Функции документов

А.И.Румянцев

О

Д

У

Функции документов. Способы документирования. Тема 1.ДОУ

3/15/21

Технические нормативные правовые акты -

• Это технические регламенты, технические кодексы установившейся практики, стандарты, технические условия.
• Стандарты делятся на государственные, межгосударственные, международные, стандарты организаций.
• Технические правовые акты – общегосударственные классификаторы, правила и нормы, нормативы, формы государственной отчетности.
• Методические документы(указания,рекомендации ) – раскрывают и детализируют положения, зафиксированные в нормативных правовых актах и технических нормативных правовых актах. Они имеют рекомендательный характер и применяются организациями с учетом специфики их деятельности.

3/15/21

Делопроизводство – отрасль управленческой деятельности, охватывающая процесс создания документов и организацию работы с ними

• Перед делопроизводством стоят цели:

• фиксирование информации(создание текстовых документов в сфере управления); организация работы с документами(создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов в процессе делопроизводства).
• фиксирование информации(создание текстовых документов в сфере управления);
• организация работы с документами(создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов в процессе делопроизводства).
• Термины «документированная информация» и «документ» в законе и в ГОСТе на терминологию рассматриваются как синонимы и определяются как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
• Реквизит – «обязательный элемент оформления официального документа» («дата», «подпись», «печать», «текст документа» и др.).
• Документ создается в результате документирования – записи информации на различных носителях по установленным правилам. Носитель – это материальный объект, который используется для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Управленческая документация подразделяется на отдельные системы. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвяза нных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

3/15/21

ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТОВ

• Функция документа есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта функция автором или нет .
• Документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение.
• Выделяются функции общие и специальные. Общие – это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные – управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета .
• Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа – необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.

3/15/21

Функции документов

Социальная функция тоже присуща многим документам, т.к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.

• Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:
• документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.);
• документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.).

3/15/21

Функции документов

• Культурная функция – способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).
• Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для этих целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.
• Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений.
• Функция исторического источника изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая – документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая – документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь, когда документ поступает в архив.
• Функция учета –количественная сторона информации в документе.

3/15/21

• СПОСОБЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ.
• Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам.
• Носитель документированной информации – материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Средства документирования – орудия, используемые человеком для создания документов (простые, механические, электромеханические). К средствам документирования относятся пишущие машины, компьютерная техника, магнитофоны, диктофоны, фото, кино, видео техника.
• В зависимости от того, какое средство документирования используется, различают и способы документирования :
• 1.Текстовое документирование
• Текстовой документ : документ, содержащий любую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовое документирование получило самое широкое распространение. С его помощью документируется деятельность государственных учреждений, предприятий и отдельных лиц.

3/15/21

Способы документирования

• 2.Техническое документирование
• Техническое документирование является способом запечатления технической мысли. Технические документы – обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства. Технические документальные материалы ведут записи процессов труда, средств производства (чертежи, рисунки, расчеты, графики, технические описания и др.) Это также документация, связанная с геодезией, картографией, гидрометеослужбой.
• 3. Фотокино–видеодокументирование

3/15/21

• 4.Документы на машинных носителях
• Электронное документирование . С помощью специальных материальных носителей, на которых данные фиксируются специальными условными обозначениями, создаются документы с информацией в форме, понятной только машине. Чтобы человек мог прочесть информацию, обработанную машиной, ее нужно преобразовать в вид, пригодный для визуального восприятия. Документ на машинном носителе – документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной .

3/15/21

МАТЕРИАЛЬНЫЕ НОСИТЕЛИ ИНФОРМАЦИИ

• бумажные носители (носители информации на бумаге несветочувствительные, носители для репрографических процессов – термобумага, диазобумага, фотопленка, калька и т.д.);
• микроносители визуальной информации;
• звуконосители;
• видеоносители;
• магнитные носители;
• перфоносители магнитные для записи кодированной информации и др.
• Документы на новейших носителях информации относятся к классу технически-кодированных, содержащих запись, доступную для воспроизведения только с помощью технических средств, в том числе звуковоспроизводящей, проекционной аппаратуры или компьютера.
• Документы на новейших носителях информации делят на:
• документы на магнитных носителях (магнитные карты, ленты, дискеты и жесткие диски, видеодиски);
• документы на оптических носителях информации (оптические документы) – микрографические документы (микрофильмы, микродиски, микрокарты) и оптические диски, информация, с которых считывается с помощью лазерного луча (CD–ROM, аудиокомпакт-диски, видеодиски, магнитооптические диски);
• документы на голографических носителях информации (голограммы).
•  

3/15/21

Системы документации

• Любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня, он входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента.
• Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения,вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
• Как буквы одного языка составляют алфавит, так и отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации систем документации, видов и разновидностей документов. При необходимости используется эмпирически сложившееся разделение документов на системы документации.

3/15/21

• Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и документы личного происхождения .
• К последним относятся документы, созданные человеком вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей. Это самая немногочисленная с точки зрения видов и разновидностей система документации, она включает личную переписку, воспоминания (мемуары), дневники.
• Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и др.
• Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Управленческие документы и составляют собственно объект делопроизводства.
• Эти документы представлены комплексом систем, основными из которых являются следующие системы документации:
• организационно-правовая; плановая; распорядительная; информационно-справочная и справочно-аналитическая; отчетная; документация по обеспечению кадрами (по личному составу); финансовая (бухгалтерский учет и отчетность); документация по материально-техническому обеспечению; договорная; документация по документационному и информационному обеспечению деятельности учреждения и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения, организации или предприятия. Например, на производственном предприятии — это производственная документация, в лечебном учреждении — система медицинской документации, в вузе — система документации по высшему образованию и т. д.
• Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности. Так, документы, составляющие систему плановой документации, обеспечивают планирование деятельности учреждения и подведомственной ему системы. Документы, составляющие систему распорядительной документации, обеспечивают регулирование деятельности учреждения и ее координацию с деятельностью взаимосвязанных учреждений и лиц в постоянно меняющихся социально-экономических условиях.  

3/15/21

Рефлексия

• Возможно ли существование документа без реквизитов?

3/15/21