Менеджмент лекция 6

Раздел №2

Тема: Информация, технология и техника управления

Информация-

• (от  лат.   informatio  — «разъяснение, изложение, осведомлённость») — сведения о чём-либо, независимо от формы их представления.
• Управление предприятием не может эффективно проводиться без достаточной оперативной, надежной, своевременной и достоверной информации.

Классификация информации:

Документ-

• (от  лат.   documentum  — «образец, свидетельство, доказательство») — материальный  объект , содержащий  информацию  в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве.
• Документ это один из видов информации для системы управления и в частности для менеджера.

Классификация документов

Разделение труда

• Важным фактором повышения результативности управления является   разделение труда управленцев, т. е. специализация управленческих работников на выполнении определенных видов деятельности (функций), разграничение их полномочий, прав и сфер ответственности. Соответственно этому в организациях выделяют следующие виды разделения труда профессиональных управляющих:
• функциональное,
• структурное,
• технологическое и профессионально-квалификационное.

Функциональное разделение труда

• основывается на формировании групп работников управления, выполняющих одинаковые функции менеджмента : планирование, организовывание, контроль и т. д. Соответственно этому одни работники аппарата управления специализируются на работах по планированию, другие направляют свои усилия на организацию работ по выполнению планов, третьи являются специалистами по контролю хода, измерению результата и оценке работы и т. д.

Структурное разделение труда

• строится исходя из таких характеристик управляемого объекта, как организационная структура, масштабы, сферы деятельности, отраслевая или территориальная специфика. В силу большого разнообразия факторов, воздействующих на структурное разделение труда, оно специфично для каждой организации. В то же время можно выделить некоторые общие черты специализации, касающиеся, прежде всего, вертикального и горизонтального разделения труда менеджеров.

Вертикальное разделение труда

Горизонтальное разделение труда

Высший уровень управления   - это администрация предприятия, осуществляющая общее стратегическое руководство организацией в целом, ее функциональными и производственно-хозяйственными комплексами. На этом уровне занято всего 3-7% общего управленческого персонала. В связи с этим в высшем руководстве можно выделить два подуровня: полномочное управление и общее руководство.

• менеджеров по функциям

По организации

По контролю

По планированию

Средний уровень управления   - самый многочисленный, составляющий по некоторым данным 50-60% общей численности управленческого персонала организации. Руководители среднего уровня управления обеспечивают реализацию политики функционирования организации, разработанной высшим руководством, и отвечают за доведение более детальных заданий до подразделений и отделов, а также за их выполнение. Это руководители отделений, директора предприятий, входящих в состав организации, начальники функциональных отделов .

Низовой уровень управления   представлен младшими на­чальниками. Это руководители, находящиеся непосредственно над рабочими и другими работниками (не руководителями). Это могут быть мастера, бригадиры, контролеры и другие администраторы, ответственные за доведение конкретных заданий до непосредственных исполнителей.

Технологическое и профессионально-квалификационное разделение труда

• менеджеров учитывает виды и сложность выполняемых работ. По этим критериям в составе аппарата управления выделяют три категории работников: руководителей, специалистов и служащих. С точки зрения технологии процесса управления задачи руководителей, прежде всего, сводятся к принятию решений и организации их практической реализации, специалисты осуществляют проектирование и разработку вариантов решений, а служащие занимаются в основном информационным обеспечением всего процесса. Руководители составляют одну из наиболее значимых групп управленческого персонала, а их труд является самым сложным и ответственным.

Управленческий труд относится к категории 

труда умственного ,  осуществляемого в  виде нервно-психических усилий,  и существует в трех формах :

• Эвристической
• Административной
• Операторной

Эвристический

• сводится к совокупности действий по изучению проблем и разработке вариантов их решений-организационных, экономических, технических. В зависимости от сложности и характера задач он выполняется руководителями и специалистами.

Административный

• является уделом в основном руководителей. Он связан с выполнением таких видов работ, как распорядительство (доведение в устном и письменном виде принятых решений до исполнителей), инструктирование, контроль и координация деятельности подчиненных, их оценка, мотивация, проведение собраний и совещаний, прием посетителей, ведение деловых переговоров, ответы на письма и телефонные звонки, обход рабочих мест.

Важнейшим моментом административного труда является  целевое управляющее воздействие:

• По типу   оно может быть приказом, рекомендацией, советом, порицанием, по­хвалой и проч.
• По форме  воздействие бывает непосредственным или опосредованным, явным или неявным, мягким или жестким.
• По способу передачи   воздействия подразделяются на официальные и неофициальные. Неофициальное воздействие дополняет официальное. Сегодня оно считается более предпочтительным и многие ситуации разрешаются только на его основе.

Операторный труд

направлен на техническое обеспечение производственных и управленческих процессов необходимой информацией. Он выполняет следующие функции:

• документационную (оформление, размножение, сортировка и хранение документов);
• первично-счетную и учетную (сбор статистической, бухгалтерской и иной инфор­мации о производственных, хозяйственных, социальных и иных процессах, проте­кающих в рамках организации);
• вычислительную и формально-логическую (последовательная обработка собранной информации и осуществление на ее основе и по заданному алгоритму необходимых расчетов);
• коммуникативно-техническую (поддержание связи между субъектами).

Этот труд выпадает на долю специалистов и технических исполнителей.

Часть его, строго говоря, не относится к умственному, поэтому для его характеристики иногда используют термин «нефизический труд».

Управленческие работы классифицируются по следующим основаниям:

• по направленности (на решение внутренних или внешних проблем);
• по сферам (экономическая, социальная, технологическая);
• по объектам (производство, финансы и проч.);
• по содержанию: коммуникационные (ведение переговоров, прием посетителей, обход организации, выезд в командировки); распорядительные и координационные (доведение до исполнителей принятых решений, постановка задач, инструктирование); контрольно-оценочные (проверка своевременности и качества выполнения заданий); аналитико-конструктивные (изучение информации и подготовка решений); информационно-технические (сбор, первичная обработка, хранение, выдача сведений) и т. д.

Каждая работа представляет собой самостоятельный комплекс  управленческих операций (часть процесса, в рамках которого информация подвергается однократ­ному изменению или перемещению). Таких операций может быть до 1000, а каждая из них содержать до 20-30 элементов.

Управленческие операции подразделяются на:

Творческие являются наиболее сложными. Они предполагают такие действия, как абстрагирование, анализ, сравнение, синтез, прогнозирование, принятие решений.

Логические операции выполняются по заданному алгоритму (например, составление бухгалтерского баланса) и в отличие от первых регламентируются специальными документами. Они проще, но также требуют для выполнения специальной подготовки.

Технические операции (например, первичная обработка, хранение, получение информации), как и некоторые логические, могут быть полностью или частично механизированы.

У руководителей удельный вес творческих операций – 60%, у специалистов – 40%. У технических исполнителей доля логических операций -20%, остальные - технические.

Управленческой процедурой

называется документально зафиксированная последовательность выполнения элементов управленческого процесса, определяющая состав, очередность, содержание составляющих его операций.

Процедура должна отражать:

• цель работы,
• производственные и информационные потоки,
• используемые и разрабатываемые документы,
• порядок их прохождения,
• содержание;
• быть минимально сложной и трудоемкой.

Управленческие процедуры способствуют:

• рациональной последовательности выполнения управленческих работ;
• равномерной загрузке, согласованности и единству действий персонала;
• принятию решений там, где это наиболее целесообразно;
• экономии времени;
• ограничению вмешательства вышестоящих руководителей.

Чаще всего процедуры выполняются по  правилам,  которые определяют то, что и как должно быть сделано  в конкретной ситуации.  Это защищает каждого участника управленческого процесса от давления извне, освобождает от личной зависимости.

Но одновременно с уменьшением произвола ограничивается свобода действий и растут бюрократические тенденции.

Домашнее задание

Найти информацию по Теме: Эволюция концепций менеджмента.

План:

• Возникновение научного управления. Ф. Тейлор «Принципы научного управления».
• Система Тейлора, ее основные положения. Эмерсон «Двенадцать признаков производительности».
• Неоклассическая школа управления.
• Доктрина «человеческих отношений».
• Современная школа управления: теория «социальных систем», новая школа.