Основы делопроизводства ч.1

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО Лекция №1

РИПО, 2021, Румянцев А.И.

«Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение

1. Введение в дисциплину

Рассматриваемые темы:

1. Делопроизводство и документационное обеспечение.

2. Структура документа. Требования к оформлению документов.

3. Составление и оформление управленческих и организационно-распорядительных документов.

4. Составление и оформление документов по личному составу.

5. Организация документооборота.

6. Информационные технологии в документационном обеспечении управления.

Электронные адреса

• https://minjust.gov.by/
• https://minjust.gov.by/directions/archival_activity/
• http://archives.gov.by/
• Нормативная база архивного дела и делопроизводства в Республике Беларусь
• Нормативные правовые акты Республики Беларусь, регулирующие вопросы архивного дела

• Организация деятельности архива и работа с архивными документами Работа с электронными документами Перечни документов с указанием сроков хранения Работа с кадрами в архивной отрасли
• Организация деятельности архива и работа с архивными документами
• Работа с электронными документами
• Перечни документов с указанием сроков хранения
• Работа с кадрами в архивной отрасли

• Нормативные правовые акты Республики Беларусь, регулирующие вопросы делопроизводства
• Нормативные правовые акты по работе с документами содержащими секретную и иную конфиденциальную информацию
• Методические документы по архивному делу и делопроизводству

• Положения Методические рекомендации Методические указания Регламенты Формы договоров Формы отчетности и указания по их заполнению Терминологический словарь «Электронный документооборот: термины и определения» Иные документы
• Положения
• Методические рекомендации
• Методические указания
• Регламенты
• Формы договоров
• Формы отчетности и указания по их заполнению
• Терминологический словарь «Электронный документооборот: термины и определения»
• Иные документы

Нормативные документы

• Указ Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь», с изменениями и дополнениями, внесенными указами Президента Республики Беларусь от 4 октября 2004 г. № 482, от 12 января 2007 г. № 23. Закон Республики Беларусь от 10 ноября 2008 года № 455-З «Об информации, информатизации и защите информации», с изменениями и дополнениями, внесенными Законами Республики Беларусь от 4 января 2014 года № 102-З, от 11 мая 2016 года № 362-З. Закон Республики Беларусь от 17 июля 2018 г. № 130-З «О нормативных правовых актах». Закон Республики Беларусь от 5 июля 2004 года № 301-З «О государственных символах Республики Беларусь», с изменениями и дополнениями, внесенными Законами Республики Беларусь от 19 июля 2006 года № 150-З, от 9 июля 2007 года № 247-З, от 28 декабря 2009 года № 78-З, от 8 июля 2015 года № 283-З. Закон Республики Беларусь от 26 мая 2012 года № 384-З «Аб афіцыйных геральдычных сімвалах», с изменениями и дополнениями, внесенными Законом Республики Беларусь от 28 апреля 2015 года № 256-З. Положение о порядке проставления ограничительного грифа «Для служебного пользования», грифа «Коммерческая тайна» и ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения и информацию, составляющую коммерческую тайну (утверждено постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 12 августа 2014 г. № 783, с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 13 февраля 2018 г. № 124). Положение о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь (утверждено постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2000 г. № 1172, с изменениями и дополнениями, внесенными постановлениями Совета Министров Республики Беларусь от 13 января 2007 г. № 38, от 14 апреля 2009 г. № 464). Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 14 апреля 2009 г. № 464 «О некоторых вопросах изготовления государственных символов Республики Беларусь», с дополнением, внесенным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 28 июня 2013 г. № 558.

Нормативные акты

• Инструкция о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности (утверждена постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 18 декабря 2008 г. № 196).
• Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4, с изменениями и дополнениями, внесенными постановлениями Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 октября 2011 г. № 235, от 27 января 2012 г. № 18, от 15 января 2013 г. № 9, от 10 декабря 2014 г. № 240, от 30 декабря 2015 г. № 225 от 18 августа 2017 г. № 167, от 5 марта 2018 г. № 51, от 26 июля 2018 г. № 154, от 13 марта 2019 г. № 39, от 17 октября 2019 г. № 193).
• Инструкция о порядке ведения делопроизводства по административным процедурам в государственных органах, иных организациях (утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 7 мая 2009 г. № 39, с дополнением, внесенным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 13 декабря 2011 г. № 283).
• Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (утверждена постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2).
• Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утвержден и введен в действие постановлением Госстандарта от 26 октября 2016 г. № 83 (взамен СТБ 6.38-2004).
• Положение о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей (утверждено постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30 декабря 2011 г. № 1786, с дополнениями и изменениями, внесенными постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 7 октября 2015 г. № 836, от 13 октября 2017 г. № 773).

Сравнение СТБ 2004 и 2016

Делопроизводство

Тема 2. Структура документа.

Требования к оформлению документов

1.  Система организационно-распорядительной документации (ОРД). Нормативное и методическое регулирование оформления ОРД.

2.  Требования к бланкам документов. Порядок разработки бланков.

3. Особенности оформления ОРД с использованием компьютерных технологий.

4.  Реквизиты ОРД.

5.  Особенности оформления отдельных реквизитов.

6. Язык и стиль служебных документов. Требования к тексту документов.

«Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов

1.  Система организационно-распорядительной документации (ОРД). Нормативное и методическое регулирование оформления ОРД.

• Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь ( утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 года №4,дополн.2019 ) – применяется в организациях всех форм собственности, на ее основе каждая организация разрабатывает собственную локальную инструкцию по делопроизводству ;

• Стандарт СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» - вступил в силу в октябре 2016

«Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов

1.  Система организационно-распорядительной документации (ОРД). Нормативное и методическое регулирование оформления ОРД.

Положения СТБ 6.38-2016 распространяются на организационно-распорядительные документы , которые подразделяются на три группы:

‑  организационные ‑ положения, уставы, инструкции, правила и др.;

‑  распорядительные ‑ приказы, постановления, распоряжения, решения, указания и др.;

‑  справочно-информационные ‑ акты, докладные и объяснительные записки, письма и др.

«Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов

2. Требования к бланкам документов. Порядок разработки бланков

Бланк ОРД:

стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для реквизитов переменной информации.

Форматы бланков ОРД (выбираются автором док-та):

формат А4 (210x297 мм) - для приказов, протоколов, докладных записок, справок, телеграмм, писем и других документов;

формат А5 (148x210 мм) – для документов, имеющих пять-семь строк текста (писем-извещений, писем-приглашений, писем-подтверждений, сопроводительных писем, справок и других).

«Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов

2. Требования к бланкам документов. Порядок разработки бланков

В государственных органах и организациях (на предприятиях) используются установленные стандартом виды бланков организационно-распорядительных документов ‑ общий бланк и бланк для письма.

Допускается изготовление специальных бланков для конкретных видов организационно-распорядительных документов, когда этих документов в организации создается более 200 в год .

На бланках конкретных видов документов используются все реквизиты общего бланка и реквизит «Название вида документа».

«Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов

2. Требования к бланкам документов. Порядок разработки бланков

Варианты расположения реквизитов

Продольный

Угловой

210 – 30 – 10 = 170 мм

73 мм

«Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов

2. Требования к бланкам документов. Порядок разработки бланков

Способы выравнивания текста реквизитов

Центрованный

Флаговый

Текст слева

Текст в центре

Текст слева

Текст в центре

«Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов

2. Требования к бланкам документов. Порядок разработки бланков

Порядок разработки бланков и подготовки документа:

1. Определение перечня обязательных реквизитов :

- постоянные реквизиты (бланк документа);

- переменные реквизиты (заполняются каждый раз).

Перечень реквизитов документа конкретного вида дается в 1)Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь или в 2) инструкции по делопроизводству конкретной организации.

Например, реквизиты приказа.

- Государственный герб Республики Беларусь;

- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

- наименование организации;

- название вида документа;

- дата и регистрационный индекс;

- место издания;

- заголовок к тексту;

- текст;

- подпись;

• визы.
• отметка об ознакомлении приказа

постоянный

постоянный

постоянный

постоянный

переменный

постоянный

переменный

переменный

переменный

переменный

«Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов

2. Требования к бланкам документов. Порядок разработки бланков

Порядок разработки бланков и подготовки документа:

2. Разработка формуляра документа :

- подготовка формуляра-образца документа;

- решение об изготовление бланка (при необходимости) либо о печати документа на общем бланке организации.

Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет « формуляр » этого документа. Формуляры, характерные для определенного вида документов, называются типовыми.

Графические модели или схемы построения документов имеют название « формуляр-образец ».

Схема расположения реквизитов ОРД

Подготовка формуляра приказа

Герб

Наименование организации

Название вида документа

Дата, регистрационный индекс

Место издания

Заголовок к тексту

Текст текст текст текст текст текст

Подпись

Визы

Визы

Визы

Изготовление бланка

Академия управления при Президенте Республики Беларусь

ПРИКАЗ

№

г. Минск

«Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов

2. Требования к бланкам документов. Порядок разработки бланков

Порядок разработки бланков и подготовки документа:

3. Разработка электронного шаблона :

- создание нового документа Word ;

- разметка полей, установка шрифтов, параметров абзаца и т.п.;

- расположение полей (ячеек таблиц без обрамления) для размещения реквизитов;

- сохранение документа как шаблона Microsoft Word .

Разработка электронного шаблона

Заголовок к тексту

пустая строка

Текст текст текст текст текст текст текст текст текст…

2-3 пустых строки

Ректор А.Н.Морозевич

Должность

И.О.Фамилия

Дата

…

«Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов

2. Требования к бланкам документов. Порядок разработки бланков

Порядок разработки бланков и подготовки документа:

4. Оформление документа на основе шаблона. Иногда дополняется процедурой предварительного согласования проекта документа.

5. Печать подготовленного документа на бланке

«Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов

3.  Особенности оформления ОРД с использованием компьютерных технологий

Размеры полей ОРД:

по СТБ 6.38-2016 - левое – не менее 30 мм; - правое – не менее 8 мм; - верхнее и нижнее – не менее 20 мм;

В таблицах, если текст не помещается, левое поле можно уменьшить до 20 мм, правое – до 8 мм.

«Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов

3.  Особенности оформления ОРД с использованием компьютерных технологий

Шрифт в тексте ОРД:

Тип шрифта: - Times New Roman ; оформление обычное;

размер: - по СТБ – не менее 13 пунктов, по Инструкции - 14 пунктов (в таблицах, если текст не вмещается, возможно уменьшать до 13 пунктов);

выравнивание: - по ширине, как правило, без переносов.

Шрифт на бланке:

- используются типографские шрифты размером от 6-го до 16-го кегля литературной, обыкновенной, газетной гарнитуры.

- для реквизита «Наименование организации» допускается применять рисованные шрифты от 6-го до 24-го кегля (размер выбирают в зависимости от количества знаков в наименовании).

- не рекомендуется печатать реквизиты шрифтами различных гарнитур.

«Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов

3.  Особенности оформления ОРД с использованием компьютерных технологий

Размеры межстрочного интервала текста ОРД:

на формате А5: - один межстрочный интервал (на пишущей машинке); - интервал «точно» 14 пт ( на компьютере );

на формате А4: - полтора межстрочных интервала (на пишущей машинке); - одинарный интервал ( на компьютере );

в таблицах: - возможно уменьшение до интервала «точно» 11 пт (когда текст не вмещается)

«Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов

3.  Особенности оформления ОРД с использованием компьютерных технологий

Размеры межстрочного интервала в многострочных реквизитах ОРД:

весь реквизит: - интервал «точно» 14 пт;

последняя строка составной части такого реквизита: - одинарный интервал;

последняя строка такого реквизита: - полуторный интервал ( разные реквизиты отделяются друг от друга полуторным интервалом ).

« Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов

3.  Особенности оформления ОРД с использованием компьютерных технологий

СОГЛАСОВАНО Одинарный

Председатель Комитета

по архивам и делопроизводству Точно 14 пт

при Совете Министров

Республики Беларусь Одинарный

Подпись Инициалы, фамилия Одинарный

Дата Полуторный

СОГЛАСОВАНО Одинарный

Министр финансов Точно 14 пт

Республики Беларусь Одинарный

Подпись Инициалы, фамилия Одинарный

Дата

«Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов

3.  Особенности оформления ОРД с использованием компьютерных технологий

Стандартные отступы табулятора:

0 — граница левого поля (реквизиты: "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", «Отметка о заверении копии», наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования", а также слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ", "ОБЯЗЫВАЮ", "Примечание", "Основание") ;

1 ‑ после 5 печатных знаков от границы левого поля или 12,5 мм (начало абзацев в тексте) ;

2 ‑ после 16 печатных знаков от границы левого поля или 40 мм;

«Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов

3.  Особенности оформления ОРД с использованием компьютерных технологий

Стандартные отступы табулятора (продолжение):

3 ‑ после 24 печатных знаков от границы левого поля или 60 мм;

4 ‑ после 32 печатных знаков от границы левого поля или 80 мм (реквизит "Адресат") ;

5 ‑ после 40 печатных знаков от границы левого поля или 100 мм (реквизиты "Гриф утверждения", "Гриф ограничения доступа к документу", а с 19.01.2009 г. – и "Гриф приложения") ;

6 ‑ после 48 печатных знаков от границы левого поля или 120 мм (расшифровка подписи в реквизите "Подпись" на уровне последней строки наименования должности) ;

7 ‑ после 56 печатных знаков от границы левого поля или 140 мм (реквизит "Гриф приложения" по Инструкции 2003 года) .

«Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов

3.  Особенности оформления ОРД с использованием компьютерных технологий

• При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы .
• Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами на расстоянии 10-15 мм от верхнего края листа шрифтом Times New Roman размером 14 пунктов.
• Документы со сроком хранения более 3 лет печатают только на одной стороне листа (в том числе и все реквизиты). Документы со сроком хранения до трех лет допускается печатать на двух сторонах листа.

• Оформление реквизитов - http://bii.by/tx.dll?d=295590

• Задание.
• Примените СТБ 6.38-2016 и оформите по вашему выбору документ с обязательным применением всех реквизитов, отмеченных задании практической работы. Все необходимые данные добавить самостоятельно. В одном документе обязательно наличие перечисленных реквизитов:
• - «Гриф ограничения доступа к документу»;
• - «Адресат»;
• - «Гриф утверждения»;
• - «Заголовок к тексту».
• [email protected]