Информационные материалы "Коммуникационный процесс"

Коммуникационный процесс.

Общение людей осуществляется с помощью вербальных и невербальных методов. Вербальные коммуникации реализуются посредством устных (диалог, совещание, переговоры, презентации и т.п.) или письменных (приказы, распоряжения, инструкции, письма и пр.) сообщений, невербальные — осуществляются посредством языка телодвижений (осанка, жесты, поза, выражение лица и пр.) и параметров речи (интонация, тембр голоса, темп речи, громкость голоса, произношение, стиль речи и пр.).

Способы обеспечения коммуникации — это слушание, речь, чтение, письмо. По значимости слушание находится на первом месте, речь на втором. Для повышения эффективности коммуникаций важно уделять большое внимание культуре речи. Чтение играет важнейшую роль для людей, имеющих аналитический ум и владеющих техникой быстрого чтения.

Тип личности человека имеет также большое значение в процессе коммуникации. Своевременное распознавание типа личности собеседника позволяет адаптировать свои предложения и даѐт дополнительную возможность добиться успеха в переговорах.

Рис. 4.3. Элементы коммуникации

Отправитель – это лицо, собирающее информацию и передающее ее.

Сообщение – сама информация, представленная в той или иной форме.

Каналом коммуникации называют средство передачи сообщения.

Получатель – это лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

Основными этапами коммуникационного процесса являются:

1. зарождение идеи;

2. кодирование;

3. выбор канала коммуникации;

4. передача сообщения;

5. декодирование;

6. обратная связь (см. рис. ).

У отправителя изначально должна зародиться идея. Важно определить, какую мысль необходимо донести до получателя, почему и каким образом это должно быть воспринято. Идея должна быть точной и конкретной. Прежде чем ее сформулировать, менеджеру необходимо ответить на вопросы о том, какими должны быть изменения, почему они нужны, каким образом их следует осуществить. В результате тщательного всестороннего обдумывания идеи, обработки ее для получателя, появляется информация, которую необходимо представить в том или ином виде, то есть кодировать.

Кодирование – это перевод информации в слова, символы, интонацию, жесты (язык тела). Кодирование во многом зависит от того, какое средство передачи информации будет выбрано: устная речь, письменное обращение, знак, канал электронной коммуникации и т. д.

Рис. __. Этапы коммуникационного процесса

Каналы коммуникации различны: технические средства связи (телефон, телефакс, почта, электронная почта), а также служебные записки, отчеты, справочные и рекламные материалы. Если канал не соответствует идее, появившейся на начальном этапе, обмен информацией будет неэффективен.

Передача информации получателю – это доведение информации до получателя, что часто ошибочно принимают за весь процесс коммуникации. Получатель (например, исполнитель или начальник) должен увидеть, услышать и понять то, что ему сообщают. В организации этот процесс обеспечивается секретарями, посыльными или электронными средствами.

Декодирование – это перевод символов отправителя в мысли получателя. Чем точнее символы выбраны, тем точнее они будут декодированы. Руководитель должен находить такие способы выражения своих мыслей, которые соответствуют уровню восприятия подчиненного.

После получения сообщения у получателя возникает реакция, которая характеризует то, как было понято сообщение. Получатель производит действие, которое также должно быть декодировано, но уже самим отправителем. Возникает обратная связь, которая позволяет контролировать и корректировать процесс передачи информации.

Плохая обратная связь или ее отсутствие может привести к искажению информации, ошибочным действиям.