Роль информации в управлении предприятием

Кто владеет информацией, тот владеет миром.

Менеджмент — это та сфера человеческой деятельности, где общение играет определяющую роль. От того, насколько грамотно построено общение, зависят результативность переговоров, степень взаимопонимания с партнерами, сотрудниками, удовлетворенность работников своим трудом, морально-психологический климат в коллективе. Практически все проблемы бизнеса тем или иным образом связаны с общением — процессом передачи идей, мыслей, чувств, доведением их до понимания другими людьми. Руководители расходуют на различные виды общения в среднем 80% своего рабочего времени.

Воплощение любого решения невозможно без передачи информации, т.е. воплощение любого решения невозможно без коммуникационного процесса в организации.

Информация - один из инструментов управления в организации, поэтому от того, как пользуются этим инструментом, во многом зависит воплощение принятых решений.

Понимание процессов передачи информации, закономерностей, существующих в этих процессах, выработка навыков эффективного взаимодействия с людьми необходимы руководителю любого уровня. Знания и умения в области общения необходимы не только менеджерам, но и любому из нас, ибо через общение человек организует и оптимизирует свою производственную, научную, коммерческую, учебную и любую иную деятельность. Общение позволяет решать не только вопросы организации, но и проблемы ее сотрудников.

Управление предприятием не может эффективно проводиться без достаточной оперативной, надежной, своевременной и достоверной информации. Информация является основой управленческого процесса, и от того, насколько она совершенна, во многом зависит качество управления предприятием. Информационная деятельность менеджера требует от него четкой организации процесса сбора, анализа и обработки информации, причем он должен уметь определять важность или второстепенность поступающей информации. Опытный менеджер также должен уметь упорядочивать коммуникации и обмен информацией в рамках предприятия и фирмы.

В процессе коммуникации информация передается от одного субъекта к другому. Коммуникация и информация взаимосвязанные понятия, информация – это то, "что передается", коммуникация включает себя информацию и то, "как" передается.

Данные не являются информацией, а информация не обязательно образует процесс связи. Информация имеет логический, жесткий и обезличенный характер - что являет собой полную противоположность требованиям, которые предъявляются к эффективной коммуникации. Любые данные кто-то должен проверить не только на предмет полезности с точки зрения информации, но и тщательно продумать, в какой системе они будут представлены различным пользователям. Смысл информации зависит от ее восприятия, связанных с ней ожиданий и правил ее интерпретации.

Коммуникация - процесс обмена и понимания информации между двумя и более объектами.

Коммуникационная сеть - совокупность всех информационных потоков в организации. Направления движения этих информационных потоков может быть:

• вертикальное (нисходящее - передача информации от руководства к подчиненным и восходящее – передача информации от подчиненных к руководству);
• горизонтальное (передача информации между равными уровнями управления).

В зависимости от того, насколько централизовано управление в организации, коммуникационная сеть также может быть:

• централизованная
• децентрализованная

Чтобы эффективнее управлять информационными потоками, необходимо знать, из чего состоит процесс коммуникации:

• этап отправления (отправитель, формулирование информации, кодирование информации);
• канал, по которому передается информация;
• этап получения (получатель, раскодирование информации, то есть ее восприятие, понимание и принятие);
• обратная связь (получатель становится отправителем, а отправитель – получателем).

В процессе коммуникации, на любом из ее этапов возможно искажение смысла передаваемой информации, это называется коммуникативными барьерами.

Умение преодолевать эти барьеры и есть умение управлять информационными потоками, информацией. Коммуникативные барьеры условно можно разделить на индивидуальные или межличностные (те, которые зависят от понимания и интерпретации передаваемой информации между людьми) и организационные (те, которые зависят структуры и управления в организации). К индивидуальным относятся статус, надежность источника, восприятие, культура, индивидуальный характер. К организационным - структура организации, избыток информации, нехватка времени, организационная культура. Преодоление этих барьеров возможно несколькими способами: выслушивание, отбор персонала, перегруппировка персонала, обсуждение в группах, налаживание обратной связи, развитие организационной культуры, структурные изменения, установление горизонтальной коммуникативной связи, создание определенных правил и процедур.

Информация, которая функционирует на предприятии в процессе управления, может быть классифицирована следующим образом:

• по форме отображения (визуальная, аудиовизуальная и смешанная);
• по форме представления (цифровая, буквенная, кодированная);
• по роли в процессе управления (аналитическая, прогнозная, отчетная, научная, нормативная);
• по качеству (достоверная, вероятностно достоверная, недостоверная, ложная);
• по возможности использования (необходимая, достаточная, избыточная);
• по степени обновляемости (постоянная, переменная);
• по степени деятельности предприятия (экономическая, управленческая, социальная, технологическая);
• по источнику возникновения (внутриорганизационная, внешняя);
• по степени преобразования (первичная, производная, обобщенная);
• по виду носителя (печатный текст, микрофильм, кинофильм, видеофильм, машинный носитель);
• по времени поступления (периодическая, постоянная, эпизодическая, случайная).

Можно выделить и еще один вид информации, который существует в памяти каждого человека, включающий знание наук, накопленный опыт, схожие управленческие ситуации, которые уже были использованы в управлении, а также данные, опубликованные в печати о работе других предприятий, факторы, влияющие на производственную и финансово-хозяйственную деятельность и управление.

Управленческая информация выполняет в организации следующие задачи:

• обслуживает функции управления — от подготовки и принятия решения до подведения результатов его выполнения;
• связывает подразделения организации и обеспечивает контакты с внешней средой;
• обеспечивает движение к заданной цели, позволяя выбрать определенную линию поведения.

Буквально все организации перерабатывают, используют информацию.

Большое внимание со стороны менеджера должно уделяться вопросам сохранности информации и предотвращения ее утечки.

В число основных проблем управления информацией входят:

• оптимизация и автоматизация ключевых бизнес-процессов;
• поддержка сотрудничества – путем предоставления доступа, использования и передачи знаний;
• обеспечение соответствия законодательным и отраслевым нормативным требованиям;
• создание условий для информированного принятия стратегических решений;
• управление данными – формирование единого представления обо всех проектах и партнерах предприятия, а также предоставление возможностей для эффективного и безопасного использования этой информации.

Для любого предприятия важно эффективное управление информацией на протяжении всего его жизненного цикла. Управление информацией на всех этапах, включая ее создание, хранение, предоставление доступа, потерю актуальности и архивирование, часто является сложным и дорогостоящим процессом.

Текущая экономическая ситуация, желание снизить затраты, а также ужесточение нормативных требований приводят к тому, что предприятия разных форм собственности обращают все больше внимания на область управления информацией.

Эффективное управление информацией позволяет организациям сэкономить 30% затрат на персонал и при этом повысить качество обслуживания, обеспечить соответствие нормативным требованиям, а также добиться гибкости и оперативности рабочих процессов.

В настоящее время при обилии различных систем связи, IT-технологий, в первую очередь Интернета, информация передается моментально и не зависимо от расстояния, что позволяет овладеть большой аудиторией практически в едином временнОм поле.