Деловое общение

Деловое общение, его виды и формы

Деловое общение- процесс взаимосвязи и взаимодействия, в котором происходит обмен деятельностью, информацией и опытом, предполагающим достижение определенного результата, решение конкретной проблемы или реализацию определенной цели.

Деловое общение можно условно разделить на прямое и косвенное

В целом деловое общение отличается от обыденного (неформального) тем, что в его процессе ставятся цель и конкретные задачи, которые требуют своего решения.

Деловое общение реализуется в различных формах:

• Деловая беседа;

• Деловые переговоры;

• Деловые совещания;

• Публичные выступления.

Деловые переговоры как основная форма делового общения.

Переговоры -это деловое взаимное общение с целью достижения совместного решения. На протяжении всей нашей жизни мы ведем переговоры, обмениваемся обязательствами и обещаниями. Всякий раз, когда двум людям нужно прийти к согласию, они должны вести переговоры.

В процессе переговоров люди хотят:

- добиться взаимной договоренности по вопросу в котором как правило сталкиваются интересы;

- достойно выдержать конфронтацию, неизбежно возникающую из-за противоречивых интересов не разрушая при этом отношения.

Чтобы достичь этого надо уметь:

• Решить проблему;

• Наладить межличностное взаимодействие;

• Управлять эмоциями.

Намерения собеседников в деловом общении

─ дать, получить нужную информацию или обменяться ею;

─ договориться по интересующему собеседников вопросу;

─ убедить партнера в правильности принимаемого решения, выгодности избранного способа действия и пр.;

─ установить контакт, деловые отношения, соблюдая при этом определенный статус и роли.

Формы взаимодействия, конечный речевой продукт общения:

Формы взаимодействия Разновидности текстов

1. Дать необходимую информацию. Письменный монолог

─ Инструкция,

─ доклад,

─ справка,

─ положение,

─ персональное резюме,

─ автобиография,

─ сопроводительное письмо.

2.Получить информацию. Устный (письменный) диалог.

─ Собеседование (интервью),

─ беседа.

3. Договориться по интересующему собеседников вопросу. Устный диалог. Письменный монолог.

─ Переговоры,

─ договор,

─ протокол о намерениях,

─ контракт.

1. Обменяться информацией. Устный полилог.

─ Собрание,

─ дискуссия,

─ конференция.

5.Убедить (воздействовать). Устный / письменный, Монолог/ диалог.

─ Реклама,

─ аннотация,

─ презентация.

6.Организовать деятельность подчиненных. Устный / письменный, монолог/ диалог.

─ Указ,

─ приказ,

─ распоряжение,

─ нота,

─ заседание.

Конечные цели делового общения

─ взаимопонимание,

─ деньги,

─ дело,

─ деятельность,

─ результат,

─ продуктивное сотрудничество.

Виды делового общения

1) говорить, в том числе комплименты, хорошо публично выступать, проводить деловые беседы, умело давать устные распоряжения;

2) читать, в том числе владеть техникой скорочтения;

3) писать, в том числе и письма, приносящие «чудодейственные результаты»;

4) слушать, владеть искусством эффективного слушания;

5) вести переговоры, в том числе «переговоры без поражений»;

6) знать приемы психотехники в работе с клиентами и конкурентами.

Барьеры общения, возникающие при вступлении в контакт партнеров делового общения

• Эстетический барьер – первое впечатление о человеке складывается по его внешнему виду, манере поведения, одежде.

• Интеллектуальные барьеры – общение обладателей различных типов интеллекта может привести к возникновению барьеров между ними.

• Мотивационные барьеры – возникают, когда собеседнику не интересны высказанные соображения, возникают, когда один человек для другого становится средством достижения утилитарных целей.

• Моральные барьеры – барьеры, которые не удается преодолеть человеку, в совершенстве владеющему разнообразными средствами общения. (Подлость, Непорядочность, Грубость, Хамство)

• Эмоциональные барьеры – неприятные эмоции ослабляют способность воспринимать и правильно оценивать самые серьезные и веские аргументы в пользу той или иной точки зрения.

Определение категории «деловое общение»

деловое общение – это процесс взаимосвязи взаимодействия где происходит обмен деятельностью информацией опытом для достижения определенного решения конкретной реализации результата проблемы определенной цели

Процесс делового общения реализуется в таких формах:

• деловая беседа,

• деловые совещания,

• деловые переговоры,

• публичные выступления,

• устные и письменные распоряжения,

• телефонные беседы,

• деловая корреспонденция,

• критика,

• информирование сотрудников и др.

Умелое деловое общение возможно на базе:

1) знания основ психологии общения и теории коммуникаций:

2) соблюдения этики делового общения

Коммуникационно-психологические основы делового общения.

Единство трех сторон делового общения

1.─ Коммуникация (отношения);

2.─ Восприятие (отражение);

3.─ Взаимодействия (действия, деньги).

Сила и степень восприятия в общении зависит от:

• индивидуально-личностных характеристик участников общения;

• специальных факторов;

• того, что общение осуществляют впервые или с людьми, с которыми уже достаточно хорошо знакомы;

• сложившегося стереотипа, представлениях о каких-либо явлениях или людях, группах людей;

• психологических черт, возраста, социального слоя, профессии участников общения;

• факторов привлекательности, отношения друг к другу;

• жизненного опыта и интеллекта и др.

Психологические механизмы восприятия и понимания:

• идентификация– (опознание, отождествление с собой) – уподобление самому себе;

• эмпатия – (сопереживание) – постижение эмоциональных состояний другого человека в форме сопереживания;

• рефлексии– (обращение назад ) – осознание действующим индивидом того, как он воспринимается партнером по общению (т. е. удвоенный процесс зеркального отражения друг друга.

Этапы делового общения

1. Установление контакта. Переключение от общения с самим собой на общение с партнером. Начинается изучение и оценивание партнера. Прерываются, заканчиваются или оттесняются на задний план все предыдущие дела. Стоит выключить телевизор и радио. Обычно переключение на партнера занимает доли секунды, однако, если этого не происходит приходится расплачиваться потерями на последующих этапах.

2. Ориентация в ситуации. Контакт установлен тогда, когда оба партнера уверены в обоюдном участии в общении, Контакт чаще всего устанавливается невербальными средствами (направление взгляда, поворот головы, выражение лица, уменьшение дистанции и т.п.). Когда это не действует, включается слово («Алексей Иванович!», «Эй, ты!»).

3. Обсуждение вопроса, проблемы. Выбирается правильный язык и фундаментальный стиль, складываются конкретные формулировки аргументов.

4. Принятие решения.

5. Выход из контакта требует ряда подготовительных действий, занимающих секунды и минуты. Подготовка к разрыву идет на двух уровнях одновременно — на словесном (исчерпывание темы разговора или насильственное его прерывание фразой типа «Извините, через 10 минут у меня назначена встреча») и на невербальном уровне (поворот туловища, понижение интонации, фиксирование взгляда на постороннем объекте и т.п.).

Этика делового общения – это совокупность нравственных норм, правил и представлений, регулирующих поведение и отношения людей в процессе их производственной деятельности.

Этические механизмы делового общения базируются на:

• ритуалах,

• традициях,

• обычаях.

Этические нормы делового общения:

• честность,

• правдивость,

• обязательность,

• трудолюбие,

• справедливость,

• соблюдение обещаний и договоров.

Формы распоряжения

• приказ,

• просьба,

• запрос

• "доброволец".

Приказ. Чаще всего следует использовать в чрезвычайной ситуации, а также в отношении недобросовестных сотрудников.

Просьба. Используется в том случае, если ситуация рядовая, а отношение между руководителем и подчиненным основано на доверии и доброжелательности. Такая форма позволяет сотруднику высказать свое мнение на проблему в том случае, если она по каким-то причинам не может быть решена.

запрос: «Есть ли смысл заняться этим». Лучше применять тех случаях, когда нужно вызвать обсуждение, подтолкнуть сотрудника взять инициативу на себя

«Доброволец» – вопрос руководителя: «Кто хочет это сделать?»В этом случае доброволец надеется, что его энтузиазм будет соответствующим образом оценен в дальнейшей работе

Три правила общения с манипулятором

Манипуляция – это такое поведение, при котором к другому человеку относятся, как к вещи или средству достижения своих целей. При этом человек чувствует себя неловко, унизительно или подавленно. Если ты ощущаешь себя мышкой в лапах кота, то твой партнер – манипулятор.

Уровень лиц, участвующих в переговорах, и их компетентность является решающим фактором при обсуждении принципиальных вопросов. До начала переговоров полезно выяснить организационную структуру фирмы, положения и компетентность представителей на переговорах.

Все виды деятельности подготовительного этапа ведения переговоров можно объединить в четыре группы.

Первая группа деятельности связана с инициативой проведения и составление плана переговоров.

Она предусматривает:

• предварительный анализ участников переговоров, темы и ситуации;

• определение задач переговоров для удержания инициативы в их проведении;

• выбор стратегии и тактики ведения переговоров;

• подготовку подробного плана проведения переговоров с четкой программой действий для обеспечения взаимосвязи между видами деятельности, объемами работ, количеством и качеством необходимой информации;

• определение временных рамок, расходов на подготовку и реализацию планов с привлечением соответствующих сотрудников.

Вторая группа деятельности связана с оперативной подготовкой переговоров.

Она предусматривает:

• сбор материалов, куда входит: поиск возможных источников информации (о личных контактов, аналитических исследований, публикаций и т. д.);

• определение предварительных критериев отбора материалов;

• формирование материалов и информации, которые могут быть использованы в подготовке переговоров;

• отбор и систематизацию материалов, имеющих существенное значение для подготовки и проведения переговоров;

• анализ собранного материала, который позволит определить взаимосвязь явлений, создать определенную систему, сделать выводы, подобрать аргументацию и свести все воедино;

• подготовку рабочего плана переговоров, где собран материал, идеи и соображения, выдвинутые задачи и требования (то есть стратегия и тактика), компоновка в единое логическое целое, что составляет окончательный вариант структуры ведения переговоров.

Третья группа деятельности связана с процессом редактирования.

Она включает:

• контроль подготовки переговоров, предусматривающий шлифование и последующую доработку деловой беседы, в первую очередь, заключительных положений;

• представления окончательной формы ведения переговоров, которая предусматривает, прежде всего, сжатость и четкость представленных предложений и выводов.

Четвертая группа деятельности связана с обработкой процесса ведения переговоров.

Она включает:

• кажущуюся репетицию;

• устную репетицию;

• репетицию ведения переговоров в форме диалога с собеседником.

Второй этап общего алгоритма профессиональных переговоров представляет собой собственно процесс ведения переговоров. Он состоит из пяти фаз, задача которых формировать соответствующие принципы.

Первая фаза - начало ведения переговоров.

Задачами данной фазы являются:

• установление контакта с партнерами;

• создание приятной атмосферы для ведения переговоров;

• привлечение внимания;

• пробуждение интереса;

• «перехват», в случае необходимости, инициативы в процессе переговоров.

Вторая фаза - передача информации.

Она должна выполнять следующие задачи:

• сбор специальной информации по проблемам, требованиям и пожеланиям партнера и его организации (фирмы);

• выявление мотивов и целей партнера;

• передача запланированной информации;

• формирование основ для аргументации или предварительной проверки правильности узловых пунктов собственной аргументации;

• анализ и проверка позиции партнера;

• предварительное определение направлений последующей деятельности, которое в конечном итоге упростит последнюю фазу - принятие решений.

Третья фаза - аргументация.

На этой фазе формируется предварительная мнение, определяется позиция по данной проблеме, которая устраивает обе стороны. Различают следующие виды аргументации:

1. доказательную аргументацию - необходимость проверки , точными ли являются собственные сводки, или правильными являются собственные выводы, нет ли в собственной аргументации противоречий, можно ли привести подходящие примеры и сравнения;

2. контраргументацию - необходимость проверки, не появляются ли противоречия; нет ли фактов или предложений партнера, которые можно оспорить, или не приведен ли неудачный пример (сравнение), или не сделал ли партнер ложного заключения; или не слишком ли просто представил партнер проблему, или не вытекает ли из этого необходимость показать другую сторону, или не дал ли партнер неправильную оценку и др.

Для достижения успеха в переговорах в аргументации необходимо использовать правила культуры и этики проведения:

• следует оперировать простыми, ясными, точными и убедительными понятиями;

• темп и способы аргументации следует выбирать с учетом особенностей характера и привычек партнера;

• аргументация должна быть корректной по отношению к партнеру;

• следует избегать неделовых выражений и формулировок, которые затрудняют восприятие сказанного, но в целом речь должна быть образной, а доводы - наглядными.

Четвертая фаза - опровержение аргументов партнера.

Важнейшими задачами данной фазы являются:

• разграничение отдельных возражений относительно субъектов, объектов, места, времени и последствий;

• приемлемое объяснение высказанных или невысказанных возражений, замечаний, сомнений;

• нейтрализация замечаний партнера, если для этого есть возможности, опровержение возражений партнера.

Во время решения указанных задач следует придерживаться логической структуры опровержения замечаний и аргументов партнера, в частности:

• локализовать каждое замечание или аргумент;

• проводить анализ замечаний;

• выявлять истинные причины;

• выбирать тактику опровержения;

• выбирать метод опровержения;

• проводить оперативное опровержение замечаний.

Пятая фаза - принятие решений.

К основным задачам данной фазы можно отнести:

• достижения основной, или, в худшем случае, запасной (альтернативной) цели;

• обеспечение благоприятной атмосферы в конце переговоров;

• стимулирование партнера к выполнению намеченных действий;

• составление всеобъемлющего резюме переговоров, понятного для всех участников, с четко выделенным основным выводом;

• подписание соглашения по результатам переговоров.

Деловая часть переговоров завершается превращением интересов партнера на окончательное решение (принимается на основе компромисса).

Если ход переговоров был позитивным, то на завершающей стадии необходимо резюмировать, кратко повторить основные положения, которые рассматривались в процессе переговоров, и, что особенно важно, характеристику тех положительных моментов, по которым достигнуто соглашение сторон. В случае отрицательного исхода переговоров необходимо сохранить субъективный контакт с партнером за переговорами.

Протокольные мероприятия являются неотъемлемой составляющей переговоров, они несут значительную нагрузку в решении поставленных на переговорах задач и могут либо способствовать успеху, либо, наоборот, быть причиной неудачи.

Анализ итогов деловых переговоров. Переговоры можно считать завершенными, если тщательно и ответственно проанализированы их результаты, приняты необходимые меры для их реализации, сделаны соответствующие выводы для подготовки следующих переговоров.

Целями анализа итогов переговоров являются:

• сравнение целей переговоров с их результатами;

• определение мер и действий, вытекающих из результатов переговоров;

• деловые, личные и организационные выводы для будущих переговоров.

Анализ итогов деловых переговоров должен проходить по следующим трем направлениям:

1. анализ сразу после завершения переговоров. Такой анализ помогает оценить ход и результаты переговоров, обменяться впечатлениями и определить первоочередные мероприятия, связанные с итогами переговоров (назначить исполнителей и определить сроки выполнения достигнутого соглашения);

2. анализ на самом высоком уровне - руководителя организации. Этот анализ результатов переговоров имеет следующие цели: обсуждение отчета о результатах переговоров и выяснение отклонения от ранее установленных директив; оценка информации об уже принятых мерах и ответственность; определение обоснованности предложений, связанных с продолжением переговоров; получения дополнительной информации о партнере по переговорам ;

3. индивидуальный анализ деловых переговоров - это выяснение ответственного отношения каждого участника к своим задачам и организации в целом. Это критический самоанализ с целью контроля и получения уроков из переговоров.

В процессе индивидуального анализа можно получить ответы на следующие вопросы:

• правильно ли были определены интересы и мотивы партнера по переговорами?

• отвечала подготовка к переговорам реальным условиям, в сложившейся ситуации и требованиям?

• насколько правильно определены аргументы или предложения о компромиссе?

• как повысить действенность аргументации в содержательной и методическом плане?

• что определило результат переговоров?

• как исключить в будущем негативные нюансы в процедуре проведения переговоров?

• кто и что должен делать, чтобы повысить эффективность переговоров?

Кокус - это отдельное закрытое совещание, в ходе которого сторона, принимающая участие в переговорах, выходит на короткое время из общей сессии переговоров с целями, достижение которых будет способствовать процессу общих переговоров.

Цели и функции кокуса заключаются в том, чтобы:

• команда на некоторое время вышла из общих переговоров для закрытого отдельного совещания;

• еще раз применить методику и процессы горизонтальных переговоров внутри команды, а при необходимости и вертикальных переговоров (то есть с привлечением высшего руководства, заинтересованного в положительном для участников команды завершении переговоров);

• обдумать, проанализировать (повторно проанализировать и оценить или переоценить) интересы, стратегию, тактику, предложения, контрпредложения, перспективы достижения договоренности и последствия отсутствия договоренности;

• посмотреть представление, стратегию, тактику, предложения и контрпредложения, которые команда считает уместными и необходимыми;

• вновь подтвердить представление, стратегию, тактику, предложения и контрпредложения, которые команда считает уместными, возможными и необходимыми;

• вдохнуть новые силы в отдельных членов команды и всю команду во время краткого рабочего отдыха от напряжения и (или) разочарований, связанных с развитием общих переговоров;

• вновь объединить группу, вернуть и поддержать чувство уверенности и корпоративный дух;

• восстановить личный и коллективный контроль за ситуацией;

• вернуться на сессию общих переговоров, достичь указанных выше целей;

• восстановить общие переговоры с выступлений и (или) ответов, связанных с темой, которая обсуждалась до перерыва.