбинированный урок

Цели урока:

Восприятие и первичное осознание нового учебного материала, осмысливание связей и отношений в объектах изучения.

1.Образовательная.

-рассмотреть классификацию документов

2. Воспитательная.

-формирование и воспитание познавательного интереса;

- способствовать воспитанию самостоятельности;

3. Развивающая

-развивать умение анализировать и делать выводы;

-развивать логическое мышление.

Рассматриваемые компетенции:

(ОК 1, ОК 2, ОК 4, ПК 2.3, ПК 2.4)

Ход урока

1. Организационный момент:

- Приветствие.

- Отметка отсутствующих в классном журнале.

- Сообщение темы и целей урока.

2. Изложение нового материала:

Классификация документов по различным признакам

Документ, который создан в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации.

Важнейшим признаком для классификации документов является его содержание. Служебные документы могут подразделяться: по административным вопросам; материально-техническому снабжению; планированию; оперативной деятельности; бухгалтерскому учету; подготовке и расстановке кадров; финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.

Все документы, обращающиеся на предприятии, могут классифицироваться по следующим признакам.

По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.

По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фотофоно-кинодокументы.

• фонодокументы (звуковые документы, зафиксированные на магнитной ленте);

• кинодокументы (документы, зафиксированные с помощью кино- и видеотехники);

• документы, созданные с помощью компьютерной техники.

В зависимости от источника поступления различаются документы:

• входящие (поступившие в организацию);

• исходящие (отправляемые из организации);

• внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях).

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые - это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных освещается несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом “конфиденциально”.

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По происхождению документы классифицируют на официальные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).

По срокам хранения документы делятся на документы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

В зависимости от языка, на котором производится запись информации, документы делятся:

• на неформализованные (документы с традиционным литературным текстом);

• полуформализованные (документы с трафаретным текстом, анкеты);

• формализованные (матричные документы типа перфокарт, перфолент, магнитных лент, дискет).

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.

Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. Типовыми являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер. Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, т.к. экономят время на подготовку. Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

Закрепление изученного материала:

1. Документ – это:

· Носитель информации, используемой в целях ее передачи.

· Информация, зафиксированная любым способом на любом носителе.

· Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

· Зафиксированная где-нибудь информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

2. Классификация по происхождению:

· Подлинные и копии документов.

· Документы по административным вопросам, вопросам материально-технического снабжения, бухгалтерского учета и т.д.

· Документы Внешние и внутренние.

· Документы делятся на официальные и личные.

3. К каким документам по классификации по происхождению относятся паспорт, диплом:

· К личным документам гражданина.

· К подлинным документам гражданина.

· К официальным, так как оформляются в установленном порядке в учреждении.

· К неофициальным, так как являются собственностью гражданина.

4. Какие документы используются как средства фиксирования фактов, событий:

· письма, телеграммы, доверенности

· акты, протоколы.

· заявления, объяснительные,

· указания, распоряжения.

5. Какие документы используются для передачи информации на расстояние:

· акты, протоколы,

· заявления, объяснительные,

· письма, телеграммы,

· указания, распоряжения.

6. Какие документы являются внешними:

· акты, протоколы,

· письма, телеграммы,

· подлинные и копии документов,

· черновики и беловики.

7. Классификация по степени подлинности:

· Документ оригинальный или подлинный.

· Подлинные и копии документов.

· Черновики и беловики.

· Подлинники и черновики.

8. Внутренние документы:

· Черновики и беловики.

· Рукописные или машинописные документы.

· Создаются в учреждении и используются внутри него.

· Создаются не обязательно в учреждении, но используются внутри него.

9. Какие документы являются внешними:

· акты, протоколы,

· письма, телеграммы,

· подлинные и копии документов,

· черновики и беловики.

10. Копия – это:

· Часть подлинного документа.

· Обязательно повторяет форму оригинала.

· Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющая юридической силы.

· Факсимильное воспроизведение оригинала.

11. Классификация по сроку хранения:

· Документы срочные и несрочные.

· Документы открытые и секретные.

· Документы постоянного и временного хранения (до 10 лет и от 10 лет до 75 лет).

· до 10 лет и от 5 лет до 25 лет.

12. Классификация по степени гласности:

· Документы срочные и несрочные.

· Документы открытые и секретные.

· Документы постоянного и временного хранения.

· Документы открытые и ограниченного доступа.

13. Классификация по сроку исполнения:

· Документы срочные или отложенные по исполнению.

· Документы К исполнению или несрочные.

· Документы срочные и несрочные.

· Документы исполненные или с установленным сроком исполнения.

14. Классификация по юридической значимости:

· Подлинные и подложные (фальсифицированные)

· Подлинные и копии документов.

· Черновики и беловики.

· Подлинники и черновики.