| Индекс дела | Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов (статей) по перечню | Место хранения. Ответственный за ведение |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 1. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ |
| 01-01 | Документы о государственной регистрации, переименовании, аттестации, государственной аккредитации учреждения образования (устав, свидетельство о регистрации, заявления, копии заключений, справки и др.) |
| 10 л После ликвидации учреждения образования . | Кабинет директора
|
| 01-02 | Документы, представленные учреждением образования, для получения лицензий, внесения изменений и (или) дополнений в лицензии, продления срока действия лицензий, выдачи дубликатов лицензий (заявления, копии уставов, справки и др.) и специальные разрешения (лицензии) |
| 3 г. После замены новыми либо после окончания срока действия лицензии и проведения комплексной налоговой проверки | Кабинет директора
|
| 01-03 | Переписка по вопросам лицензирования | | 3 г. | Кабинет директора
|
| 2. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ И ДЕЯТЕЛЬНОСТИ УЧРЕЖДЕНИЯ |
| 02-01 | Номенклатура дел |
| Постоянно | Приёмная директора . |
|
| Протоколы заседаний комиссий по проверке объективности оценивания экзаменационных письменных работ учащихся учреждений общего базового образования, представляемых получения свидетельства о базовом образовании особого образца |
|
|
|
|
| Сведения о распределении выпускников учреждений общего базового образования |
|
|
|
| 02-02 | Протоколы совещаний у директора и документы к ним | | 10 л. | Кабинет директора
|
| 02-03 | Приказы по основной деятельности | | 10 л.
| Приёмная директора
|
| 02-04 | Приказы о приеме, переводе, увольнении, поощрении, премировании кадров, длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и служебных командировках за границу | | 75 л. | Приёмная директора
|
| 02-05 | Приказы о предоставлении отпусков, взысканиях, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь | | 3 г. После проведения комплексной налоговой проверки | Приёмная директора
|
| 02-06 | Переписка | | 10 л. | Приёмная директора
|
| 02-07 | Должностные инструкции работникам | | 3 г. После замены новыми; типовые инструкции – пост. по месту утверждения | Приёмная директора
|
| 02-08 | Планы работы организации и отчеты об их выполнении (годовые) | | 10 л. | Кабинет директора
|
| 02-09 | Штатные расписания и изменения к ним: | | 10 л. | Приёмная директора
|
| 02-10 | Документы о проведении профессионального праздника, торжеств, вручении наград (программы, доклады, приветствия и др.) | | 10 л. | Кабинет директора
|
| 02-11 | Акты приема и передачи документов при переводе или увольнении работников | | 3 г. |
|
| 02-12 | Обращения граждан и юридических лиц (предложения, заявления, жалобы) и документы по их рассмотрению (справки, сведения, акты, переписка и др.) | | 5 л. Предложения, письма творческого характера, заявления, жалобы, содержащие сведения о серьезных недостатках и злоупотреблениях, – пост. | Приёмная директора
|
| 02-13 | Документы о состоянии работы по рассмотрению обращений граждан и юридических лиц (отчеты, анализы, справки и др.) | | 10 л. | Приёмная директора
|
| 02-14 | Журналы регистрации письменных обращений граждан и юридических лиц и устного приема граждан | | 10 л. | Приёмная директора
|
| 02-15 | Книга замечаний и предложений | | 5 л. После окончания ведения и передачи в архив организации | Приёмная директора
|
| 02-16 | Документы о результатах рассмотрения замечаний и предложений граждан, внесенных в книгу замечаний и предложений (информации, справки, переписка и др.) | | 5 л. После окончания ведения и передачи в архив организации книги замечаний и предложений | Приёмная директора
|
| 02-17 | Документы по учету бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь (копии приказов, справки, акты и др.) | | 3 г. | Приёмная директора
|
| 02-18 | Журнал регистрации приказов по основной деятельности | | До минования надобности | Приёмная директора
|
| 02-19 | Журнал регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении, поощрении, премировании кадров, присвоении квалификационной категории, длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и служебных командировках за границу | | 75 л. Хранятся в организации | Приёмная директора
|
| 02-20 | Журнал регистрации приказов о предоставлении отпусков, взысканиях, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь | | 3 г. | Приёмная директора
|
| 02-21 | Журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции | | 3 г. | Приёмная директора
|
| 02-22 | Журнал регистрации командировочных удостоверений | | 3 г. | Приёмная директора
|
| 02-23 | Журнал регистрации поступивших бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь. Журналы регистрации выдачи бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь | | 3 г. | Приёмная директора
|
| 02-24 | Акты об уничтожении бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь | | 3 г. | Приёмная директора
|
| 02-25 | Журналы приема посетителей директором учреждения | | 5 л. | Приёмная директора
|
| 02-26 | Журналы регистрации телефонограмм | | 3 г. | Приёмная директора
|
| 02-27 | Журналы регистрации справок, выдаваемых по принципу «Одно окно» | | 3 г. | Приёмная директора
|
| 02-28 | Журналы оттисков печатей и штампов | | До замены новыми | Кабинет директора
|
| 02-29 | Образовательные стандарты Республики Беларусь | | До замены новыми | Кабинет директора
|
| 02-30 | Документы о состоянии работы по внедрению государственной идеологии в учреждениях образования (планы, отчеты, сведения, переписка и др.) | | 5 л. | Заместитель директора по УВР
|
| 02-31 | Сведения о контингенте учреждения | | 3 г. | Кабинет директора
|
| 02-32 | Протоколы заседаний педагогических советов учреждения и документы к ним |
| 10 л. | Кабинет директора
|
| 02-33 | Протоколы заседаний комиссий по проверке объективности оценивания экзаменационных письменных работ выпускников, представляемых к награждению золотой и серебряной медалями | | - | Кабинет директора
|
| 02-34 | Протоколы общих родительских собраний, заседаний родительских комитетов, попечительских советов учреждения | | 10 л. | Кабинет директора
|
| 02-35 | Документы о награждении выпускников учреждения золотой и серебряной медалями (приказы, копии решений педагогических советов, копии свидетельств об общем среднем образовании с отличием, ведомости отметок, экзаменационные письменные работы и др.) | | 50 л. | Заместитель директора по УВР |
| 02-36 | Учебные планы учреждения, программы учебных предметов (дисциплин) | | До замены новыми | Заместитель директора по УВР |
| 02-37 | Документы по учету и движению детей в возрасте до 18 лет (списки, отчеты и др.)
| | 3 г. | Заместитель директора по УВР |
| 02-38 | Документы о выпускных экзаменах в учреждении, (протоколы, тексты письменных выпускных экзаменов, ведомости отметок) | | 75 л. | Заместитель директора по УВР |
| 02-39 | Информации по выполнению воспитательных программ в учреждении | | 3 г. | Кабинет заместителя директора по УВР . |
| 02-40 | Сводные ведомости учета успеваемости, поведения учащихся и решения педагогических советов (о переводе, отчислении, исключении) общеобразовательных учреждений | | 25 л. Изымаются из классного журнала | Заместитель директора по УВР |
| 02-41 | Алфавитная книга записи учащихся общеобразовательных учреждений | | 50 л. | Приёмная директора
|
|
| Книги учета и выдачи документов об образовании, документов об обучении, похвальных листов |
|
|
|
|
| Расписания уроков, стимулирующих, поддерживающих и факультативных занятий, объединений по интересам (кружков, секций, студий и др.) в учреждениях общего среднего образования |
|
|
|
| 02-42 | Книги учета и выдачи золотых и серебряных медалей | | 75 л. | Кабинет директора
|
| 02-43 | Книги выдачи свидетельств об общем базовом образовании и аттестатов об общем среднем образовании | | 75 л. | Кабинет директора
|
| 02-44 | Книги учета и выдачи похвальных листов «За особые успехи в изучении отдельных учебных предметов» | | 75 л. | Кабинет директора
|
| 02-45 | Книга учета замечаний и предложений должностных лиц, инспектирующих работу общеобразовательных учреждений | | 5 л. После окончания ведения
| Приёмная директора
|
| 02-46 | Личные карточки учащихся общеобразовательных учреждений | | После окончания общеобразовательного учреждения. При выбытии учащегося из общеобразовательного учреждения выдаются законному представителю учащегося при наличии заявления | Приёмная директора
|
| 02-47 | Классные журналы | | 25 л. Сводные ведомости успеваемости – 25 л | Учительская
|
| 02-48 | Журналы групп продленного дня | | 1 г. | Заместитель директора по УВР |
| 02-49 | факультативные занятия | | 1 г. | Заместитель директора по УВР |
| 02-50 | Журналы учета кружковой работы с учащимися, спортивных секций общеобразовательных учреждений | | 3 г. | Заместитель директора по УВР |
| 02-51 | Журналы учета пропущенных и замещенных уроков | | 1 г. | Заместитель директора по УВР |
|
| Документы по внутришкольному контролю |
|
| Заместитель директора по УВР |
|
| Документы об организации интегрированного обучения и воспитания детей с особенностями психофизического развития (планы, программы, информации и др.) |
|
| Заместитель директора по УВР |
|
| Учебно-программная документация образовательных программ специального образования (учебные планы специального образования, программы специального образования) |
|
|
|
|
| Документы по международным конкурсам |
|
| Заместитель директора по УВР |
|
| Документы о выпускных экзаменах в учреждениях общего среднего образования (протоколы, экзаменационные письменные работы, ведомости отметок и др.)Экзамены, выпускники |
|
| Заместитель директора по УВР |
|
| Справки проверок учреждений общего среднего образования» |
|
|
|
|
| информационно-аналитические материалы (справочники, справки, отчеты, доклады и др.) |
| 5 л |
|
|
| Сводные ведомости учета успеваемости учащихся и решения педагогических советов (о переводе, отчислении, исключении) учреждений общего среднего образования»;
|
|
|
|
| 02-52 | Расписания уроков, стимулирующих, поддерживающих и факультативных занятий, объединений по интересам (кружков, секций, студий и др.) в общеобразовательных учреждениях | | 1 г. | Заместитель директора по УВР |
| 02-53 | Заявки на учебники, методические наглядные пособия, учебно-производственное оборудование и иные средства обучения, необходимые для организации образовательного процесса | | 3 г. | Заместитель директора по УВР |
| 02-54 | Программы и планы работы по профилактике правонарушений, преступлений, вредных привычек, безнадзорности среди несовершеннолетних | | До замены новыми | Кабинет педагога социального |
| 02-55 | Планы мероприятий по профилактике правонарушений, преступлений, вредных привычек, безнадзорности среди несовершеннолетних
| | 3 г. | Кабинет педагога социального
|
| 02-56 | Документы о выполнении планов мероприятий по профилактике правонарушений, преступлений, вредных привычек, безнадзорности среди несовершеннолетних (отчеты, справки, информации, докладные записки и др.) | | 5 л. | Кабинет педагога социального
|
| 02-57 | Документы о профилактике ВИЧ-инфекции среди несовершеннолетних (планы, сведения, справки, информации, переписка и др.) | | 5 л. | Кабинет педагога социального
|
| 02-58 | Сведения о профилактике вредных привычек среди несовершеннолетних (наркомании, алкоголизма, токсикомании, табакокурения и др.) | | 5 л. | Кабинет педагога социального
|
| 02-59 | Банк данных о несовершеннолетних, состоящих на учете в учреждениях образования, инспекциях по делам несовершеннолетних | | До минования надобности | Кабинет педагога социального
|
| 02-60 | Документы о проведении предметных олимпиад, (программы, планы, отчеты, информации и др.) | | 5 л. | Заместитель директора по УВР |
| 02-61 | Документы о работе по гражданскому и патриотическому воспитанию учащихся общеобразовательных учреждений (информации, доклады, переписка и др.) | | 5 л. | Заместитель директора по УВР |
| 02-62 | Информации об организации работы детских оздоровительных лагерей | | 5 л. | Заместитель директора по УВР |
| 02-63 | Воспитательная и идеологическая работа (планы, анализы) | | 3 г. | Заместитель директора по УВР |
| 02-64 | Документы о проведении конкурсов с молодежью (планы, программы, информации и др.) | | 3 г. | Заместитель директора по УВР |
| 02-65 | Анкеты социологических опросов и исследований среди молодежи, итоги опросов и исследований | | До минования надобности | Заместитель директора по УВР |
| 02-66 | Документы системы контроля за организацией воспитательной работы |
| До минования надобности | Заместитель директора по УВР |
| 02-67 | Документы по методическому объединению классных руководителей |
| До минования надобности | Заместитель директора по УВР |
| 02-68 | Нормативные документы по воспитательной и идеологической работе |
| До минования надобности | Заместитель директора по УВР |
| 02-69 | Документы по организации работы 6-ого дня недели |
|
| Заместитель директора по УВР |
| 02-70 | Документы по родительскому всеобучу (планы, нормативные документы и др.) |
|
| Заместитель директора по УВР |
| 3. КАДРОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ |
| 03-01 | Документы о потребности в кадрах, сокращении (высвобождении) кадров (сведения, заявки, переписка) | | 5 л. | Приёмная директора
|
| 03-02 | Правила внутреннего трудового распорядка | | 1 г. После замены новыми | Кабинет директора
|
| 03-03 | Документы о соблюдении (нарушении) правил внутреннего трудового распорядка (акты, докладные записки, переписка и др.) | | 1 г. | Кабинет директора
|
| 03-04 | Документы о распределении молодых специалистов (планы, информации, заявки и др.) Документы о работе с молодыми специалистами (справки, информации и др.) Документы о стажировке работников, молодых специалистов (планы, программы, отчеты, характеристики, отзывы, свидетельства, переписка и др.)
| | 5 л. | Заместитель директора по УВР |
| 03-05 | Переписка о приеме на работу, распределении, переводе, учете кадров | | 5 л. | Приёмная директора
|
| 03-06 | Переписка с органами по труду, занятости и социальной защите по вопросам трудоустройства, переобучения кадров | | 5 л. | Приёмная директора
|
| 03-07 | Списки (штатно-списочный состав) работников | | 75 л. | Приёмная директора
|
| 03-08 | Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы, списки научных трудов и др.) работников и работников, работающих по совместительству. Личные карточки работников (в том числе временных) Приказы по личному составу и журналы регистрации приказов | | 75 л. После увольнения | Приёмная директора
|
| 03-09 | Трудовые договоры, контракты | | 3 г. После истечения срока действия трудовых договоров, контрактов | Приёмная директора
|
| 03-10 | Журналы учета трудовых договоров, контрактов | | 3 г. | Приёмная директора
|
| 03-11 | Подлинники личных документов (трудовые книжки, аттестаты, удостоверения, свидетельства) | | До востребования Не востребованные – не менее 50 лет | Приёмная директора
|
| 03-12 | Документы, послужившие основанием для приказов по личному составу и не вошедшие в состав личных дел (заявления, уведомления, докладные записки, справки, копии приказов и выписки из них и др.) | | 3 г. | Приёмная директора
|
| 03-13 | Заявления о предоставлении учебных отпусков | | 3 г. После окончания учреждения образования | Приёмная директора
|
| 03-14 | Журналы учета личных дел, личных карточек работников | | 75 л. | Приёмная директора
|
| 03-15 | Книги учета движения (выдачи) трудовых книжек и вкладышей к ним | | 50 л. | Приёмная директора
|
| 03-16 | Журналы регистрации расписок в получении трудовых книжек | | 5 л. После окончания ведения | Приёмная директора
|
| 03-17 | Журналы регистрации заявлений и представлений по назначению пенсий | | 5 л. | Приёмная директора
|
| 03-18 | Графики предоставления трудовых отпусков, заявления о предоставлении трудовых отпусков, переписка об использовании трудовых отпусков | | 1 г. | Приёмная директора
|
| 03-19 | Журналы учета выдачи справок о стаже, месте работы, доходах, заработной плате | | 3 г. | Приёмная директора
|
| 03-20 | Документы по учету военнообязанных, призывников, отсрочек от призыва на военную службу (отчеты, списки, предписания, переписка и др.). Картотеки военнообязанных. Журналы учета проверок состояния воинского учета и бронирования военнообязанных | | 3 г. | Приёмная директора
|
| 03-21 | Документы о проведении аттестации и установлении квалификации (отзывы, характеристики, аттестационные листы, анкеты) | | 75 л. Хранятся в составе личных дел.
Не вошедшие в состав личных дел – 5 л. | Заместитель директора по УВР |
| 03-22 | Графики проведения аттестации, установления квалификации работникам | | 1 г. | Заместитель директора по УВР |
| 03-23 | Документы о представлении к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоении почетных званий, присуждении премий (представления, ходатайства, характеристики, выписки из решений, постановлений и др.) в награждающих организациях | | - | Заместитель директора по УВР |
| 03-24 | Переписка о награждении работников государственными и ведомственными наградами, присвоении почетных званий, присуждении премий | | 5 л. | Заместитель директора по УВР |
| 03-25 | Списки, журналы учета лиц, награжденных государственными и ведомственными наградами, удостоенных почетных званий, премий | | 75 л. | Заместитель директора по УВР |
| 03-26 | Коллективные договоры | | 10 л. | Кабинет директора
|
| 03-27 | Документы о проверках выполнения условий коллективных договоров (протоколы, акты, переписка и др.) | | 5 л. | Кабинет директора
|
| 4. ОХРАНА ТРУДА |
| 04-01 | Инструкции по охране труда | | 1 г. После замены новыми | Заместитель директора по УВР |
| 04-02 | Перечень действующих инструкций по охране труда | | До минования надобности | Заместитель директора по УВР |
| 04-03 | Документы об авариях и несчастных случаях на производстве (акты, отчеты, аварийные листки, заключения, протоколы, справки) | | 45 л. При авариях и несчастных случаях, связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами, – пост.
Присланные для сведения – 5 л. | Заместитель директора по УВР |
| 04-04 | Протоколы комиссий по проверке знаний по вопросам охраны труда | | 5 л. | Заместитель директора по УВР |
| 04-05 | Программы вводного инструктажа по охране труда | | 3 г. После замены новыми | Заместитель директора по УВР |
| 04-06 | Документы об организации и проведении обучения по охране труда (программы, списки, переписка и др.) | | 5 л. | Заместитель директора по УВР |
| 04-07 | Удостоверения по охране труда
| | 3 г. После замены новыми | Заместитель директора по УВР |
| 04-08 | Документы об аттестации рабочих мест по условиям труда (копии приказов, протоколы, ведомости, карты, фотографии рабочего времени) | | 5 л. Для работников, которые имеют право на пенсию по возрасту в связи с особыми условиями труда по Спискам № 1 и 2, – 75 л. | Заместитель директора по УВР |
| 04-09 | Постановления проверяющих органов о привлечении к ответственности нанимателей и должностных лиц за нарушение законодательства о труде, наложении штрафов, закрытии организаций за нарушение санитарно-гигиенических норм и правил | | 10 л. | Заместитель директора по УВР |
| 04-10 | Перечни рабочих мест, производств, профессий и должностей, дающих право на пенсию по возрасту в связи с особыми условиями труда | | До замены новыми | Заместитель директора по УВР |
| 04-11 | Перечни профессий и работ, по которым проводится проверка знаний работников по вопросам охраны труда | | До замены новыми | Заместитель директора по УВР |
| 04-12 | Перечни должностей руководителей и специалистов, подлежащих периодической проверке знаний по вопросам охраны труда | | До замены новыми | Заместитель директора по УВР |
| 04-13 | Перечни профессий и категорий работников, подлежащих предварительным, периодическим и обязательным медицинским осмотрам | | До замены новыми | Заместитель директора по УВР |
| 04-14 | Планы-схемы эвакуации людей и материальных ценностей при чрезвычайных ситуациях | | До замены новыми | Заместитель директора по УВР |
| 04-15 | Документы о проведении предварительных, периодических и обязательных медицинских осмотров работников (списки, анкеты, переписка) | | 5 л. | Приёмная директора
|
| 04-16 | Техническая документация на здания и сооружения | | До окончания эксплуатации | Заместитель директора по УВР |
| 04-17 | Схемы электро-, водо-, газо-, теплоснабжения | | До окончания эксплуатации | Заместитель директора по УВР |
| 04-18 | Журналы (книги) регистрации аварий, несчастных случаев, профессиональных заболеваний | | 75 л. | Заместитель директора по УВР |
| 04-19 | Журналы регистрации инструкций по охране труда | | 3 г. После окончания ведения | Заместитель директора по УВР |
| 04-20 | Журналы учета выдачи инструкций по охране труда | | 3 г. После окончания ведения | Заместитель директора по УВР |
| 04-21 | Документы о периодических медицинских осмотрах и мероприятиях по профилактике заболеваний в организациях (планы, справки, карточки, списки, графики) | | 5 л. | Приёмная директора
|
| 04-22 | Документы о проведении проверок организаций санитарно-эпидемиологическими станциями (постановления, акты, справки и др.) | | 10 л. | Кабинет директора
|
| 04-23 | Информации, сведения о летнем оздоровлении учащихся | | 1 г. | Заместитель директора по УВР |
| 04-24 | Журналы регистрации инфекционных заболеваний работников, учащихся и студентов | | 3 г. | Приёмная директора
|
| 5. ЖИЛИЩНО-БЫТОВЫЕ ВОПРОСЫ |
| 05-01 | Учетные дела работников, нуждающихся в улучшении жилищных условий | | После предоставления жилой площади | Заместитель директора по УВР |
| 05-02 | Списки работников, нуждающихся в улучшении жилищных условий | | 3 г. | Заместитель директора по УВР |
| 6. ФИЗИЧЕСКАЯ КУЛЬТУРА И СПОРТ |
| 06-01 | Документы о вовлечении работников, учащихся и студентов в занятия физкультурой и спортом, проведении оздоровительных мероприятий (информации, сведения, докладные записки, журналы и др.) | | 5 л. | Заместитель директора по УВР |
| 06-02 | Положения о спортивных соревнованиях, программы и планы проведения спортивных соревнований | | 3 г. | Заместитель директора по УВР |
| 06-03 | Протоколы, таблицы результатов спортивных соревнований (итоговые) | | 10 л. | Заместитель директора по УВР |
| 06-04 | Документы о сдаче спортивных норм и разрядов (протоколы, ведомости, сведения, сводки) | | 5 л. | Заместитель директора по УВР |
| 06-05 | Грамоты и дипломы команд за успешные выступления на спортивных соревнованиях | | До минования надобности | Заместитель директора по УВР |
| 06-06 | Календарные планы работы спортивных секций и проведения спортивных соревнований | | 2 г. | Заместитель директора по УВР |
_____________________________________________________________________________________________
Перечня документов, образующихся в деятельности Министерства образования Республики Беларусь, структурных подразделений местных исполнительных и распорядительных органов, осуществляющих государственно-властные полномочия в области образования и по делам молодежи, и подчиненных им государственных организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства образования Республики Беларусь и Министерства юстиции Республики Беларусь от 30.11.2009 № 72/76;
Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.
14 055
3 085 
