Методические рекомендации студентам по составлению делового письма

государственное автономное учреждение

Калининградской области

профессиональная образовательная организация

«Колледж сервиса и туризма»

Методические рекомендации студентам по составлению делового письма

2017

Рассмотрено

на заседании ПЦК общих гуманитарных и социальных дисциплин

председатель ПЦК общих гуманитарных и социальных дисциплин

Невинская Н.Н.

Одобрено

методическим советом ГАУ КО ПОО КСТ

методист УЧ

Есина Н.В.

Утверждаю

заместитель директора по УР ГАУ КО ПОО КСТ

Мясникова Н.Н.

Составитель: преподаватель английского языка Папахчян М.В.

Пояснительная записка

Данная методическая разработка по дисциплине «Иностранный язык (английский)» разработана для студентов специальности 43.02.11 «Гостиничный сервис» с учетом специфики направления.

Пособие представляет собой сборник основных правил для написания делового письма на английском языке, а также упражнений для развития и закрепления навыков письма . Основная цель данного сборника - это развитие у студентов умения составлять официальные письма, расширять свой лексический запас, совершенствовать лексико-грамматические навыки, полученные на уроках иностранного языка.

Данная методическая разработка может быть использована как для аудиторной работы со студентами, так и для самостоятельной работы студентов.

Содержание

Рекомендации студентам по составлению делового письма 5

Основные лексические и грамматические правила для написания письма 5

Части делового письма 7

Основной текст письма 9 Упражнения для подготовки к написанию делового письма 11

Ключи к заданиям 16

Полезные фразы и лексика 18

Литература 23

Рекомендации студентам по составлению делового письма

Специфика языка деловой сферы общения заключается в том, что она представляет собой также и определенный метаязык данной области предметной деятельности и области знания,  раскрывающий универсальное и специфичное в предпринимательской сфере англоязычного языкового континуума, поэтому правильно построенные структуры делового общения должны рассматриваться не только как показатель освоения данного раздела, но и как важный компонент языковой способности вторичной языковой личности, один из приоритетных компонентов учебной деятельности в системе подготовки будущего специалиста. Деловое общение в письменной форме представляет собой особый тип письменной речи, как элемент национальной культуры, включающий в себя не только специфические элементы, но и элементы универсальные, характеризующие коммуникативную модель в целом.

Эффективное деловое письмо на английском языке обычно имеет определенный формат и язык. При написании письменного сообщения необходимо составить план, четко разграничивать абзацы письма, использовать изучаемую лексику, грамматические структуры, временные формы глагола, соответствующие ситуации. В начале и конце письма использовать обращения и завершающие фразы, принятые в национальной культуре.

Для грамотного оформления деловых клише на письме, следует обратить внимания на варианты английского и русского языка. Таблица демонстрирует примеры деловых клише, используемых при составлении деловых писем.

Основные лексические и грамматические правила для написания письма

Любое деловое письмо на английском начинается с фразы подобной

Dear MrBrown

Dear John

- в конце фразы нет восклицательного знака. Можно использовать запятую или опустить знак препинания вообще. В том или другом случае подобный стиль следует соблюдать и в окончании письма.

- заменители типа ‘Hi, John!’ возможны при длительной неформальной переписке с коллегой. Подождите, пока он использует такое начало первым.

Типичные ошибки:

Hi, MrBrown!

Hi, Mr Brown,

Dear John Brown

Вместо Mr можно использовать другие обращения в зависимости от ситуации.

Обращения при формальной переписке

Деловые письма пишутся по установленной форме, часто на бланках.

Части делового письма

Деловое письмо делят на следующие части:

1. в правом верхнем углу обычно ставится штамп компании с ее адресом (1-я строка – название фирмы, 2-я строка – адрес фирмы: номер дома, название улицы, город, почтовый индекс, страна) или ваш адрес, если вы пишете на имя компании;

2. под штампом дата письма;

3. в левой части наименование и адрес получателя письма;

4. тема письма ( для того, чтобы сразу стало понятно, о чем данное письмо и кому  и в какой отдел его нужно переслать);

5. вступительное обращение;

6. основной текст письма;

7. заключительная формула вежливости;

8.  подпись;

9. указание на приложение.

Вступительное обращение пишется следующим образом:

1. если вы не знаете фамилию человека или людей, к которым вы обращаетесь, письмо обычно начинается со слов Dear Sir, Dear Sirs или Gentlemen.

2. Если вы пишите женщине и не знаете ее фамилию, обычным является обращение Dear Madam.

3. Если вы знаете фамилию адресата, обычным обращением к мужчине является

Dear Mr. Smith, к женщине Dear Miss Smith (незамужней женщине), Dear Mrs. Smith (замужней женщине), Dear Ms. Smith (если вы не знаете, замужем она или нет. Эта форма приобретает все более широкое распространение).

В деловом письме в обращении НЕЛЬЗЯ писать ИМЯ после слов Mr., Mrs, Ms.

Заключительная часть письма – подпись – зависит от обращения. Если вы начали письмо с обращения Dear Sir, Dear Sirs Dear Madam или Gentlemen, в конце письма перед подписью вы должны поставить слова  Yours faithfully.

Если вы начали письмо с обращения Dear Mr. Smith, Dear Miss Smith, Dear Mrs. Smith, Dear Ms. Smith обычным окончанием будут слова Yours sincerely.

Язык написания делового письма отличается от стиля личного письма. В деловых письмах язык более официален и строг; не принято употребление сокращенных глагольных форм, в то время как конструкции со страдательным залогом используются гораздо чаще для деловой переписки характерно употребление стандартных выражений, используемых для подтверждения получения деловых писем, для выражения просьбы, при сообщении о посылке каталогов или документов, при ссылке на документы и т.д. эти стандартные выражения необходимо выучить.

Основной текст письма

1. Письмо-запрос, жалоба и т.п.

В начале делового письма указывается причина написания данного письма. Обычным началом могут служить выражения I am writing in connection with…

I am writing to enquire about… Если вы пишете очередное письмо по одному и тому же вопросу, то началом могут являться выражения Further to…

With reference to…

1. Письмо-ответ

Обычным началом является

Thank you for your letter of 12 January ( Обратите внимание на предлог of), In reply/ answer/ response to your letter of 12 January…

В сообщениях об исполнении просьбы употребляются следующие выражения:

In accordance with your request…, According to your request…, As requested (by you/ in your letter).

При извещении о посылке документов, каталогов и т.п. обычно используются следующие выражения: We are pleased/ glad to send you…, We enclose…, We send enclosed…

Деловое письмо обычно делится на абзацы. Деление подчеркивается словами:

First of all, Firstly, Secondly, Finally

Не забывайте о словах, связывающих отдельные части предложений, и вводных словах:

Moreover, In addition to it

So, As a result, Therefore

However, On the one hand… On the other hand, In contrast

In conclusion, To sum up, On the whole

Не забывайте о вежливых словах и выражениях:

I would be very pleased…

Will you be so kind to inform me…

I will be obliged if you could …

I would appreciate if you could…

Заключительная формула вежливости включает в себя такие выражения, как:

I look forward to hearing from you soon. If you require any further information please do not hesitate to contact us.

                                                                                                    9 Svetlaya St.

                                                                                                    Krasnogorsk 114965

                                                                                                    Russian Federation

Anne Smith

225 Phillips Boulevard

Manchester 0834184

United Kingdom

                                                                                                         4 December, 2010

Dear Miss Smith,

Further to our telephone conversation, I would like to confirm the following arrangements for your arrival.

Your group arrives on 3 January at 2.15 p.m. You will be met at the railway station by our representative. He will take you to the hotel in Moscow (the address and hotel conveniences are enclosed).

If you require any further information, please do not hesitate to contact us.

Yours sincerely, Kate Smirnova

Упражнения для подготовки к написанию делового письма.

Задaние 1

Write the dates according to the rules given above.

1st March, 1947;     15/12/1944;     3/10/1971 (USA);     27/10/1980;     6/2/1978 (UK);    

5/7/2002 (USA);     2nd April, 1994;     9/3/1942 (USA)      

Задaние 2

Match the opening of the letter on the left with its closing on the right.

Задaние 3

Match the Russian word-combinations on the left with their English equivalents on the right.

Задание 4

Phrases for personal and business letters are jumbled up. Put letter B for expressions used in business letters and letter P for personal ones.

1. I hope all is going well.

2. I will be obliged if you could

3. Thanks for your letter

4. Why don’t we …

5. I would appreciate if you could…

6. How are you?

7. Dear Uncle Pete,

8. I would be very grateful to you for …

9. I am writing to enquire about…

10. With reference to…

11. My best regards to John.

12. Further to…

Задание 5

Find odd word or expression in the following word chains.

Задание 6

Choose the proper variant.

1. We have received your letter ___________________ 2 September.

1. from          b) of         c) on

1. We are ________________ for your letter.

1. obliged          b) enclosed          c) confirmed

1. In _________________ to your letter we inform the following.

1. accordance          b) addition          c) response

1. Please find ______________________ the copy of the contract.

1. obliged          b) appreciated          c) enclosed

1. The goods were sent ______________________ with our contract.

1. in addition          b) in accordance          c) in response

1. ______________________ to your letter we would ask you to send us the light of goods wanted.

1. In accordance          b) Referring          c) On the whole

1. I am writing in ________________ with your telephone call.

1. reference          b) addition          c) connection

1. We very much ___________________ your hospitality.

1. appreciate          b) look forward          c) are kind

Задaние 7

Fill in the blanks with the proper preposition.

1. _______ reply _______ your letter _______ 13 September we are glad to inform you that the terms of the contract have been approved. 2. The contract was signed ______ 22 February. 3. According _____ your request we sent you our price list enclosed. 4. _____ reference _____ our telephone conversation we confirm the following. 5. We are obliged _____ your letter _____ 7 May. 6. _____ accordance _____ the contract the goods will be delivered _____ 25 March. 7. Further _____ our previous letter we are glad to send samples of our goods. 8 We look _____ _____ seeing you again.

Задание 8

Read and translate the words in the box. Fill in the blanks with the corresponding words. There is one extra word in the box.

Dear Miss Mint,

In 1) ________________________ to your letter of January 21, I am pleased to confirm that we are ready to accept your order and to business with your company. We 2) __________________ receipt of your order № 5478. It is being processed at the moment and will be delivered to you within a week.

We are looking 3) ________________________ to pleasant business relations with your company. If you require any further information, please do not 4) ________________________ to contact us.

Yours 5) ______________________,

Anna Black

Задание 9

There are 7 mistakes in the letter. Find the mistakes and rewrite the letter correctly.

                                                                                                     8 Oxford St.

                                                                                                     London 114965

                                                                                                     United Kingdom

                                                                                                     5th October, 2012

     Dear Miss Ann Smith,

     Thank you for the letter from the 23 September. We are glad to know that your sister has got married. Our best congratulations.

     Further to our holiday, everything is all right. We are swimming and sunbathing a lot. Yesterday we went on an excursion to the mountains. The trip was interesting and we saw a lot of beautiful places.

     We are going to return on 14 October. I hope the flight will not be tiring.

     Do not hesitate to contact us.

     Yours faithfully,

     Helen

 Задание 10

Some of the parts of the letter are omitted. Fill in the spaces with the proper variants.

Dear Mr. Barlow,

I am writing 1) _______________________ my forthcoming visit to London. My trip begins on 4 February and lasts till 15 February. 2) _________________________ our telephone conversation, I would like to add that my two colleges, Mr. Ivanov and Mr. Petrov, will accompany me. I would be 3)______________________ if you could book two single rooms for them in the same hotel I will stay in.

If you require any further information please 4) _____________________ .

5) _______________________,

Peter Limonov

Задание 11

Write the answer for this letter

From: Marina Okenglish
To: [email protected]
Sent: Tuesday, June 08, 2010 5:21 PM
Subject: Reservation Enquiry

Dear Sir or Madam,

You were recommended to me by some friends of mine so I would be interested in booking a double room at your hotel from 20 July to 2 August 2010. Could I possibly have a quiet room with a private bathroom with a shower, a fridge, a double bed, air-conditioning (and a safety box if it is available)?

I would be grateful if you could answer the following questions:
1. could you provide me with your rates per night?
2. what is your total charge for 13 nights?
3. does it include breakfast?
4. do you need a deposit or a credit card number?

If you have no vacancies, could you please inform me as soon as possible and provide me with the address of a suitable hotel in Santa Marinella area?

Yours faithfully,
Marina Okenglish

Ключи. Keys

Задание 1

1 March, 1947;     15 December, 1944;     10 March, 1971;     27 October, 1980;    

6 February, 1978;     7 May, 2002;     2 April, 1994;     9 September, 1942

Задание 2

1c,   2b,   3b,   4c,   5c,   6b,   7a,   8b,   9a

Задание 3

1m,   2k,   3n,   4l,   5i,   6e,   7a,   8b,   9g,   10f,   11d,   12h,   13c,   14j

Задание 4

1P,   2B,   3P,   4P,   5B,   6P,   7P,   8B,   9B,   10B,   11P,   12B

Задание 5

1d,   2c,   3a,   4d,   5b

Задание 6

1b,   2a,   3c,   4c,   5b,   6b,   7c,   8a

Задание 7

1 in, to, of;     2) on;     3) to;     4) With, to;      5) for, of;     6) In, with, on;     7) to; 8) forward to

Задание 8

1. response;     2) acknowledge;     3) forward;      4) hesitate;      5) sincerely

Задание 9

                                                                                                     8 Oxford St.

                                                                                                     London 114965

                                                                                                     United Kingdom

                                                                                                     5 October, 2012

     Dear Miss Smith,

     Thank you for the letter of 23 September. We are glad to know that your sister has got married. Our best congratulations.

     As for our holiday, everything is all right. We are swimming and sunbathing a lot. Yesterday we went on an excursion to the mountains. The trip was interesting and we saw a lot of beautiful places.

     We are going to return on 14 October. I hope the flight will not be tiring.

     I am looking forward to hearing from you.

    Best wishes,

     Helen

Задание 10

1. in connection with     2) Further to       3) very much obliged

4) do not hesitate to contact me      5) Yours sincerely

  We are goingto return on 14 October. I hope the flight will not be tiring.

     I am looking forward to hearing from you.

    Best wishes,

     Helen

Задание 10

1. in connection with     2) Further to       3) very much obliged

4) do not hesitate to contact me      5) Yours sincerely

ЛИТЕРАТУРА

1. Агабекян И.П. Английский для средних профессиональных заведений. –Ростов-на-Дону , 2013.

2. Бонк Н.А., Котий Г.А., Лукьянова Н.А. Учебник английского языка.- М., 1998.

3. Бонк Н.А. Английский язык для международного сотрудничества.- М.,2014.

4. Качалова К.Н., Израилевич Е.Е. Практическая грамматика английского языка. – М. 2012.

5. Шах-Назарова В.С. Практический курс английского языка. –М., 2010.

6. Электронный ресурс. Режим доступа http://. interactive-english.ru/- деловые письма на английском языке

7. Электронный ресурс. Режим доступа http://banauka.ru – менеджмент гостиниц и ресторанов.

8. Электронный ресурс. Режим доступа http://uchebnikionline.ru – гостиничный бизнес.

9. Электронный ресурс. Режим доступа http://accord-personal.ru – обучение и развитие специалистов индустрии гостеприимства

10. Электронный ресурс. Режим доступа http://izasenglish.ru/delovoj-anglijskij/- деловые письма