Іс қағаздарының түрлері және оларды топтастыру

ІС ҚАҒАЗДАРЫНЫҢ ТҮРЛЕРІ ЖӘНЕ

ОЛАРДЫ ТОПТАСТЫРУ

Ісқағаздарының түрлері өте көп, олардың негізгі түрлерін мақсаты мен мазмұнына, жасалған орнына, жасалу сатысына, қызметіне, формасына т.б. ерекшеліктеріне қарап топтастыруға болады.

Ісқағаздары мазмұны мен қызметіне қарай үш топқа бөлінеді:

1. Жеке адам өміріне қатысты құжаттар;

2. Азаматтық қарым-қатынасты реттейтін құжаттар;

3. Басқару, ұйымдастыру қызметіне қатысты құжаттар.

Формасына қарай:

• Типтік;

• Трафареттік;

• Еркін мәтінді болып бөлінеді.

1. Типтік іс қағаздары деп – қалыптасқан мәтін-үлгі бойынша жазылатын іс қағаздарын айтамыз. Мысалы: арыз, өтініш т.б.

2. Трафареттік іс қағаздары деп – мәтіннің белгілі бір бөлігі алдын ала баспаханалық әдіспен басылып дайындалған құжаттарды айтамыз. Мәтіннің алдын ала дайындалған бөлігінде өзгермейтін ақпарат жазылады. Мысалы: студенттің белгілі бір оқу орнында оқитынын растайтын студенттік билет, анықтама т.б. Мұнда студенттің аты-жөні, тегі, оқитын бөлімі мен курсы жазылатын арнайы орын қалдырылып, қалған бөлігі баспаханалық әдіспен басылып, алдын ала дайындалады.

3. Еркін мәтінді іс қағаздарына қалыптасқан үлгі бойынша жазылмайтын құжаттар жатады. Мысалы: пікір. Еркін мәтінді іс қағаздарын безендендіруде де жалпы қағаздарына қойылатын талаптар сақталады.

Қолданылу орнына қарай:

• Мекемеішілік;

• Мекемеаралық;

• Мемлекеттік;

• Халықаралық болып бөлінеді.

Шығу, жасалу сатысына қарай:

• түпнұсқалық;

• көшірмелік болып бөлінеді.

Түпнұсқалық іс қағаздарына кез келген құжаттың бірінші рет жасалған нұсқасы (оригинал) жатады.

Ал көшірмелік іс қағаздарына түпнұсқаның мәтіні сол күйінде, өзгеріссіз сақталып алынған толық нұсқасы немесе белгілі бір бөлігі жатады. Мысалы: көшірмелік іс қағаздарына кез келген құжаттың көшірмесін (диплом көшірмесі, бұйрықтың көшірмесі т.б.), үзіндісін (хаттамадан үзінді, бұйрықтан үзінді т.б.), дубликатын жатқызуға болады.

Үзінді – құжаттың қажетті бөлігінің мәтіні өзгертілмей жазылған, қолға берілетін нұсқасы.

Дубликат – құжат жоғалған кезде берілетін құжаттың түпнұсқасымен күші бірдей көшірмесі.

Кез келген мекеме тек өзінде жасалған құжаттың ғана көшірмесін беруге құқы бар. Құжат көшірмелерінің көшірме екендігі расталып, қол қойылып, мөр басылғанда ғана заңды күші бар.