Классификация документов

Классификация документов.

Принципы

составления и оформления

документов.

ИСТОРИЯ ВОПРОСА

ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ

научная дисциплина, занимающаяся классификацией документов, разрабатывающая способы и принципы создания и организации документооборота, построения систем документирования, изучающая необходимость образования документов

ОСНОВНЫЕ ТЕРМИНЫ

Документ (от лат. «документум» - свидетельство) - это материальный носитель данных с записанной на нем информацией, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве. Документы могут содержать изображения, тексты, звуки и другую информацию.

Документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном в Университете порядке.

Информация — сведения об объектах и явлениях окружающей среды, их параметрах, свойствах и состоянии, которые воспринимают информацион­ные системы (живые организмы, управляющие машины и др.) в процессе жизнедеятельности и работы.

ПРЕДМЕТНОЕ ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ

Считается, что предметная письменность появилась тогда, когда человек столкнулся с вопросом хранения информации. Мифы и легенды, традиции и ритуалы, правила чести и различные табу передавались из поколения в поколение устно, вследствие чего часть из них неизбежно терялась или трансформировалась со временем практически до неузнаваемости.

Для составления посланий и сообщений использовались ветки, камни, различные предметы, растения, животные и т.д.

УЗЕЛКОВОЕ ПИСЬМО

Узелковое письмо – уникальное явление в человеческой культуре. Являясь одним из самых ярких видов предписьма, оно было достаточно объемным и сложным. Составлять узелковые послания и тем более читать их могли лишь избранные – так древние знания оберегались от чужеземцев или недоброжелателей.

  В зачаточном виде узелковое письмо присутствовало у многих народов мира. Но достигло своего совершенства оно во времена инкской цивилизации. Кроме того, в довольно широких масштабах узелковая письменность использовалась в Китае эпохи Шан, а также древними славянами. Кстати, память об этом присутствует и в современном языке – довольно часто в разговоре можно услышать нечто вроде «связал мысль», «завязка сюжета» или «узел проблем».

  Возникновение узелкового письма связывают с изобретением нити, которое датируется приблизительно на V тысячелетие до н.э. Вначале письмена, созданные с помощью различным образом завязанных узелков, носили скорее ритуальный и в некоторых случаях счетный характер. Так, славянские воины перед походом «навязывали» оружие, вследствие чего их не брали вражеские мечи и стрелы. Археологам известны и такие предметы, как обереги – наузы – которые одевались под платье невесты или носили на шее «на счастье».  

Но по большому счету узелковое письмо все-таки было предназначено для передачи определенной информации. С помощью такого послания человек мог рассказать практически обо всем, начиная от количества воинов в дружине князя и заканчивая описаниями какой-либо местности или периода.

В Лувре хранятся самые древние конверты, которые удалось найти археологам при раскопках в Сирии. Буквы наносились клинописью на таблички, затем получившиеся письмена обжигали, после обмазывали слоем глины, писали «адрес» и повторно обжигали. Чтобы прочитать такое послание, адресат должен был разбить глиняный конверт.        

В античные времена обходились вовсе без конвертов. Послания писались на восковых табличках, их складывали попарно лицом друг к другу и перевязывали шнурком, на котором ставили печать. Греки для печати делали смесь из глины и воска, а римляне обходились одним только воском. На содержание письма указывал цвет печати: свадебные приглашения обозначались белым цветом, а трагические сообщения – черным. На Руси использовали берестяные грамоты и отправляли их гонцами, «адрес» писали все на той же бересте и привязывали к посланию ниткой.         

Рисуночное или пиктографическое письмо

Хеттская письменность

Финикийский алфавит

Выдержка из Генерального Регламента Петра I

Классификация документов – это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Целью классификации является повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей.

Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению" составляет систему документации

Свойства и признаки документов

ОРИГИНАЛЬНОСТЬ

КОПИЙНОСТЬ

ПОДЛИННОСТЬ

Слово "оригинал" происходит от латинского слова "originalis« - первоначальный, самобытный. Признаком оригинала является его уникальность.

Нередки "умноженные оригиналы", т.е. оригиналы, составляемые в нескольких экземплярах

Подлинный документ: документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Копия документа - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридическую силу.

Само понятие копия (лат. сopia - множество) связано с размножением оригинала любого вида.

Способы документирования

Текстовое

Информация зафиксированная любым способом письма

Технические документальные материалы ведут записи процессов труда, средств производства (чертежи, рисунки, расчеты, графики, технические описания)

Фотокино-видео документирование

НОСИТЕЛИ ИНФОРМАЦИИ

ВИДЕОНОСИТЕЛИ

ЗВУКОНОСИТЕЛИ

БУМАЖНЫЕ

ПЕРФОРИРОВАННЫЕ НОСИТЕЛИ

МАГНИТНЫЕ НОСИТЕЛИ

ОПТИЧЕСКИЕ НОСИТЕЛИ

издание — непериодическое издание — книга. Дихотомия — последовательное деление документов одного класса на два противоположных вида, подвида, разновидности и т.д. Например: опубликованный и неопубликованный документ, периодический и непериодический документ и т.п. " width="640"

Документы и их классификация .

Иерархия — расположение документов в порядке от высшего к низшему. Соответственно иерархическое расположение документов выглядит следующим образом:

документ — издание — непериодическое издание — книга.

Дихотомия — последовательное деление документов одного класса на два противоположных вида, подвида, разновидности и т.д. Например: опубликованный и неопубликованный документ, периодический и непериодический документ и т.п.

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

По наименованию приказы, и инструкции, и справки, и протоколы

По способу фиксации информации

По содержанию (организационные, распорядительные, финансовые

По видам (типовые, примерные, индивидуальные )

По степени сложности (простые и сложные)

По месту составления (внутренние и внешние)

По происхождению (служебные, официальные, личные)

По срокам исполнения (срочные и не срочные)

По степени гласности (секретные, обычные)

По юридической силе ( подлинные и подложные)

По срокам хранения ( постоянного и временного)

По назначению ( подлинники и копии)

ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТОВ

Правила оформления документов.

В Университете

установлен единый

порядок подготовки и оформления документов

Документ должен иметь поля:

20 мм – левое

10 мм – правое

20 мм – верхнее

20 мм – нижнее

Текст печатают через одинарный (1,0) межстрочный интервал,

без переносов, название шрифта «Times New Roman»,

кегль № 14, расстановка текста по ширине,

абзац устанавливается от края на 1,25 см,

в колонтитуле указывается тема документа и через тире номенклатурный номер структурного подразделения (кегль № 8).

Если последняя страница документа состоит из нескольких строк, допускается печатать текст через меньший межстрочный интервал (например: 0,8-0,95).

При подготовке документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют по центру верхнего поля листа, название шрифта «Times New Roman» (кегль № 12).

На лицевой стороне последнего листа документа (кроме локальных нормативных актов) в левом нижнем углу располагают отметку об исполнителе документа, которая включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона, название шрифта «Times New Roman» (кегль № 10).