Внедрение ИС Практическая работа №8

Тема: Применение мер по поддержанию документации в актуальном состоянии

Цель работы: рассмотреть порядок работы с документацией по разрабатываемой информационной системе.

Оборудование и материал: Персональный компьютер, сеть интернет, текстовый редактор.

Документация должна поддерживаться в актуальном состоянии. Основой для обеспечения актуальности документации является принятый в организации процесс управления изменениями. Каждая служба автоматизации должна иметь формальную си- стему управления изменениями, чтобы контролировать изменения сети организованным образом. Необходимо, чтобы руководство поддерживало выбранный процесс управления изменениями, а один или несколько сотрудников имели в своих должностных инструкци- ях пункты, требующие от них поддержания сетевой документации.

Конкретные процедуры управления изменениями могут достаточно сильно отли- чаться друг от друга, в зависимости от размера, бизнеса и внутренней культуры организа- ции. Как правило, процесс начинается с предложения изменения, за которым следует оценка предложения, решение о целесообразности такого изменения и осуществление из- менения. Сотрудник, ответственный за поддержание документации должен быть вовлечен в этот процесс с самого начала.

Как будут оцениваться предложенные изменения, также может варьироваться от организации к организации. В этом могут участвовать всего лишь несколько человек, ко- митет или несколько комитетов. Но в любом случае следующим шагом за одобрением предложенного изменения должно быть обновление документации, чтобы отразить те из- менения, которые будут реализованы – до того, как они будут реализованы. Этим будет гарантирована актуальность документации в любое время.

Изучить ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 Системы электронного документооборо- та. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомен- дации по обеспечению достоверности и надежности.

Ответить на вопросы:

1 Какая техническая документация должна быть у каждого Потребителя? 2 Как разрабатываются инструкции и кем утверждаются?

1. Где хранится комплект технической документации Потребителя?

2. Какие документы должны входить в перечень технической документации Потребителя для структурных подразделений ?

3. Как часто пересматриваются перечни технической документации Потребителя для структурных подразделений?

4. Как часто проверяется соответствие электрических (технологических) схем (чертежей) фактическим эксплуатационным?

5. Где находятся комплект схем электроснабжения, оперативные схемы электроустановок данного цеха, участка (подразделения)?

6. Как часто пересматриваются инструкции?

7. Какая техническая документация должна находится на рабочих местах оперативного персонала?

8. Назначение оперативного журнала

9. Кому предоставляется право ведения оперативного журнала?

10. Что указывается на внешней обложке оперативного журнала?

11. Правила ведения оперативного журнала

1. Что фиксируется в оперативном журнале?

2. Что представляют собой мнемосхемы? Основные правила ведения оперативной схемы 16 Что понимают под оперативными переговорами?

17 Правила ведения оперативных переговоров 18 Назначение бланков переключений

1. Виды бланков переключений

2. Правила заполнения бланков переключений