Презентация к уроку на тему: "Коммуникации в управлении"

Тема 7.:

Коммуникации в управлении

Подготовила

преподаватель

О.Ю.Игнатенко

• 1) Понятие и значение
• 2)Виды коммуникаций
• 3) Коммуникационный процесс
• 4)Этапы коммуникаций
• 5)Проблемы коммуникаций
• 6)Обратная связь
• 7)Структуры коммуникаций

Определение понятия «коммуникация»

Коммуникация – это обмен информацией

между индивидами через посредство общей

системы символов.

Коммуникация и информация различные,

но связанные между собой понятия.

Коммуникация включает в себя и то, что

передается, и то, как это «что» передается.

Для того чтобы коммуникация состоялась,

необходимо, как минимум, наличие двух

людей.

• Цель коммуникаций на предприятии - осуществление изменений, влияние на деятельность таким образом, чтобы достичь процветания предприятия.

• Коммуникации отражают целостность управляемой системы и одновременно ее открытость, приоритетность действий работников фирмы, стиль управления менеджера, ситуации взаимодействия фирмы с другими объектами

Классификация коммуникаций

• По субъектам : политическая, корпоративная, некоммерческая, государственно-административная, международная.
• По масштабам объектов : массовая, групповая, межличностная.
• По характеру объектов : внутренняя, внешняя, деловая.
• По вектору движения : горизонтальная, вертикальная.
• По используемому коду : вербальная, невербальная.
• По соотношению прямой/обратной связи : иерархическая, демократическая.
• По характеру сообщения : деструктивная, конструктивная, нейтральная.

Коммуникационный процесс

• Коммуникационный процесс – это передача информации между звеньями управления.

Выделяются четыре базовых элемента в процессе обмена информацией.

• Отправитель — это лицо, которое собирает или отбирает информацию и передает ее.

• Сообщение — сущность информации, передающейся устно или закодированной с помощью символов.

• Канал — средство передачи информации.

• Получатель — лицо, которому предназначена информация и которое ее воспринимает.

Классическая модель коммуникаций

Получатель

Этапы коммуникации

• Зарождение идеи . Кит Дэвис - известный исследователь коммуникаций - подчеркивает важность данного этапа: «Неудачное сообщение не станет лучше на глянцевой бумаге или от увеличения мощности громкоговорителя. Лейтмотив этапа - не начинайте говорить, не начав думать».
• Кодирование и выбор канала . Прежде, чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонации и жесты. Такое кодирование превращает идею в сообщение. Отправитель должен также выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования. К некоторым общеизвестным материалам относятся передача речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции .

• Передача. Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие люди по ошибке и принимают за сам процесс коммуникаций. В то же время передача является одним из важнейших этапов, через которые необходимо пройти, чтобы донести идею до другого лица.
• Декодирование. После передачи сообщения отправителем получатель декодирует его. Декодирование - это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формулировалась его идея. Если реакция на идею не требуется, процесс обмена информацией на этом должен завершиться

Основные проблемы коммуникаций в менеджменте.

• Препятствия. Это бывает возможным потому, что, даже, если предприятие и преуспевает, оно часто потребляет необходимую информацию урывками. Можно достигнуть заметного улучшения эффективности, если ликвидировать препятствия для коммуникации.
• Плохо сформулированные сообщения . Независимо от того, как доставляются сообщения, их расплывчатость и туманность - слишком частые явления. Такие недостатки, как плохо выбранные и ничего не значащие слова, небрежные упущения, отсутствие последовательности, плохое изложение мыслей, неуклюжесть структуры предложений, недостаток лексических средств, банальности, поразительные повторения, жаргон и т.д., довольно широко распространены. Отсутствие ясности и точности приводит к дорогостоящим ошибкам.

• Ошибочный перевод . асто бывает недостаточно передать информацию слово в слово, она или должна быть выражена в словах, понятных для людей в той области, в которой работает получатель, или должна сопровождаться разъяснениями, которые будут понятны получателю.
• Потери в процессе передачи или хранения . В устном сообщении при каждой последовательной передаче теряется около 30% информации. Следовательно, на крупных предприятиях совершенно невозможно положиться на устную связь одного уровня с другим. Даже письменные сообщения, сопровождаемые разъяснениями, теряют при передачи часть своего смысла.

• Невнимательность. Часто приходится встречаться с простой неспособностью прочесть документы. Что касается неспособности выслушать устное сообщение, то психологи и работники просвещения заметили, что «слуховые аппараты» не слушающих часто выключены, а они сами в это время заняты мыслями о семейных проблемах. В любом случае попытки сообщить что-то тому, кто не слушает, потерпят неудачу.
• Искажение сообщений . Когда информация движется внутри организации вверх и вниз, смысл сообщений несколько искажается. Сообщения могут искажаться непреднамеренно в силу затруднений в межличностных коммуникациях. Сознательное искажение информации может иметь место, когда какой-либо управляющий не согласен с сообщением.

• Информационные перегрузки . Преграды на путях обмена информацией могут быть следствием перегрузки канала коммуникаций. Руководитель, поглощенный переработкой поступающей информации и необходимостью поддерживать информационный обмен, вероятно, не в состоянии эффективно реагировать на всю информацию. Он вынужден отсеивать менее важную информацию и оставлять только ту, которая кажется ему наиболее важной
• Неудовлетворительная структура организации . Структура организации - эта логическая взаимосвязь уровней управления и функциональных сегментов, обеспечивающая эффективное достижение целей. Если структура организации продумана плохо, возможности руководителя планировать и добиваться реализации поставленных целей сужаются. В организации с многочисленными уровнями управления растет вероятность информационных искажений, поскольку каждый последующий уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения.

Объектами коммуникационного менеджмента являются

• клиенты и потребители,
• персонал организации,
• инвесторы и акционеры,
• органы власти и структуры местного самоуправления, коммуны.

Субъектами коммуникационного менеджмента являются

• Высшие должностные лица, принимающие стратегические решения по поводу развития организации.

• Важным элементом коммуникационного процесса является обратная связь , появляющаяся в результате обмена участников процесса ролями. Получатель становится отправителем, и наоборот, отправитель — получателем. Таким образом, весь цикл повторяется вновь, но уже в другом направлении. Обратная связь — это ответ получателя на послание. Она дает возможность отправителю узнать, дошло ли послание до адресата и в каком значении.

• Коммуникация с помощью обратной связи превращается в дорогу с двусторонним движением, а сам процесс приобретает динамику. При этом обратная связь может быть выражена не обязательно в той же кодовой системе, что и полученное послание. Главное, чтобы кодовая система была известна новому получателю

• В межличностных коммуникациях главным является совершенствование науки общения. Существует несколько простых принципов, соблюдение которых поможет руководителю стать более коммуникабельным.
• Умение слушать.
• Ясность идей.
• Язык жестов и интонаций.
• Эмпатия и открытость.
• Эмпатия - это внимание к чувствам других людей, сопереживание. Удачное применение эмпатии может заметно уменьшить возможность неверного понимания при декодировании сообщения принимающей стороной. Эмпатия при обмене информацией подразумевает также поддержание открытости в разговоре.

Коммуникационная структура управления

• По масштабам: глобальная (охватывает организацию целиком) или локальная (относится только к отдельной ее части).
•   По особенностям функционирования: централизованная (коммуникации только через одно центральное звено) децентрализованная / полицентрическая (значительная часть информации может идти в обход центрального звена)