Использование ИКТ для оптимизации управленческой деятельности

Использование ИКТ для оптимизации управленческой деятельности

Кутузова С.Б. – преподаватель математики и информатики МОУ «Школа № 69 г. Донецка», специалист высшей квалификационной категории

Аннотация

Совершенствование управленческой деятельности в образовательном учреждении, в связи с возрастающими требованиями к качеству образования и постоянно увеличивающегося объёма управленческой информации, возможно при условии широкого применения информационных технологий, которые представляет собой совокупность ресурсов и процессов, предназначенных для решения управленческих задач.

Ключевые слова: информационная компетентность, учебно-образовательный процесс, информация, информационное общество, информационно-коммуникационные технологии, автоматизированные информационно-аналитические системы.

Деятельность руководителей любой системы, в том числе и образования, требует от них решения поставленных временем задач, постоянного анализа текущего состояния дел. Следовательно, вся управленческая деятельность связана с информацией, информационными процессами.

Одно из основополагающих условий оптимального управления образовательного учреждения – организация информационного обеспечения учебно-воспитательного процесса.

В настоящее время информационные ресурсы составляют основу функционирования любой педагогической системы. Информация приобретает первоочередное значение, так как без качественного информационного обеспечения, налаженной инфраструктуры связей невозможно получить оптимизированное по набору параметров управленческое решение. Создание целостной системы информации внутри образовательного учреждения позволит улучшить качество прогнозирования и планирование в учебном заведении.

Эффективность управленческой деятельности напрямую зависит от чёткого понимания возможностей информационных технологий руководителями образовательных учреждений по сбору, накоплению, регистрации, передаче, обработке и принятия решений.

Перед руководителями образовательного учреждения возникает проблема: воспользоваться готовой программой для преобразования информационного обеспечения своего учреждения или разработать такую программу самостоятельно.

К положительным моментам первого подхода необходимо отнести отсутствие изучения каких-либо оболочек, офисных приложений, языков программирования, адаптации программы с операционной системой. Достоинством является возможность применения приобретённой программы даже в случае сравнительно невысокого уровня подготовки преподавателей в области информатики. Другим преимуществом является использование таких программ в различных областях: организации документационного обеспечения управления, подготовке текстовых документов, обработке финансово-экономической информации, работе с организованными массивами информации (базами данных), а также возможность распределённой обработки данных в рамках локальных и глобальных информационно-вычислительных сетей.

Однако при использовании покупных программ могут встретиться и трудности. Например, прежде чем приступить к практической работе, часто необходимо изучить десятки страниц по использованию приобретённой программы, на что нужно выкроить драгоценное время руководителей учебного учреждения. К тому же такие инструкции, как правило, написаны достаточно специфическим языком, насыщены многими незнакомыми для преподавателей терминами. Поэтому реальное количество времени, необходимое для изучения такой программы «с нуля» может составить десятки часов.

Приобретённые программы, как правило, отличаются определённой консервативностью. Если в ходе эксплуатации такой программы возникает необходимость радикально изменить интерфейс её отдельных разделов, ввести дополнительные элементы мультимедиа и т.д., то самостоятельно это сделать затруднительно и необходимо обращаться к разработчику, что требует дополнительных финансовых затрат.

Стандартное программное обеспечение MS Windows, а именно интегрированный офисный пакет MS Office, включающий в себя табличный процессор MS Excel, систему управления базами данных MS Access, текстовый процессор MS Word, программный продукт для создания презентаций Power Point, позволяет администрации образовательного учреждения без дополнительных финансовых затрат обновить информационное обеспечение. Использование данного программного обеспечения позволяет повысить эффективность всей управленческой деятельности.

Перед руководителями учебных учреждений для оптимизации учебно-воспитательного процесса стоит задача быстро освоить и свободно использовать традиционные программные средства для решения задач документационного обеспечения и информационного обслуживания управленческой деятельности. Использовать компьютерные технологии не только для подготовки текстовых документов, но и выполнения мониторинговых исследований качества образовательного процесса, осуществления статистической обработки результатов обучения, создания базы данных. Эти результаты можно обобщать по различным основаниям, осуществлять анализ динамики успешности учителя и ученика, использовать табличный процессор для диагностических срезов как инструмента измерения качества знаний учащихся.

Результаты учебных достижений, полученные на основе использования возможностей современных информационных технологий, в комплексе с традиционными методами оценки дадут более полную информацию о результатах образовательного процесса. Следовательно, оптимизировать управленческую деятельность учебного заведения в связи с возрастающими сегодня требованиями к качеству образования и в условиях постоянно увеличивающегося объёма информации может информационное обеспечение её руководителей.

Одними из основных пользователей информационных технологий в школе является администрация образовательного учреждения. Современные информационные ресурсы помогают по-новому выстраивать руководителям свою профессиональную деятельность. Руководство образовательным учреждением должно осознать необходимость формирования набора профессиональных компетенций, которые нужны для эффективной работы в новых условиях. Учение и обучение в условиях избытка информации, ориентация на формирование способности самостоятельно учиться и «добывать» знания требуют существенного пополнения традиционного методического багажа. Среди новых способностей можно выделить те, которые опираются на использование информационных технологий:

- активное использование локальной и компьютерной сети (доступ к сетевым ресурсам, в том числе учебным материалам, размещение своих работ и т.д.);

- разработка (компоновка) специфических наборов электронных учебных материалов для конкретных нужд учащихся;

- развитие и поддержка эффективного многоуровневого взаимодействия участников образовательного процесса.

Сегодня существует объективная потребность в специальных компьютерных программах для администрации школ, которые взяли бы на себя львиную долю механической рутинной работы по обработке, выработки управленческих решений. Учебные учреждения нуждаются в автоматизации управления:

- замене рутинной, ручной работы по сбору, хранению и обработке информации, что приведёт к экономии времени;

- создание долгосрочных, систематизированных банков данных об учебном процессе;

- значительном повышении эффективности при обработке больших объёмов информации;

- представлении информации в удобно оформленном виде (таблицы, диаграммы, графики и т.д.);

- возможности хранения в структурированном виде больших и информационных массивов.

- быстром осуществлении поиска необходимых данных.

Одной из таких программ, которая поможет оптимизировать работу администрации школы является информационный интегрированный продукт для средней школы, созданный на основе Интернет/Интранет технологий «КМ-Школа», который объединяет уникальный образовательный мультимедийный контент, удобные и эффективные средства для автоматизации управления школой.

«КМ-Школа» позволяет провести комплексную автоматизацию деятельности школы и обеспечивает эффективное сетевое взаимодействие всех участников образовательного процесса.

Так, например, автоматизированное рабочее место «Директор» позволит осуществить быстрое получение нужной информации, планирование, анализ и сопоставление данных, составление отчётов, статистическую отчётность. На уровне запросов в данной программной среде можно получить информацию:

- любую выборку (списки) сотрудников по любой комбинации атрибутов личных дел сотрудников;

- штатное расписание;

- выборку – списки учеников по любой комбинации атрибутов личных дел обучающихся;

- личные достижения учащихся;

- приказы, обеспечивающие деятельность образовательного учреждения;

- списки классов;

- тарификацию;

- результаты учебного процесса (успеваемость, диагностика успеваемости);

- отчёты;

- базу данных по ГИА и т.д.

Одну из ключевых ролей, в образовательном учреждении играет заместитель директора по учебной работе. В программе «КМ-школа» для работы заместителя директора по учебной работе предназначена автоматизированная информационно-аналитическая система управления образовательным учреждением АИАС «АРМ Завуча».

Такие затратные по времени, рутинные виды работ как составление расписания занятий, подготовка отчетности и т.п., выполняются с помощью функциональных программных модулей «КМ-Школы» легко и быстро.

Существенно меняется работа с информацией: поиск, отбор, обработка данных об учебном процессе, личных делах сотрудников, информации об учениках осуществляется быстро и удобно, буквально «в несколько кликов» с помощью Рабочего места Завуча в «КМ-Школе» заместитель директора образовательного учреждения по учебной работе может:

- формировать структуру школы (создавать и наполнять классы, назначать классных руководителей, определять профиль классов, удалять классы);

- вести личные дела учащихся;

- формировать расписание школьных занятий;

- определять состав школьных предметов и экзаменов;

- равномерно распределять учебную нагрузку преподавателей;

- просматривать данные классных журналов;

- составлять отчеты;- вести методическую работу

На Рабочем месте Завуча имеются следующие закладки:

- «Предметы»;

- «Расписание»;

- «Учебные помещения»;

- «Нагрузка»;

- «Замены»;

- «Факультативы»;

- «Методическая работа»»

- «Журналы»;

- «Отчёты»;

- «Учащиеся».

Система «КМ-Школа» позволяет импортировать данные об учащихся из имеющихся документов. Можно импортировать данные из файлов с расширениями .txt и .doc.

Для успешного управления учебным заведением руководству образовательного учреждения в условиях информационного общества и модернизации школьного образования важно знать и учитывать в профессиональной деятельности такие проблемы, как:

- особенности информационного общества;

- преимущества информационного общества;

- виды автоматизированных информационно-аналитических систем управления образовательным учреждением.

Для успешного использования программного продукта
«КМ-Школа» необходимо:

- наличие оптимального количества компьютеров, связанных локальной сетью (в обеспечении этого условия школы достаточно эффективно работают);

- выход в скоростной Интернет;

- обучающие программы различного назначения, в избыточном количестве;

- наличие по всем видам управленческой деятельности административных программ, совместимых по форматам данных и обеспечивающих систему образования необходимым информационно-статистическим ресурсом;

- обучение всех участников учебного процесса использованию вышеназванных программно-аппаратных комплексов.

Администрации школы необходимо формировать собственную информационную культуру и организовать условия для формирования информационной компетентности всего педагогического коллектива образовательного учреждения.

Чрезвычайно важно учитывать информационную потребность педагогических работников, создавать информационный сервис для удовлетворения собственных информационных потребностей и потребностей педагогического коллектива. Подготовить себя и педагогический коллектив к реализации безбумажного документооборота образовательного учреждения.

Без сомнения, информационные технологии, автоматизированные информационно-аналитические системы, помогут руководству учебными заведениями оперативно и эффективно принимать управленческие решения, грамотно осуществлять анализ и планирование работы педагогического коллектива, без затруднений подготовить основные документы в процессе самоанализа при аттестации учебного заведения.

Литература

1. Гаврилова О.Т. Локальные нормативные акты школы по организации методической работы /О.Т.Гаврилова, Т.П. Лебедева, Т.Г. Савенкова // Практика административной работы в школе., 2012.

2. Маскин В.В. Управленческая деятельность завуча школы в условиях – М.: Аркти, 2005.

3. Моисеев А.М. Основы стратегического управления школой – М.: Центр пед. образования, 2015