Возможности электронных таблиц

Занятие 33. Тема «Возможности электронных таблиц»

План лекции:

1. Основные понятия электронных таблиц

2. Структура документа Excel

3. Содержимое ячеек. Типы данных. Ссылки

4. Возможности электронных таблиц

Основные понятия электронных таблиц

Электронные таблицы – это программа для создания и использования документов с автоматическим расчетом вносимых данных.

На сегодняшний день Excel является самой мощной программой, предназначенной для работы с электронными таблицами. Она обладает множеством функций, которые окажут вам существенную помощь в повседневной работе.

Электронные таблицы MS Excel — средство создания и ведения различных электронных документов.

Excel дает возможность анализировать, совместно использовать и обрабатывать данные, размещенные в таблицах.

Одним из важнейших особенностей электронных таблиц является способность связывать ячейки друг с другом с помощью формул, причем, программа позволяет работать с разными форматами отображения чисел – денежными, целыми, датой, временем, процентами и многими другими.

Структура документа Excel

При запуске приложения Excel открывается файл, называемый книгой. Каждая новая книга содержит три поименованных на ярлычках листа, подобных страницам документа — «Лист1», «Лист2» и «Лист 3», предназначенных для перехода.

Лист – основной документ, используемый в Microsoft Excel для хранения данных и работы с ними. Он также называется электронной таблицей. Лист состоит из ячеек, упорядоченных в строки и столбцы. Листы всегда хранятся в книге.

Столбцы обозначаются латинскими буквами: А, В, С... Если букв не хватает, то используют двухбуквенные обозначения АА, АВ и далее. Максимальное число столбцов в таблице – 256.

Строки нумеруются целыми числами. Максимальное число строк, которое может иметь таблица – 65536.

Ячейки в Excel располагаются на пересечении столбцов и строк. Номер ячейки формируется как объединение номеров столбца и строки без пробела между ними. Таким образом, А1, CZ31 и НР65000 - допустимые номера ячеек Программа Excel вводит номера ячеек автоматически. Одна из ячеек на рабочем листе всегда является текущей. Она выделена жирной черной рамкой.

Блок ячеек (диапазон ячеек) – группа последовательных ячеек. Блок ячеек может состоять из одной ячейки, строки (или её части), столбца (или его части), а также последовательности строк или столбцов (или их частей). Каждый блок имеет свой адрес.

Диапазон-столбец (В3:В9)

Диапазон-строка(В2:F2)

.Диапазон-прямоугольник (С2:Е5)

Выделение ячейки. Для выделения ячейки следует щелкнуть левой кнопкой мыши на ней. На данной ячейке появится рамка, которая показывает, что ячейка активна.

Для выделения строки следует щелкнуть мышью на имени строки.

Для выделения столбца следует щелкнуть мышью на имени столбца.

Часто при работе с ЭТ приходиться выполнять действия не с одной ячейкой, а с целым блоком. Для этого необходимо уметь выделять блок ячеек. Для выделения блока можно использовать протягивание (при этом указатель должен иметь вид большого белого креста) или выделять ячейки при нажатой клавише Shift, т.е., чтобы выделить диапазон ячеек, нужно щёлкнуть на первую ячейку, найти адрес последней ячейки и, нажав на клавишу Shift, щёлкнуть по адресу последней ячейки.

Для выделения нескольких несмежных ячеек используется клавиша Ctrl. (Несвязные поля можно выделить одновременным нажатием Ctrl и адреса поля.)

Содержимое ячеек. Типы данных. Ссылки

С точки зрения программы Excel ячейка может содержать три вида данных:

1. Текстовые данные (буквы, цифры, пробелы, различные символы)

2. Числовые данные. Существует много типов числовых данных: целый, дробный, процентный, экспоненциальный, дата, время, денежный.

3. Формула или функция. Если ячейка содержит формулу, значит эта ячейка вычисляемая. Содержимое ячейки рассматривается как формула, если оно начинается со знака равенства (=), конец формулы обозначается Enter.

Формулы: состоят из адреса ячеек, чисел и математических действий между ними.

Функции – это инструкции, которые вычисляют результат, обрабатывая аргументы. Аргументы функции записывают после её имени в круглых скобках через точку с запятой. Для вызова мастера функций необходимо выполнить команду вкладка Формулы – Функции либо щёлкнуть мышью по значку f(x) в панели инструментов.

Автозаполнение — это ввод месяцев, дней недели, чисел, кратных 2 или 3, либо других данных сериями. Вводится один или несколько элементов серии, а затем продлевается с помощью протягивания курсива за нижний правый угол ячейки.

Автозавершение. Если несколько первых знаков, введенных в ячейку, совпадают с записью, уже введенной в этом столбце, то оставшиеся знаки заполняются приложением Excel автоматически. Для этого просто нажмите клавишу ENTER. Данный способ подходит для работы с текстом или с текстом, содержащим числа. Он не подходит для чисел, дат и времени.

Ссылка Excel - это адреса ячеек в формуле, которые нужно посчитать. Бывает относительная ссылка Excel, абсолютная или смешанная. Указывая адрес ячейки в формуле, мы даем компьютеру ссылку на ячейку, которую нужно прибавить, умножить, т.д. Автоматически при написании формулы ставятся относительные ссылки.

Относительная ссылка Excel - когда при копировании и переносе формул в другое место, в формулах меняется адрес ячеек относительно нового места.

Относительные ссылки в формулах удобны тем, что, где необходимо ввести много однотипных формул при составлении таблицы, это ускоряет работу, скопировав эту формулу.

Но, иногда нужно, чтобы ссылки в скопированных ячейках оставались неизменными, адрес ячейки не менялся. Тогда приходит на помощь абсолютная ссылка Excel. Для этого перед названием столбца и названием строки в формуле ставим знак «$». Например: относительная ссылка «A1» , а абсолютная ссылка «$A$1». Теперь при копировании этой ячейки с абсолютной ссылкой в другое место таблицы, адрес ячейки не изменится. Это нужно когда, например, добавили строки, столбцы в таблицу.

Изменить относительную ссылку на абсолютную можно просто. Выделим ячейку, в строке формул в конце формулы ставим курсор, можно выделить всю формулу и нажимаем на клавиатуре F4.

Если нажмем один раз, то и столбец, и строка в формуле станут абсолютными (перед их адресами будет стоять знак доллара $).

Если еще раз нажмем F4, то будет знак доллара стоять только у буквы столбца - это уже смешанная ссылка.

Если еще раз нажать F4, то знак доллара будет стоять у адреса строки - другая смешанная ссылка.

Смешанная ссылка в Excel – это когда что-то одно (или адрес столбца, или адрес строки) не меняются при переносе формулы. Например: $A1 (абсолютная ссылка на столбец "А" и относительная ссылка на строку "1") или A$1 (относительная ссылка на столбец и абсолютная ссылка на строку).

Возможности электронных таблиц

Построение диаграмм и графиков. Диаграммы и графики, как известно, предназначены для наглядного представления данных и облегчение восприятия больших массивов данных. Эту возможность представляют и ЭТ Microsoft Excel. Диаграммы обычно располагаются на рабочем листе и позволяют проводить сравнение данных, находить закономерности. Microsoft Excel предоставляет чрезвычайно широкие возможности в построении всевозможных видов диаграмм.

Виды диаграмм в Microsoft Excel: круговые, гистограмма, линейчатые, график, лепестковые, кольцевые и др.

Создание диаграмм с помощью Мастера диаграмм

• выделить области данных, по которым будет строится диаграмма;

• вызвать Мастер диаграмм (выполнить команду Вставка – Диаграмма либо нажать на соответствующую кнопку в панели инструментов);

• выбрать тип диаграммы и щёлкнуть по кнопке Далее;

• изменить диапазон данных (если необходимо) и щёлкнуть по кнопке Далее;

• установить необходимые параметры диаграммы: название, подписи осей, подписи значений и щёлкнуть по кнопке Далее;

• установить размещение диаграммы и щёлкнуть по кнопке Готово

Изменение отдельных параметров диаграмм

• выделить диаграмму (выполнить щелчок мышью по диаграмме);

• выбрать пункт меню Диаграмма (либо вызвать контекстное меню);

• из появившегося меню выбрать необходимую команду;

• в появившемся окне установить необходимые параметры;

• щёлкнуть по кнопке Ok.

Практическая работа №1

Базовые элементы Microsoft Excel. Работа с функциями.

Цель занятия:

• Изучить основные возможности табличного процессора Microsoft Excel;

• Получить сведения об основных элементах программы и стандартных функциях;

• Приобрести элементарные практические навыки работы с Microsoft Excel.

Пояснения к занятию.

Запуск Excel. Если на рабочем столе есть пиктограмма Microsoft, дважды щелкните по ней мышью, либо нажмите кнопку «Пуск», выберите «Все программы», затем Microsoft Office, затем Microsoft Excel. Но если при установки Microsoft Office вы разместили на рабочем столе панель быстрого вызова, то щелкните по кнопке с пиктограммой Excel. Так быстрее всего.

В новом ориентированном на результат интерфейсе пользователя Microsoft Office Excel содержатся мощные средства и функции, которые можно использовать для анализа, совместной работы и управления данными.

Изучение окна Microsoft Excel. Верхняя строка – заголовок окна с кнопками управления, с панелью быстрого доступа и кнопкой Office. В заголовке окна указано «Книга1- Microsoft Excel», т.е. указаны приложение (Microsoft Excel) и документ (Книга 1), с которым работает приложение. Здесь же можно настроить панель быстрого доступа (рис.1.1) и воспользоваться кнопкой Office .

рис.1. 1

Основным отличием от предыдущих версий в Microsoft Excel является то, что вместо меню и панелей инструментов служит «лента», находящаяся после верхней строки (рис.1.2). Она разработана для облегчения доступа к командам и состоит из вкладок, связанных с определенными целями или объектами. Каждая вкладка, в свою очередь, состоит из нескольких групп взаимосвязанных элементов управления. По сравнению с меню и панелями инструментов «лента» вмещает значительно больше содержимого — кнопок, коллекций, элементов диалоговых окон и т.д.

рис.1. 2

В нижней части рабочего поля имеются ярлычки листов. На них размещены имена: "Лист1","Лист2",… Ярлычок активного листа выделен (он белого цвета, имя листа – полужирным синим шрифтом). Перемещайтесь с одного листа на другой, щёлкая по ярлычкам мышью, а также можно перемещаться пользуясь клавишами Ctrl+PgDn (на следующий лист) или Ctrl+PgUp (на предыдущий лист). Вернитесь на "Лист1".

Количество листов во вновь создаваемой книге равно три по умолчанию. Значение по умолчанию можно изменить: кнопка Office/Параметры Excel/Число листов. Легко добавить новые листы и удалить существующие.

Электронная таблица Microsoft Excel состоит из 65536 строк и 256 столбцов. Строки нумеруются целыми числами от 1 до 65536, а столбцы – буквами латинского алфавита A,B,C,…,AA,AB,…. На пересечении столбца и строки располагаются основные элементы таблицы – ячейки.

Упражнение 1.1. Вставка, переименование и удаление листа.

а)Чтобы вставить новый лист, выполните одно из следующих действий.

• Чтобы быстро вставить новый лист после существующих листов, щелкните вкладку Вставить лист в нижней части экрана.

• Чтобы вставить новый лист перед существующим листом, выберите этот лист, на вкладке Главная в группе Ячейки выберите пункт Вставить, а затем — команду Вставить лист.

к раткая справка. Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши ярлычок одного из листов и выбрать команду Вставить. На вкладке Общие выделите значок Лист и нажмите кнопку ОК.

б) Переименование листа

1. В строке Ярлычок листа щелкните правой кнопкой мыши ярлычок, который требуется переименовать, и выберите команду Переименовать.

1. Выделите текущее имя и введите новое.

в) Удаление листа

• На вкладке Начальная страница в группе Ячейки щелкните стрелку рядом с командой Удалить, а затем выберите команду Удалить лист.

краткая справка.  Можно также щелкнуть правой кнопкой ярлычок листа, который нужно удалить, и выбрать команду Удалить.

Упражнение 1.2. Выделение на рабочем столе.

При работе с программными продуктами, функционирующими в среде Windows, основное правило гласит: сначала выделить объект, а затем выполнить над выделенным объектом операцию. Поэтому нужно освоить приёмы выделения на рабочем столе. Для выделения с помощью мыши:

Столбца – щёлкнуть мышью по верхней адресной полосе на букве (сочетании букв), т.е. на заголовке столбца;

Несколько столбцов – не отпуская кнопку после щелчка, протащить мышь по адресной полосе столбцов по соответствующим буквам;

Строки – щёлкнуть мышью по левой адресной полосе на числе, т.е. на заголовке строки;

Несколько строк – не отпуская кнопку после щелчка, протащить мышь по адресной полосе строк по соответствующим числам;

Всех ячеек рабочего листа – щёлкнуть мышью по кнопке, расположенной на пересечении адресных полос.

Упражнение 1.3. Блоки и их выделение.

Блок – прямоугольная область смежных ячеек. Адрес блока – адреса левой верхней и правой нижней ячеек блока, разделенные двоеточием. Например, блок А2:С4 – прямоугольная область, для которой адрес верхнего левого угла А2, а правого нижнего угла С4.

Для выделения блока с помощью мыши: щелкнуть мышью на левой верхней ячейке и, не отпуская кнопку после щелчка, протащить мышь до правой нижней ячейки.

Для выделения блока с помощью клавиатуры: выделить левую верхнюю ячейку, нажать клавишу Shift и, удерживая ее, перемещать курсор стрелками до правой нижней ячейки.

Для выделения совокупности блоков: выделить первый блок, нажать клавишу Ctrl и, не отпуская ее, выделить последующие блоки, отпустить клавишу Ctrl.

Выделите блок А2:Е12 с помощью мыши. Выделите блок C3:F44 с помощью клавиатуры. Выделите одновременно блоки В2:В14, D2:F14.

Упражнение 1.1.3. Приемы выделения больших блоков.

Нужно выделить А1 :С200.

1 -и способ:

• щелкнуть мышью на ячейке А1;

• воспользоваться правой полосой прокрутки, чтобы сделать видимой строку 200;

• нажать и удерживать клавишу Shift;

• щелкнуть С200.

2-й способ:

• щелкнуть мышью на ячейке А1;

• выбрать вкладку “Главная/группу Редактирование/команду Найти и выделить/ Перейти” или Ctrl+G;

• набрать в поле ввода диалогового окна "Переход" адрес С200;

• нажать и удерживать клавишу Shift;

• щелкнуть "ОК".

• Выделите В12:BN430.

Упражнение 1.1.4. Содержимое ячеек, ввод и редактирование.

В ячейку можно ввести текст, число или формулу (дата и время, как мы позже увидим, частный случай числа).

Для ввода данных (текстовой строки или числа) надо переместиться в нужную ячейку, набрать данные и нажать клавишу Enter (или щелкнуть кнопку с зеленой галочкой слева от строки ввода). Введите в ячейку А1 слово "числа", но пока не нажимайте клавишу Enter. (Здесь и далее кавычки, ограничивающие строку, не набирать.) Обратите внимание, что в строке ввода и редактирования слева от поля ввода появились три кнопки: косой красный крестик (щелчок по нему означает отмену ввода и эквивалентен нажатию клавиши Esc), зеленая галочка и знак равенства. Щелчок по зеленой галочке завершает ввод, ячейка остается выделенной. Клавиша Enter также завершает ввод, но выделенной становится нижележащая ячейка.

Если после ввода нажать Enter, то будет выделена нижележащая ячейка. Но если после ввода нажать Tab, то будет выделена правая ячейка. Соответственно Shift+Enter — переход вверх, a Shift+Tab — переход вправо.

Для редактирования (изменения) нужно выделить ячейку и нажать функциональную клавишу F2 (редактирование). Редактирование завершается так же, как и ввод. Вместо нажатия F2 можно дважды щелкнуть по редактируемой ячейке мышью. Исправьте содержимое А1: замените строчную букву "ч" прописной “Ч”. Выделите А1, нажмите F2, нажмите Ноmе (перемеще­ние в начало строки), нажмите Del и нажмите "Ч".

В ячейки А2 и A3 введите числа 24 и 47. Обратите внимание, что текстовая строка "Числа" выровнена по левому краю ячейки, а числа 24 и 47 — по правому краю.

Введите в ячейку А4 формулу =А2+А3. Формула начинается со знака равенства. В ячейке отображается результат вычисления по формуле: 71, а в строке ввода (если выделена ячейка А4) — сама формула. Удалите формулу нажатием клавиши Del.

Итак, функциональная клавиша F2 переключает два режима: "Ввод" и "Правка".

Упражнение 1.1.5. Работа с блоками.

Если блок заполнен данными и фор­мулами, этот блок окружен пустыми строками и столбцами, он представляет собой текущую область (Current Region). Самый быстрый способ выделения текущей области: выделить любую ячейку внутри блока и нажать клавиши Ctrl+* (Эта звездочка расположена справа на малой цифровой клавиатуре, на . клавише серого цвета, поэтому в литературе эта комбинация клавиш нередко указывается так: Ctrl+Gray*. He спутайте серую звездочку со звездочкой, расположенной на основной клавиатуре над цифрой 8.) Этот способ очень полезен для больших текущих областей. В нашем случае можно, конечно, воспользоваться и способами, освоенными ранее. Выделите блок А1 :А5. Снимите выделение.

Переместим этот блок в новое положение D3:D7. Так как перемещение проводится в пределах одного рабочего листа, сделаем так: выделим блок А1 :А5, поместим курсор на границу блока (он примет вид стрелки!), нажимая и не отпуская левую кнопку мыши, переместим его в новое положение D3:D7. Изу­чите, как изменились формулы в ячейках D6 и D7.

Отмена и повторение. Нажмите Ctrl+Z (отменить), чтобы отменить перемещение (таким же образом Вы можете отменять любые ошибочные действия). Нажмите Ctrl+Y (вернуть), чтобы вновь осуществить перемещение. Эти команды настолько важны, что они помещены в панель быстрого доступа. Найдите эти пункты и кнопки данной панели.

Скопируем блок D3:D7 в новое положение F6:F10. Выделим блок D3:D7, поместим курсор на границу блока (курсор примет вид стрелки), нажмем и не отпускаем клавишу Ctrl (возле стрелки появится крестик), нажимая и не отпуская левую кнопку мыши, скопируем его в новое положение F6:F10.

Скопируем блок D3:D7 на второй лист текущей рабочей книги в ячейки В2:В6. Выделим блок D3:D7, поместим его в буфер (Clipboard) нажатием клавиш Ctrl+C, перейдем на следующий рабочий лист (клавиши Ctrl+PgDn), выделим ячейку В2, извлечем из буфера блок нажатием Ctrl+V, нажмем клавишу Esc. Обратите внимание, что на втором листе мы выделяем лишь одну ячейку — в нее будет помещен левый верхний угол копируемого блока. В процессе копирования в строке статуса появится сообщение — прочитайте его (оно исчезнет после нажатия на клавишу Esc).

Заметим, что можно было извлечь блок из буфера несколько раз, в различных ячейках рабочей книги. Эта процедура заканчивается нажатием клавиши Esc. Скопируйте блок D3:D7 (из первого листа) на третий рабочий лист в ячейки: А1 :А5, Dl :D5, Fl :F5, Al 1 :А15. Следите за сообщениями в строке статуса.

Перенос блока можно осуществить нажатием клавиш Ctrl+X (помещение в буфер с удалением) с последующим Ctrl+V на новом месте. Перенесите с первого листа блок D3:D7 на ЛистЗ в D11:D15. Убедитесь, что на первом листе блок D3:D7 пустой. Найдите аналоги Ctrl+C, Ctrl+X, Ctrl+V на линейке команд.

Вместо клавиатурных комбинаций Ctrl+C, Ctrl+X, Ctrl+V можно было использовать Ctrl+Insert, Shift+Del, Shift+Insert соответственно.

Перемещение по блокам. Перейдем на "ЛистЗ", где имеется несколько заполненных блоков. Уже знакомые нам комбинации клавиш Ctrl+4- и Ctrl+— позволяют выделять первые и последние ячейки заполненных областей в текущем столбце или текущей строке. Выделите ячейку Al (Ctrl+Home). Нажмите несколько раз клавиши Ctrl+ -I, пока не окажетесь на самой последней строке рабочего листа. Несколькими нажатиями клавиш Ctrl+T вернитесь в ячейку А1. Проделайте то же самое с использованием клавиш Ctrl+ — и Ctrl+

Упражнение 1.1.6. Вставка пустых строк и столбцов.

На листе "Пример" вставьте три пустые строки перед третьей строкой. Для этого выделите на левой адресной полосе строки 3,4, 5 и в контекстном меню выберите пункт "Добавить ячейки". Аналогично вставьте два пустых столбца перед столбцом А.

Упражнение 1.7. Заполнение блока одинаковыми числами.

Перейдите на "Лист2". Требуется ввести во все ячейки блока B1:D9 одно и то же число 5. Выделите блок B1:D9. Введите с клавиатуры число 5. Нажмите сочетание клавиш Ctrl+Enter. Снимите выделение. Введите в блок B3:F3 число 10.

Упражнение 1.1.8. Порядковые номера.

В практической работе часто требуется создавать столбец с порядковыми номерами. Перейдите на "Лист4". Пусть в столбце А, начиная с А2, нужно разместить порядковые номера от 1 до 14. Введите в А2 число 1. Выделите А2.-Выберите на вкладке Главная/в группе Редактирование/команду Заполнить / Прогрессия. В диалоговом окне введите: Расположение: по столбцам, шаг 1 (вводить не нужно — это по умолчанию), предельное значение 14. Нажмите кнопку "ОК.".

Если перед вызовом меню выделить блок для ввода, например А2:А10, то предельное значение задавать не нужно. Проделайте это (предварительно очистив блок АЗ:А15).

Порядковые номера можно ввести и без использования Главного меню. Введем порядковые номера в столбец С, начиная с С2. Для этого введем в С2 число 1, выделим ячейку С2 и поставим курсор мыши на маленький черный квадратик в правом нижнем углу ячейки — маркер заполнения. Нажмем клавишу Ctrl и, не отпуская ее, потащим маркер заполнения вниз (рядом с маркером появится "плюсик").

Упражнение 1.1.9. Ширина столбца.

Введите в ячейки Al, Bl, C1 строки "Начислено", "Удержано", "Долг". Текст в ячейке А1 частично обрезан. Выделите столбцы А:С и выберите на вкладке Главная/в группе Ячейки/ команду Формат / Автоподбор ширины столбца. Ширина столбцов изменится нужным образом. Сделайте откат (клавиши Ctrl+Z) и испытайте еще один способ подгонки ширины столбцов. Выделите столбцы А:С и поставьте курсор мыши на границу между столбцами С и D (на горизонтальной адресной полосе). Он примет вид вертикальной полоски, пересеченной горизонтальной двунаправленной стрелкой. Сделайте двойной щелчок. Снимите выделение.

Упражнение 1.1.10. Шрифт.

Строки, введенные в предыдущем упражнении, отображаются шрифтом Arial с размером 10 пунктов. Это видно в поле ввода на вкладке Главная в группе Шрифт. Выделите А1:С1 и в поле "Размер шрифта" измените размер с 10 на 12 (проще выбрать этот размер из выпадающего списка, но можно ввести 12 непосредственно в поле ввода). Вновь выполните автоподбор ширины столбцов. Сделайте текстовые строки полужирными, курсивными, подчеркнутыми. Для этого воспользуйтесь соответствующими кнопками в группе Шрифт. Повторное нажатие кнопки убирает эффект. Снимите подчеркивание. Слово "Удержано" выведите шрифтом красного цвета (кнопка "Цвет шрифта"). Слово "Долг" выведите на голубым фоне (кнопка "Цвет заливки").

Упражнение 1.1.11. Форматирование.

Выведите строки блока E1:G1 шрифтом Times New Roman Суг размером 15 пунктов зелеными буквами на синем фоне. Увлекаться цветовым оформлением не следует. Это раздражает пользователя таблицы.

Упражнение 1.1.12. Удаление форматирования.

Скопируйте блок А1.С1 в El :G1. Выделите блок El :G1 и выберите в меню "Правка/ Очистить/ Форматы".

Упражнение 1.1.13. Формат числа.

Введите в ячейку D3 число 38,787. Выделите эту ячейку и нажмите мышью кнопку "Уменьшить разрядность" (на кнопке изображено, как два нуля превращаются в один). Число примет вид 38,79. Однако в строке ввода Вы по-прежнему видите 38,787. Само число не изменилось, изменилось лишь его представление: две цифры после десятичного разделителя. Продолжайте щелкать по этой кнопке и изучайте результат. Щелкая кнопку "Увеличить разрядность", добейтесь, чтобы в ячейке вновь отображалось 38,787. Можно ли считать, что ячейке возвращен исходный формат? Нет! Если Вы измените число: 38,7876, то выводиться будет 38,788. Как вернуть изначальное представление? Выбрать на вкладке Главная/в группе Редактирование/ команду Очистить форматы".

Введите в D4 число 45547,678. Щелкните кнопку "Формат с разделителями" (на кнопке изображены три нуля). Будет выведено 45547,68. Число разбито на группы по три цифры, считая влево от десятичного разделителя. Одновременно произошло округление до двух десятичных цифр по­сле десятичного разделителя (до "копеек"). Еще раз подчеркну, что само число осталось неизменным. А теперь нажмите кнопку "Денежный формат" (на ней изображены монеты). Число приобретает вид: 45 547,68 р. Знак денежной единицы (рубль) установлен в Панели управления Windows.

Введите следующие значения в ячейки: D5 – 7477,876; Е3- 345,776; Е4 – 543,9443; E5 – 98,65.

Упражнение 1.1.14. Ввод формулы.

Теперь мы можем вычислить доход. В ячейку F2 введите "Доход". Выделите ячейку F3. Начнем набирать формулу, введя знак равенства. Нам нужно вычислить разность значений ячеек D3 и E3. Для этого следует ввести формулу = E3 – D3. Можно, конечно, прямо набрать эту формулу в поле ввода, но лучше действовать так: набрав знак равенства, щелкнуть мышью по ячейке E3 (ячейка E3 будет заключена в бегущую пунктирную рамку, в строке ввода и в самой ячейке после знака равенства появится адрес ячейки E3), затем набрать знак минус, щелкнуть мышью по ячейке F3. Закончить ввод формулы, щелкнув мышью по зеленой галочке слева от поля ввода или Enter. Выполните это.

Упражнение 1.1.15. Заполнение диапазона формулой.

Теперь в ячейку F4 нужно ввести формулу = E4 – D4 и т.д. Но, к счастью, Excel избавит нас от этой утомительной работы. Нужно скопировать формулу в ячейке F3 диапазон F4:F5. Это можно сделать несколькими способами. Нужно владеть всеми этими способами заполнения интервала формулой:

• выделить интервал F3:F5; выбрать на вкладке Главная/ в группе Редактирование/ пункт Заполнить/ Вниз или (что проще) нажать сочетание клавиш Ctrl+D (D — Down — вниз);

• поставить курсор мыши на маркер заполнения ячейки F3 и, не отпуская левую кнопку мыши, протащить курсор до ячейки F5;

• выполнить двойной щелчок мышью по маркеру заполнения ячейки F3 (несомненно, самый быстрый способ, если ячейки F4:F5 пусты).

Испытайте все три способа (после первых двух выполняйте откат при помощи клавиш Ctrl+Z).

Упражнение 1.1.16. Суммирование.

Поместите в ячейку C6 строку "Итоги". Подведем итоги по каждому из столбцов (D,E,F). Сделаем это двумя способами.

Первый способ. Поместим в D6 формулу для суммирования диапазона D3:D5. Для этого воспользуемся Мастером функций. Сделаем двойной щелчок на ячейке - D6. Щелкнем мышью по кнопке Мастера функций (обратите внимание, знак равенства можно и не вводить — он появится автоматически). На экране появится диалоговое окно Мастера функций (рис.1.3) с заголовком "Мастер функций — шаг 1 из 2".

рис.1. 3

В подокне (с заголовком "Категории") выберем "Математические". В подокне ("Выберите функцию"), продвинув вниз бегунок, выберем функцию СУММ. Щелкнем по кнопке "ОК". На экране появится второе диалоговое окно Мастера функций (рис.1.4.).

рис.1. 4

В поле ввода "Число1" введем диапазон D3:D5. Набирать вручную адрес диапазона не нужно. Сдвинем окно диалога в сторону, схватив его мышью за заголовок. Выделим мышью интервал для суммирования. Его адрес D3:D5 появится в поле ввода диалогового окна. Щелкнем по кнопке "OK". В D6 формула =СУММ(D3:D5). Щелкнем по зеленой галочке, чтобы завершить ввод формулы. Скопируем формулу в E6 и F6 (выделим диапазон D6:F6 и нажмем Ctrl+R — это эквивалентно команде "Главная / Редактирование/ Заполнить/Вправо").

Второй способ. (Предварительно очистите диапазон D6:F6 — выделите его и нажмите клавишу Del). Выделите диапазон D3:F5 (т.е. исходные данные и пустые ячейки под ними — для сумм). Щелкните кнопку ("Автосуммирование") на вкладке Главная в группе Редактирование. Убедитесь, что в D6:F6 введены те же формулы, что и в первом случае.

Перечислим некоторые итоговые функции: МАКС и МИН — вычисление
максимального и минимального значений, СРЗНАЧ — среднее
арифметическое значение, ДИСП и СТАНДОТКЛОН — дисперсия и среднеквадратичное отклонение от среднего значения. Прочие итоговые функции Вы можете найти в Справке. К итоговым можно отнести функции И и ИЛИ. Дело в том, что аргументами этих функций могут быть не только отдельные логические значения, но и блоки, состоящие из логических значений. Например, если в А1 содержится ИСТИНА, а в В1 —ЛОЖЬ, то формула И(А1 :В1) вернет значение ЛОЖЬ, а форму ИЛИ(А 1 :В 1) вернет значение ИСТИНА.

Задание

1. Введите на лист2 данные из предложенной таблицы (смотрите на рис.1.5 для соответствия):

Вы получите книгу с двумя рабочими листами. Дайте название – вместо Лист2 напишите «Количество осадков».

1. Самостоятельно получите итоговые данные, которые показаны в таблице (рис.1.5).

рис.1. 5

1. Выполните следующие задания для освоения двух полезных функций, примыкающих к итоговым: СЧЕТЕСЛИ и СУММЕСЛИ. Их называния показывают, что они считают и суммируют не все данные, а только удовлетворяющие некоторому критерию.

• Функция СЧЕТЕСЛИ (интервал, критерий) подсчитывает в интервале (т.е. блоке) количество значений, удовлетворяющих критерию, правда, весьма примитивному. Вычислим количество засушливых месяцев, т.е. месяцев, когда выпадало менее 10мм осадков (рис.1.6 )

рис.1. 6

В ячейке В22 ввести формулу =СЧЕТЕСЛИ(В4:В15,"D22. В Е22 подсчитана сумма. Краткая справка: к сожалению, во второй аргумент этой функции нельзя включить критерий, что количество осадков лежат в диапозоне от 20 до 80.

• Функция СУМЕСЛИ(интервал, критерий, сумм_интервал) устроена сложнее. Значения, удовлетворящие критерию, выбираются из блока, заданного первым аргументом, суммируются соответствующие значения из сумм_инттервал, заданного третьим аргументом. Если третий аргумент опущен, то суммируются ячейки в аргументе интервал. Вычислим суммарные осадки, которые выпали в незасушливые месяцы. Для этого дополним таблицу.(рис.1.7. )

рис.1. 7

С помощью этой функции можно решить более трудную задачу: каково суммарное количество осадков было в 2008году в те месяцы, которые в 2009 году были засушливыми. Решение даётся формулой =СУММЕСЛИ(D4:D15, “C4:C15), которая возвращает значение 128,6. Поместите её в ячейку В24.

Выполненное задание отправить в виде файла (документа) на адрес электронной почты преподавателя. Имя файла – фамилия студента и номер занятия (например, Петров-33).