Правила написания делового письма на английском

Before you write. Перед написанием

Вы сели за рабочий стол, перед вами открытый и, к сожалению, пустой документ Microsoft Word. С чего начать, как написать деловое письмо, да еще и на английском? Паническая мысль «я ничего не смогу» не дает сосредоточиться на главном. Главное же - ответить на три простых вопроса: кому пишу, зачем пишу, что уже известно адресату?

• Определитесь, кому вы пишете. Понимание вашего адресата поможет вам установить уровень формальности письма (официальное или неофициальное письмо). Если вы пишете вышестоящему руководству или клиентам, то, естественно, тон письма должен быть серьезным, а стиль письма — точным и лаконичным. Другое дело, если вы пишете коллегам, где можно позволить себе быть более свободным в высказываниях. Тем не менее, многие известные бизнес-деятели предостерегают от слишком фамильярного стиля переписки, все-таки вы общаетесь не с друзьями, нужно всегда быть вежливым и учтивым.
• Определитесь, зачем вы пишете. Запишите на бумаге главную мысль вашего сообщения перед тем, как начать писать письмо. Эта стратегия даст вам стимул к написанию и пищу для размышлений. Кроме того, поможет сосредоточиться и всегда оставаться в фокусе темы письма.
• Определитесь, что уже знает адресат. Самая большая ошибка всех, кто начинает писать письма — неверное предположение, что у адресата уже есть вся необходимая информация, чтобы верно понять ваше сообщение. Зачастую это не так, адресат не знаком со спецификой вашей работы и со спецификой вашего послания. Это может привести к неверным выводам. Ваше письмо обязательно должно включать дополнительную информацию (background information), которая нужна для понимания послания.

When you write. Во время написания

Независимо от того, пишете ли вы деловое письмо, заявление или отчет, любой тип письма должен иметь определенные характеристики. Следуйте трем простым правилам написания делового письма на английском языке:

1. Be brief, clear and concise — будьте кратким, понятным и лаконичным. Используйте короткие предложения и фразы. Вы должны помнить, что среднестатистический человек читает более 20 тысяч слов в день. Облегчите этому человеку его работу, откажитесь от «словесной Ниагары», и он обязательно скажет вам спасибо. Другими словами, пользуйтесь простым английским (plain English).

   Don’t write:

   If there are any points on which you require further assistance or particular explanations, we will be glad to provide you with additional details as may be required by telephone. - Если есть какие-либо моменты, которые нуждаются в дальнейшей помощи или определенных разъяснениях, мы будем рады предоставить вам дополнительные детали, которые могут потребоваться, по телефону.

   Do write:

   If you have any questions, please give us a call. - Если у вас возникли вопросы, пожалуйста, позвоните нам.

2. Don’t be over-technical or use slang - не используйте технические термины, профессиональный жаргон или сленг по одной простой причине: ваш адресат может быть не знаком со специфической терминологией.

   Don’t write:

   I’m on a roll here. - У меня все классно здесь.

   Do write:

   The trip has been successful so far. - Поездка проходит успешно.

3. Don’t overuse people’s first name - не злоупотребляйте именем адресата в письме. Обращение к человеку, которому вы пишете, должно стоять единожды в начале письма.

   Don’t write:

   Dear Simon,. so you see, Simon,. now you know, Simon, the story,. etc. - Дорогой Саймон,. так ты понимаешь, Саймон,. теперь ты знаешь, Саймон, историю. и т. д.

Before you send. Перед отправкой

Будьте внимательны: перед отправкой перечитайте письмо несколько раз.

Всегда перечитывайте ваше деловое письмо перед отправкой. Чтение вслух - отличная тактика, которая поможет самостоятельно выявить сомнительные фразы и предложения. Некоторые читают не только вслух, но и задом наперед, начиная с последнего слова в предложении. Говорят, это убирает эффект «замыленного глаза», когда в тексте перестаешь видеть свои ошибки.

Задайте себе вопрос: сможет ли человек с первого раза понять, что от него хотят и что ему сообщают? Если сможет, вы великолепно справились с заданием.

Кроме того, мы советуем не полагаться целиком и полностью на программы по проверке правописания (spellcheck), потому что их надежность оставляет желать лучшего. Объемы, с которыми spellcheck programs могут справляться, поражают воображение, но прогресс еще не шагнул до той степени, чтобы различать advice (существительное) и advise (глагол), form и from или their и there. Здесь нужно полагаться только на себя или хорошего редактора, которому можно дать на вычитку очень важное письмо.

И последнее табу - использование онлайн-переводчиков. Вы даже не представляете, какое количество неприличных казусов произошло по вине нерадивых «транслейтеров». Невольно возникает вопрос: это вина online-переводчика или человека, который решил пойти по легкому пути? Решать вам, но от перевода фразы «ж/д вокзал» как “j/d vokzal” никто не застрахован.

Правила написания делового письма на английском языке совершенно простые, верно? Более того, они актуальные и легко применимые. Не бойтесь потратить много времени на написание вашего первого письма на английском. Этот документ станет образцом для ваших новых посланий, что существенно сократит время написания будущих бизнес-писем.