3. Документирование приема на работу

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ПРИЕМА НА РАБОТУ

Чтобы оформить все надлежащим образом, каждому кадровику нужно довольно глубоко разбираться в действующем трудовом законодательстве, основой которого является Трудовой кодекс Российской Федерации. Этот документ вступил в силу 1 февраля 2002 года. Новая редакция Трудового кодекса действует с 6 октября 2006 г.

Изменения появились более чем в 300 статьях, добавилось 13 новых статей. Но, несмотря на это, ежегодно в отдельные статьи этого закона вносятся изменения или дополнения.

Нас сейчас интересует именно последовательность действий кадровика, оформляющего прием на работу новых сотрудников.

В новой редакции Трудового кодекса РФ личное заявление о приеме на работу не предусмотрено. Исключения составляют лишь государственные служащие, для возникновения трудовых отношений требуются трудовой договор и приказ.

Но если Вы попросите работника написать заявление о приеме на работу, то не нарушите никаких норм. И многие кадровые службы продолжают при приеме нового сотрудника брать от него заявление. Ведь именно на заявлении непосредственный 17

начальник ставит визу, что не возражает против приема этого работника. Тем самым кадровик снимает с себя ответственность за то, что принял работника, не согласовав эту кандидатуру с руководством. Опираясь на заявление, кадровая служба начинает составлять трудовой договор. Форма заявления не является унифицированной. Личное заявление работника о приеме на работу пишется в произвольной форме от руки на бумаге формата А 4.

документы, предъявляемые при заключении трудового договора. Их перечень определен в статье 65 Трудового кодекса РФ:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

• трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

• документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

• документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки; • справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям.

Работодателю может понадобиться справка об отсутствии судимости, когда соискатель устраивается на работу:

• с наркотическими средствами и психотропными веществам;

• педагогом (ст. 331 ТК РФ);

• в службы авиационной безопасности;

• в ведомственную охрану.

Но такую справку при приеме на работу можно требовать лишь в определенных сферах деятельности, а именно: в сфере образования, воспитания, развития несовершеннолетних, организации их отдыха и оздоровления, медицинского обеспечения, социальной защиты и социального обслуживания, в сфере детско-юношеского спорта, культуры и искусства с участием несовершеннолетних. Лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию за преступления против жизни и здоровья, свободы, чести и достоинства личности, половой неприкосновенности и половой свободы личности, не допускаются для работы с несовершеннолетними

Кроме того, бухгалтерия обязательно запросит в отделе кадров свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН), если оно есть, свидетельство о рождении ребенка до 18 лет или справку с места учебы ребенка, если тот студент. Поэтому советуем вам заблаговременно выяснить у оформляющегося работника наличие этих документов.

И еще помните, что запрещается требовать от лиц, поступающих на работу, документы, не предусмотренные Трудовым кодексом или иными федеральными законами. Если будущий сотрудник нигде еще не работал и трудовой договор заключается с ним впервые, то работодатель обязан завести ему трудовую книжку и оформить страховое свидетельство государственного пенсионного страхования. Но может быть и такая ситуация, когда оформляющийся на работу специалист скажет, что у него нет трудовой книжки, потому что она потеряна или утрачена в результате пожара, или отсутствует по какой-либо другой уважительной причине. Что в таком случае должен сделать сотрудник отдела кадров? Конечно же, оформить новую трудовую книжку, но вначале взять у лица, поступающего на работу, письменное заявление, в котором должны быть указаны причины отсутствия трудовой книжки. Это положение закреплено в Трудовом кодексе в 65 статье.

Для внешних совместителей, прежде всего, изменяется пакет документов, предъявляемых ими при заключении трудового договора.

Список этих документов закреплен в статье 283 Трудового кодекса РФ:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

• диплом или иной документ об образовании или профессиональной подготовке либо их копии, заверенные надлежащим образом — при приеме на работу по совместительству, требующую специальных знаний;

• справка о характере и условиях труда по основному месту работы — при приеме на тяжелую работу, работу с вредными и (или) опасными условиями труда.

В этот список, к сожалению, не включено страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, но в бухгалтерии обязательно потребуют его номер, поэтому советуем копию этого документа также взять у работника-совместителя.

прежде чем оформлять трудовой договор, обратите внимание на возраст принимаемого работника. Заключение трудового договора допускается с лицами, достигшими шестнадцати лет (при наличии соответствующих деловых и профессиональных качеств). В исключительных случаях трудовой договор может заключаться и с 15, даже с 14 лет, но при этом обязательно должно быть согласие одного из родителей (попечителя) и органа опеки и попечительства (ст. 63 ТК РФ).

Но помните, что 15-летнего подростка Вы имеете право принять на легкую работу, не причиняющую вреда здоровью, если:

• он окончил среднюю школу и получил аттестат;

• его отчислили из школы по каким-либо причинам (допустим, по состоянию здоровья или за хроническую неуспеваемость);

он продолжает обучение в общеобразовательной школе, но по иной, чем очная, форме обучения (например, занимается в вечерней школе или проходит обучение экстерном по заочной форме).

14-летние подростки принимаются на легкую работу только в свободное от учебы время при условии, что этот труд не причинит вреда их здоровью и не нарушит процесс обучения.