Назначение и виды государственного учета документов

Раздел 3. Тема 1. Назначение и виды государственного учета документов(2 часа пр.)

9. УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ

В архиве учету подлежат фонды, объединенные фонды, коллекции, описанные и неописанные дела, страховые копии документов, описи, номенклатуры дел и другие единицы хранения.

Учетные документы должны быть сосредоточены у заведующего архивом или лица, отвечающего за учет документов в архиве, и хранятся в сейфе или металлическом шкафу.

В архиве в обязательном порядке используются (ведутся) следующие основные учетные документы:

книга поступления и выбытия документов;

список фондов;

листы фондов;

описи дел;

номенклатура дел;

книга выдачи дел во временное пользование;

формы статистических отчетов (сведений) о составе, объеме фондов и т.д., предоставляемые в учреждения государственной архивной службы в порядке, установленном Госкомархивом.

Все основные учетные документы хранятся постоянно.

Допускается использование вспомогательных учетных документов (реестров описей, книг учета документов, передаваемых в другие архивы и др.), необходимость которых определяется архивом.

9.1. Книга поступления и выбытия документов

9.1.1. В книге поступления и выбытия документов (приложение 24) ведется учет описанных и неописанных дел постоянного, временного хранения и дел по личному составу, принятых архивом от структурных подразделений организации, выделенных к уничтожению, переданных в государственный архив и полученных от других архивов. Каждое поступление и выбытие обозначается самостоятельным номером. Количество поступивших и выбывших дел (документов) ежегодно подсчитывается и оформляется в итоговой записи.

9.2. Список фондов

9.2.1. Список фондов (приложение 25) ведется в архиве, хранящем документы двух и более фондов. Каждому поступающему на хранение фонду присваивается порядковый номер. Если фонд подлежит передаче на государственное хранение, то через косую черту указывается номер данного фонда в госархиве (в случае, если документы фонда ранее передавались в госархив). В списке фондов фиксируется название фондообразователя на момент поступления фонда в хранилище. Номер выбывшего фонда не присваивается поступившему на хранение фонду. При поступлении на хранение фонда ликвидированной организации, фонду присваивается ее последнее название. Объединенный фонд вносится под обобщенным названием. В конце каждой записи в графе 3-4 списка фондов ставится разборчивая подпись лица, сделавшего данную запись. Если количество поступающих и убывающих фондов значительно, в примечании указывается количество фондов, находящихся на хранении по состоянию на 1 января каждого года.

9.3. Лист фонда

9.3.1. Лист фонда (приложение 26) заводится при первом поступлении фонда в архив.

9.3.2. В листе фонда указывается наименование организации, в которой хранится фонд; дата его первого поступления в архив; все названия и подведомственные организации-фондообразователя с момента ее возникновения (в листе объединенного фонда - его обобщенное название и названия всех организаций-фондообразователей, документы которых включены в фонд); крайние даты названий фондообразователя.

9.3.3. В листе фонда ведется учет поступления, наличия, выбытия описанных и неописанных документов (дел). В нем фиксируются все изменения в составе и объеме фонда на основании описей и номенклатур дел, а также актов приема-передачи дел, актов о выделении дел к уничтожению, актов о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, актов о неисправимом повреждении дел, актов проверки наличия и состояния дел. Изменения, связанные с техническими ошибками, вносятся в опись и лист фонда только после утверждения акта проверки наличия и состояния дел фонда или справки о технических ошибках в учете.

9.3.4. Лист фонда пересоставляется только в том случае, если он неисправимо поврежден. При этом старый лист помещается в дело фонда, а на новом листе в правом верхнем углу делается пометка "Лист пересоставлен" с указанием даты пересоставления.

9.3.5. Если лист фонда заполнен, то записи ведутся на продолжающем его листе (листе-продолжении) с указанием в правом верхнем углу номера фонда и номера листа фонда.

Пример. Продолжение. Ф.326. Л.2.

На предыдущем листе делается ссылка "см. продолжение л.2 (3, 4 и т.д.)".

9.3.6. Листы фонда не подшиваются и хранятся в папке с клапанами с заверительной надписью, в которой указываются номер соответствующего фонда (номера фондов) и общее количество листов, включая листы-продолжения.

9.4. Описи и номенклатуры дел как учетный документ

9.4.1. Первичным учетным документом дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу является опись дел (см. раздел 8). Учет - основная функция описи. Поединичный учет осуществляется путем закрепления за каждым делом номера, а суммарный учет - составлением итоговой записи к описи, сведения которой являются основанием для ведения прочих учетных документов.

9.4.2. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) учитываются по номенклатуре дел (см. раздел 3).

9.5. Дело фонда

9.5.1. Дело фонда ведется на каждый фонд архива. Оно содержит документы, в которых зафиксированы изменения в составе фонда, его история и т.д.: историко-архивные справки (исторические справки, предисловия к описям), методические пособия по обработке документов фонда, акты проверок наличия и состояния дел, передачи фонда на государственное хранение, выделения документов к уничтожению и т.д.

9.5.2. Акты, описи, номенклатуры дел, старые листы фонда включаются в дело только с отметкой о внесении изменений во все учетные документы архива. Документы в деле располагаются в хронологической последовательности.

Страницы дела фонда нумеруются. Составляются внутренняя опись и заверительная надпись. В них вносятся изменения по мере пополнения дела новыми документами.

9.6. Книга выдачи дел во временное пользование

9.6.1. В книге выдачи дел во временное пользование (приложение 27) фиксируется передача дел пользователям документной информации в структурных подразделениях организации и в других организациях. Оформление выдачи дел из организации за ее пределы осуществляется с разрешения руководства и оформляется актом (см. пп.6.7.2 - 6.7.7).