Менеджмент лекция 11

Организация труда руководителя

Раздел №4

План:

• 1.Содержание работы руководителя.
• 2. Факторы, влияющие на работу руководителя.
• 3. Целевое планирование труда руководителя.
• 4. Основные пути улучшения труда руководителя.
• А) Организация рабочего места.
• Б) Работа с документами и корреспонденцией.
• В) Ведение телефонных разговоров.
• Г) Проведение совещаний, конференций.
• Д) Составление графика работы.
• Е) Подготовка и проведение выступлений.
• И) Прием по личным вопросам.
• К) Посещение рабочих мест.

Не может управлять другими тот, кто не в состоянии управлять самим собой. Английская пословица

Руководство

• — процесс социальной организации и управления деятельностью членов группы.
• Управлять деятельностью людей — значит оказывать на них влияние, побуждая работать на достижение целей организации.

Можно выделить следующие особенности работы руководителя:

• - руководители непосредственно не связаны с созданием материальных ценностей, хотя активно участвуют в организации производства;
• - работа руководителя в основном умственная;
• - нелимитированность работы руководителя;
• - повышенные нервно-психические усилия руководителя, связанные с управлением людьми и принятием ответственных решений;
• - труд руководителей не подается количественному учету;
• - необходимость принятия большого количества решений за короткий период;
• - если рабочий в течении своей рабочей смены выполняет, в основном, несколько операций, то руководитель в течение своего рабочего дня выполняет множество всевозможных операций;
• - работа руководителя в основном не имеет четкого завершения

Если представить в общем виде, то можно сказать, что руководитель в течение своего рабочего дня выполняет следующие виды работ:

• Запланированные заседания, встречи 60 - 65%;
• Разговоры по телефону 3 - 6%;
• Работа с документами 17 - 22%;
• Поездки, осмотры 3 - 7%;
• Незапланированные встречи 7%;
• Отдых 2%;
• Потери времени 2% 

1.Психологические

Эстетика рабочего места

2. Факторы, влияющие на работу руководителя.

Социальный статус;

Удовлетворенность работой

Объем воспринимаемой информации

Окружающая среда

Норма управляемости

Степень материальной удовлетворенности

2.Физиологические

3. Целевое планирование труда руководителя. Процесс планирования:

• Формулирование цели
• Анализ текущего состояния
• Выявление слабых сторон
• Проведение наблюдения
• Проведение мероприятий по улучшению труда
• Сравнение результатов до и после проведения мероприятий

4. Основные пути улучшения труда руководителя.

• А)Организация рабочего места.

Необходимо учитывать следующие моменты:

-Внутренний объем и форма кабинета

-Мебель

-Оборудование(канцелярские принадлежности, два телефона, компьютер, ежедневник)

-Цветовое оформление кабинета

-Санитарно-гигиенические условия труда

• Весь кабинет делится (условно) на три зоны. Первая зона - непосредственно рабочее место руководителя.
• Вторая зона - зона проведения совещаний, планерок, презентаций товаров.
• Третья зона - зона отдыха, где стоят журнальный столик, диван и одно, два комфортабельных кресла.

Б)Работа с документами и корреспонденцией

• Документы и корреспонденция, в зависимости от источника делится на: входящие и исходящие.
• В основном печать исходящих документов находиться в ведении секретаря. Задача руководителя составить документ (руководитель должен составлять только те документы, которые не могут быть составлены кем-либо другим).
• Сложнее дело обстоит с входящими документами, необходимо:

-Регистрировать поступающую корреспонденцию.

-Сортировать в зависимости от предназначения.

-Отбирать документы, которые адресованы руководителю или находятся в его прямой компетенции.

В)Ведение телефонных разговоров.

• Телефон — важное средство эффективности управленческого труда, оперативного делового общения. Но при неправильном пользовании им именно телефон становится источником потерь рабочего времени. На телефонные переговоры тратится от 4 до 27% рабочего времени.

Г)Проведение совещаний, конференций.

• Каждый день, утром руководитель проводит планерки, конференции. Они как правило носят кратковременный характер (максимум 15 мин.) и повторяемость. На них докладывается проделанная работа за предыдущий день и решается что делать на сегодняшний день. Основными требованиями здесь являются краткость изложения и максимальная информативность.
• Совещания, в противоположность планеркам, более долговременны и не носят, как правило, столь повторяющегося характера. На совещаниях обсуждаются важные вопросы и принимаются коллективные решения. Совещание является эффективной формой выработки групповых решений.

При подготовки к совещанию необходимо:

• Четко и однозначно определить тему совещания и ее цель;
• Можно за одно совещание решить несколько вопросов;
• Тщательно разработать повестку дня, выбрать наиболее целесообразную последовательность вопросов;
• Заранее познакомить участников с теми фактами, которые могут обсуждаться в ходе дискуссии;
• Как можно раньше послать приглашение участникам;
• Выбрать помещение для заседаний (кабинет руководителя или специальная комната) с хорошей вентиляцией и нормальной температурой;
• Участникам совещания выработать возможные решения по предлагаемым вопросам.

Пик работоспособности наблюдается через 15 - 20 мин. после начала совещания. Затем производительность падает и через 1,5 часа почти полностью исчезает. Оптимальное количество от 5 до 12 человек, в зависимости от решаемых вопросов. Любое совещание необходимо заканчивать протоколом совещания, где отражается исполнители, их действия и другая информация

Д)Составление графика работы.

• Пик производительности приходится на период между 10 и 11 часами. Затем производительность падает. После обеда (между 12 и 13 часами) производительность несколько возрастает, но после 14 часов заметно идет на спад. В соответствие с этим необходимо важные решения принимать в период максимальной работоспособности.
• Руководитель должен постоянно контролировать, как выполнены запланированные задачи, а также делать анализ использования рабочего времени и узнать, не теряется ли оно по одним и тем же причинам.

Е)Подготовка и проведение выступлений

• Руководитель должен владеть деловым красноречием. Основная цель выступления - воздействовать на мысли слушателей, склонить их к своей точке зрения.
• 1.Прежде всего важно ответить на вопросы, какая общественная потребность лежит в основе предстоящего выступления и каким образом оратор может удовлетворить эту потребность;
• 2. В соответствии с этим определите цель своей речи: чего вы хотите достичь своим высказыванием?;
• 3. Спросите себя, что вы уже знаете о предмете изложения. Изложите на бумаге в форме тезисов сведения о предмете, которыми располагаете. Убедитесь, что уже на этом этапе у вас есть материал для выступления и вам есть что сказать;
• 4. Четко определите, на какие вопросы вы должны дать ответы слушателям;
• 5. Соберите недостающие материалы для выступления, выберите самое важное, пользуйтесь при этом специальной литературой по теме выступления, справочными словарями, журналами и другими источниками справочного характера;
• 6. Продумайте сложнейшие моменты аргументации;
• 7. Попытайтесь разбить приготовленный для выступления материал на части;
• 8. Составьте тезисы речи с включением в них ключевой информации, цитат, определений.
• 9. Если нет опыта публичных выступлений необходимо потренироваться;
• 10. Концентрация внимания на основных вопросах содержания речи.

И)Прием по личным вопросам.

• Для проведения приема лучше выделить определенное время в течении рабочего дня. Оптимальным представляется время между 1400 и 1600. Если это возможно, то необходимо пользоваться предварительной записью у секретаря.
• Это позволит во-первых сократить время на изложение темы разговора, во-вторых позволит руководителю подготовиться к предстоящей беседе и в- третьих, если это возможно, направить посетителя к другим исполнителям. Посетителю необходимо заранее сообщить временные рамки разговора.
• Все приемы посетителей можно разделить на: официальные и не официальные.

К)Посещение рабочих мест.

• Посещение рабочих мест (в большинстве случаев рабочих) позволяет: наладить с коллективом хорошие отношения, быть в курсе дел на предприятии.
• При подготовке к посещению руководитель должен собрать необходимый материал по тому или иному цеху, подразделению, чтобы быть в курсе дел происходящих в них.
• Для посещения рабочих мест лучше выбирать время ближе к конце рабочего дня, когда производительность низкая и отвлечение работников не нанесет большого вреда.
• Необходимо отметить также, что необходимо встречаться с рабочими не только в рабочее время, но и в не рабочее. На таких встречах можно обсудить общее положение дел на предприятии, послушать выступления работников.