СӨАИ 1-тема презентация

Лекция-1. Темасы: Долбоорду башкарууга киришүү

Долбоорду башкарууга киришүү – бул иштин натыйжалуу аткарылышын жана ийгиликтүү аякташын камсыз кылуу үчүн тийиштүү пландоо, координация жана көзөмөл жүргүзүү процесси. Долбоорду башкаруу өзүнө көптөгөн аспектилерди камтыйт.

1. Долбоорду жана долбоордук иш-чараларды аныктоо.

2. Долбоордун катышуучуларынын ролдору жана жоопкерчиликтери.

3. Долбоордун максаттары жана ага коюлган критерийлер.

4. Пландарды түзүү жана башкаруу.

5. Байланыш жана коммуникация.

6. Бюджет жана ресурстарды башкаруу.

7. Долбоорду баалоо жана мониторинг жүргүзүү.

8. Долбоорду жабуу жана баа берүү.

9. Долбоорду башкарууда жыйынтыкка жетүү үчүн аналитикалык инструменттерди колдонуу.

10. Ишти башкаруунун жана долбоорду жабуунун кошумча этаптары.

1. Долбоорду жана долбоордук иш-чараларды аныктоо:

• Долбоор – белгилүү бир максатка жетүү үчүн уюштурулган жана чектелген убакыт аралыгында жүргүзүлгөн иш-аракеттердин жыйындысы. Долбоор конкреттүү жыйынтыкка жетүү үчүн ресурстарды (акча, адамдар, убакыт, материалдар) колдонуу менен аткарылат.
• Долбоордук иш-чаралар – долбоорду ишке ашырууга багытталган конкреттүү тапшырмалар жана кадамдар. Бул иш-чаралар убакыт боюнча белгиленген, бири-бирине байланышкан жана акыркы натыйжаны берүү үчүн өткөрүлөт.

2. Долбоордун катышуучуларынын ролдору жана жоопкерчиликтери:

Долбоордо бир нече негизги ролдор бар жана ар бир катышуучу өзүнүн жоопкерчиликтерин жана милдеттерин так билиши керек:

• Долбоорду башкаруучу (Project Manager) – долбоорду жалпы көзөмөлдөгөн, пландоо жана башкаруу процессин уюштурган адам. Ал долбоордун ийгилигин камсыз кылуу үчүн бардык ресурстарды жана иш-чараларды башкарууну камсыз кылат.
• Команда мүчөлөрү – ар бир адам өзүнүн тармагында жооптуу болуп, өзүнүн милдеттерин аткарат. Алар долбоордун ийгилиги үчүн өздөрүнүн салымдарын кошушат.
• Мүдүр/Сponsor – долбоордун негизги каржылоочусу жана жалпы максатын белгилеген киши. Мүдүр долбоордун көздөгөн максатына жетүү үчүн иш-аракеттерди колдойт жана ресурстарды камсыз кылат.
• Ишкананын башка бөлүмдөрү (мисалы, каржы, маркетинг) – долбоордун ийгилиги үчүн алар дагы өзгөчө жоопкерчиликтерге ээ болушу мүмкүн, мисалы, каржылоону карап чыгуу же маркетинг стратегиясын түзүү.

Ар бир катышуучу өзүнүн ролу боюнча так түшүнүктүү болуусу керек, анткени бул долбоордун жалпы ийгилигин камсыз кылуу үчүн маанилүү.

3. Долбоордун максаттары жана ага коюлган критерийлер:

• Максаттар : Долбоорду баштоодон мурун,

аны эмне үчүн жүргүзүп жатканыңыз жана ал кандай

конкреттүү натыйжаларга алып келери так

белгилениши керек. Максаттар ачык жана түшүнүктүү болушу керек. Мисалы, убакытка же чыгымдарга байланыштуу конкреттүү талаптар коюлуп, ийгилик критерийлери аныкталышы керек.

• Критерийлер : Долбоорду аягына чыгарарда, анын ийгилигин баалоо үчүн критерийлер болушу зарыл. Мисалы, долбоор убакытында жана бюджет ичинде бүткөрүлдүбү, белгиленген максаттарга жетилдиби, бардык катышуучулар өз милдеттерин аткарыштыбы?

4. Пландарды түзүү жана башкаруу:

Долбоорду башкарууда туура пландаштырбоо көп кыйынчылыктарга алып келиши мүмкүн. Ошондуктан:

• Жумушчуларды жана ресурстарды пландоо : Ар бир иш-чаранын кандай ресурс менен аткарылышы керектиги, канча убакыт талап кылары, ким жооптуу экени тууралуу чечимдер кабыл алынат. Бул этапта иштин бөлүнүшү жана башкаруу иш-чараларынын артыкчылыктуу белгилениши маанилүү.
• Рискти башкаруу : Долбоордо ар дайым күтүлбөгөн кырдаалдар жана көйгөйлөр болушу мүмкүн. Ошондуктан алдын ала болжолдуу тобокелдиктерди талдап, мүмкүн болуучу сценарийлер боюнча иш-аракеттерди даярдоо талап кылынат.

5. Байланыш жана коммуникация:

• Жакшы коммуникация : Долбоордун бардык катышуучуларынын ортосунда ачык жана эффективдүү байланыш болушу керек. Мисалы, команданын иши тууралуу отчетторду берүү, жыйындарды өткөрүү, учурдагы иштер жөнүндө маалымат берүү жана проблемаларды чечүү үчүн коммуникацияларды күчөтүү керек.
• Командалык жумуш : Ишти аткарууда команда мүчөлөрүнүн ортосунда өз ара жардамдашуу жана мүнөздүү

пикир алмашуу долбоордун ийгилиги үчүн абдан

маанилүү.

6. Бюджет жана ресурстарды башкаруу:

• Каржылоо : Долбоордун ар бир этапка жана иш-чарага зарыл болгон каржылык каражаттар алдын ала пландалып, болжолдонгон чыгымдар менен каралат. Каржы жетишсиз болгондо, долбоордун ийгиликтүү ишке ашуусу кыйынга турат.
• Ресурстарды бөлүштүрүү : Мунун ичинде адамдарды, жабдууларды, материалдарды жана убакытты эффективдүү бөлүштүрүү керек. Тийиштүү ресурстар менен камсыз кылуу жана аларды оптималдаштыруу маанилүү.

7. Долбоорду баалоо жана мониторинг жүргүзүү:

• Жыйынтыкты баалоо : Долбоордун башталышында коюлган максаттарга жетүү үчүн жүргүзүлгөн иштердин натыйжаларын баалоо маанилүү. Иштин жыйынтыктары талаптарга жооп береби, убакыт жана чыгымдар талап кылынган чектерди сактап калдыбы, катышуучулар өз жоопкерчиликтерин аткарыштыбы?
• Мониторинг жана түзөтүүлөр : Долбоорду жүргүзүү процессинде үзгүлтүксүз мониторинг жүргүзүү жана жыйынтыктарды анализдеп, керектүү түзөтүүлөрдү киргизүү керек. Эгерде долбоордун

жүрүшүндө кандайдыр бир көйгөйлөр пайда болсо,

аларды чечүү үчүн көптөгөн аракеттерди кабыл

алуу зарыл.

8. Долбоорду жабуу жана баа берүү:

Долбоор аягына чыккандан кийин анын натыйжаларын бүдөмүктөнтпөй баалап, ар бир тараптын пикирлерин алуу маанилүү. Жабуу процесси ошондой эле команданын ишин жана чыгарылган жыйынтыктарды кароо жана келечекте пайдалануу үчүн пайдалуу маалыматтарды чогултуу үчүн зарыл.

Долбоорду башкаруу процесси ийгиликтүү болушу үчүн бардык катышуучулардын кызматташтыгы жана ар биринин жоопкерчиликтерин так билүүсү абдан маанилүү. Бул процесс жакшы пландалган жана уюштурулган учурда гана оптималдуу натыйжаларды берет.

9. Долбоорду башкарууда жыйынтыкка жетүү үчүн аналитикалык инструменттерди колдонуу:

SWOT анализи :

Долбоорду баштоо алдында долбоордун

мүмкүнчүлүктөрү жана кыйынчылыктарын

аныктоо үчүн SWOT (Күчтүүлүк, Туура эмес жактар, Мүмкүнчүлүктөр, Коркунучтар) анализин жүргүзүү керек. Бул анализ долбоордун жолундагы тоскоолдуктарды алдын ала көрүүгө жардам берет жана туура чечимдерди кабыл алууга мүмкүндүк берет.

SWOT талдоо (SWOT analysis): Компаниянын күчтүү жана алсыз жактарын, мүмкүнчүлүктөрүн жана коркунучтарын аныктоо үчүн колдонулат.

S W O T талдоо – бул уюмдардын же долбоорлордун күчтүү жактарын ( Strengths ), алсыз жактарын ( Weaknesses ), мүмкүнчүлүктөрүн ( Opportunities ) жана коркунучтарын ( Threats ) аныктоо жана баалоо үчүн колдонулган талдоо куралы. Бул талдоо уюмга же долбоорго кандай факторлор таасир этерин түшүнүүгө жардам берет жана стратегиялык пландаштырууда колдонулат.

SWOT талдоонун компоненттери

1. Күчтүү жактар (Strengths):

- Уюмдун же долбоордун ички позитивдүү аспектилери.

- Конкуренциялык артыкчылыктар.

- Ресурстар жана мүмкүнчүлүктөр.

- Жакшы брендинг жана кардарлардын ишеними.

2. Алсыз жактар (Weaknesses):

- Уюмдун же долбоордун ички терс аспектилери.

- Ресурстардын жетишсиздиги.

- Чечим кабыл алуудагы көйгөйлөр.

- Адам ресурстарынын жетишсиздиги же сапатсыздыгы.

3. Мүмкүнчүлүктөр (Opportunities):

- Сырткы позитивдүү факторлор жана тенденциялар.

- Жаңы рынокторго кирүү мүмкүнчүлүктөрү.

- Технологиялык инновациялар.

- Өсүү жана өнүгүү мүмкүнчүлүктөрү.

4. Коркунучтар (Threats):

- Сырткы терс факторлор жана коркунучтар.

- Конкуренциянын күчөшү.

- Экономикалык туруксуздук.

- Регулятордук өзгөрүүлөр жана чектөөлөр.

SWOT талдоону кантип жүргүзүү керек

1. Маалымат чогултуу: Уюмдун же долбоордун ички жана сырткы факторлорун изилдөө жана талдоо.

2. SWOT матрицасын түзүү: Төрт компоненттен турган таблицаны түзүү жана ар бир компонентке тиешелүү маалыматтарды жазуу.

3. Анализ жана баалоо: Күчтүү жана алсыз жактарды, мүмкүнчүлүктөрдү жана коркунучтарды талдоо жана аларды баалоо.

4. Стратегиялык пландаштыруу: SWOT талдоонун натыйжаларына негизденип стратегиялык пландарды жана иш-чараларды иштеп чыгуу.

SWOT матрицасынын мисалы

Бул талдоо уюмга же долбоорго өз күчтүү жана алсыз жактарын, ошондой эле мүмкүнчүлүктөрүн жана коркунучтарын тереңирээк түшүнүүгө жардам берет.

Күчтүү жактар

Алсыз жактар

- Жакшы брендинг

- Ишенимдүү кардарлар базасы

- Жогорку сапаттагы продукция

- Ресурстардын жетишсиздиги

- Кызматкерлердин жетишсиздиги

- Аткаруучулук маселелер

Мүмкүнчүлүктөр

Коркунучтар

- Жаңы рынокторго кирүү мүмкүнчүлүгү

- Технологиялык инновациялар

-Өсүү жана өнүгүү мүмкүнчүлүктөрү

- Конкуренциянын күчөшү

- Экономикалык туруксуздук

- Регулятордук өзгөрүүлөр

• Gantt диаграммасы :

Убакытты жана иш-чараларды көзөмөлдөө үчүн Gantt диаграммасы колдонулат. Бул диаграмма долбоордун этаптарын жана иш-чараларын белгилүү бир убакыт аралыгында пландаштырууга жана көзөмөлдөөгө жардам берет.

10. Ишти башкаруунун жана долбоорду жабуунун кошумча этаптары:

• Ишти башкаруу жана башкаруу процесстеринин мониторинги : Долбоорду ишке ашыруу үчүн процесстерди үзгүлтүксүз башкаруу зарыл. Бул процесс кызматкерлердин жүктөмүн, маңдайлашып жаткан тапшырмаларды жана каржылык ресурстарды көзөмөлдөөнү камтыйт.
• Түзөтүүлөрдү киргизүү : Долбоордун жүрүшүндө күтүлбөгөн кырдаалдар пайда болсо, долбоорду туура башкаруу жана түзөтүүлөрдү киргизүү өтө маанилүү. Кээде талаптар өзгөрүп, мурунтан белгиленген планга өзгөртүүлөрдү киргизүү керек болот.
• Долбоорду жыйынтыктоо жана эсептөө : Долбоор аяктагандан кийин анын жүрүшү жана жыйынтыгы тууралуу толук эсеп берилип, катышуучуларга билдирилип, жумуштун аягына чыгуусу жакшылап талданып чыгышы керек.

Көңүл бурганыңыздарга

чоң рахматǃ