РЕФЕРАТ
по курсу: «Язык и стиль юридических документов»
на тему: «ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В
ЛУГАНСКОЙ НАРОДНОЙ РЕСПУБЛИКЕ»
Содержание
Введение……………………………………………………………………….…3
1. Понятие делопроизводства………………………………………………..…5
2. Современное делопроизводство …………………………………………….9
3. Делопроизводство в Луганской Народной Республике……………………11
Заключение………………………………………………………………………..14
Список используемой литературы……………………………………………….15
Введение
Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Первоначально термин появился в устной речи (предположительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» - решать вопрос. В ходе решения возникала необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г.
Современное делопроизводство включает:
• обеспечение своевременного и правильного создания документов
(документирование);
• организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).
Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли «документы» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом документы, созданные каким-либо способом письма - рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.).
Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина — документоведение. Организация работы с документами — это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения.
Актуальность данной темы заключается в важности описания делопроизводства в Луганской Народной Республике. Организация и ведение делопроизводства требует профессиональных знаний и навыков, поэтому ознакомление с ними позволяет улучшить кругозор и квалификацию специалистов.
Целью данной работы является рассмотрение современного делопроизводства в Луганской Народно Республике, выявление особенностей.
Задачи:
· Рассмотрение понятия делопроизводства и документооборота
· Исследование особенностей делопроизводства в Луганской Народной Республике.
Понятие делопроизводства
Подготовка любого документа заключается главным образом в знании правил оформления его реквизитов, т.е. информационных элементов, из которых оно составляется (адрес, текст, подпись, виза утверждения и согласования и др.). Весь объём документов, обращающихся в организации – это своеобразная память организации, обращение к которой позволяет оперативно решать текущие дела, разрешать спорные вопросы, анализировать работу предприятия, принимать наилучшие решения.
Делопроизводством называется отрасль человеческой деятельности по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения.
Документооборот – это движение и учёт документов (получение, обработка, регистрация, контроль исполнения, текущее хранение, отправка). В советское время был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме, структуре документов и составу их информационных элементов (реквизитов). Современное делопроизводство в России развивается с учётом специфики складывающихся рыночных отношений и массовой компьютеризацией [1, 12].
Документ и его функции. В процессе хозяйственной деятельности людей всякое согласованное взаимодействие осуществляется с помощью управления. Связи в системе управления реализуются посредством информации, которая представляет собой обмен сведениями, мнениями, командами между людьми (управленческими структурами). Всё это может передаваться разными способами, в том числе машинным. Носителем информации является документ (в переводе с латинского «документ» означает «свидетельство», «способ доказательства»).
Документ – это материальный объект с закреплённой на нём информацией для передачи её во времени и пространстве. Документ является информационной функцией, в нём фиксируются факты, события, явления практической мыслительной деятельности человека. С помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности. Коммуникативная форма документа обеспечивает внешние связи предприятия и организаций. Нормативно-правовую базу делопроизводства составляет совокупность законодательных актов, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.
Все документы, обращающиеся на предприятии, в организации, классифицируют по следующим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации месту составления, степени сложности, степени секретности, срокам исполнения, юридической силе, стадиям создания, по происхождению, срокам хранения, степени унификации, характеру содержания.
Документооборот – это движение документа на предприятии, в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.
Основными принципами организации документооборота являются следующие:
· Прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно);
· Каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;
·Порядок прохождения процесса обработки основных видов документов должны быть единообразными. По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов (практики называют эти документы соответственно входящими, исходящими и внутренними документами). Учёт объёма документооборота осуществляется с целью получения данных для расчёта штатной численности персонала делопроизводственной службы, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работы с документами
[2, 36].
Документопоток входящих документов составляют:
· Документы вышестоящих организаций, органов власти;
· Документы подведомственных организаций, присылающих отчётно- учётную документацию и различного рода запросы;
· Документы организаций-смежников и прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;
· Жалобы и заявления граждан.
В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:
· Приём входящих документов;
· Первоначальная (экспедиционная обработка);
· Предварительное рассмотрение и распределение;
· Регистрация;
· Рассмотрение документов руководством;
· Исполнение резолюций;
· Отправление.
Регистрация и учёт поступающих в организацию документов
В настоящее время документы могут быть получены не только по почте, но и приняты по телетайпу, факсу, e-mail, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственные службы обязаны обеспечить учёт и контроль за движением таких документов. Учёт телеграмм, телексов, телетайпограмм должен проводиться в службах связи, а затем передаваться в канцелярию. Все поступающие в организацию документы независимо от способа поступления (почта, телеграф, спецсвязь, факс и др.) передаются конкретному должностному лицу службы делопроизводства. При поступлении документа по почте до вскрытия конверта проверяют правильность их доставки по адресу, целостность конвертов, упаковки, а также документов и вложений. Неправильно адресованные и повреждённые документы возвращаются отправителю. Если в конверте находится служебный документ, то адресат после прочтения возвращает его в канцелярию для регистрации. Вместе с документами необходимо сохранять конверты. Регистрация документов с применением компьютерных технологий обеспечивает сбор и хранение необходимых данных обо всех документах, циркулирующих в организации, позволяет внедрить автоматизированный контроль исполнения документов, подготовить их внутреннюю опись, дать любую справку о состоянии движения документов [2;72].
Современное делопроизводство
Существует три формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная. При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря. Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Не следует смешивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различных структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства, имеющей специализированные подразделения: экспедиции, машбюро, контрольные группы и т.д. При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализованно (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел) [3,85]. Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства. Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет: снизить стоимость делопроизводственных операций; улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование; обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников; использовать прогрессивные и производительные технические средства; обеспечить единство организационного и методического руководства.
В современных условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством. В небольших учреждениях, не имеющих общих отделов, отделов делопроизводства, делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь-референт руководителя. Если организация или учреждение имеют большой объем документов, то вводится структурное подразделение, отвечающее за делопроизводство: канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и т.д. Деятельность этого структурного подразделения отражается в специально разрабатываемом положении. С целью регламентации делопроизводственного процесса, определения приемов и способов создания и обработки документов в организации отделы делопроизводства разрабатывают инструкции по делопроизводству, которые учреждаются приказом руководителя учреждения[5, 74].
Делопроизводство в Луганской Народной Республики
Все государственные органы, органы местного самоуправления, предприятия, учреждения, организации Луганской Народной Республики в процессе своей деятельности создают различные документы, которые в дальнейшем хранятся в их архивах. С целью установления единых требований по созданию в организациях управленческих документов и работы со служебными документами, их комплектованию, хранению, учету и использованию, Государственной архивной службой Луганской Народной Республики был разработан проект Правил организации делопроизводства, комплектования, хранения, учета и использования документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях, организациях.
21 марта 2017 года на заседании Совета Министров Луганской Народной Республики (постановление № 109/17) утверждены Правила организации делопроизводства, комплектования, хранения, учета и использования документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях, организациях (далее – Правила). Данные Правила являются нормативным правовым актом, обязательным для исполнения всеми организациями независимо от формы собственности.
Правила состоят из XV разделов:
В разделах I–V изложены общие требования по организации делопроизводства, а именно: документированию управленческой информации, организации документооборота и исполнению документов, систематизации и хранению документов в делопроизводстве, проведению экспертизы ценности документов.
Соблюдение указанных требований обеспечивает в дальнейшем быстрый поиск нужных документов, облегчает их научно-техническое упорядочение, а также способствует более полной сохранности документов Архивного фонда Луганской Народной Республики, являющихся частью историко-культурного наследия Луганской Народной Республики, а также документов по личному составу, необходимых для социальной защиты прав и интересов граждан.
Требования по оформлению дел и составлению архивных описей дел, передаче дел из структурных подразделений в архив организации, сведения о предельных сроках временного хранения документов в архиве организации и их фондировании отражены в разделах VI– VIII Правил.
Разделы IX–XI регламентируют организацию хранения архивных документов. В них раскрыты требования к помещениям архива, его оборудованию, обеспечению пожарной безопасности, охранного, светового, температурно-влажностного и санитарно-гигиенического режимов и др., а также общие требования к учету архивных документов, справочному аппарату к документам архива.
О пользовании документами архива организации говорится в разделе XII. Здесь освещены условия доступа к документам и формы использования сведений, содержащихся в архивных документах, к которым относятся исполнение запросов юридических и физических лиц, предоставление документов для работы в читальном зале организации, выдача документов во временное пользование, использование документов при подготовке мероприятий, выставок, публикаций.
Разделы XIII–XV содержат информацию об организации работы архива, передаче документов Архивного фонда из архива организации на постоянное хранение в архивное учреждение, а также о передаче документов при смене руководителя организации, руководителя архива, реорганизации или ликвидации организации.
Таким образом, положения Правил предусматривают подготовку в организациях инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, положений об архивах, центральных экспертных и экспертных комиссиях, составление описей дел постоянного, длительного хранения, описей дел по личному составу, исторических справок, актов о выделении к уничтожению документов, не внесенных в Архивный фонд и др.
Правила содержат 55 приложений (формы бланков, журналов, номенклатур дел, титульных и заверительных листов, описей дел, актов, различных учетных форм, образцы справок и др.) в соответствии с которыми необходимо оформлять документы. Данные Правила должны стать «настольной книгой» каждого работника службы делопроизводства, заведующего архивом, архивариуса, ответственного за делопроизводство и архив организации.
В заключение, хочу обратить внимание на то, что не соблюдение норм Правил влечет административную ответственность в соответствии со статьей 13.22 Кодекса Луганской Народной Республики об административных правонарушениях.
Заключение
В данной работе были рассмотрены вопросы делопроизводства. Значение делопроизводства как одного из важнейших сфер деятельности определяется рядом факторов, и прежде всего его универсальностью. Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы, созданные как «традиционным» (рукописным, машинописным, типографским) способом, так и с использованием компьютерных технологий.
Организация и ведение делопроизводства требует профессиональных знаний и навыков, поэтому ознакомление с ними позволяет улучшить кругозор и квалификацию специалистов.
Правильная организация делопроизводства – это основа сохранности и эффективного использования документной информации в будущем.
Поставленные цель и задачи были раскрыты. Рассмотрено современное делопроизводство и делопроизводство в Луганской Народной Республике.
Список используемой литературы
1. Андреева В.И. Делопроизводство. – М., 2001
2. Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение
управления): Учебное пособие. – М.: «Дашков и К°», 2004
3. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие. –
М., ИНФРА-М, 2002.
4. Кузнецова М.В. Делопроизводство. – М., 2000
5. Гутгарц Р.Д. Документирование управленческой деятельности: Курс лекций – М.: ИНФРА-М, 2001
6. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. – М.: ПРИОР, 1999
Интернет-ресурсы:
http://garhivelg.su/index.php/publications/how-to/;
https://mu-lnr.su/wp-content/uploads/2017/02
3 052
20 062 
