Автоответчик на время отпуска

Автоответчик на время отпуска

Фото: © Pixomar

Вот и настало время отпусков. Возможно совсем скоро настанет ваша очередь отдыхать от работы? Кому понравится перспектива проверять электронную почту во время отпуска и переживать о возможных пропущенных сообщениях от клиентов? В Jobijoba, мы считаем, что вы имеете право отключиться от всего остального мира и как следует насладиться своим летним отпуском. Не надо забывать, что есть простое решение - настройка автоответчика для электронной почты!

--

Настройте автоответчик

При настройке вашего автоответчика, некоторые почтовые сервисы предлагают создать индивидуальные сообщения для различных категорий контактов: коллеги, клиенты, семья, друзья. С почтовых сервисов Outlook, или Yahoo, вы можете приспособить свое сообщение для разных типов адресатов. Не забудьте проверить, чтобы ваш босс и коллеги получали сообщение автоответчика адресованное им, а не вашим друзьям и родственникам.

Проверьте работу автоотвечика

Желательно, конечно, проверить правильность настройки фильтров и отправить себе сообщение, прежде чем оно попадет в чужой почтовый ящик. Прочитайте и проверьте орфографические ошибки, даты. Сообщение для автоотвечика должно быть простым и легким для понимания. При составлении автоматического ответа для вашего начальства или клиентов, используйте формальный стиль письма и оставьте контакты людей, к которым можно было бы обратиться во время вашего отсутствия.

Сообщения для автоответчика могут звучать примерно так:

Пример 1

"Здравствуйте! Спасибо за ваше сообщение. Меня не будет в офисе до 27 августа 2014. В течение этого периода у меня будет ограниченный доступ к электронной почте. По любым срочным вопросам, вы можете связаться со мной по номеру +7 44 310 3033 8 или по электронной почте XXX@jobijoba.com.

С уважением,

Ваше имя "

Чтобы вас не беспокоили по рабочим вопросам во время отпуска, вы можете оставить адрес электронной почты вашего коллеги, особенно если вам пишет клиент.

Пример 2

Уважаемый клиент,

Меня не будет в офисе до 27 августа 2014. Я отвечу вам по моему возвращению в самые кратчайшие сроки. По любым срочным вопросам, пожалуйста, пишите ХХ ХХ в XX@jobijoba.com. Спасибо за ваше понимание.

С уважением,

Ваше имя

-----

После того как вы вернетесь из отпуска все, что вам нужно будет сделать - отсортировать почту по степени важности и срочности.

Пример 3

Давайте представим, что ваши коллеги - это ваши друзья! Если вы оставите им веселое сообщение, они хотя бы улыбнутся пока вы в отъезде. Просто еще раз проверьте фильтры, чтобы быть уверенным, что это смешное сообщение не попадет в папку "Входящие письма" клиентов. Несколько примеров забавных сообщений на автоответчик, которые вы можете немного изменить и использовать для коллег:

“Спасибо за ваше сообщение, которое зарегистрировано и ждет своей очереди. Вы в настоящее время на триста пятьдесят втором месте, и можете рассчитывать на получение ответа примерно через 19 недель."

"Спасибо за сообщение. С вашей кредитной карты были сняты 300 руб за первые десять слов и 100 руб за каждое дополнительное слово в вашем сообщении. "

"Меня нет в офисе, так как я прохожу собеседование при приеме на работу и я отвечу вам, если меня не возьмут. Будьте готовы к моему настроению". :)

Последний совет:

Не забудьте удалить автоответчик, как только вы вернулись из отпуска! Если клиенты, начальство и коллеги будут продолжать получать сообщения автоотвечика, то с вашей стороны это будет выглядеть непрофессионально.

Хорошего отпуска!