16.02.2022 год. 1 урок. 15 группа. Предмет: "Основы проектной деятельности"

Использование стандартных программ Microsoft Office

Интегрированные пакеты программ для автоматизации офисной деятельности появились в середине 80-х годов XX века и быстро завоевали популярность на рынке программного обеспечения.

Интегрированный офисный пакет объединяет в себе взаимодействующие друг с другом инструменты (приложения), необходимые для повседневной работы в офисе и дома, среди которых: текстовый процессор, электронная таблица, база данных, система для создания компьютерных презентаций, коммуникационная программа и др. Интегрированные офисные пакеты обладают рядом существен-ных преимуществ по сравнению с комплектом независимых друг от друга прикладных программам, используемых для создания документов различного типа (текстовые процессоры, электронные таблицы, системы управления базами данных, коммуникационные программы). Среди преимуществ, прежде всего, следует отметить:

• однотипный для всех инструментов интегрированного пакета интерфейс и технологии работы с документами, позволяющие пользователю быстро освоить основные приемы работы;
• интеграцию инструментов офисного пакета, обеспечивающую их эффективное взаимодействие и обмен данными между электронными документами различных типов (текстовые документы, электронные таблицы, базы данных и т.д.);
• возможность взаимодействия групп пользователей и организации совместной работы над документами.

Microsoft Office (в дальнейшем –MS Office) – офисный пакет приложений, созданных корпорацией Microsoft для операционных систем Microsoft Windows и Apple Mac OS X. В состав этого пакета входит программное обеспечение для работы с различными типами документов: текстовыми документами, электронными таблицами, базами данных и др. MS Officebявляется сервером OLE объектов и его функции могут использоваться другими приложениями, а также самими инструментами (приложениями) Microsoft Office. Инструменты поддерживают использование скриптов и макросов, написанных на Visual Basic for Applications (VBA).

Комплект MS Office включает следующие основные приложения:

• Microsoft Word – текстовый процессор, позволяющий создавать документы любой сложности: оформлять их с использованием различных шрифтов, включать в документ рисунки, таблицы, формулы, графики, диаграммы и др. Имеет удобный графический интерфейс и средства автоматизации оформления документов. Создаваемые файлы имеют расширение doc (для версий, включая 2003) и docx (для версий 2007.2019).

• Microsoft Exel – табличный процессор для представления и обработки данных в виде электронных таблиц, имеющий универсальные возможности решения задач и встроенные средства деловой графики. Microsoft Exel имеет мощный аппарат математических инструментов для решения задач линейного программирования, оптимизации статистического моделирования и т.п. Создаваемые файлы имеют расширение xls (для версий, включая 2003) и xlsx (для версий 2007.2019).

• Microsoft PowerPoint – графический пакет для создания презентаций и слайд-фильмов. Этот пакет представляет пользователю возможность оформления текста, рисования, построения графиков и диаграмм, а также широкий набор стандартных иллюстраций, стилевых шаблонов и возможность использования звука и видео. Создаваемые файлы имеют расширение ppt (для версий, включая 2003) и pptx (для версий 2007.2019).

• Microsoft Outlook – программа управления информацией, которая помогает работать с сообщениями, приходящими по электронной почте, контактными лицами, назначать встречи, ставить задачи, отслеживать деятельность свою и сотрудников, просматривать совместные документы.

• Microsoft Access – система управления базами данных позволяющая создавать как автономные базы данных для персонального компьютера, так и базы данных для совместного использования в отделе или на целом предприятии. MS Access обеспечивает простые в использовании и управлении решения для совместной обработки информации. Access не только содержит традиционно широкий набор простых инструментальных средств обработки данных, но и обеспечивает глубокую интеграцию с Вебом, упрощающую совместное использование информации на разных платформах пользователями с разным уровнем подготовки, а также содержит дополнительные средства автоматизации, повышающие производительность. Создаваемые файлы имеют расширение mdb (для версий, включая 2003) и accdb (для версий 2007.2019).

Все офисные приложения имеют несколько почти одинаковых меню и функций. Общие команды открытия, закрытия и создания файлов, общие принципы работы со справкой, использование шаблонов при создании документов, печать и сохранение документов, настройка панелей инструментов и команд меню – все эти функции не зависят от того, обрабатывает ли программа текстовый документ, электронную таблицу презентацию или рисунок.

Запуск инструментов (приложений) MS Office

Для запуска нужной программы надо нажать кнопку Пуск, в стартовом меню, и выбрать папку Программы. В открывшемся подменю нужно установить указатель мыши на значок программы и нажать левую кнопку.

Создание, сохранение и открытие документов в MS Office 2000/2003 и 2007-2019

Создание нового документа

Если приложение уже открыто:

1. Щелкнуть по кнопке Создать - на Стандартной панели инструментов (MS Office 2000/2003);
2. Выбрать из меню Файл команду Создать (MS Office 2000/2003 и 2007-2019).

В первом случае будет создан пустой документ на базе стандартного шаблона, в который можно ввести нужный текст, рисунки или данные таблицы.

Во втором случае откроется окно, позволяющее создать документ на базе шаблона (см. раздел шаблоны).

Сохранение документа

Если документ сохраняется впервые, или его надо сохранить под другим именем, необходимо выполнить команду Сохранить как из меню Файл. В появившемся окне нужно выбрать Папку, в которой нужно сохранить документ, и ввести имя документа в поле Имя файла.

Сохранение документа в MS Office 2000/2003

Сохранение документа в MS Office 2007.2019

Поле Имя файла служит для ввода названия документа. Поле Тип файла позволяет осуществить выбор формата сохраняемого файла (по умолчанию предлагается формат открытого приложения).

С помощью команды Сохранить из меню Файл или кнопки на Стандартной панели инструментов можно сохранить текущий документ с тем же именем.

Открытие документа

Диалоговое окно Открытие документа позволяет открывать документы, располагающиеся в различных областях. Можно открывать документы, хранящиеся на жестком или гибком диске комппьютера или на сетевом диске, к которому имеется доступ. Для вызова этого окна нужно выбрать команду Открыть из меню Файл.

Для каждого приложения в нижней части меню Файл сохраняется список файлов, которые использовались последними. Любой из них можно открыть, выбрав из списка.

Можно открыть любой документ, не открывая приложение, из папки Мой компьютер или в окне программы Проводник. Для этого нужно дважды щелкнуть мышью на его имени.

Шаблоны

Использование шаблонов позволяет экономить время и избегать ошибок при создании стандартных документов. Очень удобно с помощью шаблонов создавать служебные записки, письма, факсимильные сообщения, отчеты, справочники, брошюры, календари, Web-страницы, расписания, повестки дня, резюме, рекламные презентации и выступления для отчетных докладов и т.д.

Шаблон - это совокупность стилей, пользовательских меню, параметров страницы, настроек приложения и некоторых фрагментов оформления документа (текст, рисунки, таблицы, колонтитулы и др.), сохраненная на диске в виде файла. Шаблон можно рассматривать как метод автоматизации создания документа на основе существующих текстовых заготовок и форматирования.

Для текстового процессора MS Word файл шаблона имеет расширение DOT, для табличного процессора MS Excel – расширение XLT.

Часть шаблонов создается при выполнении типичной установки пакета Office на компьютере, другая часть - только при выборочной установке; некоторые шаблоны поставляются на компакт-дисках с MS Office ValuPack и через Microsoft Web.

Пользователь может сам создавать и сохранять на диске необходимые ему шаблоны документов.

Установленные при инсталляции шаблоны хранятся в папке стандартных шаблонов MS Office (C:\Program files\MS Office\Шаблоны), если для их расположения пользователь не укажит другую (другие) папки (в MS Word меню Сервис/Параметры/Расположение).

Для каждой программы приложения MS Office существуют собственные шаблоны документов.

В MS Office включено большое число шаблонов различных категорий (отчеты, письма и факсы, презентации, шаблоны оформления и др.)

Созданный на основе шаблона документ можно редактировать, вводить нужные данные и сохранять с собственным уникальным именем

Интерфейс MS Office

Интерфейс MS Office 2000/2003

Если приложение не открыто, то документ можно создать и с помощью выбора меню Создать документ Microsoft MS Office при нажатии кнопки Пуск. При этом доступна панель всех шаблонов для приложений MS Office.

Панели команд, элементы меню

Существенным преимуществом использования MS Office является единообразная структура панелей инструментов всех программ-приложений, входящих в пакет.

Панели команд, также известные как панели инструментов, состоят из меню команд и/или кнопок, которые можно использовать для выполнения определенных операций. По умолчанию приложения MS Office отображают панель Главного меню и панели инструментов Стандартная и Форматирование. Главное меню содержит меню и команды. Панели инструментов Стандартная и Форматирование содержат кнопки, используемые для быстрого доступа к командам главного меню.

Можно настроить любую из панелей инструментов для создания собственного набора команд, чтобы облегчить доступ к наиболее часто используемым операциям. Кнопки, которые не используются (или используются редко) можно убрать, чтобы не загромождать экран.

Настройка панелей инструментов

В каждом приложение MS Office для автоматизации работы пользователю предоставляются следующие функции настройки панелей:

·создание собственной панели инструментов,

·создание собственного меню,

·добавление кнопок в существующую панель инструментов.

Использование команды Настройка из меню Сервис позволяет выполнить эти действия и просмотреть список панелей в поле Панели инструментов.

Панели инструментов создаются для макрокоманд, наиболее часто используемых команд и шрифтов.

Чтобы создать собственную панель инструментов нужно:

1. Щелкнуть правой клавишей мыши на панели команд, чтобы открыть всплывающее меню, и выбрать Настройка. Появится диалоговое окно.

2. Выбрать закладку Панели инструментов.

3. Выбрать кнопку Создать и ввести имя панели в текстовом поле Имя панели инструментов.

4. Нажать ОК. Панель инструментов появится на экране.

Чтобы добавить кнопку в существующую панель инструментов нужно:

1. Выбрать закладку Команды.

2. Выбрать нужную категорию из списка Категории.

3. Перетащить нужную команду из списка Команды в существующую или новую панель.

Для удаления кнопки из существующей панели инструментов следует, при появлении диалогового окна Настройка, перетащить кнопку (например, Панель Web, если компьютер не связан с Интернетом,) с панели инструментов на поле окна.

MS Office отличает панели команд пользователя от редактированных панелей команд, существующих по умолчанию. MS Office позволяет привести в исходное состояние только существовавшие по умолчанию панели команд путем их сброса, в то время как панели команд пользователя могут быть удалены.

Чтобы удалить или сбросить панель команд нужно:

1. Открыть панель диалога Настройка и выбератье вкладку Панели инструментов.

2. Выбрать нужную панель инструментов из списка Панели инструментов.

3. Нажать Удалить.

4. Для восстановления панелей команд, существующих по умолчанию, выберать Сброс.

5. Нажать Да, чтобы подтвердить удаление или сброс панели.

Просмотр документов на экране

Окно приложения показывает только часть теста текущего документа. Для просмотра всего документа используются бегунки на вертикальной и горизонтальной линейках прокрутки, а также кнопки перемещения по страницам документа.

Справочная система MS Office

Справка доступна для всех приложений MS Office через меню Справка. Команды меню Справка обеспечивают различные режимы работы со справочной системой.

Помощник может быть настроен по желанию пользователя (Функциональная клавиша F1 → кнопка Параметры → закладка Коллекция → закладка Параметры для задания необходимых параметров → кнопка ОК). Существуют девять типов помощника.

Для отключения помощника сбросьте флажок Использовать Помощника на вкладке Параметры.

Можно посмотреть содержание справочной системы.

Закладка Содержание представляет список тем справочной системы. Закладка Указатель приводит к списку ключевых терминов или фраз предметной области. Закладка Мастер ответов позволяет найти справку по запросу или по ключевому слову интересующей темы.

Особенности интерфейса MS Office 2007.2013

В процессе создания интегрированного пакета Microsoft Office 2007, разработчиками была поставлена задача сделать основные приложения Microsoft Office удобнее в работе. В результате был создан пользовательский интерфейс Microsoft Office Fluent, который, по мнению разработчиков, упрощает работу с приложениями Microsoft Office и дает возможность быстрее получать лучшие результаты. Кроме того, предполагалось предотвратить загромождение рабочей области — ради того, чтобы пользователи меньше отвлекались на поиск и могли больше времени и энергии тратить на свою работу.

Динамическая лента

Главный элемент пользовательского интерфейса MS Office (пример интерфейса MS Word 2010 показан на рисунке) представляет собой ленту, расположенную в верхней части окна приложения. Она заменила традиционные меню и панелей инструментов, используемые в MS Office 2003 и более ранних версиях MS Office.

Используя ленту, можно находить и выполнять команды, необходимые для редактирования и форматирования документа (элементы управления: кнопки, раскрывающиеся списки, счетчики, флажки и т.п.). Все команды упорядочены в логические группы, собранные на вкладках, имеющих названия.

Заменить ленту панелями инструментов или меню предыдущих версий MS Word нельзя. Удалить ленту тоже нельзя. Для увеличения области работы с документом ленту можно свернуть (скрыть).

Работа с лентой

Для сворачивания и разворачивания ленты выполните следующие действия:

• Нажмите кнопку , расположенную в правой верхней части окна приложения – лента будет свернута.
• Нажмите кнопку , расположенную в правой верхней части окна приложения – лента будет развернута.

Для использования ленты в свернутом состоянии щелкните по названию вкладки, а затем выберите параметр или команду, которую следует использовать. После выполнения команды лента снова свернется.

Чтобы быстро свернуть ленту, щелкните имя активной вкладки. Для восстановления ленты щелкните вкладку.

Чтобы свернуть или восстановить ленту, можно использовать комбинацию клавиш Ctrl + F1.

Содержание ленты для каждой вкладки постоянно и неизменно. Нельзя ни добавить какой-либо элемент на вкладку, ни удалить его оттуда.

Внешний вид ленты зависит от ширины окна: чем больше ширина, тем подробнее отображаются элементы вкладки.

Основные технологические приемы и команды редактирования и форматирования в MS Office 2000/2003 и 2007-2019 идентичны и выполняются из рабочих окон, в целом одинаковых по своей структуре и содержанию, например

Шрифты в MS Office 2000/2003

Шрифты в MS Office 2007.2019

Стили в MS Office 2000/2003

Стили в MS Office 2007.2019