Классификация документов

Тема 2.Классификация документов и документной информации

ДОУ

15/03/21

Классификация документов - деление документов на класс ы по наиболее общим признакам сходства и различия .

• Существуют различные системы документирования.
• Системы документирования:
• административная;
• статистическая;
• коммерческая и др.

15/03/21

Документ , который создан в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации.

• Важнейшим признаком для классификации документов является его содержание. Служебные документы могут подразделяться:
• по административным вопросам;
• материально-техническому снабжению;
• планированию;
• оперативной деятельности;
• бухгалтерскому учету;
• подготовке и расстановке кадров;
• финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.
• Все документы, обращающиеся на предприятии, могут классифицироваться по различным признакам.

15/03/21

Классификация

• По наименованию . Существует множество разновидностей документов классифицированных по этому признаку. Приведем лишь некоторые: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.
• По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фотофоно-кинодокументы .

15/03/21

• По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные . Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных документах освещается несколько вопросов.
• По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом . Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально».
• По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные . Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

15/03/21

• По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные . Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».
• По происхождению документы классифицируют на служебные , подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).
• По срокам хранения документы делятся на документы временного и постоянного срока хранения . Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

15/03/21

• По степени обязательности документы бывают информационные , содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.
• По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы . Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

15/03/21

• Типовыми являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер. Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, т.к. экономят время на подготовку.

15/03/21

Административная система документирования по видам документов делится на:

• 1. Организационно-распорядительную (ОРД) -
• 1.1. Положения
• 1.2. Уставы
• 1.3. Инструкции
• 1.4. Приказы
• 1.5. Решения
• 1.6. Протоколы

• 2. Справочно-информационную -
• 2.1. Письма
• 2.2. Телеграммы
• 2.3. Телефонограммы
• 2.4. Докладные записки
• 2.5. Справки
• 2.6. Акты

3. По личному составу -

3.1. Приказы

3.2. Личные дела

3.3. Заявления

3.4. Трудовые книжки

3.5. Характеристики

3.6.Договоры и др.

15/03/21

Цель классификации документов:

• 1. Повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей путем разграничения функций структурных подразделений и обязанностей исполнителей, четкого распределения информации.
• 2. Экономия труда за счет использования информационно-справочного аппарата (предметно-тематического каталога).

15/03/21

Значение классификации документов:

• обеспечение их быстрого поиска в текущем делопроизводстве;
• повышение оперативности работы с ними.
• Первой ступенью классификации является группировка исполненных документов в дела (дело - совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенные в твердую обложку, оформленную соответствующим образом). Она является основой правильного формирования дел.

15/03/21

Для классификации документов в пределах одного учреждения составляют классификационные схемы - классификаторы. Они бывают двух типов: структурные и производственно-отраслевые.

В классификаторе структурного типа документацию делят на части в соответствии со структурными подразделениями. Рубриками являются названия структурных подразделений, а статьями - названия видов документов.

Если в организации нет четкого деления на структурные подразделения, то наиболее удобным является классификатор производственно-отраслевого типа.

15/03/21

Классификаторы составляют на основе положения об учреждении и его структурных подразделениях, а также должностных инструкций.

При составлении классификатора могут быть использованы номенклатуры дел, перечни документов с указанием сроков хранения, описи дел постоянного и временного хранения.

Пользуясь классификатором, можно установить, какие документы создаются в учреждении для осуществления его функций.

Классификация необходима также для проведения работ по унификации документов.

15/03/21

Государственная система документационного обеспечения управления .

Наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления является изданная в 1990 г.  Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в СССР в 1973г. и сыгравшей важную роль в оптимизации документационных процессов в отечественной экономике.

ГСДОУ - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и общественных организациях.

Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки  и анализа информации.

Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельности, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами, организации службы документационного обеспечения управления.

15/03/21

В соответствии с системой ДОУ и Типовой инструкцией по делопроизводству министерства и организации разрабатывают аналогичные документы с учетом специфики отрасли и конкретной организации.

Перечень действующих Общегосударственных классификаторов Республики Беларусь

Общегосударственный классификатор Республики Беларусь ОКРБ 005-2006 Виды экономической деятельности (ОКЭД)

Общегосударственный классификатор Республики Беларусь ОКРБ 006-2009 Профессии рабочих и должности служащих (ОКПД)

Общегосударственный классификатор Республики Беларусь ОКРБ 007-2007 Промышленная и сельскохозяйственная продукция (ОКП)

Общегосударственный классификатор Республики Беларусь ОКРБ 010-95 Унифицированные документы (ОКУД)

Общегосударственный классификатор Республики Беларусь ОКРБ 015-2003 Услуги населению (ОКУН)

Общегосударственный классификатор Республики Беларусь ОКРБ 018-2003 Юридические лица и индивидуальные предприниматели (ОКЮЛП)

и многие другие(всего 21). Аналогичные имеются и в РФ.

15/03/21