Докладная записка

ПЛАН УРОКА

Дата: ______________

Группа: _______________

ДИСЦИПЛИНА: ОП 03 Основы делопроизводства

ПРЕПОДАВАТЕЛЬ: Керимова Д.Н.

Тема: Отработка техники письма.

Тип урока: практическое занятие

Цели урока: Сформировать представление о правильном оформлении деловой бумаги – докладная  записки.

Задачи урока:

Образовательная – учить правильно оформлять докладную записку, находить речевые штампы, составлять текст.

Развивающая –  развивать умения ориентироваться в тексте и выделять главные и  ключевые фразы из общего текста

Воспитательная– прививать навыки аккуратного, правильного оформления делового документа.

Рассматриваемые компетенции:

(ОК 1- ОК 7)

Ход урока

1. Организационный момент:

- Приветствие.

- Отметка отсутствующих в классном журнале.

- Сообщение темы и целей урока.

Докладная записка - это документ который составляется с целью информировать руководство компании или структурного подразделения о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения. Согласно классификатору управленческой документации докладная записка имеет код 0286041 по ОКУД.

Докладная записка может носить только информационный характер. В этом случае записки содержат информацию о ходе выполнения каких-либо работ или мероприятий. Отчетная докладная записка сообщает о выполнении заданий, планов, указаний, работ. Этим  докладная записка обеспечивает связь объектов управления на вертикальном уровне — снизу вверх, и направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу.

В зависимости от адресата докладные записки могут быть:

• Внутренними —  направляемыми руководителю структурного подразделения или организации;

• Внешними — адресуемыми в вышестоящие инстанции или руководящие структуры.

Как отмечалось, докладная записка - это документ, адресованный руководителю организации или руководителю структурного подразделения. В докладной записке обстоятельно излагается какой-либо вопрос или ситуация с выводами и предложениями составителя. В свою очередь содержание докладной записки преследует цель побудить руководство к принятию определенного решения. Если докладные записки носят информационный характер о ходе выполняемых работ, то они могут составляться регулярно.

Оформляются докладные записки, адресованные руководителю организации, так же как и другие внутренние документы и могут составляться на стандартном листе бумаги формата А4. Записки, направляемые в вышестоящие инстанции, являются внешними документами, и их необходимо оформлять на фирменном бланке организации.
Содержание докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей. В первой части - констатирующей - излагаются причины, факты и события, которые послужили поводом для ее написания. Во второй части - анализирующей - содержит анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения. В третьей части - резюмирующей - включает в себя выводы и предложения конкретных действий, которые необходимо предпринять для решения сложившейся ситуации. Анализирующей части в докладной записке может не быть, в этом случае записка состоит лишь из описания ситуации, выводов и предложений составителя записки.

В общем случае докладная записка состоит и следующих элементов:

Докладная записка содержит следующие реквизиты:

• Адресат - ФИО должностного лица которому адресована записка;

• Дата составления и номер регистрации документа;

• Место составления (географический адрес или наименование структурного подразделения);

• Собственно наименование документа - Докладная записка;

• Подзаголовок к тексту документа (обычно начинается со слов «О …», «Касательно …»);

• Непосредственно текст докладной записки;

• Персональные данные составителя (должность, фамилия, инициалы);

• Подпись автора - составителя.

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ:

Задание 1

Составить и оформить докладную записку от 16.09.2006 года инженера по технике безопасности В.С.Ильина главному инженеру ОАО «Лидер» о несоблюдении техники безопасности на стройучастке.

Неоднократно ставился вопрос о соблюдении техники безопасности на стройучастке. Однако до сих пор отсутствуют ограждения на местах производства строительных работ. Именно:

Не ограждаются места сварочных работ, где могут падать предметы с высоты.

В заключении необходимо поставить вопрос о принятии срочных мер.

Задание 2

Заместитель начальника Производственного объединения «Московская городская телефонная сеть» (МГТС) Министерства связи РФ обратился к начальнику специального управления телефонной связи того же министерства с докладной запиской о выделении прямых проводов и назначении телефонных номеров на договорной основе. В докладной записке сообщал о том, что в сентябре текущего года объединением (МГТС) были подготовлены и согласованы с Главным планово-финансовым управлением Министерства связи РФ договоры с новыми абонентами. Для включения указанных абонентов в сеть передачи данных «Инфотел» с 1 декабря текущего года необходимо выделение прямых проводов. В связи с этим г-н Дубов выдвинул предложение о выделении прямых проводов и назначении телефонных номеров на договорной основе указанным абонентам. Докладная записка была составлена исполнителем Орловой и подписана 12 ноября текущего года.

Задание 3

Курьер регулярно опаздывал на работу, чем нарушал трудовую дисциплину. Заведующая канцелярией неоднократно делала ему замечания (в устной форме), а 12 июня текущего года была вынуждена обратиться с данным вопросом к Генеральному директору с докладной запиской, в которой просила принять меры дисциплинарного характера к .

Задание 4

Руководитель отдела новых проектов обратилась к Генеральному директору г-ну с докладной запиской о необходимости увеличения штатной численности отдела. В докладной записке сообщала о том, что в настоящее время для успешной работы агентства необходимо увеличение базы данных о потенциальных клиентах. По ее мнению, одним из наиболее реальных путей расширения базы данных является постоянный анализ средств массовой информации, в частности прессы (информация о наиболее крупных клиентах агентства была получена из аналитического журнала «Эксперт»). В связи с тем, что отдел в его настоящем составе (5 сотрудников) не имеет возможности организовать подробное изучение аналитических изданий, считает целесообразным ввести в штат отдела две должности менеджеров для изучения и анализа прессы с целью выявления потенциальных клиентов, а также подготовки оперативной информации о положении на рынке СМИ в форме еженедельных отчетов. В докладной записке Токарева предложила на эти должности подобрать сотрудников из числа студентов 4-5 курсов факультета журналистика МГУ или школы рекламы.

Задание 5

В Ивановской области сложилось крайне напряженное положение с торговлей промышленными товарами и, в частности, мебелью.

В 12 из 15 районов торговля мебелью ведется в неприспособленных поме­щениях, лишенных необходимого оборудования, не имеющих нормальных подъездны Для разрешения данной проблемы к руководителю администрации Ивановской области обратился начальник Управления торговли Администрации Ивановской области . В докладной записке в связи с необходимостью создания условий, отвечающих требованиям организации торговли мебелью, Тарасов просил дать указания руководителям администраций соответствующих районов о предоставлении для торговли мебелью помещений, отвечающих установленным нормам. х путей.

Задание 6

Старший консультант отдела правового обеспечения клиентов Консалт» , согласно указаниям Генерального директора (приказ от 10.07.200_г. № 53 «О проверке работы отдела правового обеспечения клиентов»), провел анализ эффективности работы сотрудников отдела «на выезде» в первом полугодии текущего года. О проделанной работе поставил в известность Генерального директора посредством составления докладной записки, в которой изложил также свою точку зрения о необходимости увеличения числа штатных сотрудников отдела, имеющих права на управление легковым автотранспортам и владеющих таковым. К докладной записке были приложены следующие документы: 1. Анализ эффективности работы сотрудников отдела правового обеспечения клиентов «на выезде» за 1 полугодие 200_г. на 2 л. в 1 экз. 2. Расчет задействования сотрудников по зонам на 1 л. в 1 экз. 3. Расчет обеспечения сотрудников мобильными средствами связи на 1 л. в 1 экз.. 4. Расчет-обоснование увеличения числа штатных сотрудников отдела правового обеспечения клиентов на 3 л. в 2 экз.