База данных - ACCESS

Программа

Access Microsoft

Подготовил учитель информатики и ИКТ

Зуза Елена Валерьевна

Microsoft Office Access  или просто корпорации Microsoft. Имеет.широкий спектр функций, включая связанные запросы, связь с внешними таблицами и  базами данных . Благодаря встроенному языку VBA, в самом Access можно писать приложения, работающие с базами данных.

Общие сведения

База данных представляет собой набор сведений, связанных с определенной темой или функцией, например отслеживанием заказов покупателей или обработкой музыкальной коллекции. Если база данных полностью или частично хранится не на компьютере, данные могут быть собираться из нескольких источников, которые необходимо координировать.

Предположим, что номера телефонов поставщиков хранятся в различных местах: в файле виртуальной визитной карточки, файлах со сведениями о продукте в картотеке и в электронной таблице со сведениями о заказах. В случае изменения телефона поставщика необходимо обновить соответствующие данные во всех трех местах. В грамотно спроектированной базе данных Access номер телефона сохраняется всего один раз, поэтому обновить данные придется лишь однажды. При обновлении номера телефона он автоматически будет обновлен в любом месте базы данных, где он используется.

Функции окна

2.Строка меню

3.Панель управления

1.Область переходов

4.Таблица

Элементы базы данных

Таблицы . В базе данных информация хранится в виде двумерных таблиц. Можно так же импортировать и связывать таблицы из других СУБД или систем управления электронными таблицами. Одновременно могут быть открыты 1024 таблицы.

Запросы . При помощи запросов можно произвести выборку данных по какому-нибудь критерию из разных таблиц. В запрос можно включать до 255 полей.

Формы . Формы позволяют отображать данные из таблиц и запросов в более удобном для восприятия виде. С помощью форм можно добавлять и изменять данные, содержащиеся в таблицах. В формы позволяют включать модули.

Отчёты . Отчёты предназначены для печати данных, содержащихся в таблицах и запросах, в красиво оформленном виде. Отчёты так же позволяют включать модули.

Модули . Модули содержат VBA-код, используемый для написания процедур обработки событий таких, как, например, нажатия кнопки в форме или отчёте, для создания функций настройки, для автоматического выполнения операций над объектами базы данных и программного управления операциями, т.е. добавление VBA-кода позволяет создать полную базу данных с настраиваемыми меню, панелями инструментов и другими возможностями. Модули снимают с пользователя приложения необходимость помнить последовательность

Таблицы и связи

1. Сведения о клиентах, которые

когда-то хранились в списке

рассылки, теперь находятся в

таблице "Покупатели".

2. Сведения о заказах, которые

когда-то хранились в

электронной таблице, теперь

находятся в таблице "Заказы".

3. Уникальный код, например

код покупателя, позволяет

отличать записи в таблице друг

от друга. Добавляя уникальное

поле кода из одной таблицы в

другую и определяя связи между

полями, Access может сопоставить

связанные записи в обеих таблицах, чтобы

их можно было вместе добавить в форму, отчет или запрос.

Запросы

1. Таблица "Покупатели" содержит сведения о покупателях.

2. Таблица "Заказы" содержит сведения о заказах.

3. Этот запрос извлекает из таблицы заказов код заказа и дату назначения, а из таблицы покупателей — название компании и город. Запрос возвращает только те заказы, которые были оформлены в апреле и только покупателями из Лондона.

Формы

1. В таблице одновременно отображается множество записей, однако для просмотра

всех данных в одной записи иногда

необходимо прокрутить ее

горизонтально. Кроме того, при

просмотре таблицы невозможно

обновить данные из нескольких

таблиц одновременно.

2. В форме внимание сосредоточено

на одной записи и могут отображаться

поля из нескольких таблиц. Кроме того,

форма позволяет отображать рисунки

и другие объекты.

3. Форма может содержать

кнопку, используемую для печати отчета, открытия других объектов или автоматического выполнения других задач.

Отчеты

1. Создание почтовых наклеек с помощью отчета.

2. Отображение итоговых значений

на диаграмме с помощью отчета.

3. Использование отчета для отображения рассчитанных

итоговых данных.

После того как вы ознакомились с базовой структурой баз данных

Access, ознакомьтесь со сведениями

об использовании встроенных инструментов для изучения

конкретной базы данных Access.

Модуль

Модуль  — это набор подпрограмм и функций, написанных в VBA и собранных в одну программную единицу.

Существует два типа модулей:  стандартные модули  и  модули класса .  Стандартные модули  содержат общие процедуры, которые могут использоваться: при обработке событий в различных объектах, для вычисления значений в формах, отчетах и т.д. Эти процедуры не связаны с конкретным объектом и могут использоваться другими приложениями Access.

Вторым типом модуля в Access является  модуль класса .  Модуль класса  отличается от стандартного модуля тем, что кроме процедур он содержит описание объекта и используется для создания объектов. Процедуры, определенные в этом модуле, являются методами и свойствами объекта. Существует два типа модулей класса:  базовые модули класса, модули форм и отчетов . Модули форм и отчетов связаны с соответствующими формами и отчетами и отличаются от базовых модулей лишь тем, что существуют в памяти только до тех пор, пока открыты связанные с ними форма или отчет.

Основные типы данных:

Текстовый .   Текст или числа, не   требующие проведения расчётов.

МЕМО . Поле этого типа предназначено для хранения небольших текстовых данных (до 64000 символов). Поле этого типа не может быть ключевым или проиндексированным.

Числовой . Этот тип данных содержит множество подтипов. От выбора подтипа (размера) зависит точность вычислений.

Счётчик . Уникальные, последовательно возрастающие числа, автоматически вводящиеся при добавлении новой записи в таблицу.

Логический . Логические значения, а так же поля, которые могут содержать одно из двух возможных значений.

Денежный . Денежные значения и числовые данные, используемые в математических вычислениях.

Дата/Время . Дата и время хранятся в специальном фиксированном формате.

Поле объекта OLE . Включает звукозапись, рисунок и прочие типы данных. Поле этого типа не может быть ключевым или проиндексированным.

Гиперсвязь . Содержит адреса Web-страниц.

Системы управления базами данных Access.

Основные сведения

Приложение Microsoft Access является мощной и высокопроизводительной 32-разрядной системой управления реляционной базой данных (далее СУБД).

База данных  – это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление выборку и отображение данных.

Реляционная база данных. Практически все СУБД позволяют добавлять новые данные в таблицы. С этой точки зрения СУБД не отличаются от программ электронных таблиц (Excel), которые могут эмулировать некоторые функции баз данных.

Основные функции

Организация данных . Создание таблиц и управление ими.

Связывание таблиц и обеспечение доступа к данным . Access позволяет связывать таблицы по совпадающим значениям полей, с целью последующего соединения нескольких таблиц в одну.

Добавление и изменение данных . Эта функция требует разработки и реализации представленных данных, отличных от табличных (формы).

Представление данных . Access позволяет создавать различные отчёты на основе данных таблиц и других объектов базы данных.

Макросы . Использование макросов позволяет автоматизировать повторяющиеся операции. В последних версиях Access макросы используют для совместимости.

Модули.  Модули представляют собой процедуру или функцию, написанные на Access VBA (диалект Visual Basic Application). Эти процедуры можно использовать для сложных вычислений.

Процедуры  превышают возможности стандартных макросов .

Защита базы данных.  Эти средства позволяют организовать работу приложения в многопользовательской среде и предотвратить несанкционированный доступ к базам данных .

Литература

Лори Ульрих Фуллер, Кен Кук  Access 2010 для чайников = Access 2010 For Dummies. — М.: «Диалектика», 2010. — С. 384. —  ISBN 978-5-8459-1707-2

Элисон Балтер  Microsoft Office Access 2007: профессиональное программирование = Alison Balter's MasteringMicrosoft Office Access 2007 Development. — М.: «Вильямс», 2008. — С. 1296. —  ISBN 978-5-8459-1505-4

Майкл Грох, Джозеф Стокман, Гэвин Пауэлл  Microsoft Office Access 2007. Библия пользователя = MicrosoftOffice Access 2007 Bible. — М.: «Диалектика», 2008. — С. 1200. —  ISBN 978-5-8459-1485-9

Лори Ульрих Фуллер, Кен Кук, Джон Кауфельд ,  Microsoft Office Access 2007 для «чайников» : Пер. с англ. — М. : 2007. — 384 стр. с ил., Издательство «Диалектика».

Джон Кауфельд ,  Microsoft Office Access 2003 для «чайников» : Пер. с англ. — М. : 2006. — 320 стр. с ил., Издательство «Диалектика».

Мэтью Мак-Дональд  Access 2007. Недостающее руководство = Access 2007 The missing manual. — СПб.:«БХВ-Петербург», 2007. — С. 784. —  ISBN 978-5-7502-0343-3

Спасибо

За внимание!