Понятие «автоматизированная информационная система»

Понятие «автоматизированная информационная система»

Информационная система - система, предназначенная для управления данными, а так же инструмент, обеспечивающий хранение и обработку информации и поиск последней внутри своей среды.

Информационная система включает в себя такие компоненты как:

1. Информация и ее потоки;

2. Техническое обеспечение;

3. Программное обеспечение;

4. Человеческие ресурсы.

Так же, следует отметить, что некоторые специалисты в сфере информационных технологий считают, что информационная система включает в себя коммуникационное оборудование и лингвистические средства.

Любая система имеет свойства:

1) Сложность. Зависимость от всех входящих в нее компонентов, а также их взаимосвязей внутри и вне информационной системы;

2) Делимость. Архитектурное строение системы;

3) Целостность. Система должна обеспечить работу всех компонентов, таким образом, чтобы отсутствовали разногласия в работе, сбои и достигалась общая цель;

4) Многообразие и природа элементов системы. Специфика, автономность подсистем и ее компонентов;

5) Структурность. Установление связей и взаимоотношений элементов внутри системы;

6) Адаптивность. Приспособление системы к различному роду среды, воздействиям на нее и условиям выполнения целей;

7) Интегрируемость. Возможность взаимодействия с другими системами или отдельными модулями.

Подразделом информационной системы является экономическая информационная система. Экономическая информационная система - это система, функционирование которой во времени заключается в сборе, хранении, обработке и распространении информации о деятельности какого-то экономического объекта. ЭИС бывают: статистические, страховые, ИС фондового рынка, ЭИС налоговой и таможенных сфер, финансовые, банковские и ИС промышленных предприятий и организаций.

Важнейшими принципами построения эффективных информационных систем являются:

1) принцип интеграции, заключающийся в том, что обрабатываемые данные, однажды введенные в систему, многократно используются для решения большого числа задач.

2) принцип системности, заключающийся в обработке данных в различных аспектах, чтобы получить информацию, необходимую для принятия решений на всех уровнях управления.

3) принцип комплексности, заключающийся в механизации и автоматизации процедур преобразования данных на всех этапах функционирования информационной системы.

4) информационный процесс – «процесс создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и потребления информации» [Закон РФ «Об участии в информационном обмене» от 04.07.1996, № 85-ФЗ].

5) информационный ресурс – это отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других видах информационных систем) [Закон РФ «Об участии в информационном обмене»].

В нормативно-правовом аспекте документ определяется как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Процесс документирования превращает информацию в информационные ресурсы.

Процессы, обеспечивающие работу информационной системы любого назначения, условно можно представить состоящими из следующих блоков:

1. ввод информации из внешних или внутренних источников;

2. обработка входной информации и представление ее в удобном виде;

3. вывод информации для представления потребителям или передачи в другую систему;

4. обратная связь - это информация, переработанная людьми данной организации для коррекции входной информации.

Информационные процессы реализуются с помощью информационных процедур, реализующих тот или иной механизм переработки входной информации в конкретный результат.

Различают следующие типы информационных процедур:

1)полностью формализуемые, при выполнении которых алгоритм переработки информации остается неизменным и полностью определен (поиск, учет, хранение, передача информации, печать документов, расчет на моделях).

2) неформализуемые информационные процедуры, при выполнении которых создается новая уникальная информация, причем алгоритм переработки исходной информации неизвестен (формирование множества альтернатив выбора, выбор одного варианта из полученного множества).

3) плохо формализованные информационные процедуры, при выполнении которых алгоритм переработки информации может изменяться и полностью не определен (задача планирования, оценка эффективности вариантов экономической политики).

Функции информационных подразделений, создающих и поддерживающих информационные системы (служба администратора):

1) оповещение и обработка запросов;

2) поддержание целостности и сохранности информации;

3) периодическая ревизия информации; а

4) автоматизация индексирования информации.

В целом информационные системы определяется следующими свойствами:

1. любая информационная система может быть подвергнута анализу, построена и управляема на основе общих принципов построения систем;

2. информационная система является динамичной и развивающейся;

3. при построении информационной системы необходимо использовать системный подход;

4. выходной продукцией информационной системы является информация, на основе которой принимаются решения;

5. информационную систему следует воспринимать как человеко-машинную систему обработки информации.

  Внедрение информационных систем может способствовать:

1. получению более рациональных вариантов решения управленческих задач за счет внедрения математических методов;

2. освобождению работников от рутинной работы за счет ее автоматизации;

3. обеспечению достоверности информации;

4. совершенствованию структуры информационных потоков (включая систему документооборота);

5. предоставлению потребителям уникальных услуг;

6. уменьшению затрат на производство продуктов и услуг (включая информационные).

Автоматизированная информационная система - это совокупность программных и аппаратных средств, предназначенных для хранения и (или) управления данными и информацией, а также для производства вычислений.

Основная цель АИС - хранение, обеспечение эффективного поиска и передачи информации по соответствующим запросам для наиболее полного удовлетворения информационных запросов большого числа пользователей. К основным принципам автоматизации информационных процессов относят: окупаемость, надежность, гибкость, безопасность, дружественность, соответствие стандартам.

Структуру информационной системы составляет совокупность отдельных ее частей, называемых подсистемами. Подсистема - это часть системы, выделенная по какому-либо признаку.

Общую структуру информационной системы можно рассматривать как совокупность подсистем независимо от сферы применения. В этом случае говорят о структурном признаке классификации, а подсистемы называют обеспечивающими.Таким образом, структура любой информационной системы может быть представлена совокупностью обеспечивающих подсистем, среди которых обычно выделяют информационное, техническое, математическое, программное, организационное и правовое обеспечение.

Различают:

1. Программно-техническое обеспечение (платформа).

1. Информационное обеспечение.

2. Математическое обеспечение (иногда – алгоритмическое).

3. Организационно-методическое обеспечение

Иногда объединяют математическое и программное обеспечение, иногда выделяют лингвистическое обеспечение. Информационное обеспечение - совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных. Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в своевременном формиро­вании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений. Базовые понятия информационной системы представлены на рис. 2.

Рисунок 1 - Схема информационного обеспечения 

Выделяют:

1. информационные системы оперативного (операционного) уровня – бухгалтерская, банковских депозитов, обработки заказов, регистрации билетов, выплаты зарплаты;

2. информационная система специалистов – офисная автоматизация, обработка знаний (включая экспертные системы);

3. информационные системы тактического уровня (среднее звено) – мониторинг, администрирование, контроль, принятие решений;

4. стратегические информационные системы – формулирование целей, стратегическое планирование.

Информационная система оперативного уровня поддерживает специалистов-исполнителей, обрабатывая данные о сделках и событиях (счета, накладные, зарплата, кредиты, поток сырья и материалов). Назначение информационной системы на этом уровне - отвечать на запросы о текущем со­стоянии и отслеживать поток сделок в фирме, что соответствует оперативному управлению. Чтобы с этим справляться, информационная система должна быть легко доступной, непре­рывно действующей и предоставлять точную информацию.

Задачи, цели и источники информации на оперативном уровне заранее определены и в высокой степени структурированы. Решение запрограммировано в соответствии с заданным алгоритмом.
Информационная система оперативного уровня является связующим звеном между фирмой и внешней средой. Если система работает плохо, то организация либо не получает информации извне, либо не выдает информацию. Кроме того, система - это основной поставщик информации для остальных типов информационных систем в организации, т.к. содержит и оперативную, и архивную информацию.

Информационные системы этого уровня помогают специалистам, работающим с данными, повышают продуктивность и производительность работы инженеров и проектировщиков. Задача подобных информационных систем - интеграция новых сведений в организацию и помощь в обработке бумажных документов.

По мере того как индустриальное общество трансформируется в информационное, производительность экономики все больше будет зависеть от уровня развития этих систем. Такие системы, особенно в виде рабочих станций и офисных систем, наиболее быстро раз­виваются сегодня в бизнесе.

Информационные системы офисной автоматизации вследствие своей про­стоты и многопрофильности активно используются работниками любого организационного уровня. Наиболее часто их применяют работники средней квалификации: бухгалтеры, секретари, клерки. Основная цель - обработка данных, повышение эффективности их работы и упрощение канцелярского труда. Информационные системы офисной автоматизации связывают воедино работников информационной сферы в разных регионах и помогают поддерживать связь с покупателями, заказчиками и другими организациями. Их деятельность в основном охватывает управление документацией, ком­муникации, составление расписаний и т.д.

  Эти системы выполняют следующие функции:

1. обработка текстов на компьютерах с помощью различных текстовых процессоров;

2. производство высококачественной печатной продукции;

3. архивация документов;

4. электронные календари и записные книжки для ведения деловой информации;

5. электронная и аудиопочта;

6. видео- и телеконференции.

Информационные системы обработки знаний, в том числе и экспертные системы, вбирают в себя знания, необходимые инженерам, юристам, ученым при разработке или создании нового продукта. Их работа заключается в создании новой информации и но­вого знания. Так, например, существующие специализированные рабочие станции по инженерному и научному проектированию позволяют обеспечить высокий уровень технических разработок.

Основные функции этих информационных систем:

1. сравнение текущих показателей с прошлыми показателями;

2. составление периодических отчетов за определенное время (а не выдача отчетов по те­кущим событиям, как на оперативном уровне);

3. обеспечение доступа к архивной информации и т.д.

Системы поддержки принятия решенийобслуживают частично структурированные задачи, результаты которых трудно спрогнозировать заранее (имеют более мощный аналитический аппарат с несколькими моделями). Информацию получают из управленческих и операционных информационных систем. Используют эти системы все, кому необходимо принимать решение: менеджеры, специалисты, аналитики. Например, их рекомендации могут пригодиться при принятии решения покупать или взять оборудование в аренду.

Характеристика систем поддержки принятия решений:

1. обеспечивают решение проблем, развитие которых трудно прогнозировать;

1. оснащены сложными инструментальными средствами моделирования и анализа;

2. позволяют легко менять постановки решаемых задач и входные данные;

3. отличаются гибкостью и легко адаптируются к изменению условий несколько раз в день;

4. имеют технологию, максимально ориентированную на пользователя.

Развитие и успех любой организации (фирмы) во многом определяются принятой в ней стратегией. Под стратегией  понимается набор методов и средств решения перспективных долгосрочных задач. В этом контексте можно воспринимать и понятия стратегический метод, стратегическое средство, стратегическая система.

В настоящее время в связи с переходом к рыночным отношениям вопросу стратегии развития и поведения фирмы стали уделять большое внимание, что способствовало коренному изменению во взглядах на информационные системы. Они стали расцениваться как стратегически важные системы, которые влияют на изменение выбора целей фирмы, ее задач, методов, продуктов, услуг, позволяя опередить конкурентов, а также наладить более тесное взаимодействие потребителей с поставщиками. Появился новый тип информационных систем - стратегический.

Стратегическая информационная система - компьютерная информационная система, обеспечивающая поддержку принятия решений по реализации перспективных стратегических целей развития организации. Известны ситуации, когда новое качество информационных систем заставляло изменять не только структуру, но и профиль фирм, содействуя их процветанию. Однако при этом возможно возникновение нежелательной психологической обстановки, связанное с  автоматизацией некоторых функций и видов работ, так как это может поставить некоторую часть работающих в затруднительное положение.

В зависимости от степени автоматизации информационных процессов в системе управления фирмой информационные системы определяются как ручные, автоматические, автоматизированные.

Ручные информационные системы характеризуются отсутствием современных технических средств переработки информации и выполнением всех операций человеком. Например, о деятельности менеджера в фирме, где отсутствуют компьютеры, можно говорить, что он работает с ручной информационной системой.

Автоматические информационные системы выполняют все операции по переработке информации без участия человека.

Автоматизированные информационные системы предполагают участие в процессе обработки информации и человека, и технических средств, причем главная роль отводится компьютеру. В современном толковании в термин "информационная система" обязательно вкладывается понятие автоматизируемой системы. Автоматизированные информационные системы, учитывая их широкое использование в организации процес­сов управления, имеют различные модификации и могут быть классифицированы, например, по характеру использования информации и по сфере применения.

Информационно-поисковые системы производят ввод, систематизацию, хранение, выдачу информации по запросу пользователя без сложных преобразований данных (информационно-поисковая система в библиотеке, в железнодорожных и авиакассах).

Информационно-решающие системы осуществляют все операции переработки информации по определенному алгоритму. Среди них можно провести классификацию по степени воздействия выработанной результатной информации на процесс принятия решений и выделить два класса - управляющие и советующие системы.

Управляющие информационные системы вырабатывают информацию, на основании которой человек принимает решение. Для этих систем характерен тип задач расчетного характера и обработка больших объемов данных. Примером могут служить система оперативного планирования выпуска продукции, система бухгалтерского учета.

Советующие информационные системы вырабатывают информацию, которая принимается человеком к сведению и не превращается немедленно в серию конкретных действий. Эти системы обладают более высокой степенью интеллекта, так как для них характерна обработка знаний, а не данных.

Информационные системы организационного управления предназначены для автоматизации функций управленческого персонала. Учитывая наиболее широкое применение и разнообразие этого класса систем, часто любые информационные системы понимают именно в данном толковании. К этому классу относятся информационные системы управления как промышленными фирмами, так и непромышленными объектами: гостиницами, банками, торговыми фирмами и др.
Информационные системы управления технологическими процессами служат для автоматизации функций производственного персонала. Они широко используются при организации поточных линий, изготовлении микросхем, на сборке, для поддержания технологического процесса в металлургической и машиностроительной промышленности.

ИС автоматизированного проектирования предназначены для автоматизации функций инженеров-проектировщиков, конструкторов, архитекторов, дизайнеров при создании новой техники или технологии. Основными функциями подобных систем являются: инженерные расчеты, создание графической документации (чертежей, схем, планов), создание проектной документации, моделирование проектируемых объектов.

Интегрированные (корпоративные) информационные системы используются для автоматизации всех функций фирмы и охватывают весь цикл работ от проектирования до сбыта продукции. Создание таких систем весьма затруднительно, поскольку требует системного подхода с позиций главной цели, например получения прибыли, завоевания рынка сбыта и т.д. Такой подход может привести к существенным изменениям в самой структуре фирмы, на что может решиться не каждый управляющий.

По способу организации групповые и корпоративные информационные системы подразделяются на следующие классы:

1. системы на основе архитектуры файл-сервер;

1. системы на основе архитектуры клиент-сервер;

2. системы на основе многоуровневой архитектуры;

3. системы на основе интернет/интранет-технологий.

Функциональный признак определяет назначение подсистемы, а также ее основные цели, задачи и функции. На рис. 2 представлена классификация информационных систем по характеристике их функциональных подсистем.

Рисунок 2 - Функциональный признак 

В хозяйственной практике производственных и коммерческих объектов типовыми видами деятельности, которые определяют функциональный признак классификации информационных систем, являются производственная, маркетинговая, финансовая, кадровая деятельность.

Таким образом, были изучены основные понятия информационных систем, а так же их классификации. Выяснены структуры и основные элементы информационных систем, которые будут использованы в дальнейшем при разработке модуля.