Номенклатура дел

Раздел 2. Тема 7. Номенклатура дел (16 часов=8ч.теория + 8ч.пр.)

ДОУ ІІ курс

Лингвогуманитарный колледж

УО МГЛУ

27/10/21

Преподаватель - А.И.Румянцев

План и карта проведения урока по дисциплине «Документационное обеспечение управления», группы 21 ДП,»22ДБ

27.10.21

Тема урока

Номенклатура дел (8 часов ).

Тип урока

Смешаный

Цели урока:

Сформировать знания о назначении номенклатуры дел и ее видах;порядке составления, оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел организации и структурного подразделения; правилах составления индексов и заголовков дел, систематизации заголовков в номенклатуре дел; перечнях документов с указанием сроков хранения, их видах, назначении, схемах построения.

Дидактическая

Создать условия для формирования новых знаний о номенклатуре дел и ее видах.

Развивающая

Воспитательная

Развивать умение выделить главные задачи составления номенклатуры дел.

Стремиться воспитать чувство гордости за избранную профессию, умение  управлять эмоциями.

Результат обучения

Раскрывает сущность и назначение номенклатуры дел, пользуется перечнем при определении сроков хранения документов.

КМО

Инструкция по делопроизводству 2017г(п.п.149-167)., Гваева И., Делопроизводство, с. 149-164.

Межпредметные связи

Архивоведение, секретарское дело

Этапы

1.Тестирование 2.Объяснение. 3. Рефлексия.

Преподаватель - А.И.Румянцев

Вопросы для рассмотрения

• Роль и значение номенклатуры дел (НД) для правильного формирования дел в делопроизводстве. Виды номенклатуры дел: типовая, примерная, дел организации;
• их назначение, отличие.
• Нормативные документы, определяющие правила составления и оформления номенклатуры дел организации. Подразделения и лица, ответственные за составление номенклатуры дел организации и номенклатуры дел структурного подразделения.
• Порядок составления, оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел структурного подразделения и сводной номенклатуры дел организации.
• Правила составления индексов и заголовков дел. Определение сроков хранения документов. Перечни документов с указанием сроков хранения, их виды, назначение, схемы построения, отличие. Порядок работы с перечнями при составлении номенклатуры дел.
• Правила заполнения граф и итоговой записи номенклатуры дел организации.

27/10/21

Преподаватель - А.И.Румянцев

Зачем нужна НД?

• В деятельности любой организации (учреждения) оформляется большое количество документов, в которых закреплены решения руководства, отражены отношения с вышестоящими, подчиненными и другими организациями.
• После того как в управленческой деятельности была использована информация, содержащаяся в документах, она становится памятью организации (учреждения), надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время. Документов накапливается много. Чтобы быстро найти необходимый документ среди множества других, их необходимо правильно систематизировать, т.е. группировать их в дела.

27/10/21

Преподаватель - А.И.Румянцев

Зачем нужна НД?

• Дело можно определить как «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку».
• Для того чтобы документы можно было легко найти, после исполнения их группируют в дела с разными сроками хранения. Классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.

27/10/21

Преподаватель - А.И.Румянцев

НД

• При хорошо составленной номенклатуре дел документы по мере исполнения включаются только в те дела, которые заранее для них предусмотрены. Следовательно, место каждого документа заранее предопределено и поиск его не будет вызывать, ни каких затруднений. Номенклатура дел является указателем индексации документов при регистрации, так как индекс документа включает индекс дела по номенклатуре.

27/10/21

Преподаватель - А.И.Румянцев

НД

• Основное требование , которое предъявляется к номенклатуре – это охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации (учреждения).
• Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь.

27/10/21

Преподаватель - А.И.Румянцев

Для того чтобы документы можно было легко найти, после исполнения их группируют в дела с разными сроками хранения.

• Классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.
• Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке

27/10/21

Преподаватель - А.И.Румянцев

ВИДЫ НОМЕНКЛАТУР ДЕЛ

• Номенклатура дел бывает трех видов – типовая (НОСИТ НОРМАТИВНЫЙ ХАРАКТЕР) примерная (НОСИТ РЕКОМЕНДАТЕЛЬНЫЙ ХАРАКТЕР)
• конкретная (СОСТАВЛЯЕТСЯ ДЛЯ КОНКРЕТНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ)

27/10/21

Преподаватель - А.И.Румянцев

T иповая номенклатура дел

• Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли (системе) и является нормативным документом.

27/10/21

Преподаватель - А.И.Румянцев

Примерная НД

• Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав и индексы для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.

27/10/21

Преподаватель - А.И.Румянцев

Конкретная (сводная) НД

• Конкретная (сводная) номенклатура дел организации составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений.
• Сводная номенклатура дел организации составляется службой ДОУ, подписывается руководителем организации, согласовывается экспертной комиссией (ЭК) организации и экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, в которое поступают документы на хранение, а затем утверждаются руководителем организации не позднее ноября-декабря текущего года.

27/10/21

Преподаватель - А.И.Румянцев

Типовая и примерная НД

• Типовая и примерная номенклатуры дел являются методическими пособиями, они позволяют установить единую систему формирования дел, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения. Разрабатывают такие номенклатуры дел документационные службы и архивы центральных ведомств, для своей системы подведомственных организаций (учреждений). Сроки дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел без изменений.

27/10/21

Преподаватель - А.И.Румянцев

Независимо от наличия типовой и примерной номенклатуры дел, каждая организация обязана иметь индивидуальную (конкретную) номенклатуру дел.

Индивидуальная (конкретная) номенклатура дел является основным учетным документо м в делопроизводстве.

Одним из первых этапов при составлении номенклатуры дел является изучение состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности организации (учреждения). Так же необходимо изучить устав или положение об организации (учреждении), положения о ее структурных подразделениях, штатное расписание, планы и отчеты о работе организации (учреждения), типовые и примерные номенклатуры дел, типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения.

27/10/21

Преподаватель - А.И.Румянцев

ЗАГОЛОВКИ И ИХ СОСТАВЛЕНИЕ В НОМЕНКЛАТУРЕ ДЕЛ

• Заголовок дела – краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле .
• Заголовок дела – важнейший элемент номенклатуры дел.
• В номенклатуру дел включаются:
• заголовки дел документов, составляемые в данной организации (учреждении);
• заголовки дел документов, поступающие в организацию (учреждение) из других организаций;
• заголовки дел документов общественных организаций, подразделений действующих на общественных началах;
• заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования» (ДСП) и справочные картотеки, журналы учета документов и изданий с грифом «ДСП»;
• дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организаций (учреждения) или прекращения ее деятельности;
• заголовки дел, не завершенных делопроизводством дел ликвидированной организации, правопреемником которой является организация (учреждение).
• Заголовки печатных изданий в номенклатуру дел не включаются.

27/10/21

Преподаватель - А.И.Румянцев

Основные требования к содержанию заголовка:

• четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела (например, «Приказы ректора университета по основной деятельности»);
• заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования;
• избегать неконкретных формулировок (например «разные документы», «общая переписка»).

27/10/21

Преподаватель - А.И.Румянцев

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

• название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
• название организации или структурного подразделения (автор документа);
• название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
• краткое содержание документов дела;
• название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
• даты (период), к которым относятся документы дела;
• указание на копийность документов дела.
• Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела.

27/10/21

Преподаватель - А.И.Румянцев

Дело – совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку .

• Название документа в заголовке дела указывается в единственном или множественном числе (при группировке в деле документов одного названия) (Например «Протоколы собраний акционеров предприятия»).
• Термин «документы» употребляется в заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в конце заголовка в скобках обязательно указываются основные разновидности документов, которые сгруппированы в деле. Например «Кассовые документы (приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер)».

27/10/21

Преподаватель - А.И.Румянцев

• Термин «документ» применяется также в заголовках дел, содержащих документы – приложения к какому-либо документу. Например «Документы к протоколам заседания ученого совета».
• В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год) на (за) который составлены документы, вид документа (план, отчет) и автор. Например «Годовой бухгалтерский отчет ООО «СОЮЗТЕХСЕРВИС» за 2000 год».
• При заведении личных дел фамилия, имя, отчество лица, на которое заводится дело, указываются в именительном падеже. В наименованиях дел, содержащих документы по вопросам переписки, уточняются, с кем и по какому вопросу она ведется.

27/10/21

Преподаватель - А.И.Румянцев

При указании в заголовке дела корреспондента необходимо учитывать следующее:

• если переписка ведется с однородными корреспондентами, то они не перечисляются, а указываются обобщенно. Например «Переписка института с высшими учебными заведениями по научным вопросам»;
• если переписка ведется с разнородными корреспондентами, то они не указываются. Например «Переписка об организации региональной научно-практической конференции «Юридическое образование»»;
• если переписка ведется с одним корреспондентом, его указывают в заголовке дела. Например: «Переписка с Министерством образования Республики Беларусь по учебным вопросам».

27/10/21

Преподаватель - А.И.Румянцев

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее:

• если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название. Например, «Переписка с главами администраций районов по социальным вопросам».

27/10/21

Преподаватель - А.И.Румянцев

ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ И УТВЕРЖДЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

• Номенклатура дел организации (учреждения) на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года службой документационного обеспечения управления по установленной форме.

27/10/21

Преподаватель - А.И.Румянцев

Названия разделов НД организации

• Названиями разделов номенклатуры дел организации (учреждения) являются названия структурных подразделений, расположенных в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием организации (учреждения).
• Первым разделом обязательно ставится служба документационного обеспечения управления (общий отдел), т.к. собирается организационно-правовая и организационно-распорядительная документация, характеризующая деятельность организации.
• Общественные организации указываются в конце номенклатуры дел наименований после структурных подразделений. Расположение разделов в номенклатуре дел закрепляется индексом структурного подразделения.

27/10/21

Преподаватель - А.И.Румянцев

• Номенклатура дел организации (учреждения) представляет собой многостраничный документ. Первый лист номенклатуры дел оформляется на общем бланке организации формата А4.
• Номенклатура дел организации (учреждения) печатается, а затем тиражируется в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр хранится в службе документационного обеспечения управления, второй – используется службой делопроизводства как рабочий экземпляр, третий – в качестве учетного документа находится в архиве организации, четвертый – в государственном архиве.

27/10/21

Преподаватель - А.И.Румянцев

• При составлении номенклатура дел визируется заведующим архивом организации (учреждения), подписывается руководителем службы делопроизводства и после одобрения экспертной комиссии организации направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации (учреждения).

27/10/21

Преподаватель - А.И.Румянцев

• Согласованная с архивными учреждениями номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается руководителем организации, (учреждения) и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
• Номенклатура дел пересогласовывается с архивными учреждениями не реже чем раз в 5 лет. В случае реорганизации она подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению независимо от срока ее согласования.

27/10/21

Преподаватель - А.И.Румянцев

• После утверждения номенклатуры дел руководителем организации (учреждения) для структурных подразделений и общественных организаций делаются выписки соответствующих им разделов для использования в работе.
• Номенклатура дел организации (учреждения) является документом постоянного хранения и как самостоятельное дело подлежит учету по номенклатуре дел службы делопроизводства.
• В организациях, не передающих документы на государственное хранение, разработанные номенклатуры дел ежегодно рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации. После одобрения экспертной комиссией номенклатуры дел утверждаются руководителем организации. Срок хранения их не менее 10 лет.

27/10/21

Преподаватель - А.И.Румянцев

ТРЕБОВАНИЯ К ЗАПОЛНЕНИЮ ФОРМЫ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

• Составляют номенклатуру по форме, установленной инструкцией по делопроизводству.
• Номенклатура содержит в себе пять граф:
• 1 – индекс дела;
• 2 – заголовок дела (тома, части);
• 3 – количество дел (томов, частей);
• 4 – срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню;
• 5 – примечание.

27/10/21

Преподаватель - А.И.Румянцев

Графа первая – «Индекс дела».

• Проставляется индекс каждого дела, включенного в номенклатуру дел, который состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела. Этот порядок индексирования закрепляется в инструкции по ведению делопроизводства. Индексы обозначаются арабскими цифрами. Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире. Например: 06–02.
• 06 – индекс факультета (структурное подразделение университета).
• 02 – Приказы ректора университета по основной деятельности. (Копии).

27/10/21

Преподаватель - А.И.Румянцев

27/10/21

Преподаватель - А.И.Румянцев

27/10/21

Преподаватель - А.И.Румянцев

Графа вторая – «Заголовок дела (тома, частей)»

• В эту графу включают заголовки дел (томов, частей), отражающих документируемые участки и вопросы деятельности организации (учреждения).
• Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-правовую, организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел документов вышестоящих инстанций располагают выше заголовков дел организации. Затем располагают заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

27/10/21

Преподаватель - А.И.Румянцев

Графа третья – «Количество дел (томов, частей)»

• Заполняется эта графа в конце года, указывается количество дел (томов, частей).

27/10/21

Преподаватель - А.И.Румянцев

Графа четвертая – «Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню»

• Указываются сроки хранения дел, номера статей со ссылкой на перечень (типовой, ведомственный), а при его отсутствии на типовую или примерную номенклатуру дел. Для некоторых документов не устанавливают конкретные сроки хранения, а хранят «до минования надобности» (Например, инструктивные письма вышестоящих организаций, присланные для сведения) или «до замены новыми» (например положения о структурном подразделении, должностная инструкция). В указанных случаях проставляются эти отметки и отметка «ЭК», которая обозначает, что по окончанию делопроизводственного года должно быть подвергнуто экспертизе ценности с возможным выделением некоторых документов на постоянное или временное хранение.

27/10/21

Преподаватель - А.И.Румянцев

Графа пятая – «Примечание»

• Заполняется в течение всего срока действия номенклатуры дел. Своевременно службой делопроизводства проставляется отметка о заведении новых дел, о передаче дел в архив, о преходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел. В этой же графе при переносе информации с машинного носителя делается пометка с указанием дополнительных сведений о местонахождении документа на машинном носителе.

27/10/21

Преподаватель - А.И.Румянцев

• В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел. Обязательно указывается количество дел постоянного срока хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. После итоговой записи делается отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи. Проставляется дата составления итоговой записи.

27/10/21

Преподаватель - А.И.Румянцев

УСТАНОВЛЕНИЕ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ ДЕЛ

• Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности документов. Сроки хранения – одно из важных основания для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения хранятся отдельно от документов, для которых установлен срок хранения до 10 лет и свыше 10 лет.
• Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или экспертным путем.
• Перечни документов могут быть типовыми или ведомственными.

27/10/21

Преподаватель - А.И.Румянцев