Планирование проекта

ЛЕКЦИЯ 9 - ПЛАНИРОВАНИЕ ПРОЕКТА

9.1 Значимость плана для управления

Когда вы гуляете не спеша, вы можете выбрать любую дорогу и посмотреть, куда она вас приведет. Однако, когда вы отправляетесь в командировку и едете в аэропорт, вам лучше понимать, как туда добраться вовремя. Независимо от того, насколько вы будете быстро ехать, если вы выбрали не тот путь или перед вами внезапно развели мосты, вы не сможете добраться к назначенному времени. Если вы хотите все же улететь, вам нужно запланировать, как вы собираетесь добраться и с тем, что вы должны с собой взять.

Плaн проекта – это дорожная карта, которая приведет вас к пункту назначения. Чем меньше времени, денег или ресурсов у вас есть, тем более внимательно вам нужно планировать. Планирoвание проекта схоже с планированием других мероприятий – выясняется, что необходимо сделать, прежде чем это сделать. Как и многое вокруг нас, планы проектов обречены на изменение. Однако несмотря на неизбежность изменений, наличие плана проекта позволит вам быть у руля и направлять прoект в нужную сторону.

Успех реализации проекта во многом зависит от того, как он был спланирован. Зачастую причиной неудачи проекта, выхода проекта за рамки плановых сроков и бюджета является то, что на этапе планирования не были учтены (включены в план) те или иные работы, которые «появились» во время реализации (выполнения) проекта и потребовали дополнительных затрат. Появление новых, незапланированных работ является одним из существенных рисков проекта.

Планирование – это процесс определения наилучшего способа действий для достижения поставленных целей с учетом складывающейся обстановки. 

9.2 Что планируем (объекты планирования)?

Планирование проекта нацелено на разработку плана управления проектом, который содержит информацию: почему проект необходимо выполнять и как команда проекта собирается это сделать.

План управления проектом (англ. Project Management Plan) – утвержденный документ, в котором указано, как проект будет исполняться, как будет происходить его мониторинг и контроль и управление проектом, как проект будет завершен.

Итак, на какие вопросы может ответить план управления проектом:

• В чем проблема, которую нужно решить, или возможность, которую хочется использовать? Другими словами, почему команде проекта стоит взяться за данный проект. Ответ на описывает существующую проблему, на решение которой будут затрачены силы.

• Каких целей нужно достичь и какая стратегия для решения поставленной проблемы подходит наилучшим образом? Стоит знать, чего должен достичь проект, чтобы понять, как и когда это будет сделано. Зачастую указанные проблемы имеют более одного решения. В плане проекта описывается стратегия, которая была выбрана для решения проблемы.

• Как понять, успешный ли проект? В плане проекта описываются критерии успеха, которые будут использованы, чтобы судить о приемлемости результатов, и на которые Заказчик будет ссылаться во время приемки результатов проекта.

• Что мы будем делать и кто будет это делать? Основываясь на выбранной стратегии, в плане проекта описывается, какие задачи должны быть для этого решены. В том числе должны быть определены границы проекта, чтобы заинтересованные стороны знали, чего стоит ожидать, а чего нет. На поставленные задачи назначаются ресурсы, с помощью которых они будут выполняться. В том числе внутри команды распределяется ответственность за выполнение проекта.

• Как будем управлять проектом? При управлении проектом есть сопутствующие мероприятия, о которых не стоит забывать: выявление рисков проекта, внесение изменений, организация коммуникаций внутри команды и др. Все это при необходимости описывается в плане управления проектом.

• Сколько это будет стоить и какие ресурсы необходимы? Обычно в проектах не обойтись без бюджета. Для реализации проекта необходимы какие-либо ресурсы (материальные, технические и др.), о которых стоит упомянуть в плане проекта.

 Естественно, что объем и содержание плана управления проектом напрямую зависит от параметров проекта, опыта команды проекта, требований со стороны Заказчика. Представим ситуацию: вы вдвоем выполняете небольшой проект. В этом случае вам будет достаточно только зафиксировать видение продукта, обсудить перечень работ и настроить коммуникации. Иначе разработка большого плана управления проектом пойдет только во вред, сместит фокус внимания, отвлечет от непосредственного выполнения работ.

Плaнирование проекта – это процесс, который длится практически в течение всего проекта, а никак не разовое мероприятие. В зависимости от выбранного вида жизненного цикла (водопадный, итеративный или инкрементный) основное планирование происходит в начале проекта или для каждой итерации в отдельности. В любом случае, после того, как началось выполнение задач по проекту, будут появляться изменения, которые потребуют доработки плана.

9.3 Календарный план проекта

Одним из важных элементов плана управления проектом является календарный план проекта (иногда еще его называют расписанием  работ проекта, план-графиком проекта, календарным графиком и т.д.).

В контексте данной лекции термины «работа» и «задача» являются синонимами.

Календарный плaн проекта (англ. Project Schedule) – перечень планируемых работ проекта со сроками исполнения и ответственными лицами, подготовленный в утвержденной форме.

По сути, календарный плaн работ отражает, какие задачи должны быть выполнены, когда и с помощью каких ресурсов.

Для чего нужен календарный план? Основными причинами являются:

• Чтобы не забыть что-то существенное во время выполнения проекта.

• Чтобы команда проекта видела, какие работы нужно делать сейчас.

• Чтобы любой член команды понимал, как влияет выполняемая им работа на весь проект.

• Чтобы оценить сроки выполнения проекта, потребность в ресурсах.

При разработке календарного плана могут использоваться два следующих метода:

• Декомпозиция – это метод, суть которого заключается в последовательном уточнении задач проекта путем разделения их на подзадачи, на более мелкие и более управляемые. Участие членов команды в процессе декомпозиции может привести к получению лучших и более точных результатов. Разделение задач на подзадачи производится обычно до тех пор, пока получившаяся структура задач не станет легко управляемой и контролируемой.

 Например:

– когда после очередного шага уточнения на задачу может быть назначен один исполнитель,

– когда длительность задачи будет такой, что в процессе осуществления проекта возможен эффективный контроль выполнения. 

• Планирование методом набегающей волны — это метод итеративного планирования, при котором задача, которую надо будет выполнить в ближайшей перспективе, планируется подробно, в то время как далеко отстоящая задача планируется с меньшей степенью детализации. Это одна из форм последовательного уточнения. Таким образом, работа может существовать на разных уровнях детализации в зависимости от того, на какой стадии жизненного цикла проекта она находится.

 В методе декомпозиции мы сразу пытаемся разделить весь объем работ на кусочки, а в методе набегающей волны – это делаем постепенно. 

Подобное содержание проекта представляют часто в виде иерархической структуры работ (ИСР) проекта.

Иерархическая структура работ (англ. Work Breakdown Structure) – это представление результатов и работ проекта в структурированном виде, необходимое и достаточное для эффективного осуществления процесса управления проектом.

 Важно: результаты и работы, которые не входят в ИСР, находятся за рамками проекта!

ИСР может состоять из следующих уровней:

• весь проект в целом – высший уровень иерархии;

• фазы проекта – второй уровень иерархии (крупные результаты проекта);

• группы работ проекта – третий уровень иерархии;

• работы проекта – четвертый уровень иерархии (или последующий, если третий уровень был также разбит на группы работ).

Детализацию работ следует прекратить на том уровне иерархии, на котором можно назвать конкретного исполнителя, указать длительность, оценить ее трудоемкость и затраты. 

9.4 Шаги по разработке календарного плана

Разработка календарного плана обычно включает в себя ряд шагов, последовательность которых может меняться в зависимости от предпочтений планировщика:

1. Построение иерархической структуры работ. На данном шаге определяются задачи, которые должны быть выполнены для достижения цели проекта. ИСР может строиться:

– «сверху-вниз», когда постепенно детализируется каждая фаза проекта,

– «снизу-вверх», когда сначала выявляются работы, а затем они группируются в более крупные блоки,

– оба подхода вместе.

2. Определение последовательности работ. Для выстраивания логической последовательности выполнения работ используются связи между задачами. 

 Существуют разные варианты связей между задачами. Примеры вариантов связей между задачами:

– Мы не можем построить второй этаж, пока не построили первый;

– Мы не можем запустить опрос, пока не сформировали перечень вопросов;

– Мы не можем начать раздавать билеты на мероприятие, пока не запустили рекламную кампанию;

– Подготовка декораций должна быть закончена до окончания репетиций.

Связь между двумя задачами позволяет понять, каким образом время начала или завершения одной задачи влияет на время начала или завершения другой. Иногда такую последовательность называют сетевым графиком проекта.

3. Определение временных параметров проекта. Для каждой работы задаются ее временные характеристики: длительность, трудозатраты, дата начала или дата завершения. Даты должны быть согласованы с календарем, в том числе, должны быть учтены выходные, праздники, рабочее время команды проекта. При использовании информационных систем планирования даты начала и завершения задачи рассчитываются автоматически, в зависимости от установленных связей между задачи и длительностью задачи.

Под трудозатратами понимается количество рабочего времени, необходимого для выполнения работы. Измеряются в человеко-часах.

 Например, если два сотрудника в течение трех рабочих дней (считаем, что в рабочем дне 8 часов) готовили презентацию для финального выступления, то трудозатраты будут равны 16 чел.час.

Существуют задачи – вехи, которые обладают нулевой длительностью, однако их использование помогает в управлении проектом.

Веха (контрольное событие, майлстоун, milestone) – ключевое (важное) событие или дата в ходе осуществления проекта, используемая для отображения состояния завершенности тех или иных работ.

 Примеры вех: техническое задание утверждено, запуск в эксплуатацию, помещение подготовлено для начала ремонта.

4. Назначение ресурсов на работы. На выявленные работы назначаются трудовые ресурсы – исполнители. При этом должен быть учтен график рабочего времени исполнителя. Помимо трудовых ресурсов на задачи назначают при необходимости материальные ресурсы (машины, станки и т.д.).

5. Оценка затрат, разработка бюджета. На данном шаге рассчитывается стоимость проекта на основании разработанного плана, анализируется его обеспеченность финансовыми средствами.

6. Анализ плана проекта. После того, как календарный план был построен, необходимо его проанализировать на предмет: все ли задачи, ресурсы были учтены, правильно ли расставлены связи, не завышены/занижены ли трудозатраты, соответствует ли срок ожиданиям Заказчика.

 Хорошим календарным планом проекта является план, который, с одной стороны, не содержит излишних подробностей, а с другой стороны, является достаточно подробным, позволяющим контролировать процесс осуществления проекта. То есть такой план, который является четким и ясным, при этом не является излишне подробным.

 Планы разрабатывают не ради самих планов, а для того чтобы достигать целей.

9.5 Формы представления календарного плана

Календарный план проекта может быть представлен в форме таблицы, однако чаще всего используется графическое представление в виде линейчатых диаграмм, а именно диаграммы Ганта. Диаграмма Ганта –  работы перечислены на вертикальной оси, даты приведены на горизонтальной оси, а длительности работ показаны в виде горизонтальных полос, расположенных в соответствии с датами начала и окончания.

Линейчатые диаграммы сравнительно легко читаются и часто используются для представления информации заинтересованным сторонам.

Другой распространенный вариант представления плана работ – канбан-доска. Слово "Канбан" в переводе с японского обозначает «визуальный, карточка, доска». На ней задачи отображаются в виде карточек, а весь процесс выполнения разбивается на этапы. По мере выполнения карточки перемещают слева направо. 

В большинстве случаев для составления календарного плана проекта используется специальное программное обеспечение, например, Microsoft Project, Oracle Primavera, OpenProj, Trello и др.