Функции документа

ПЛАН УРОКА

Дата: ______________

Группа: _______________

ДИСЦИПЛИНА: ОП 03 Основы делопроизводства

ПРЕПОДАВАТЕЛЬ: Керимова Д.Н.

Тема: Функции документа

Тип урока: комбинированный урок

Цели урока:

Восприятие и первичное осознание нового учебного материала, осмысливание связей и отношений в объектах изучения.

• обучающая: - изучение и усвоение теоретического материала по теме;

• развивающая: развивать творческую активность обучающихся; формирование мыслительных умений; расширение кругозора и обогащение словарного запаса;

• воспитательная: формирование желания вносить элемент творчества в образовательный процесс; повышение интереса к выбранной профессии.

Рассматриваемые компетенции:

(ОК 1, ОК 3, ОК 4)

Ход урока

1. Организационный момент:

- Приветствие.

- Отметка отсутствующих в классном журнале.

- Сообщение темы и целей урока.

2. Изложение нового материала:

Для понимания эволюции документа важно изучать вопрос о его функциях. Функция документа есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта функция автором или нет.

Любой документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре и экономической системе.

Автор документа, фиксируя информацию не всегда программирует какую-либо функцию.

Документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение. Выделяются функции общие и специальные.

Общие - это информационная, социальная, коммуникативная, культурная;
специальные - управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета.

Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа - необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.

Информацию, содержащуюся в документах можно подразделить на:

1. ретроспективную (относящуюся к прошлому);

2. оперативную (текущую);

3. перспективную (относящуюся к будущему).

Социальная функция тоже присуща многим документам, т.к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.

Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться.

Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:

1. документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.);

2. документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.).

Культурная функция - способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.). Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.

Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время. В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.). Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.

Функция исторического источника изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая - документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая - документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.

Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета - статистический, бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной, документации.

Перечисленные функции можно подразделить на функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, учета) и функции постоянно действующие (информационная, социальная, исторического источника). Например, аттестат зрелости содержит информационную, культурную, социальную, правовую и функцию исторического источника.

Закрепление изученного материала:

1. Выделяют следующие функции документов

1. общие

2. специальные

3. основные

4. функциональные

2. Общие функции документов это –

1. информационная

2. социальная

3. правовая

4. историческая

3. Общие функции документов это –

1. культурная

2. управленческая

3. правовая

4. историческая

4. Специальные функции документов это –

1. информационная

2. управленческая

3. социальная

4. культурная

5. Специальные функции документов это –

1. правовая

2. функция учета

3. управленческая

4. культурная

6. Информационная функция

1. присуща всем документам

2. документ является хранителем информаци

3. создан для целей управления

4. источник исторических сведений о развитии общества

7. Коммуникативная функция

1. является средством информационной связи между организациями

2. создан для целей управления

3. хранит исторические сведения о развитии общества

4. передает уровень научного и технического развития общества в одном направлении

8. Культурная функция

1. закрепляет и передает культурные традиции в обществе

2. дает количественную характеристику информации

3. документ является хранителем информаци

4. закрепляет и изменяет правовые нормы и правоотношения в обществе

9. Социальная функция

1. связана с определенной социальной потребностью общества и граждан

2. является хранителем информаци

3. передает информация во времени и пространстве

4. создан для целей управления

10. Правовая функция

1. закрепляет и изменяет правовые нормы и правоотношения в обществе

2. дает количественную характеристику информации

3. связана с определенной социальной потребностью общества и граждан

4. закрепляет и передает культурные традиции в обществе

11. Историческая функция

1. источник исторических сведений о развитии общества

2. закрепляет и изменяет правовые нормы и правоотношения в обществе

3. дает количественную характеристику информации

4. связана с определенной социальной потребностью общества и граждан

12. Функция учета

1. дает количественную характеристику информации

2. передает информацию во времени и пространстве

3. связана с определенной социальной потребностью общества и граждан

4. закрепляет и передает культурные традиции в обществе

13. Управленческая функция

1. создана для целей управления

2. дает количественную характеристику информации

3. связана с определенной социальной потребностью общества и граждан

4. закрепляет и передает культурные традиции в обществе