Средства и технологии обработки текстовой информации

23

СРЕДСТВА И ТЕХНОЛОГИИ ОБРАБОТКИ ТЕКСТОВОЙ ИНФОРМАЦИИ

В этом параграфе мы рассмотрим некоторые средства и технологии преобразования информации, представленной в текстовой форме или, как ее принято называть "текстовой информации".

ПОНЯТЬ

Рассмотрите фрагменты следующих трех текстовых документов.

ДОКУМЕНТ 1.

ДОКУМЕНТ 2

ДОКУМЕНТ 3.

Что общего у всех этих документов? Все они текстовые. Но назначение и оформление у них разное.

Первый – это личное письмо. Нет никаких правил по его оформлению, никаких требований к содержанию и, даже если там встретятся ошибки или описки, ваш корреспондент поймет все правильно.

Второй – юридический документ. Здесь и содержание, и оформление должно отвечать определенным требованиям, соответствовать правилам делопроизводства. Есть обязательные для таких документов реквизиты (шапка, подписи, место для печати и пр.), допустимые словосочетания («действующий на основании», «сторона обязуется», «сторона имеет право»), принятые правила использования шрифтов и размещения теста на листе. В документах крайне нежелательны синтаксические и орфографические ошибки.

Третий – рекламный листок. Основное требование к нему – привлекать внимание. Для этого он должен быть эстетично оформленным. При его создании следует заботиться не только о содержании, но и о том, чтобы размер заголовка соотносился с размерами текста, чтобы рисунок оттенял и отражал содержание текста, чтобы схемы и таблицы легко воспринимались и пр.

Подобные документы люди создавали и в «докомпьютерную» эпоху. Письма писали пером или авторучкой (и при этом очень красивым - каллиграфическим почерком), деловые бумаги печатали на пишущей машинке, если нужно было что-то прорекламировать, обращались к художнику. Но компьютеры и здесь смогли облегчить людям жизнь.

Само название вычислительная машина или более привычное компьютер (от англ. compute - подсчитывать) говорит о том, что этот вид технического устройства предназначен прежде всего для вычислений, то есть для обработки чисел. Вернее сказать, был предназначен изначально. В настоящее же время более половины обрабатываемой на компьютере информации - это информация текстового вида.

Контракты и личные заметки, приказы и научные статьи, макеты журналов и рекламные листки - всё это быстро и удобно создаётся на компьютере.

Специалисты, профессионально занимающиеся работой с текстами -редакторы и корректоры, менеджеры и юристы, драматурги и переводчики - осваивают все новые и новые "лингвистические" программы, осознав, что компьютер несравненно лучше пишущей машинки.

Набирая текст на пишущей машинке, необходимо с самого первого удара по клавише заботиться о центрированном расположении заголовков, о соблюдении полей страниц, об отводе необходимого места для последующей вставки формулы или схемы, о соблюдении размеров колонок в таблицах, о правилах орфографии и о многом, многом другом. А главное даже незначительная переделка текста требует полной перепечатки всей страницы, не говоря уже о трудностях тиражирования. Большинство из этих вопросов при компьютерном наборе текстов превращаются из проблем в незначительные оформительские детали. Чего компьютер пока не может, так это "сочинять" содержание нужного вам текста, хотя и здесь часто можно воспользоваться готовым шаблоном, хранящемся в обширной базе самых разных документов.

Аппаратные средства

Для ввода текста обычно используется клавиатура. Сканер вместе с программой оптического распознавания символов позволит быстро перевести в электронную форму типографский или машинописный текст. Световой карандаш (LightPen) и специальный планшет вместе с программой распознавания рукописного текста позволяет перевести в память компьютера и текст, написанный от руки.

Программные средства

Во всём многообразии программных средств, предназначенных для работы с текстами, можно выделить следующие виды:

• электронные блокноты (записные книжки);

• текстовые редакторы;

• текстовые процессоры;

• редакционно-издательские системы (программы вёрстки);

• программы, предназначенные для перевода с одного языка на другой;

• лингвистические корректоры;

• системы, осуществляющие интеллектуальный поиск и интеллектуальную обработку текстов, размещенных в сетях.

Отличаются они друг от друга :

1. назначением;

2. функциональными возможностями по созданию и преобразованию непосредственно текста;

3. возможностями по сопровождению текста рисунками, схемами, таблицами, звуком, анимацией, то есть «нетекстовыми» объектами;

4. требованиями к аппаратным ресурсам.

Текстовые редакторы для большинства пользователей компьютера - привычное и удобное средство для составления самых разнообразных текстовых документов.

Предназначены они, как это понятно из самого названия, для редактирования текстов, то есть набора, корректировки, оформления, печати и хранения текстовых документов.

ЗАМЕЧАНИЕ. Термин "документ" используется не в смысле "бумага, заверенная подписью и печатью", а в смысле информации, хранящейся на каком-либо носителе.

Вы понимаете, что текстовые редакторы - это программы, вернее, комплекс программ. Разрабатывают их программисты, у из которых может быть свой взгляд на то, что должны уметь делать именно их программы и как они будут это делать. Поэтому одна и та же операция в различных текстовых редакторах может выполняться по-разному. Следовательно, прежде чем приступить к работе в новом для вас текстовом редакторе, необходимо выяснить его возможности, познакомиться с системой меню и способами задания команд. Конечно, разработчики программного обеспечения иногда "договариваются" об унификации наиболее часто используемых операций. Например, удаление ошибочного символа практически во всех редакторах можно осуществить при помощи клавиш или , вызвать подсказку - клавишей и т.д.

Какова же технология работы в текстовом редакторе?

Прежде всего текст надо набрать, то есть ввести с клавиатуры. (О сканировании текстов мы поговорим позже). Уже на этом этапе можно "стирать" ошибочно введенные символы и заменять их правильными, выбирать нужный размер и стиль шрифта или цвет символов, сразу же заносить нужную информацию в таблицу и многое другое. Но можно и просто вести текст, не заботясь пока о его оформлении (иногда это более удобно).

Если вы работаете одновременно с несколькими документами, то каждый из них лучше поместить в отдельное окно. Большинство существующих редакторов предоставляют такую возможность.

Когда текст набран, то можно приступать к его оформлению. Для этого текстовый редактор предоставляет вам большой набор допустимых операций над отдельными элементами текста, например, операции над символами (удаление, вставка, замена), строками (центрирование), абзацами (выравнивание, установление межстрочного интервала и отступов). При этом в большинстве редакторов совсем не обязательно выделять или как-то отмечать эти элементы. Достаточно, если текстовый курсор находится в области этого элемента. Но основной принцип оформления текста – «выдели и преобразуй».

Выделенная часть текста называется фрагментом. Только выделив фрагмент можно, например, его скопировать или переместить как в рамках текущего текста, так и в документ, открытый в другом окне редактора.

После того как текст оформлен, его необходимо распечатать или сохранить на внешнем носителе.

Если вы не хотите, чтобы кто-то "испортил" созданный вами документ, можно установить специальные атрибуты документа и сделать его, например, доступным только для чтения.

В текстовых редакторах существует и много других сервисных функций, но знакомиться с ними лучше в процессе практической работы.

Текстовые процессоры пришли на смену текстовым редакторам вместе с появлением графического пользовательского меню. Они обладают всеми возможностями текстовых редакторов и рядом существенных дополнительных функций. Их отличает:

• более развитый пользовательский интерфейс, который включает в себя наряду со “словесным” меню еще меню пиктограмм и меню “горячих клавиш”, а потому одну и ту же операцию пользователь может выполнить разными способами;

• возможность сопровождения текста графическими изображениями, которые можно как “импортировать” из существующего графического файла, так и создать средствами самого текстового процессора, например, с помощью мастера диаграмм;

• простота создания и редактирования таблиц. Одним движением мыши можно изменить ширину строк и столбцов таблицы, выбрать тип ее обрамления, подсчитать сумму чисел в строке или столбце, упорядочить абзацы по алфавиту и пр.;

• наличие большого количества стандартных шаблонов документов, таблиц и рисунков;

• возможность ввода в текст формул, буквиц, “артистических” заголовков, возможность разбиения текста на несколько колонок и пр.;

• возможность создания и использования “макросов” - описаний на языке макропрограммирования некоторых наиболее часто повторяющихся последовательностей действий.

Наиболее известными текстовыми процессорами являются Microsoft Word, WordExpress, Accent, WordPad и другие.

Редакционно-издательские системы или программы вёрстки предназначены для подготовки печатной продукции - газет, журналов, книг, брошюр, буклетов. Они должны уметь работать с текстовыми и графическими файлами, созданными в различных редакторах, поддерживать автоматическую нумерацию страниц (с учетом брошюрования книги), иметь возможность различной заливки фона под текстом или слайдами, осуществлять режимы правилной цветопередачи для печатающих устройств и многое другое.

Наиболее популярными программами профессиональной вёрстки являются QuarkXPress, Ventura Publisher, PageMaker, FrameMaker.

Системы проверки орфографии (“Пропись”, “Орфо” и др.) могут существенно помочь корректорам, переводчикам, литераторам, журналистам, референтам, составителям аналитических обзоров прессы. Эти программы осуществляют грамматическую, синтаксическую, стилистическую проверку художественных и научных текстов, имеют большие словари синонимов и антонимов, позволяют правильно осуществить перенос слов по слогам и многое другое.

ЗНАТЬ

Текстом будем называть любую последовательность символов, к которым относятся буквы, пробел, знаки препинаний, цифры, знаки арифметических операций и операций отношения и т.п.

Текст имеет содержание, структуру и форму. Структура текста задается расстановкой знаков препинания, использованием табуляции, отступов и других средств размещения элементов текста. Формой текста можно назвать способ его оформления и размещения на странице.

Текстовый редактор – программное средство, предназначенное для создания (ввода, набора) и редактирования (оформления) текстов

Основные функции текстового редактора:

• обеспечение ввода текста с клавиатуры или из существующего файла;

• редактирование текста (добавление, изменение, удаление или копирование фрагментов текста - символов, слов и т.д.);

• оформление текста (выбор шрифтов, способа выравнивания, установление межстрочного и межабзацного интервалов и т.п.);

• размещение текста на странице (установка размера страницы, полей, отступов; разбиение на колонки; расстановка номеров страниц, колонтитулов и пр.)

• сохранение текста в файле на внешнем носителе или получение твердой копии (печать текста);

• проверка орфографии, подбор синонимов, контекстный поиск и замена;

• система подсказок и т.д.

Наиболее распространенные текстовые редакторы: Лексикон, Edit, Слово и дело, Ched, NotePad, Write.

Текстовый процессор отличается от текстового редактора более широкими функциональными возможностями, а именно:

• настраиваемое пользователем меню;

• использование контекстного меню;

• сопровождение текста таблицами и проведение в них простейших расчетов;

• вставка графических объектов (рисунков, диаграмм, заголовков и пр.) или создание рисунков с помощью встроенных инструментов;

• вставка формул, графиков, диаграмм;

• оформление текста списками, буквицами;

• использование инструмента автокоррекции текста и его автореферирования;

• фоновая проверка орфографии и синтаксиса и многое другое.

Наиболее распространенные текстовые процессоры: Word (Microsoft Office), Word Pro (Lotus SmartSuite), WordPerfect (Perfect Office), WordExpress, Accent, StratusPad.

Редакционно-издательские системы (программы верстки) должны обеспечивать все функции текстового процессора, а также:

• воспринимать тексты, созданные в различных текстовых редакторах;

• воспринимать отсканированные или нарисованные в графических редакторах иллюстрации, созданные на разных платформах ПК, и корректировать их цвета;

• иметь больший набор шрифтов и возможность их графического преобразования (сжатие, растяжение или симметричное отражение по вертикали или горизонтали);

• иметь возможности для различного «обтекания» рисунка текстом;

• обеспечивать автоматическое составление оглавления текста, автоматическое оптимальное размещение текста на странице;

• обеспечивать адаптацию к различным печатающим устройствам и т.д.

Если рассматривать текст как систему, то элементами его будут отдельные символы, слова, строки, предложения, абзацы.

Абзацем в обычном тексте называют часть текста от одной "красной строки" до другой, в текстовом редакторе абзац - это часть текста от одного "признака конца строки" до другого. (Чаще всего признак конца строки вставляется в текст автоматически при нажатии клавиши )

Над абзацами в текстовых редакторах выполняются такие операции, как выравнивание, установка межстрочного интервала, усттановка отступа для красной строки.

Фрагментом называют выделенную часть текста.

В текстовых редакторах большинство операций по преобразованию текста осуществляется именно над фрагментами, а такие операции, как копирование и перенос, выполняются только над фрагментами.

В текстовом редакторе допустимы операции над отдельными элементами текста, даже если они не выделены, например, операции над символами (удаление, вставка, замена), абзацами (выравнивание, отступы), но основной принцип оформления текста в текстовом редакторе – «выдели и преобразуй».

УМЕТЬ

ЗАДАНИЕ 1

Изучите пользовательский интерфейс текстового редактора, установленного на вашем компьютере. Ответь на следующие вопросы:

• Какие типы меню он включает (командный, фиксированное меню, ниспадающее меню, меню пиктограмм, "горячие клавиши", диалоговые окна)?

• Как вызвать подсказку? Есть ли строка подсказок? Есть ли вызов контекстно-зависимых подсказок?

• Есть ли строка состояния и какая информация в ней отражается?

• Может ли сам пользователь настраивать меню, то есть оставлять на экране только те элементы, которые ему необходимы?

• Как перемещать большой текст (клавишами управления курсором, с помощью полос прокрутки и т.д.)?

• Можно ли работать с несколькими документами одновременно?

ЗАДАНИЕ 2

Определите, каким образом можно сохранить созданный текст в файле на внешнем носителе, какие форматы файлов поддерживает данный редактор (*.txt, *.doc, *.wri и т.д.)

ЗАДАНИЕ 3

В текстовом редакторе введите произвольный текст (например, своё любимое стихотворение). В процессе ввода, редактирования и оформления текста заполните таблицу "Правила работы в текстовом редакторе" по образцу приведенному ниже для редактора Microsoft Word.

Правила работы в текстовом редакторе Microsoft Word

В процессе работы продолжайте заполнять эту таблицу.

ЗАДАНИЕ 4

Если текстовый редактор, установленный на вашем компьютере имеет развитые средства для работы с таблицами, то создайте текст таблицы предыдущего задания с помощью текстового редактора, сохраните его в файле и продолжайте с ним работать на следующих практических занятиях.

ЗАДАНИЕ 5

Напишите технологию создания “листа” с вашими визитными карточками, включая:

• использование различных шрифтов;

• копирование одной карточки несколько раз, чтобы как можно “плотнее” заполнить лист;

• проверку орфографии;

• установку параметров печати полученного листа и пр.