Документ - понятие, виды

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

• Документационное обеспечение управления (ДОУ)  – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

• Делопроизводство  - это деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.

Делопроизводственные процессы:

• 1)  Документирование  - запись информации на носителе по установленным правилам.
• 2)  Документооборот  - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
• 3)  Оперативное хранение документов  - хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.
• 4)  Использование документов  - применение информации документов в различных целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

Элементы системы ДОУ: (составить схему)

• - регулирующая (нормативная) среда , устанавливающая принципы работы и приемы обработки документов конкретного предприятия – законы, ГОСТ и т.д.;
• - штат конкретного предприятия (структурные подразделения и должностные лица, осуществляющие функции по ведению делопроизводства);
• - материально-техническое обеспечение (технические и программные средства);
• - внешние пользователи - государственные органы, органы местного самоуправления либо юридические или физические лица, обращающиеся на законных основаниях к документам для получения и использования необходимой информации.

Нормативно-методическая база ДОУ

• 1) Конституция Российской Федерации.
• 2) Кодексы - Гражданский кодекс Российской Федерации
• 3) Законы (№ 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации»)
• 4) Постановления (Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16 апреля 2003 г. № 225)
• 5) ГОСТ
• 6) Общероссийские классификаторы (Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО)
• 7) Правила, инструкции по делопроизводству:
• 8) Локальные нормативно-методические документы предприятий (устав РАНХиГС)

• Результатом документирования является  документ   – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать

Признаки документа:

• 1) Наличие смыслового содержания
• 2) Стабильная вещественная форма.
• 3) Предназначенность для использования в социальной коммуникации.
• 4) Завершенность сообщения.

Классификация документов

• 1.  по видам деятельности:
• - научно-технические,
• - проектно-сметные,
• - нормативные,
• - финансово-расчетные,
• - организационно-распорядительные,
• - отчетно-статистические,
• - учебно-методические,
• - бухгалтерские и др.

• 2.  по наименованию:
• - чертежи,
• - схемы,
• - приказы,
• - распоряжения,
• - заявления,
• - протоколы,
• - инструкции,
• - письма и др.

• 3.  по способу документирования:
• - рукописные,
• - электронные,
• - графические,
• - типографские,
• - кино-, фотодокументы

• 4.  по месту составления:
• - внешние:
• - входящие – поступившие в организацию,
• - исходящие – отправляемые из организации,

• - внутренние – составленные и используемые в организации

• 5.  по происхождению:
• - официальные – созданные, оформленные и удостоверенные в установленном порядке,
• - личные – созданные лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей
• 6.  по юридической значимости:
• - подлинный
• - подложный (фальсифицированный)

• 7.  по времени создания:
• - подлинник – первый или единственный экземпляр документа,
• - дубликат – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу,
• - копия – не имеет юридической силы,
• - заверенная копия
• 8.  по срокам хранения:
• - постоянного хранения,
• - долговременного хранения (свыше 10 лет),
• - временного хранения (до 10 лет)

Функции документов

• информационные функции
• - информация – коммуникация – социальная значимость

• - управленческая
• - правовая
• - учетная

• функции, носящие культурно-исторический характер
• - культура - история

• функции, обеспечивающие процесс управления

Задания:

• 1.Раскрыть понятия
• - Аутентичность документа
• - Достоверность документа
• - Целостность документа
• - Пригодность документа для использования
• 2. Определить вид документов по классификациям: по виду деятельности, по происхождению, по времени создания

• Паспорт гражданина РФ
• Справка об обучении на факультете СПО
• Ксерокопия заграничного паспорта
• Классный журнал общеобразовательного учреждения
• Приказ о переходе РАНХиГС на дистанционную форму обучения
• Повестка в армию
• Письмо-приглашение на фестиваль

3. Составьте схему/рисунок делопроизводственных процессов (документирование, документооборот, оперативное хранение, использование документов)

• Темы докладов
• - История документооборота
• - История документооборота в России
• - Документооборот в России при Петре I
• - Документооборот в СССР
• - Современные реалии документооборота