Мектептин иш кагаздары

Мектептин иш-кагаздары

Жалпы билим берүүчү мектептин документтеринин составына төмөнкүлөр кирет:

• Уюштурууга байланыштуу документтер. (жалпы билим берүүчү мектептин уставы; уюштуруучу менен болгон келишим; структуралык бөлүмдөр тууралуу жоболор; кызматкерлердин кызматтык инструкциялары ; структура жана штаттык бирдиктер; штаттык расписание ; ички эмгек тартибинин эрежеси);
• Буйрук берүүгө байланыштуу документтер ( приказдар , инструкциялар);
• Информациялык-сурап билүүчү документтер ( токтомдор , пландар, отчеттор, справкалар, актылар, докладдык жана түшүнүк каттар, жазуулар, каттар, телеграммалар жана телефонограммалар , келишимдер, эмгек келишимдери, контракт ж.б.).

Шарттуу түрдө документтер жалпы билим берүүчү мекеменин атайы бланктарында тиешелүү стандарттардын негизинде толтурулуп жасалгаланат. Ошол эле мезгилде документте тиешелүү милдеттүү реквизиттердин комплекси жана туруктуу жайгашкан орду болушу керек .

БУЙРУК –

Укуктук акт, жетекчи тарабынан жалпы билим берүүчү мекемеде негизги жана оперативдүү маселелерди чечүү үчүн чыгарылат.

• Буйрук жетекчи кол койгондон баштап күчүнө кирет.
• Буйрук жалпы билим берүчү мекеменин атайы бланкына чыгарылат жана анда төмөндөгүдөй реквизиттер болушу керек: документтин түрүнүн аталышы, убагы, буйрук номери, буйрук чыккан жер, аталышы, текст, кол, виза, макулдашуулар.

Буйруктун текстин даярдоодо төмөндөгү принципттер сакталышы керек:

• Тууралыгы жана баяндалган ситуациянын тактыгы;
• Кабыл алынып жаткан чечимдерге карата маалыматтын толуктугу;
• Кыскалыгы жана ток этер жерди баяндалышы;
• Нейтралдуулугу жана жекече мүнөздөгү берилиши;
• Ситуация жана фактларга карата эмоциалдуу эмес баа берүү;
• Жетекчинин буйругу жана текстин мазмунунун мекеменин Уставы тарабынан аныкталган укуктук нормаларга дал келүүсү;
• Официалдуу-иш стилинин нормаларына туура келүүсү.

Буйруктун тексти эки бөлүктөн турат: констатациялык жана буйрук берүүчү.

• В констатциялык бөлүктө айтылуучу иштин максат, милдеттери, буйруктун чыгуу себеби, себеп болгон документке таянуу чагылдырылат.
• Буйрук берүүчү бөлүктө аткарылуучу иш, ал жумушту аткара турган адамдын аты, атасынын аты, фамилясы, кызмат даражасы, жооптуу адамдар, аткаруу мөөнөттөрү көрсөтүлөт. Буйрук берүүчү бөлүк констатциялык бөлүктөн буйрук беремин деген соз менен бөлүнүп, кош чекит коюулат. Буйруктун буйрук берүүчү бөлүгүнүн тексти эреже катары бөлүктөргө бөлүнөт, ал араб цифралары менен белгиленет.

• Буйрук берүүчү бөлүктүн ар бир бөлүгү конкреттүү ишти белгилөөдөн башталат.
• Айрым тапшырмалар (цифра маалыматтары) буйрука тиркеме түрүндө болушу мүмкүн да ал буйрукта тиешелүү шилтеме түрүндө көрсөтүлүшү мүмкүн.
• Тиркеменин оң жакы жогорку бурчунда төмөндөгүдөй жазуу жазылат:
• 11.02.2001 N 2 буйругуна Тиркеме (1,2…) Буйруктун жана тиркеменин барактары бир документ катары номерленет.

Буйрука төмөндөгүлөр кол коюшу мумкүн:

• Мекеме жетекчиси тарабынан;
• Жетекчинин милдетин аткаруучу тарабынан ал жок кезде;
• Орун басар тарабынан (эгерде ББМ уставында мындай шарттар каралса).

Бирөө үчүн буйрука кол койгонго болбойт. Буйрук жетекчинин колусуз юридикалык күчкө ээ эмес.

• Жетекчинин колу мекеменин мөөрү менен бекемделет.

Билим берүү мекемесинде чыгарылган буйруктарды шарттуу түрдө 4 блокко бөлсө болот:

• Окуу-тарбия процессин уюштуруу
• Финансалык-чарбалык иш
• Жеке состав үчүн
• Окуучулардын кыймылы

Тескеме

Тескеме директордун окуу-тарбия иштери боюнча директордун орун басары тарабынан өзүнүн компетенциясынын чегинде буйрука окшош түзүлөт. Констатциялык бөлүк буйрук берүүчү бөлүктөн «Сунуш кыламын», «Милдеттендиремин», «Керек деп эсептеймин» деген сөздөр менен ажырап турат.

Билим берүүчү мекемеде башкаруу чечимдерин колдонуу процесси, жана чечимдери токтомдор аркылуу (конференция, педагогикалык ке ң еш) документтешет.

Токтомдор

атайы калың журналдарда жазылып жана төмөндөгүдөй реквизиттери болот: билим берүү мекемесинин аталышы, документтин түрүнүн аталышы, токтом түзүлгөн күн. Чогулуштун формасы жана башкаруунун органынын аталышы.

• Токтомдун тексти эки бөлүктөн турат: кириш жана негизги.
• Кириш бөлүгү төмөндөгүдөй туруктуу маалыматтан турат (сөздөр: «Төрага", «Катчы", «Катышкандар" ).

• Токтомдун кириш бөлүгү күн тартиби менен аяктайт, андан кийин кош чекит коюлат.
• Күн тартиби номерленет. Ар бир жаңы күн тартибиндеги маселе жаңы саптан башталат. Маселелер маанилүүлүгунө жараша аныкталып жайгаштырылат
• Күн тартибинде суроолордун түрү (отчет, маалымат берүү, маалымат) көрсөтүлөт. Доклат кылуучу адамдын фамилиясы жазылат.
• Күн тартибине «Ар кандай» деген маселе киргизилбейт.
• Күн тартибиндеги ар бир суроо конкретттештирилет.
• Текстин негизги бөлүгү күн тартибинин маселесине жараша түзүлөт. Талкуланган күн тартибинин ар бир мселеси томөндогүдөй схема аркылуу ишке ашырылат. «Угулду – чыгып сүйлодү – чечим кабыл алды (чечилди)« ошондой эле суроолор жана жооптор токтомго киргизилип, жазылат.
• Практикада токтомдун кыска формасы да кезигет. Анда катышкандардын тизмеси, каралган маселе жана кабыл алынган чечим көрсөтүлот.

Токтомдон көчүрмө

• Токтомдон көчурмөдо томөндөгүдөй реквизиттер болушу керек:
• Билим берүү мекемесинин аталышы, документтин түрүнүн аталышы (ТОКТОМДОН КӨЧҮРМӨ), датасы (заседание өткөрүлгөн убак, индекси, түзүлгөн жери, текстин аталышы, текст, колдор, көчүрмөнү бекиткен белги, аткарылганы тууралуу белги, иш-кагаздарына жөнөтүү.

Маалымат алуучу-сурап билүүчү документтерге төмөндөгүлөр кирет:

справкалар, докладдык кат, каттар, телефонограммалар.

Кат.

Каттар атайы бланкаларга жазылып, өзүнө төмөндөгүдөй реквизитттерди камтыйт:

• Билим берүүчү мекеменеин аталышы,
• Убагы,
• Документтин кирген убагы жана индексине шилтеме,
• Адресаты,
• Жетекчинин резолюциясы,
• Текстин аталышы,
• Текст,
• Тиркеменин болгондугу жөнүндө белги,
• Коюлган кол,
• Аткаруучу жөнүндө белги,

ТЕЛЕФОНОГРАММА .

Телефонограммага төмөндөгү реквизиттер кирет:

• датасы,
• текст,
• колу,
• Телефонограмма алган жана берген адамдын фамилиясы.

Текст 50 сөздөн ашпаш керек. Телефонограммага дата коюлуп, жиберген адам тарабынан кол коюлушу керек.

Справка .

Справка- бул кандайдыр бир факты же окуяны бекемдөөчү документ.

Справканын эки түрү бар:

• Мекеменин ишинде кандайдыр бир окуя же фактыны жазуу үчүн түзүлөт. Жогору турган мекеме же мекеменеин жетекчисинин талап кылуусу менен пландардын, тапшырмалардын аткарылышы түзүлөт, белгиленген мөөнөттө тапшырылат.

Мындай справка эки бөлүктөн турат:

• Биринчи бөлүгүндө жазууга себеп болгон негизги фактылар чагылдырылат, экинчи бөлүгүндө болсо конкреттүү маалыматтар келтирилет. Жыйынтык жана сунуштар справкада берилбейт.

• Справка иш тууралуу туура чагылдырылышы керек, аны жазууда маалыматтардын тууралыгын кылдат текшерүү талап кылынат.
• Жетекчи үчүн даярдалган справкага аны даярдаган адамдын колу коюлат.
• Справка жогору турган органдар үчүн даярдалып ал документке жетекчинин колу коюлат.
• Справкадагы датага кол коюлган күндүн датасы эсептелиниши керек.

2. Юридикалык жагдайларды аныктаган справкалар: иштеген жери тууралуу, ээлеген кызматы, эмгек акысынын өлчөмү тууралуу ж. б кирип, алар үчүн атайы трафареттик бланкалар колдонулат.

• Мындай справкалар жеке адам жана мекемелердин суранычы менен берилип, ал справкалар атайы журналдарга катталышы керек.
• Тексте фамилиясы, аты, атасынын аты көрсөтүлүп, справканын аяк жагында мекеменин аталышы жана ал ким үчүң экендиги маалымдалат.

Мекеме, уюмдарда негизинен 3 түрдүү справкалар колдонулат:

• Билим берүү мекемесинин аталган классында окугандыгы тууралуу;

• Башка билим берүү мекемесинен которулгандыгын аныктагандыгы тууралуу;
• Кызматкерлер үчүн справка. Справкага жетекчи колу коюлат.

Докладтык кат

Кол менен жазуу аркылуу жүргүзүлүшү мүмкүн.

• Бул документ, жетекчиге багытталып, түзүлгөн кырдаал тууралуу маалымат, же болбосо иштелген иш тууралуу маалыматтар, жыйынтык, сунуштар берилиши мүмкүн.
• Докладтык каттын тексти эки бөлүктөн турат:

1-бөлүгүндө негизги окуялар көрсөтүлгөн жагдай жана 2- бөлүгүндө сунуш, өтүнүч баяндалат.

• Докладтык кат реквизиттик бланкада жазылышы мүмкүн.

Түшүнүк кат

Кандайдыр бир окуяны, болгон иштин негизги жоболорун түшүндүрө турган документ. Объяснительные записки, поясняющие содержание отдельных положений основного документа, оформляются на общем бланке учреждения.

Объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

Личное дело сотрудника – это совокупность документов, содержащих наиболее полное сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. Личные дела ведутся на всех работников ОУ.

Документы в личных делах располагаются в следующем порядке:

• Внутренняя опись документов дела ;
• заявление о приеме на работу;
• направление или представление;
• анкета;
• листок по учету кадров;
• автобиография;
• копия паспорта ;
• документы об образовании;
• аттестационный лист;
• выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении;
• дополнение к личному листку по учету кадров (в него вносятся данные о получении премий или наложении взысканий, о награждении и т.д.).

• В личное дело не помещаются копии приказов о наложении взысканий, справки о состоянии здоровья и с места жительства, заявления об отпусках, копии приказов об отпусках и другие документы второстепенного значения.
• Личные дела могут выдаваться во временное пользование определенным должностным лицам. Круг лиц, допускаемых к пользованию личными делами, определяются директором ОУ.
• При работе с личным делом, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы.
• Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены.
• Для высылки личных дел по соответствующим запросам в другие организации необходимо разрешение руководителя данного ОУ.
• Личные дела имеют длительный срок хранения.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих.

• Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников образовательного учреждения, проработавших свыше 5дней.
• Поступающие на работу обязаны предъявить директору трудовую книжку (для совместителя копию трудовой книжки), оформленную в установленном порядке.
• Прием на работу без трудовой книжки не допускается.
• Руководством для директора ОУ является Инструкция «О порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях» № 162 от 20июня 1974года.
• В образовательном учреждении ведется следующая документация по учету бланков трудовых книжек и заполняемых трудовых книжек:
• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Учебно-педагогическая документация.

• Школьные документы должны оформляться своевременно, четко, разборчиво, без подчисток, помарок, вызывающих сомнение в правильности внесенных данных. Записи в документах должны производится шариковой ручкой синего цвета или на пишущей машинке. Там, где имеется возможность применения компьютерной техники, допускается составление, редактирование и распечатка текстов с их помощью. Ошибка, допущенная в тексте или цифровых данных документа,
• Исправляется следующим образом; ошибочные слова или цифры зачеркиваются так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое, а сверху пишутся уточненные данные. Все внесенные исправления должны быть оговорены и заверены подписями лиц, оформивших документ.

Мектептин окуу-методикалык документтери томөндөгүлөрдөн турат:

• окуучулардын алфавиттик китеби,
• окуучулардын кыймыл китеби;
• окуучунун жеке делосу;
• класстык журналдар;
• факультативдик сабактардын журналы;
• узартылган күндун журналы;
• негизги жалпы билим берүү күбөлүгүн жана бланкаларын берүү китеби;
• орто билими тууралуу аттестат жана бланкаларды берүү китеби;
• кызыл аттесттат жана күболүкторду берүү китеби;
• мектептин педагогикалык кеңешинин токтомдорунун китеби;
• буйруктар китеби;
• педагогикалык кызматкерлердин жеке составынын учетун алуу тууралуу китеби;
• келбей калган жана алмашылган сабактардын журналы.

• При смене директора школы обязательно передаются по акту. Акт подписывается бывшим и вновь назначенным директорами, а также руководителем РУО.
• В делах школы должна находиться выписка из решения администрации района о закреплении за школой микрорайона с точным образованием его границ.
• В делах школы хранятся также инспекторские акты, докладные записки или справки, книга замечаний и предложений инспектирующих лиц. Ниже приводятся основные требования к ведению наиболее важных документов общеобразовательной школы.

Алфавитная книга записи обучающихся.

• Алфавитная книга записи обучающихся ведется в каждой школе. В книгу записываются все учащиеся школы. Ежегодно в нее заносятся сведения об учащихся нового приема. Фамилии учащихся в список заносятся в алфавитном порядке, независимо от классов, в которых они учатся. Для каждой буквы алфавита отводятся отдельные страницы, и по каждой букве ведется своя порядковая нумерация. Порядковый номер записи учащихся в книге является одновременно номером его личного дела.
• Выбытие учащихся и окончание им школы оформляется приказом директора с указанием причины выбытия; одновременно в алфавитной книге делается запись: номер и дата приказа, указывается причина выбытия.
• Если ранее выбывший из школы учащийся, уход, которого оформлен приказом, снова возвратится в нее, то данные о нем записываются как на вновь поступившего, при этом дата возвращения ученика с пометкой «возвращение» записывается в графе «Дата поступления в школу».
• При использовании всех страниц алфавитной книги записи обучающихся на ту или иную букву, продолжение записей производятся в новой книге в порядке последующих номеров по каждой букве.
• Исправления в книге скрепляются подписью директора школы. Книга постранично пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется подписью директора и печатью школы.

Личное дело учащихся.

• Личное дело учащихся ведется в каждой школе и на каждого ученика с момента поступления и до ее окончания. В личное дело учащихся заносятся общие сведения об учащихся, итоговые оценки успеваемости по классам и записи о наградах (похвальные грамоты, похвальная грамота, золотая, серебряная медаль). В период обучающихся в 10-11-х классах аттестат об основном общем образовании находятся в личном деле обучающегося и выдается на руки после окончания им средней школы.
• В личную карту учащегося при выбытии его из школы вкладывается форма № 286 (сведения о состоянии здоровья), заполняемая по результатам ежегодных медицинских осмотров. Личное дело учащихся 1-4 классов ведутся учителями, 5-11 классов классными руководителями. Личное дело учащихся имеет номер, соответствующий номер в алфавитной книге; по окончанию школы личное дело учащихся хранится в школе.

Классный журнал.

Классный журнал – государственный документ установленного образца.

• Классные журналы – хранятся в архиве учреждения 5 лет, затем последние листы с общими сведениями и итоговыми оценками учащихся изымаются, формируются в одну книгу соответствующего учебного года, такая книга хранится 25 лет.
• Классный журнал подвергается проверке со стороны администрации с вынесением замечаний на страницу «Замечания по ведению классного журнала» не реже 1 раза в месяц.
• При наличии замечаний или предложений со стороны проверяющего требуется устранить их в течение недели.
• Распределение страниц в классном журнале осуществляет заместитель директора по учебной работе в соответствии с количеством часов, отведенных в учебном плане на каждую учебную дисциплину:
• 1 час в неделю – 2 страницы 2 часа в неделю – 4 страницы 3 часа в неделю – 5страниц 4 часа в неделю – 7 страниц 5 часов в неделю – 8 страниц 6 часов в неделю – 9 страниц
• Все записи в классном журнале должны вестись четко и аккуратно синей пастой в соответствии с установленной формой.

Журнал учета пропущенных и замещенных уроков.

• Журнал учета пропущенных и замещенных уроков ведется в каждой школе заместителем директора по учебно-методической работе. В него заносятся сведения о пропущенных и замещенных уроках. Записи производятся только на основании правильно оформленных документов (приказов по школе, больничных листов, записей в классных журналах и т.д.).
• Учитель, который провел уроки в порядке замещения, расписывается об этом в журнале. Записи в журнале должны соответствовать записям в табеле учета использованного рабочего времени и подсчета заработка.

Прием и регистрация документов

• Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения, использования в справочных целях, как поступающие из других организаций и от частных лиц, так и образующиеся в деятельности общеобразовательного учреждения.
• Не подлежат регистрации поздравительные письма, пригласительные билеты, информация для сведения, бухгалтерские документы первичного учета. Для них составляется перечень нерегистрируемых документов. 3.3. Регистрация документов производится в день их поступления.

Контроль сроков исполнения документов

• Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов несут руководитель общеобразовательного учреждения.
• Вся поступающая в общеобразовательное учреждение документация исполняется в соответствии с теми сроками, которые указаны в резолюции руководителя. Если срок не указан, то документ должен быть исполнен в срок – 1 месяц; жалобы, заявления – в течение месяца; телеграммы – не более чем в двухнедельный срок.
• Документ считается исполненным, если разрешены по существу все поставленные в нем вопросы, в журналах регистрации делается отметка об исполнении, т.е. записана дата отправки и исходящий номер ответного документа, наименование адресата, должность и фамилия исполнителя, подписавшего ответ.
• Если все, поставленные в документе вопросы, решены в оперативном порядке, без написания ответа, исполнитель на документе делает краткую запись о решении вопроса, ставит дату и подпись, после чего документ помещается в дело. Если по разрешаемому вопросу ожидается ответ, то с согласия заведующего канцелярией (секретаря) поступивший ответ вместе с копией ответа может находиться у исполнителя на контроле.
• Документ снимается с контроля после его исполнения.

Составление номенклатуры и формирование дел

• В целях правильного формирования дел общеобразовательного учреждения, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов.
• Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел - списке наименований дел, заводимых в делопроизводстве общеобразовательного учреждения с указанием сроков их хранения

Формирование дел.

• Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
• Формирование дел осуществляется в канцелярии общеобразовательного учреждения.
• Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу (назначение, перемещение, увольнение сотрудников) и от приказов об отпусках, командировках и т.д.

Обеспечение сохранности дел

• Ответственность за сохранность документов общеобразовательного учреждения несет руководитель.
• Дела должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих их от пыли, воздействия солнечного света.
• Изъятие и выдача документов из дел постоянного срока хранения не разрешается.

ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИХ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ШКОЛЫ .

Деятельность школы регламентируется следующими локальными актами: • Штатное расписание школы • Должностные инструкции, определяющие обязанности работников • Правила внутреннего трудового распорядка • Коллективный договор • Положения • Правила противопожарной безопасности школы • Документы по руководству деятельности педагогического коллектива • Делопроизводство учебного заведения • Финансовые документы • Документы учебно-методической базы школы • Документы по личному составу обучающихся

Документы по руководству деятельностью педагогического коллектива: • Книга приказов по личному составу работников • Книга приказов по основной деятельности • Книга учёта личного состава педагогических работников • Расписание учебных занятий и годовой учебный график • Книга — журнал учёбы пропущенных и замещённых уроков • Протоколы совещаний и педсоветов

Делопроизводство школы: • Журнал регистрации входящих документов • Журнал регистрации исходящих документов

. Финансовые документы: • Отчёт школы на начало и конец учебного года

Документы по личному составу учащихся: • Личные дела • Журналы учебных занятий • Алфавитная книга записи учащихся

•    Книга приказов по учащимся

• Приказы директора школы по личному составу работников школы является распорядительным документом, отражающим решение о приёме, увольнении работника, выплате денежных компенсаций за неиспользованный очередной отпуск.
• Приказы директора школы по основной деятельности являются распорядительным документом, отражающим решения по вопросам отчётности, учебно-воспитательного процесса.

Правила внутреннего трудового распорядка:

• Локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с действующим законодательством иными федеральными законами, порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственности сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в школе.
• Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются директором школы и согласуются с профсоюзным комитетом школы сроком на 5 лет.

Положения – организационно-юридические документы, регламентирующие деятельность школы, органов самоуправления школы, структурных подразделений школы.

Распределение и закрепления задач, функций, прав и обязанностей, закрепленных положениями, утверждаются:

• Общим собранием трудового коллектива:
• Положение о совете школы
• Положение о педагогическом совете школы
• Положение об установлении доплат и надбавок

Советом школы:

• Положение о правилах поведения учащихся в школе
• Положение о приёме учащихся в школе
• Положение о родительском комитете
• Положение о поощрениях, взысканиях обучающихся
• Положение об оказании платных образовательных услуг

М ектептин педагогикалык кеңеши тарабынан бекитилүүчү документтер :

• Окуучулардын мамлекеттик жана класс аралык аттестациясы жөнүндө жобо
• Педагогдордун усулдук кеңеши жөнүндө жобо
• Мектептин ички контролу жөнүндө жобо
• Положение о внутришкольном контроле
• Положение о классах компенсирующего обучения
• Положение о школьной аттестационной комиссии
• Положение о библиотеке школы
• Положение о психолого-медико-педагогическом консилиуме
• Положение о получении общего образования в форме экстерната
• Положение о конфликтной комиссии для проведения государственной (итоговой) и промежуточной аттестации учащихся
• Положение о предметной школьной олимпиаде
• Положение об учебном кабинете