Мультимедийная презентация по МДК 05.01 Выполнение работ по должности Кассир к уроку на тему "Касса. Расчеты наличными средствами"

Тема 1

Касса. Расчеты наличными средствами

Нормативные документы

• Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утв. Банком России 12.10.2011 г. № 373-П).
• Федеральный закон от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно- кассовой техники при осуществлении контрольно- кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».

• Указание ЦБ РФ от 20.06.2007 г. № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя».
• Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1198 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

• Положение по применению контрольно- кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением (утв. Постановлением Совета министров - Правительства РФ от 30.07.1993 г. № 745).
• Письмо Минфина РФ от 30.08.1993 г. № 104 «Типовые правила эксплуатации контрольно- кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением».

• Постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 г. №132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций».

1. Понятие лимита кассы

Если фирма производит расчеты наличными деньгами, она должна иметь кассу. Основным документом, которым при этом нужно руководствоваться, является Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Р Ф (утв. Банком России 12.10.2011 г. № 373-П).

Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров. Контроль за соблюдением порядка ведения кассовых операций на предприятиях осуществляют банки. Они имеют право проверять все кассовые документы фирмы.

Все наличные деньги, поступающие в организацию, должны быть в конце дня сданы в банк. Фирма может иметь ежедневный остаток средств в кассе, но в пределах определенной организацией суммы.

Есть только одно исключение из этого правила: фирма может хранить наличность, превышающую кассовый лимит, если эти деньги предназначены для выдачи заработной платы.

Кассовый лимит

Наличные деньги должны храниться в кассе только в пределах определенной суммы - кассового лимита. Это правило могут не соблюдать: малые предприятия и потребительские кооперативы; индивидуальные частные предприниматели. Лимит рассчитывает сама организация и согласовывает с банковским уч реждением, где открыт расчетный счет.

Лимит считают по формуле:

СВ : РП х СДВ = Лимит

где: СВ - сумма выручки за расчетный период (не более 92 рабочих дней);

РП - расчетный период (не более 92 рабочих дней);

СДВ - период между днями сдачи выручки (не более 14 дней).

Сверхлимитную наличность определяют по формуле:

Остаток наличных в конце рабочего дня - Лимит наличных, согласованный с банком - Остаток заработной платы, которая не была выдана = Наличные деньги сверх лимита

В отдельных ситуациях закон позволяет хранить деньги сверх лимитов, согласованных с банковским учреждением. Таких ситуаций две:

• В день выплаты заработной платы и других начислений по фонду оплаты труда. Наличие сверхлимитных средств допускается в течение 5 дней;
• Выходные и праздничные дни. Наличные деньги можно сдать в банк в первый рабочий день.

Для отражения кассовых операций применяются формы первичных документов, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 г. № 88.

Основные формы унифицированных первичных документов

Раздел учета

Название документа

Учет кассовых операций

Номер формы

Приходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордер

КО-1

КО-2

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Кассовая книга

КО-3

КО-4

Книга учета принятых и выданных кассиром денег

КО-5

2. Исполнение обязанности кассира

Наличие кассы подразумевает наличие в организации должности кассира. Кассир должен быть обязательно старше 18 лет. В небольших фирмах обязанность кассира может исполнять другой сотрудник (главный бухгалтер, бухгалтер и т. д.), но все равно руководитель должен издать приказ , в котором на это лицо возлагаются обязанности кассира.

Кассир знакомится с Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утв. Банком России 12.10.2011 г. № 373- П) и дает расписку в том, что он ознакомлен с этим документом.

Затем заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Расписка может быть написана на самом договоре, а может быть отдельным документом. С этой минуты только данный сотрудник имеет право расписываться на документах в качестве кассира. Ему запрещено передавать выполнение своих обязанностей другому лицу.

Во время отпуска или болезни кассира его обязанности приказом руководителя возлагаются на другое лицо, и с этим другим лицом заключается такой же договор о материальной ответственности и берется такая же расписка.

В организации может быть несколько кассиров, тогда назначается главный (старший) кассир, который отвечает за работу подчиненных ему кассиров. Договоры о материальной ответственности заключаются со всеми кассирами.

При смене кассира в обязательном порядке проводится ревизия кассы . Для этого приказом руководителя назначается специальная комиссия.

Само помещение кассы должно быть изолированным. Денежные средства и ценности должны храниться в сейфе, при этом кассир не имеет права хранить в кассе предприятия ценности, не принадлежащие предприятию. Если при проведении налоговой проверки выяснится, что сумма в кассе превышает сумму, показанную в документах организации, фирму ждет штраф.

Причем неважно, по какой причине они там оказались. Кассиру могли в этот день вернуть денежный долг, он мог взять деньги на какую - нибудь крупную покупку и до конца рабочего дня положить ее в сейф предприятия, - все равно организация будет наказана.

3. Расчеты наличными между предприятиями

Обычно фирмы рассчитываются друг с другом в безналичном порядке, то есть через банк. Но иногда возникает необходимость оплатить поставщику наличными деньгами или принять наличные от покупателя. Здесь действуют следующие правила .

Если наличные деньги поступают от населения (т.е. от физических лиц), сумма платежа может быть любой, никаких ограничений здесь нет. Но если плательщик или получатель - организация, то действует порядок, установленный Указанием ЦБ РФ от 20.06.2007 г. № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя».

Максимальная сумма по одному договору не должна превышать 100 000 руб. За нарушение такого порядка фирму ждет штраф в размере 40 000 — 50 000 руб., а руководство фирмы — 4000 - 5000 руб. Такое положение содержится в статье 15.1 Кодекса об административных правонарушениях (КоАП РФ).

Рассмотрим теперь, что такое один договор. Вообще - то в обычной хозяйственной жизни сделки могут оформляться двумя способами. Две фирмы могут заключить договор, например, на поставку 100 000 тонн товара на сумму 2 000 000 руб. И в соответствии с этим договором весь сезон поставщик отправляет машины с грузом. Поставок может быть сколько угодно, но это одна сделка.

И максимальная сумма, которую покупатель может передать наличными деньгами, составляет 100 000 руб., а остальную сумму он должен перечислить через банк. Но может быть и иная ситуация. Фирмам не обязательно заключать договор. Если каждый раз поставщик выставляет счета на каждую поставку, а покупатель каждый раз эти счета оплачивает, то каждое такое мероприятие - это отдельная сделка.

Предположим, было 10 таких поставок по 200 000 руб. Значит, перед нами 10 договоров, и каждый раз организация может рассчитаться наличными в пределах 100 000 руб., а остальное она перечисляет через банк. По 10 сделкам предел расчета наличными будет составлять уже 1 000 000 руб.

4. Приходный и расходный кассовые ордера

Прием наличных денег в кассу производится по приходному кассовому ордеру (ПКО).

Приходный кассовый ордер состоит из двух частей: это собственно ордер и квитанция к нему. Содержимое обеих частей одинаковое.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним заполняются бухгалтерией, а не кассиром. Документ должен быть заполнен четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или сформирован с применением компьютера. Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

Внимание: в приходных и расходных кассовых ордерах помарки или исправления не допускаются.

Если при составлении документа обнаружено, что в нем допущена ошибка, он должен быть аннулирован и выписан новый.

Приходный кассовый ордер подписывается главным бухгалтером. Кроме главного бухгалтера подписывать ПКО может только лицо, уполномоченное на это письменным распоряжением руководителя предприятия. На приходный ордер ставится печать таким образом, чтобы все содержимое печати находилось на квитанции. Это та часть документа, которая будет передана лицу, вносящему деньги

Созданный документ до передачи в кассу регистрируется бухгалтерией (опять-таки — не кассиром) в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. После этого ПКО передается в кассу.

Внимание: ПКО запрещено выдавать на руки лицу, которое будет получать по нему деньги.

Получив ордер, кассир обязан проверить:

- наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера,

- правильность оформления документа;

- наличие перечисленных в документах приложений (чеков, ведомостей и т.д.).

Если ПКО составлен правильно, кассир ставит на нем свою подпись и принимает деньги в кассу.

После получения указанной в ордере суммы кассир по линии отрыва отрывает квитанцию к ПКО и передает лицу, внесшему деньги. Оставшийся на руках кассира ордер погашается штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Полученный ордер должен быть зарегистрирован в кассовой книге.

Оформление расходных кассовых ордеров (РКО) во многом напоминает оформление приходных кассовых ордеров.

Его фирма утверждена тем же документом, что форма приходного ордера.

Расходные кассовые ордера также заполняются бухгалтерией.

В отличие от ПКО расходный кассовый ордер подписывается не только главным бухгалтером, но ещё и директором. Но если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна. Печать на РКО не ставится.

Документ также до передачи в кассу регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. После этого РКО передается в кассу.

При поступлении РКО в кассу действия кассира такие же, как и при поступлении ПКО: он проверяет необходимые реквизиты и подписывает ордер.

Лицо, получающее денежные средства, обязано предъявить удостоверение личности. В расходном ордере это лицо пишет (именно своей рукой, это не заполняется бухгалтерией) сумму, которую он получает, ставит дату и подпись. Дата получения должна совпадать с датой выписки ордера.

Полученный ордер должен быть зарегистрирован в кассовой книге.

5. Кассовая книга

Каждое предприятие ведет кассовую книгу . Она должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана. В настоящее время допускается ведение кассовой книги с применением компьютера, в этом случае листы кассовой книги хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) они брошюруются в хронологическом порядке.

Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия, и книга опечатывается. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера. Кассир после получения или выдачи денег записывает данные ордера в кассовую книгу.

Записи ведутся в двух экземплярах. В конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию второй (отрывной) лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Таким образом, первый экземпляр листов остается в кассовой книге, а второй ежедневно отрывается и сдается в бухгалтерию. Эта вторая, отрывная часть кассовой книги называется отчетом кассира.

В отличие от кассовых ордеров , в кассовой книге исправления делать можно , но они заверяются подписями кассира и главного бухгалтера.

6. Бухгалтерские проводки по учету кассовых операций

Для отражения движения денежных средств в Плане счетов предназначен счет 50 «Касса». Поскольку наличные средства - это имущество организации, счет 50 активный. Приход денежных средств отражается по дебету счета, расход - соответственно, по кредиту.

В графе 3 таблицы указаны документы, которые необходимы для оформления той или иной операции. При этом следует иметь в виду, что это документы, которые характеризуют операцию в совокупности, то есть они могут быть оформлены в разное время, но эта операция подразумевает наличие всех упомянутых документов.

Содержание операции

№ п/п

Первичные документы

1

2

Корреспонденция счетов

1.

3

Дт

Поступило в кассу с расчетного счета

2.

4

ПКО, выписка банка

Поступило в кассу с валютного счета

Кт

ПКО, выписка банка

50

5

3.

Внесено учредителем в счет вкладов в уставный капитал

51

50

ПКО, протокол собрания учредителей

52

50

75

4.

Поступили денежные средства от покупателя за реализованную продукцию

5.

ПКО, доверенность от лица, вносящего деньги, счет или договор

Поступил аванс от покупателя (заказчика)

ПКО, доверенность от лица, вносящего деньги, счет или договор

50

62

50

62 - авансы

6.

Возвращена подотчетным лицом неизрасходованная подотчетная сумма

8.

Оприходованы выявленные при инвентаризации излишки денежных средств

ПКО, авансовый отчет (если часть денег была израсходована)

7.

ПКО, Акт ревизии наличных денежных средств

Внесены из кассы на расчетный счет наличные средства

РКО, объявление на взнос наличными

50

51

50

71

50

91

9.

10.

Выплачена из кассы заработная плата работникам организации

РКО, расчетно- платежная или платежная ведомость

Выплачена сотруднику ранее депонированная заработная плата

РКО

Списана недостача наличных денежных средств в кассе, выявленная при инвентаризации

12.

РКО, служебная записка, приказ о направлении в командировку, командировочное удостоверение

Выдана из кассы сумма подотчетному лицу

11.

76 - 4

70

50

РКО, Акт ревизии наличных денежных средств

50

71

94

50

50

7. Контрольно - кассовая техника (ККТ)

В соответствии с Федеральным законом от 22.05.2003 г. №54-ФЗ «О применении контрольно - кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» организация при реализации товаров, работ, услуг за наличный расчет обязана выдать кассовый чек.

Но именно при реализации, а не тогда, когда в кассу поступил заем или неизрасходованные подотчетные суммы.

Лица, работающие с контрольно - кассовой техникой, должны пройти соответствующее обучение и дать расписку в том, что они ознакомлены с «Типовыми правилами эксплуатации контрольно - кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением» (письмо Минфина РФ от 30.08.1993 г. №104).

Контрольно - кассовые аппараты должны быть разрешены к применению и зарегистрированы в налоговых органах в установленном порядке. На кассовых аппаратах должны быть специальные голограммы - знак визуального контроля. На каждый аппарат открывается Журнал кассира - операциониста, который тоже регистрируется в налоговой инспекции.

Список аппаратов, которые можно применять, устанавливается налоговыми органами. Ежедневно кассир снимает так называемое Z- отчет и X - отчет.

Это лента контрольно - кассовой машины, показатель поступления денежных средств за день. Они должны храниться не менее 5 лет. На основании этих отчетов и данных Журнала кассира- операциониста в бухгалтерию предоставляется Отчет кассира - операциониста. На сумму поступления денежных средств бухгалтерия выписывает приходный кассовый ордер, которым выручка приходуется в кассу.

8. Ответственность за нарушения порядка ведения кассовых операций

За нарушение порядка ведения кассовых операций предприятие несет административную ответственность в соответствии с Кодексом об административных правонарушениях (КоАП).

В соответствии со статьей 15.1 КоАП нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности,

несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4 000 руб. до 5 000 руб., на юридических лиц — от 40 000 до 50 000 руб.

В соответствии со статьей 14.5 КоАП продажа товаров, выполнение работ либо оказание услуг без применения в установленных законом случаях контрольно- кассовых машин влечет наложение административного штрафа на должностных лиц — от 3 000 руб. до 4 000 руб.; на юридических лиц — от 30 000 руб. до 40 000 руб.

Какие документы должны быть у бухгалтера:

• Приказ о назначении кассира (или о том, что на бухгалтера возложены обязанности кассира).
• Договор с кассиром о полной индивидуальной материальной ответственности.
• Расписка кассира в том, что он ознакомлен с «Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации».

• Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.
• Кассовая книга.
• Отчет кассира (второй лист кассовой книги).
• Приходные и расходные кассовые ордера.

При наличии контрольно - кассовой машины:

• Договор с центром технического обслуживания.
• Журнал кассира - операциониста.
• Справки - отчеты кассира - операциониста.
• X - отчеты и Z - отчеты.