Автоматизация управления предприятием

Управление предприятием в современных условиях определяется как изменение состояния системы, ведущее к достижению поставленной цели.

Система управления предприятием находится в постоянной взаимосвязи с внешней средой. Взаимосвязь осуществляется посредством информации, которая по потокам прямой связи передает цель функционирования, различные команды управления от системы более высокого уровня к системам низового звена, а по потокам обратной связи – все сведения, необходимые для регулирования информационного процесса.

Управленческая информация способствует регулированию процессов производства, распределения, обмена и потребления материальных благ. Важнейшей ее составляющей является экономическая информация, которая отражает производственно-финансовую деятельность любых экономических объектов с помощью системы натуральных стоимостных показателей. Во всех случаях при этом используются количественные величины, цифровые значения. Эта особенность экономической информации предопределяет возможность широкого применения для ее обработки вычислительной техники.

На крупном предприятии объем информации, необходимой для принятия управленческих решений, весьма велик, и многие параметры при этом являются взаимозависимыми. На современном этапе невозможно правильно и эффективно руководить предприятием, основываясь исключительно на профессиональной интуиции. В быстрорастущей организации прибыль увеличивается буквально в геометрической прогрессии. Причем неэффективное управление обходится дороже именно крупному предприятию, поскольку в этом случае даже незначительные, на первый взгляд, потери из-за нерационального управления умножаются на огромные финансовые и товарные обороты.

Для современных систем управления крупным и средним предприятием характерно внедрение комплексных систем автоматизации, или корпоративных систем.

Комплексная система автоматизации управления предприятием – это некая операционная среда, которая способна предоставить актуальную и достоверную информацию обо всех бизнес-процессах предприятия (в том числе территориально распределенного и имеющего сложную структуру), необходимую для планирования операций, их выполнения, регистрации и анализа, среда, несущая в себе технологический регламент и управленческий опыт. В этой среде реализуется полный рыночный цикл – от планирования бизнеса до анализа результатов деятельности предприятия и последующей корректировки планов.

Бухгалтерская информационная система в комплексной системе автоматизации выполняет роль подсистемы и отвечает за организацию учетной системы предприятия. Комплексные системы автоматизации чаще внедряются на средних и крупных предприятиях.

На VI Международном конкурсе (1998) программного обеспечения в области бухгалтерского учета и финансов впервые как отдельный класс рассматривались корпоративные системы.

Корпоративная информационная система автоматизирует все функции управления на всех уровнях управления предприятием. Корпоративная информационная система является многопользовательской и функционирует в распределенной вычислительной сети. Внедрение такой системы под силу только крупному предприятию.

Компьютерные информационные системы крупных и средних предприятий представляют собой сложную систему, включающую совокупность методических материалов, прикладных и программных средств, регламентирующих информационно-алгоритмическую поддержку финансово-хозяйственной деятельности предприятия и обеспечивающих комплексное приложение средств вычислительной техники на всех стадиях технологической системы управления: регистрация учетной информации, обработка и анализ, формирование аналитической и статистической отчетности. Компьютерные системы имеют разветвленную функциональную структуру, интегрированную в единую систему расчетов и управления и ориентированную на многопользовательский режим работы.

В результате работы всех пользователей системы происходит накопление информационной базы предприятия о ходе выполнения конкретных хозяйственных операций, относящихся к различным направлениям деятельности.

На крупных и средних предприятиях обработка учетной информации с помощью бухгалтерской информационной системы ведется на трех уровнях, соответствующих первичному, бухгалтерскому финансовому и управленческому учету (рис.). На каждом уровне в соответствии с методологией сбора, регистрации и обработки учетной информации создаются автоматизированные рабочие места (АРМ) экономистов, бухгалтеров, финансистов и аналитиков, взаимодействующих между собой.

Автоматизированное рабочее место в системах бухгалтерского учета – это совокупность методических, аппаратных и программных средств, обеспечивающих автоматизацию функций пользователя и позволяющих оперативно реагировать на его информационные и вычислительные запросы.

На уровне первичного учета с помощью АРМ работников, ведущих первичный учет, выполняются сбор, регистрация, накопление и частичная обработка первичной информации, возникающей в производственно-хозяйственных подразделениях предприятия. Полученные на каждом участке результирующие данные поступают по каналам связи на уровень бухгалтерского финансового учета.

На этом уровне данные первичных документов и информация, полученная с уровня первичного учета, регистрируются и группируются в системе синтетических и аналитических счетов. Для этого сведения об остатках хозяйственных средств и их источников, а также данные текущих хозяйственных операций отражаются в различных учетных регистрах.

АРМ этого уровня формируют результирующие данные, отражающие все хозяйственные операции предприятия в стоимостной оценке, в виде участков бухгалтерских проводок. С помощью учета на основе данных аналитического и синтетического учета формируются Главная книга, бухгалтерский баланс и другие формы финансовой отчетности.

Информация первичного чета и сводная финансовая отчетность поступают на уровень управленческого учета, где используются работниками финансового управления предприятия, включая бухгалтерию, финансовый отдел, планово-экономический отдел и другие аналогичные подразделения.

АРМ в бухгалтерском деле являются распределенными системами. В пользовании главного бухгалтера обычно находится только один дисплей, а основные функциональные части – у руководителей соответствующих подразделений или непосредственно у рядовых бухгалтеров. Именно они осуществляют ввод информации, ее систематизацию, ведение картотек и архивов, обработку входящей и исходящей документации, контроль.

Важное значение при автоматизации обработки экономической информации имеет правильный выбор программного обеспечения. Оно должно отвечать следующим основным требованиям:

- простота и удобство в эксплуатации. Большинство профессиональных бухгалтеров и аудиторов не являются специалистами по компьютерному бухгалтерскому учету и обладают лишь общими навыками работы с персональными ЭВМ. Излишняя сложность программных продуктов затрудняет и сдерживает их массовое использование. К тому же учетно-аналитические задачи в большинстве своем достаточно доступны и просты;

- легкость освоения сотрудниками бухгалтерии и экономических служб. Способы ввода и обработки информации должны иметь первичный вид и структуру, что позволяет без дополнительных усилий осваивать новые блоки программного обеспечения;

- возможность активно влиять на настройку компьютерных тем, изменять рабочий план счетов, устанавливать необходимые для группировки и анализа учетных данных субсчета, предусматривать связанные с учетной политикой типовые корреспонденции счетов, контролировать правильность автоматизированного заполнения промежуточных и завершающих форм отчетности;

- настраиваемость и открытость программного обеспечения;

- соответствие программного обеспечения современным требованиям работы в среде Windows, обмен информацией с другими стандартными программами.

В зависимости от рода деятельности предприятия, отрасли, специфики продукции или оказываемых услуг, размера и структуры предприятия, требуемого уровня автоматизации задачи учета и управления могут существенно отличаться. Невозможно ограничиться одной программой, предназначенной для массового использования и удовлетворяющей при этом потребности большинства предприятий.

В основе системы программ автоматизации обработки экономической информации должна быть единая технологическая база. Она является фундаментом для построения всех прикладных решений. Наличие единой технологической базы облегчает создание отдельных прикладных решений и обеспечивает их невысокую стоимость.

Главное преимущество такого подхода – стандартизация разработки; обеспечение качественного и быстрого внедрения современных технологий во всех прикладных решениях.