Использование специальных компьютерных программ для оформления служебных писем

В современном делопроизводстве вся документация оформляется с использованием компьютера, и проблема многих работников ДОУ - это оперативное составление и оформление такого вида документа, как служебное письмо. Основным признаком, по которому служебные письма отличаются от других видов управленческой документации - пересылка их по различным линям связи и по почте. Необходимо заменить о единых требованиях к оформление такого вида документа как служебное письмо [1].

Служебные письма классифицируют по признакам: по функциональному признаку (циркулярное письмо, письмо-запрос, гарантийное письмо, письмо-оферта, письмо-рекламация, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение, письмо-извещение, письмо-напоминание, письмо-просьба, информационное письмо, письмо-приглашение, рекламное письмо, частное письмо); по сложности (простые и сложные); по структуре (регламентированные и нерегламентированные); по способу фиксации информации (рукописные, машинописные; типографические; подготовленные на множительных аппаратах; электронные); по срокам хранения (письма постоянного хранения, письма временного хранения (подразделяются по срокам до 10 лет и свыше 10 лет)); по месту составления (входящая (поступающая), исходящая (отправляемая)); по степени гласности (открытые письма (несекретные), письма с ограниченным доступом (бывают разной степени секретности: совершенно секретно, секретные и др.; конфиденциальные документы)); по степени обязательности (информационные и директивные); по срокам исполнения (срочные и не срочные) [2].

Существуют специализированные программы для создания служебных писем. Одной из таких программ является программа "Блиц документ". С помощью этой программы оперативно и соблюдая все требования ГОСТ можно оформить бланк письма и использовать его в последующем для работы (см. рис. 1).

Рис. 1. Библиотека шаблонов программы "Блиц документ".

Благодаря понятному дружественному интерфейсу программы "Блиц документ", не составить большого труда, оформить бланк письма и сохранить его как шаблон в данной программе. Кроме того, стоит заметить о сходстве данной программы с текстовым процессором MS Word, в частности, вид панели управления и настоек в программе (см. рис. 2) похож не ленту в текстовом процессоре MS Word. В программе "Блиц документ" есть возможность экспортировать шаблон в текстовый процессор MS Word.

Рис. 2. Панель управление и настроек программы "Блиц документ".

Использование данной программы освобождает работника ДОУ от обязанности контролировать о наличии использования всех обязательных реквизитов на бланке письма, а также о размерности полей бланка по стандартам [1]. Оперативное оформление служебного письма значительно сокращает время работы сотрудника ДОУ с самым популярным видом информационно-справочной документации.

Также для подготовки бланка письма можно использовать и традиционный текстовый процессор, к примеру, MS Word: создать шаблон бланка письма в виде таблицы, которая будет разделять все реквизиты на бланке, и сохранить данный файл как шаблон MS Word. Бланк письма, выполненный в виде таблицы, дает возможность заполнять требуемые реквизиты без смещения текста на бланке, единственное, что нужно учитывать при работе в такой форме – это скрывать границы таблицы при сохранении готового документа.

В современном деловом мире все большую популярность приобретают электронные письма, то есть письма, пересылаемые по электронной почте. Для таких писем нужно учитывать формат пересылаемых сообщений с учетом требования по оформлению служебных писем [1], и удобным способом оформления электронных писем будет являться письма, оформленные в MS Word в виде таблиц, потому что размерность таблицы можно регулировать и таким образом не происходить смещение в расположении реквизитов в бланке письма.

К специализированным программам работы с электронной корреспонденцией можно отнести MS Outlook, IncrediMail, Mozilla Thunderbird, Eudora OSE и многие другие. Стоит отметить о главном преимуществе использования данных программ - это единое оформление и работа с электронными письмами с нескольких почтовых ящиков и оперативность реагирования на новые сообщения, так как у всех видов программ существуют мобильные аналоги. Использование мобильных приложений так же играет не маловажную роль в скорости реагирования на информацию.

Способ оформления, как и средство оформления писем, каждый выбирает в зависимости от возможностей своего рабочего места. В идеальном варианте - это компьютер, подключенный к сети Интернет в котором часть программ можно использовать в онлайн режиме, таким образом, не перегружать компьютер множеством программ.

Источники:

1. ГОСТ Р 6.30-2003: Требования к оформлению документов.
2. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): учебник/ М. И. Басаков. — Изд. 2-е, исп. и доп. — Ростов н/Д : Феникс, 2013. — 350 с.