Организация и технология работы с конфиденциальными документами

Департамент внутренней и кадровой политики Белгородской области Областное государственной автономное профессиональное

образовательное учреждение

«Белгородский индустриальный колледж»

Лекции

по ПРОФЕССИОНАЛЬНОму МОДУЛю

ПМ.02 «Организация и технология работы

с конфиденциальными документами»

по специальности

10.02.01 Организация и технология защиты информации

Белгород, 2017 г.

Содержание

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ 2

1. СУЩНОСТЬ, ЗАДАЧИ И ОСОБЕННОСТИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 7

2. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 9

3. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИИ 13

3.1. ОПРЕДЕЛЕНИЕ СОСТАВА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ 13

3.2. ПОДГОТОВКА И ИЗДАНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ 19

3.2.1. Учет носителей информации 19

3.2.2. Изготовление и учет проектов конфиденциальных документов 22

3.2.3. Оформление издаваемых конфиденциальных документов 28

4. УЧЕТ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ 29

4.1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К УЧЕТУ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ 29

4.2. УЧЕТ ИЗДАННЫХ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ 31

4.3. УЧЕТ ПОСТУПИВШИХ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ 31

4.4. УЧЕТ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ ВЫДЕЛЕННОГО ХРАНЕНИЯ 33

5. РАЗМНОЖЕНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ 34

6. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 36

6.1. ПОНЯТИЕ И ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 36

6.2. СИСТЕМА ДОСТУПА К КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМ ДОКУМЕНТАМ 36

6.3. ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛНЕНИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ 39

6.4. ОТПРАВЛЕНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ 41

7. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУР, ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ 43

7.1. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУР КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ 43

7.2. ФОРМИРОВАНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ 45

7.3. ОФОРМЛЕНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ 46

8. ПОДГОТОВКА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ 49

8.1. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ 49

8.2. ПОДГОТОВКА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ 51

8.3. ПОДГОТОВКА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ 52

ДЛЯ УНИЧТОЖЕНИЯ 52

9. РЕЖИМ ХРАНЕНИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ И ОБРАЩЕНИЯ С НИМИ 54

9.1. РЕЖИМ ХРАНЕНИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ 54

9.2. ПОРЯДОК ОБРАЩЕНИЯ С КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ 57

10. ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ 59

11. СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 62

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

Приступая к изучению курса, прежде всего, следует ознакомиться с основными профессиональными терминами и определениями, постоянно встречающимися в работе с документами.

Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая Документирование и организацию работы с официальными документами.

[Гост51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.]

Современное делопроизводство включает:

обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);

организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин документационное обеспечение травления(ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются сино­нимами и применяются для обозначения одной и той же дея­тельности. И тот, и другой термин можно встретить, например, в названиях документов, регламентирующих организацию документационных процессов: «Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструк­ция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Рос­сийской Федерации».

Документирование — это процесс создания и оформления доку­мента. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установ­ленным правилам»

[Гост51141-98 Делопроизводство и архивное дело.Термины и определения.]

Документирование в аппарате управления может осуществ­ляться на естественном языке (рукопись, машинопись, теле­грамма, телефонограмма, факсограмма, машинограмма) или на искусственных языках с использованием соответствующих носи­телей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.). На сегодняшний день в управленческой практике преобладаю­щим способом документирования является машинописная или компьютерная печать. Однако ряд документов, таких, например, как заявления, объяснительные записки, создается обычно ру­кописным способом.

Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и актами государственного управления.

Так, Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» (ст. 5) указывает: «Документирование информации является обязательным условием включения ин­формации в информационные ресурсы. Документирование ин­формации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию дело­производства, стандартизацию документов и их массивов, безо­пасность Российской Федерации».

[Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации»» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ.]

Организация работы с документами - это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется государ­ственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельно­сти учреждения»

[ГОСТ Р 51141—98 Делопроизводство и архивное дело, термины и определения.].

Документооборотомстандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления

[ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.]

В технологию работы с документа­ми входит:

• прием и первичная обработка документов;

• их предварительное рассмотрение и распределение;

• регистрация документов;

• контроль исполнения документов;

• информационно-справочная работа;

• исполнение документов;

• их отправка;

• систематизация (формирование дел) и текущее хранениедокументов.

Раскроем некоторые из перечисленных понятий. Так, реги­страция означает запись учетных данных о документе по установ­ленной форме, фиксирующая факт, его создания, отправления или получения;контроль исполнения документов — совокупность дей­ствий, обеспечивающих их своевременное исполнение;формирова­ние дела - группирование исполненных документов в дело в соот­ветствии с номенклатурой дел(систематизированным перечнем наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке) и систематиза­ция документов внутри делах.

Любое управленческое решение всегда базируется на инфор­мации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятиям: «данные», «сведения», «показатели». Законодательно закреплен следующий термин:

«Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событи­ях, явлениях и процессах независимо от формы их представления».[Федеральный закон.Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ.]

В каждой области человеческой деятельности информация имеет свою специфику и поэтому она соответственно подразде­ляется на медицинскую, научную, техническую, технологиче­скую и др. В федеральных органах власти и управления, в учре­ждениях, организациях и на предприятиях (независимо от на­правления деятельности и формы собственности) обязательно возникает управленческая информация, которая используется для целей управления каким-либо объектом или структурами. К управленческой информации предъявляется ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, дос­тупность для восприятия человеком.

Наиболее существенны два требования к управленческой информации: во-первых, она должна быть своевременной и, во-вторых, достаточной для принятия наилучшего решения. Если информация приходит с опозданием, она может дать неверные сведения о проблеме, так как за время, ушедшее на передачу и обработку информации, состояние проблемы может измениться, и управленцы уже не смогут принять участие в ее решении.

Носителем информации выступает документ.

Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

[Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации»» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ.]

Это же определение дано и в государственном стандарте на тер­мины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует рас­крыть и понятие «реквизит».

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элемен­тов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следую­щее определение:

Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа.2

[ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.]

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания, документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго огра­ничено. Для ряда документов число и состав реквизитов уста­новлены законодательными и нормативными актами. Но в лю­бом случае, как следует из определения, информация, зафикси­рованная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Толь­ко тогда она становится документом.

Официальные документы- это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.

[ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.]

Среди них особую категорию составляют служебные (управленческие) документы, которые определяются государственным стандартом как официальные документы используемые в текущей деятельности организации.

[ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.]

Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Для управленческой деятельности юридическая сила докумен­тов чрезвычайно важна, так как означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них инфор­мации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга уча­стников управленческих действий (органов управления, их струк­турных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основы­вают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее.

Юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

[ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.]

Из этого определения следует, что орган управле­ния или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:

соблюдать при его подготовке действующие нормы зако­нодательства;

издавать документы только в пределах своей компетен­ции;

соблюдать действующие в определенное время общегосудар­ственные правила составления и оформления документов.

В управленческой практике принято различать документы по степени их подлинности на черновые, бело­вые, подлинники, копии.

Черновой документ, изготовленный рукописным, машино­писным способом или распечатанный с компьютера, отражает работу автора над его содержанием. Он может содержать только текст и не обладает юридической силой.

Беловой документ — это рукописный или машинописный доку­мент, текст которого переписан с чернового документа или напи­сан без помарок и исправлений.

Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания) считается подлинным. Подлинник официального документа — это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой.

Копия документа — это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.

[ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.]

Копия документа может быть факсимильной или сво­бодной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содер­жание документа и все его внешние признаки (содержащиеся в подлиннике реквизиты, включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Факсимильная копия изго­тавливается на копировальной технике, с использованием фо­тографии, аппаратов факсимильной связи, принтеров. Свободная копия содержит все реквизиты до­кумента, но не обязательно повторяет его форму.

Все виды копий не имеют юридической силы, если они не получили специального удостоверения. Это, например, нотари­ально заверенные копии или дубликат документа — повторный экземпляр подлинника, имеющий юридическую силу, который обычно выдается при утере документа (свидетельства о рожде­нии, диплома и т.д.).

Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и сред­ством реализации возложенных на аппарат управления функций. Деятельность учреждения оформляется совокупностью определенным образом взаимодействующих документов, соответствующих функциям управления и составляющих системы документации.

Система документации — это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

[ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.]

Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате реализуются на основе использования документов, отно­сящихся к различным системам документации. Соотношение до­кументов из различных систем в делопроизводстве разных учреж­дений и организаций неодинаково, так как зависит от конкретной деятельности того или иного учреждения, его масштабности, места в системе федерального управления и ряда других причин. Но, не­зависимо от этого, в любой организации используются документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнитель­скую деятельность. Их совокупность составляет систему организа­ционно-распорядительной документации. Государственный стан­дарт определяет организационно-распорядительные документыкак письменные документы, в которых фиксируются решения админист­ративных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

[ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.]

Таким образом, система организационно-распорядительной документации в силу своего повсеместного применения имеет большое значение для документирования управленческой деятельности.

В условиях научно-технической революции произошло рез­кое увеличение объемов информации, вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа организаций, фирм, увели­чением номенклатуры промышленных изделий и усложнением процесса их изготовления, расширением экономического и культурного сотрудничества. В связи с этим возникла необходи­мость упорядочения потоков информации, установления необ­ходимого и достаточного количества видов документов, испол­няющих роль информационного обеспечения функций управле­ния. Ручная обработка не позволяла вовремя и качественно пе­реработать растущие потоки информации. Появилась потреб­ность в механизации, а затем и автоматизации обработки доку­ментной информации. Однако практическое внедрение и при­менение средств автоматизации, эффективность их использова­ния находятся в прямой зависимости от степени упорядоченно­сти документации, для обработки которой они предназначены.

Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.

Стандартизация — это процесс установления и применения стан­дартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, прини­маемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объ­ектов». Стандарт как нормативно-технический документ устанав­ливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартиза­ции и утверждается компетентным органом

[Большой энциклопедический словарь. - М.: Советская энциклопедия, 1991.].

Применение стандар­тов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа). В России деятельность по стандартиза­ции координируется государственными органами стандартизации.

Стандартизация — сложный процесс. В ее состав входят та­кие элементы, как типизация, унификация, агрегирование. С одной стороны, это методы стандартизации, с другой — виды работ, которые могут осуществляться как самостоятельные. На­пример, в широком смысле типизация — это разработка типо­вых конструкций или технологических процессов на основе об­щих для ряда изделий (процессов) технических характеристик.

[Большой энциклопедический словарь. - М.: Советская энциклопедия, 1991.]

В документоведении этот метод используется для создания ти­повых форм документов и типовых текстов, т.е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы.

Типовой текст — это текст-образец, на основе которого в после­дующем создаются тексты аналогичного содержания.

Под унификацией понимается «приведение, чего-либо к единой системе, форме, единообразию». [Большой энциклопедический словарь. - М.: Советская энциклопедия, 1991.]

Защита и обработка конфиденциальных документов являет суть конфиденциального делопроизводства, которое распространяется на документы, которые содержат в себе сведения, составляющие коммерческую и служебную тайну.Коммерческая тайна прямо связана с коммерческой деятельностью, является необходимым условием ее существования.

Синонимом коммерческой деятельности является предпринимательская деятельность. Согласно Гражданскому кодексу Российской Федерации, предпринимательская деятельность - это "самостоятельная, осуществляемая на свой риск деятельность, направленная на систематическое получение прибыли от пользования имуществом, продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг лицами, зарегистрированными в этом качестве в установленном порядке".

Следовательно, коммерческими предприятиями являются те, для которых извлечение прибыли является основной целью деятельности. Ими могут быть как частные, так и государственные, а также муниципальные предприятия.

Поскольку определение любого понятия должно устанавливать его сущность, в определении понятия "коммерческая тайна" необходимо отразить следующие ее сущностные параметры:

1. области (сферы) деятельности, в которых может быть информация,составляющая коммерческую тайну;

2. кто определяет состав информации, относимой к коммерческой тайне;

3. на кого возложена защита коммерческой тайны;

4. чьи интересы обеспечивает режим коммерческой тайны.

Коммерческая тайна - вид тайны, включающий информацию, устанавливаемую и защищаемую ее обладателем в любой сфере его коммерческой деятельности, доступ к которой ограничивается в интересах обладателя информации.

Служебная тайна - вид тайны, включающий полученную федеральными и муниципальными органами власти информацию, составляющую коммерческую тайну других субъектов, а также устанавливаемую и защищаемую органами власти и предприятиями собственную информацию, доступ к которой ограничивается служебной необходимостью.

Документы, содержащие информацию, составляющие коммерческую и служебную тайну, принято называть конфиденциальными.

1. СУЩНОСТЬ, ЗАДАЧИ И ОСОБЕННОСТИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

По уровню доступности документы подразделяются на две категории: общедоступные и с ограниченным доступом. Общедоступными являются открытые документы. К документам с ограниченным доступом относятся документы, работа с которыми может производиться по специальному разрешению уполномоченных на то лиц.

Документирование открытой информации и организация работы с открытыми документами входят в сферу действия открытого делопроизводства. Документы с ограниченным доступом относятся к сфере деятельности не одного, а нескольких типов делопроизводства, в зависимости от того, к какому виду тайны относится содержащаяся в документах информация. Нормативными документами установлено 6 видов тайны государственная, коммерческая, служебная, личная, семейная и профессиональная.

Документы, содержащие государственную тайну, относятся к сфере секретного делопроизводства. Документы, содержащие личную и различные подвиды профессиональной тайны, являются предметом соответствующих типов специального делопроизводства.

Конфиденциальное делопроизводство, как уже было отмечено, распространяется на документы, содержащие коммерческую и служебную тайну.

Объединение конфиденциальных документов, содержащих коммерческую и служебную тайну, одним делопроизводством обусловлено тем, что эти документы почти полностью идентичны по технологическим процедурам и составления, обработки, обращения, хранения и защиты.

Конфиденциальное делопроизводство следует определять как деятельность, обеспечивающую документирование конфиденциальной информации, организацию работы с конфиденциальными документами и защиту содержащейся в них информации. При этом под документированием информации понимается процесс подготовки и изготовления документов, под организацией работы с документами - их учет, размножение, прохождение, исполнение, отправление, классификация, систематизация, подготовка для архивного хранения, уничтожение, режим хранения и обращения, проверки наличия.

Конфиденциальное делопроизводство в целом базируется на тех же принципах, что и открытое делопроизводство, но в то же время имеет отличия, обусловленные конфиденциальностью документированной информации. Эти отличия касаются сферы конфиденциального делопроизводства и охватываемых им видов работ с документами.

По сфере деятельности открытое делопроизводство распространяется на управленческие действия и включает в основном управленческие документы. Конфиденциальное делопроизводство в силу условий работы с конфиденциальными документами распространяется как на управленческую, так и на различные виды производственной деятельности, включает не только управленческие, но и научно-технические документы (научно-исследовательские, проектные, конструкторские, технологические и др.). Кроме того, конфиденциальное делопроизводство распространяется не только на официальные документы, но и на их проекты, различные рабочие записи, не имеющие всех необходимых реквизитов, но содержащие информацию, подлежащую защите.

По видам работ конфиденциальное делопроизводство отличается от открытого, с одной стороны, большим их количеством, с другой - содержанием и технологией выполнения многих видов. Помимо этого, третья составляющая конфиденциального делопроизводства - защита содержащейся в конфиденциальных документах информации - вообще не предусмотрена в определении открытого делопроизводства, хотя определяемая собственником часть открытой информации должна защищаться от утраты. Конфиденциальная информация должна защищаться и от утраты, и от утечки.

Утечка конфиденциальной информации представляет собой неправомерный, т.е. неразрешенный выход такой информации за пределы защищаемой зоны ее функционирования или установленного круга лиц, имеющих право работать с ней, если этот выход привел к получению информации (ознакомлению с ней) лицами, не имеющими к ней санкционированного доступа, независимо от того, работают или не работают такие лица на данном предприятии.

Утрата и утечка конфиденциальной документированной информации обусловлены уязвимостью информации. Уязвимость информации следует понимать как ее доступность для дестабилизирующих воздействий, т.е. таких воздействий, которые нарушают установленный статус информации. Нарушение статуса любой документированной информации заключается в нарушении ее физической сохранности (вообще либо у данного собственника в полном или частичном объеме), логической структуры и содержания, доступности для правомочных пользователей. Нарушение статуса конфиденциальной документированной информации дополнительно включает нарушение ее конфиденциальности (закрытости для посторонних лиц).

К утечке конфиденциальной документированной информации приводит ее разглашение. В литературе и даже в нормативных документах термин "утечка конфиденциальной информации" нередко заменяется или отождествляется с терминами: "разглашение конфиденциальной информации", "распространение конфиденциальной информации".

Защита конфиденциальной документированной информации от утраты и утечки осуществляется в определенной мере в рамках и первой, второй составляющих конфиденциального делопроизводства, т.к. он взаимоувязана, "переплетена" с ними: документирование конфиденциальной информации и организация работы с конфиденциальными документами должны производиться в условиях обеспечения их защиты, вместе с тем многие вопросы защиты решаются в ходе и путем осуществления систематических операций по учету и обработке документов. Однако защитные мероприятия охватывают не только сами документы, но и другие объекты, так или иначе связанные с защищаемыми документами (помещения, технические средства обработки и передачи информации и др.). Поэтому в определении конфиденциального делопроизводства защита документированной информации выделена в самостоятельную составляющую.

Конфиденциальное делопроизводство шире открытого и по своим задачам. Если задачей открытого делопроизводства является документационное обеспечение управленческой деятельности, то конфиденциальное делопроизводство должно осуществлять решение двух задач:

1) документационное обеспечение всех видов конфиденциальной деятельности;

2) защита документированной информации, образующейся в процесс се конфиденциальной деятельности.

Первая задача имеет своей целью организацию и бесперебойное функционирование конфиденциальной деятельности в сфере любого вида производства и управления. Это требует от делопроизводства обеспечения нужд конфиденциальной деятельности полной, своевременной и достоверной документной информацией, организации исполнения и использования документов.

Полноту документной информации характеризует ее объем, который, с одной стороны, должен быть достаточным для принятия управленческих решений и выполнения производственных заданий, с другой стороны, являться действительно необходимым, не содержащим избыточной, не нужной для деятельности предприятия информации.

Достоверность документной информации заключается, во-первых, в ее соответствии объективному состоянию того или другого вопроса и, во-вторых, в ее юридической силе, характеризующейся наличием и правильностью оформления соответствующих реквизитов.

Своевременность документной информации означает, что за время обработки и передачи информации не изменилось состояние вопроса, к которому она относится.

Организация исполнения документов включает в себя и оперативное доведение их до исполнителей, и обеспечение своевременного и качественного решения содержащихся в документах вопросов.

Организация использования документов состоит в обеспечении как текущего, оперативного, так и последующего, ретроспективного использования документной информации.

Вторая задача имеет своей целью обеспечение сохранности и конфиденциальности документированной информации, что требует создания и поддержания специальных условий хранения, обработки и обращения документов, гарантирующих надежную защиту как самих документов, так и содержащейся в них информации.

Сущность конфиденциального делопроизводства обусловливает его организационные и технологические особенности, к числу основных из которых относятся:

• письменное нормативное закрепление общей технологии документирования, организации работы с документами и их защиты;

• жесткое регламентирование состава издаваемых документов и содержащейся в них информации, в том числе на стадии подготовки черновиков и проектов документов;

• обязательный поэкземплярный и полистный учет всех, без исключения, документов, проектов и черновиков;

• максимально необходимая полнота регистрационных данных о каждом документе;

• фиксация прохождения и местонахождения каждого документа;

• проведение систематических проверок наличия документов;

• разрешительная система доступа к документам и делам, обеспечивающая правомерное и санкционированное ознакомление с ними;

• жесткие требования к условиям хранения документов и обращения с ними, которые должны обеспечивать сохранность и конфиденциальность документированной информации;

• регламентация обязанностей лиц, допущенных к работе с конфиденциальной документированной информацией, по ее защите;

• персональная и обязательная ответственность за учет, сохранностьдокументов и порядок обращения с ними.

Особенностью конфиденциального делопроизводства является и своеобразное переплетение некоторых функций, которые на первый взгляд как бы взаимоисключают друг друга. В частности, функциями по реализации задачи документационного обеспечения конфиденциальной деятельности являются создание документов, необходимых и достаточным для такой деятельности, предоставление каждому пользователю всем документов, требующихся для выполнения должностных обязанностей, а параллельными им функциями по реализации задачи защиты конфиденциальной информации - предотвращение необоснованного издания и рассылки документов, исключение необоснованного ознакомления с документами.

На самом деле применительно к документированию это означает, что конфиденциальная деятельность должна обеспечиваться минимальным количеством документов при сохранении полноты и достоверности информации, применительно к организации документооборота - предоставление пользователям всех необходимых документов, но только тех которые действительно требуются для выполнения должностных обязанностей.

Особенности конфиденциального делопроизводства одновременно выступают и в качестве требований к нему.

2. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Организация конфиденциального делопроизводства означает создание необходимых условий для изготовления и получения конфиденциальных документов, организации работы с ними и предотвращения утраты и утечки документированной конфиденциальной информации.

Организация конфиденциального делопроизводства включает:

создание подразделения, обеспечивающего изготовление, учет, хранение, обработку и использование конфиденциальных документов;

установление его статуса, структуры, численного и должностного состава;

разработку положения о подразделении и должностных инструкций сотрудников;

выделение для подразделения служебного помещения;

обеспечение необходимых условий труда;

разработку или приобретение нормативных документов и методической литературы по организации и ведению конфиденциального делопроизводства;

создание постоянно действующей экспертной комиссии;

оформление допуска сотрудников к коммерческой и служебной тайне и обучение их правилам работы с конфиденциальными документами.

Конфиденциальное делопроизводство в силу небольшого по сравнению с открытым делопроизводством объема документов и в целях обеспечения условий для сохранности и конфиденциальности документов должно быть централизованным, т.е. сосредоточенным в едином подразделении предприятия.

Подразделение конфиденциального делопроизводства может быть самостоятельным структурным подразделением предприятия, подчиненным непосредственно руководителю предприятия, или входить в состав других подразделений, как правило, осуществляющих защиту конфиденциальной информации: службу безопасности, службу защиты информации и др. [в дальнейшем - служба безопасности].

Наименование подразделения конфиденциального делопроизводства, его статус и при необходимости структуру определяет руководитель предприятия, исходя из объема конфиденциального делопроизводства и общей структуры предприятия.

Подразделение конфиденциального делопроизводства является составной частью системы защиты коммерческой и служебной тайны, органом, осуществляющим, координирующим и контролирующим работу с конфиденциальными документами. Оно должно рассматриваться как структурное подразделение, непосредственно участвующее в основной деятельности предприятия.

Численный состав сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства должен определяться объемом выполняемой работы с учетом норм времени на ее выполнение.

Поскольку государственных нормативов времени на работы, связанные с конфиденциальным делопроизводством, нет, следует использовать государственные нормативы времени, установленные для открытого делопроизводства, например: "Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию", утвержденные постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 20 мая 1987 г. № 327/1742 (изданы в 1988 г.); "Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления", утвержденные постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. № 72 (изданы в 1995 г.), и др. Как показывает практика, содержащиеся в названных и других документах нормативы применительно к конфиденциальному делопроизводству должны быть увеличены в среднем примерно на 20-25%, что вызывается большим количеством и большей сложностью операций с конфиденциальными документами.

Должностной состав сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства должен определяться характером и сложностью выполняемой работы. Для более многообразной и более сложной работы следует устанавливать и более высокие должности. При определении должностей следует руководствоваться "Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов" (ОК 01694), регламентирующим наименования должностей, а также использовать "Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих", утвержденный постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации 21 августа 1998 г., в котором содержатся квалификационные требования к должностям.

Основные задачи и функции подразделения конфиденциального делопроизводства, а также права и ответственность его руководителя должны быть закреплены в положении о подразделении, а обязанности, права, ответственность сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства или специально назначенных для ведения конфиденциального делопроизводства лиц - в должностных инструкциях, разрабатываемых на конкретные должности. В должностных инструкциях устанавливаются и квалификационные требования к сотрудникам - образование и стаж работы на аналогичной должности.

Положение о подразделении конфиденциального делопроизводства и должностные инструкции сотрудников являются организационно-правовыми документами, регламентирующими статус подразделения в целом и каждого из его сотрудников.

При определении задач и функций подразделения конфиденциального делопроизводства необходимо исходить из того, что оно должно не только организовывать и осуществлять документационное обеспечение конфиденциальной управленческой и производственной деятельности предприятия, но и участвовать во всех мероприятиях по предотвращению утраты конфиденциальных документов и утечки содержащейся вних информации. Это участие не ограничивается разработкой и осуществлением соответствующих мероприятий только в рамках подразделения конфиденциального делопроизводства. Утрата и утечка конфиденциальной информации в большинстве случаев происходят по вине исполнителей и пользователей конфиденциальных документов, нарушающих по разным причинам правила обращения с такими документами. Поэтому значительная часть функций подразделения конфиденциального делопроизводства связана с обучением исполнителей и пользователей правилам работы с конфиденциальными документами и осуществлением контроля за их выполнением. Этим обусловлены и соответствующие права подразделения конфиденциального делопроизводства, в том числе такие, как участие в подборе кадров для работы с конфиденциальной информацией, внесение предложений об отстранении от конфиденциальных работ, поощрении и привлечении к ответственности исполнителей и пользователей конфиденциальных документов, участие в проведении расследований по фактам утраты и утечки конфиденциальной информации.

При разработке должностных инструкций следует учитывать, во-первых, необходимость специализации сотрудников по отдельным видам работ, что ускоряет их выполнение и повышает качество, и, во-вторых, нормативы времени на работы с тем, чтобы все сотрудники были загружены равномерно, в соответствии с должностью и не было перезагруженности, которая отрицательно сказывается на качестве работы. При установлении квалификационных требований к должностям необходимо иметь в виду сложность выполнения некоторых видов работ, требующих специальной подготовки. На соответствующие таким работам должности следует, как правило, назначать специалистов с высшим или средним специальным образованием в области защиты информации.

В соответствии с законодательством сотрудники подразделения конфиденциального делопроизводства несут дисциплинарную, административную либо гражданско-правовую ответственность за утрату конфиденциальных документов или разглашение содержащейся в них информации, поэтому в должностных инструкциях должна быть установлена персональная ответственность сотрудников за сохранность конфиденциальных документов и содержащейся в них информации.

В случаях особой конфиденциальности документов назначение сотрудников на соответствующие должности в подразделение конфиденциального делопроизводства целесообразно осуществлять после проведения в отношении их полномочными органами проверочных мероприятий при письменном согласии на это сотрудников.

Все сотрудники, принимаемые на работу в подразделение конфиденциального делопроизводства, а также при отсутствии подразделения, специально назначенные для ведения конфиденциального делопроизводства лица должны дать письменное обязательство по соблюдению режима конфиденциальности. Это обязательство фиксируется в трудовом договоре (контракте) или специальном соглашении. Сотрудники могут допускаться к работе только после изучения в части, их касающейся, требований действующих на предприятии нормативно-методических документов по вопросам организации и ведения конфиденциального делопроизводства, обеспечения режима конфиденциальности проводимых работ и проверки знаний этих требований соответствующим руководителем.

Подразделение конфиденциального делопроизводства должно быть обеспечено служебным помещением (при необходимости - несколькими помещениями) для хранения конфиденциальных документов и работы сотрудников подразделения, а также помещением для исполнителей, если работа с конфиденциальными документами не разрешена в служебных комнатах исполнителей. В служебном помещении следует создавать и поддерживать необходимые условия труда, включающие совокупность компонентов, обеспечивающих работоспособность и здоровье сотрудников. Эти условия можно подразделить на три группы: состояние служебного помещения, организация трудового процесса, поддержание здорового микроклимата в коллективе.

Оснащение служебного помещения должно предусматривать и изготовление необходимых учетных журналов (карточек), бланков документов, печатей, штампов, а также приобретение расходных материалов (бумаги, копировальной ленты, спецблокнотов, тетрадей и др.).

В служебном помещении необходимо иметь средства противопожарной защиты.

Организация трудового процесса включает: разработку технологии выполнения работ, рациональное размещение рабочих мест сотрудников, установление правильного режима труда и отдыха, обеспечение техники безопасности.

Технология выполнения работ складывается из описания содержания работ в последовательности их выполнения. Она может закрепляться в инструкции по конфиденциальному делопроизводству, технологических картах, картах организации трудового процесса или других документах.

Рациональное размещение рабочих мест сотрудников предполагаетсоответствие технологии выполнения работ, последовательности происхождения документов, взаимосвязям между сотрудниками. Оно должно способствовать и обеспечению персональной ответственности за сохранность документов.

Правильный режим труда и отдыха требует рационального распределения нагрузки в течение рабочего дня, чередования труда и отдыха, проведения, при необходимости, психофизической разгрузки.

Установление и поддержание здорового микроклимата в коллективе также способствует повышению производительности труда и сохранению здоровья сотрудников. Микроклимат зависит не только от взаимоотношений сотрудников, но и от отношения руководителя к сотрудникам Непредвзятость со стороны руководителя, равномерная загрузка сотрудников, оказание им помощи, внимание к их бытовым проблемам, своевременное устранение конфликтных ситуаций создают благоприятную почву для хорошего настроения сотрудников и нормальных, доброжелательных взаимоотношений.

Каждый сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства должен быть обеспечен нормативно-методическими документами регулирующими процесс его деятельности и технологию выполнения работ. К ним относятся нормативные документ по защите информации, а также методическая литература: книги, брошюры, журналы, которые позволяют найти ответы на вопросы, не отраженные в нормативных документах. На рабочих местах следует иметь и необходимые справочники, включая телефонные.

Важной составной частью организации конфиденциального делопроизводства является создание постоянно действующей экспертной комиссии (ПДЭК). Задачами такой комиссии должны быть:

- разработка перечней сведений, составляющих коммерческую и служебную тайну;

- разработка перечней издаваемых предприятием конфиденциальных документов;

- снижение или снятие степени конфиденциальности сведений и гриф;

конфиденциальности документов;

- разработка «Положения о системе доступа к конфиденциальны документам»;

- экспертиза ценности конфиденциальных документов с целью установления сроков их хранения и отбора документов на основе этих сроков для архивного хранения и уничтожения;

- проведение аналитической работы по предотвращению утечки утраты конфиденциальной информации.

Учитывая важность задач ПДЭК, в ее состав следует включать высококвалифицированных сотрудников, в первую очередь руководителей подразделений, имеющих доступ к конфиденциальной информации. Кроме того, в состав комиссии должны входить руководитель службы безопасности предприятия и руководитель подразделения конфиденциальной делопроизводства, а также руководитель архива предприятия (при наличии архива). Председателем комиссии необходимо назначать одного из заместителей руководителя предприятия, допущенного ко всем конфиденциальным документам.

ПДЭК создается приказом руководителя предприятия и должна работать на постоянной основе с заменой в необходимых случаях отдельных ее членов. Задачи, функции и порядок работы комиссии определяются положением о ней. На ПДЭК может быть возложено и проведение экспертизы ценности открытых документов с тем, чтобы она могла оценивать значение документов, образующихся в деятельности предприятия, их совокупности и таким образом более правильно определять сроки их хранения.

Сотрудники, работающие с конфиденциальными документами, должны иметь допуск к соответствующим видам тайны.

Допуск сотрудников предприятия к коммерческой и служебной тайне осуществляется с их согласия и предусматривает:

1. принятие сотрудниками обязательств, по соблюдению установленного на предприятии режима соответствующего вида тайны, которые

2. закрепляются в трудовом договоре (контракте) или специальном соглашении;

3. ознакомление сотрудников с положениями законодательства, предусматривающими ответственность за нарушение конфиденциальности; - ознакомление сотрудников с перечнями сведений, составляющих коммерческую и служебную тайну предприятия, и к которым сотрудники имеют право доступа.

Порядок изготовления конфиденциальных документов, режим обращения с ними требуют определенных знаний, которые должны быть приобретены до начала работы с документами и постоянно пополняться. С этой целью необходимо организовывать различные формы обучения сотрудников: техническую учебу, семинары, самостоятельную подготовку со сдачей зачетов и др. Для проведения занятий следует привлекать не только сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства, но и руководителей соответствующих подразделений предприятия, а также специалистов по конфиденциальному делопроизводству, работающих в соответствующих научно-исследовательских и учебных заведениях.

3. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИИ

Документирование конфиденциальной информации включает опреде­ление состава внутренних и отправляемых документов и их изготовление.

Документирование конфиденциальной информации является важней­шей составной частью конфиденциального делопроизводства, поскольку от количества, состава и правильности оформления документов зависят качество и эффективность управленческой и производственной деятель­ности, достоверность и юридическая сила документов, трудоемкость их обработки и качество организации. Объем и характер создаваемых до­кументов влияют и на организацию работы по их защите. Кроме того, в процессе документирования создается документальная база, раскрыва­ющая историю предприятия.

3.1. ОПРЕДЕЛЕНИЕ СОСТАВА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Выше было отмечено, что одной из особенностей конфиденциаль­ного делопроизводства является жесткое регламентирование состава издаваемых документов. Обусловлено это тем, что документ является потенциально существующим источником утечки содержащейся в нем информации, т.е. попадания ее в руки тех, кому она не предназначена. Поэтому конфиденциальные документы должны издаваться только при действительной необходимости в письменном удостоверении наличия и содержания управленческих, производственных и иных действий. При этом решение задач конфиденциальной деятельности должно обеспечивать­ся минимальным количеством документов при сохранении полноты не­обходимой информации.

Но установление состава издаваемых конфиденциальных документов направлено не только на предотвращение необоснованного их издания, но и на исключение избыточной конфиденциальной информации в них, определение количества их экземпляров, адресатов, которым они долж­ны направляться, т.к. не вызванная действительной необходимостью рас­сылка конфиденциальных документов также приводит к утечке инфор­мации. На стадии определения состава издаваемых документов реша­ется вопрос и о придании им необходимой юридической силы путем установления должностных лиц, которые должны визировать, подписывать и утверждать тот или другой документ. В конечном итоге регламен­тация состава издаваемых конфиденциальных документов преследует цель не только исключения необоснованного, но и неконтролируемого их издания.

Состав документированной конфиденциальной информации зависит от компетенции и функций предприятия, характера его деятельности, вза­имосвязей с другими предприятиями, порядка разрешения вопросов. Такой состав закрепляется перечнями издаваемых предприятиям кон­фиденциальных документов, раздельно по документам, отнесенным к ком­мерческой тайне, и документам, отнесенным к служебной тайне. Но эти перечни должны разрабатываться на основе и в рамках перечней сведе­ний, составляющих коммерческую и служебную тайну. Вызвано это тем, что по существующим нормам сначала определяются сведения, состав­ляющие тот или другой вид тайны. Эти сведения могут быть зафиксиро­ваны как в документах, так и в других носителях: памяти человека, базе данных ЭВМ, выпускаемой продукции, технологических процессах, физи­ческих полях и др. Поэтому только после определения состава всех кон­фиденциальных сведений можно установить те из них, которые должны документироваться. Таким образом, определение состава издаваемых конфиденциальных документов должно начинаться с разработки переч­ней сведений, составляющих коммерческую и служебную тайну.

Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, разрабаты­вается для каждого предприятия самим предприятием - обладателем информации. Это вытекает из действующего законодательства, которым установлено, что состав и объем таких сведений определяется собствен­ником информации. Таким образом, право предпринимателя на состав коммерческой тайны является безусловным. Никто не может диктовать ему, какие сведения относить к коммерческой тайне, за исключением све­дений, которые не могут составлять коммерческую тайну согласно госу­дарственным нормативным актам.

Следовательно, состав сведений, относимых к коммерческой тайне, должен устанавливаться и изменяться индивидуально, на уровне их об­ладателя. Правовым основанием для установления состава сведений, относи­мых к коммерческой тайне, являются упоминавшиеся выше за­коны, а также определение понятия "коммерческая тайна", которыми пре­дусмотрено, что сведения, составляющие коммерческую тайну, могут быть в любой сфере предпринимательской деятельности, следовательно, ком­мерческая тайна может распространяться на все направления и виды деятельности предприятия.

Разработкой перечня сведений, составляющих коммерческую тайну, должна заниматься ПДЭК.

На первом этапе работы на основе анализа задач, функций, компетен­ции, направлений деятельности предприятия необходимо установить весь состав циркулирующей на предприятии информации, отображенной на любом носителе, любым способом и в любом виде, а также с учетом перспектив развития предприятия и его взаимоотношений с партнера­ми определить характер дополнительной информации, которая может возникнуть в результате деятельности предприятия. Эта информация классифицируется по тематическому признаку.

На втором этапе определяется, какая из установленной информации должна быть конфиденциальной, и отнесена к коммерческой тайне. Ба­зовым критерием при этом является возможность получения преиму­ществ от использования информации за счет неизвестности ее третьим лицам. Этот критерий имеет как бы две составляющие: неизвестность информации третьим лицам и получение преимуществ в силу этой неиз­вестности. Данные составляющие взаимосвязаны и взаимообусловле­ны, поскольку, с одной стороны, неизвестность информации третьим ли­цам сама по себе ничего не значит, если не обеспечивает преимуществ, с другой - преимущества можно получить только за счет такой неизвес­тности. Конфиденциальность является правовой формой и одновремен­но инструментом обеспечения неизвестности информации.

Преимущества от использования информации, не известной третьим лицам, могут состоять в получении выгоды или предотвращении ущерба, иметь, в зависимости от областей и видов деятельности, экономические, моральные и другие характеристики, выражаться количественными и ка­чественными показателями.

В сфере коммерческой деятельности ценность информации обусловлена, прежде всего, рыночной потребностью в информации как источнике получения прибыли, поэтому отнесение информации к коммерческой тайне позволяет получить прибыль и предотвратить убытки. Конфиден­циальность такой информации создает для ее обладателя преимуще­ства в конкурентной борьбе и выступает как средство защиты от недо­бросовестной конкуренции.

Названный критерий является объективным показателем возможнос­ти отнесения информации к коммерческой тайне, мерилом придания ин­формации статуса конфиденциальной. Это означает, что при отсутствии данного критерия нет оснований для перевода информации в категорию конфиденциальной. Но это не означает, что при его наличии информация во всех случаях может и должна быть отнесена к коммерческой тайне. Законодательством введены два ограничения на отнесение информа­ции к коммерческой тайне.

Первое ограничение состоит в том, что к коммерческой тайне не мо­жет быть отнесена информация, составляющая государственную тайну.

Второе ограничение заключается в том, что к коммерческой тайне нельзя относить информацию, которая должна быть общедоступной в целях предупреждения сокрытия правонарушений и предотвращения нанесе­ния ущерба законным интересам государства, физических или юриди­ческих лиц. Перечни такой информации содержатся в нескольких нор­мативных актах: законах "Об информации, информатизации и защите информации", "О благотворительной деятельности и благотворительных организациях", постановлении Правительства РСФСР от 5 декабря 1991 г. "О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну" и ряда других. Эти перечни в значитель­ной мере дублируют друг друга и имеют различную правовую основу.

Запрещение относить к коммерческой тайне ту или иную информа­цию не означает, что всю ее может получить по требованию любое юри­дическое или физическое лицо. Часть ее, затрагивающая законные инте­ресы этих лиц, безусловно, должна им предоставляться, а часть предос­тавляется лишь соответствующим органам власти, наделенным законо­дательством правом контроля такой информации.

Должно быть и третье ограничение, которое хотя и не предусмотрено законодательством, но диктуется здравым смыслом. Оно состоит в том, что при переводе информации в разряд коммерческой тайны необходи­мо учитывать сопутствующие этому затраты на ее защиту. Если эти зат­раты превышают достигаемые в результате защиты количественные и качественные показатели, то придание информации статуса конфиден­циальной теряет всякий смысл.

Следует иметь в виду, что в перечень сведений, составляющих ком­мерческую тайну, может включаться не только информация, создаваемая данным предприятием, но и информация, полученная им без использова­ния неправомерных средств при проведении исследований по собствен­ной инициативе, систематических наблюдений и сбора сведений. Такая информация считается полученной правомерно и самостоятельно неза­висимо оттого, что ее содержание может совпадать с содержанием ком­мерческой тайны другого юридического или физического лица. Кроме того, правомерно полученной считается конфиденциальная информация, полученная от ее обладателя на основании договора или в результате правопреемства. Предприятие, правомерно и самостоятельно получив­шее информацию, одновременно являющуюся коммерческой тайной дру­гого юридического или физического лица, становится обладателем этой коммерческой тайны со всеми предусмотренными законодательством правами.

После установления состава конфиденциальной информации опре­деляется степень ее конфиденциальности. Степень конфиденциальнос­ти - это показатель уровня закрытости информации. Уровень закрытос­ти зависит от величины ущерба, который может наступить при утечке информации. Чем больше этот ущерб, тем выше должна быть и степень конфиденциальности. В практике работы предприятий применяются от одной до нескольких степеней конфиденциальности информации с раз­личными их наименованиями. Наиболее распространенным является деление информации на две степени: конфиденциально и строго конфи­денциально.

Установление одной степени (одного грифа) конфиденциальности информации, составляющей коммерческую тайну, обусловлено, вероятно, тем, что степень конфиденциальности определяется собственниками информации, которые могут иметь (а зачастую так и бывает) разные под­ходы к степени конфиденциальности однотипной по содержательной части информации, В этом случае при рассмотрении в судебном поряд­ке дел о неправомерном получении коммерческой тайны сложно опре­делить, кто из собственников установил правильную степень конфиден­циальности информации, т.к. критерии отнесения информации к той или другой степени конфиденциальности выбирает ее собственник.

Следующий этап - определение конкретных сроков конфиденциаль­ности информации либо обстоятельств и событий, при наступлении ко­торых конфиденциальность снимается. Продолжительность конфиденци­альности информации должна соответствовать срокам действия усло­вий, необходимых и достаточных для признания данной информации кон­фиденциальной в соответствии с законодательством.

Результаты работы оформляются перечнем сведений, составляющих коммерческую тайну, который может иметь следующую форму:

№ п/п	Наименование сведений	Степень конфиденциальности	Срок конфиденциальности
1	2	3	4

Если сведениями установлена одна степень конфиденциальности, то графа 3 опускается.

При значительном объеме конфиденциальных сведений они класси­фицируются в перечне по разделам, соответствующим сферам деятель­ности предприятия.

Перечень подписывается председателем и всеми членами ПДЭК, ут­верждается и вводится в действие приказом руководителя предприятия. В приказе должны быть определены мероприятия по обеспечению фун­кционирования перечня и контролю его выполнения. С приказом и перечнем необходимо ознакомить под расписку всех сотрудников предприятия, работающих с конфиденциальной информацией. Копии перечня или выписки из него должны быть направлены конфидентам (вла­дельцам) данной коммерческой тайны. Ими являются физические или юридические лица, которым в силу служебного положения, договора либо на ином законном основании известна коммерческая тайна ее облада­теля.

Дополнения и изменения состава, включенных в перечень сведений, а также изменение степени их конфиденциальности могут осуществлять­ся с разрешения руководителя предприятия и вноситься в перечень за подписями руководителя подразделения по принадлежности сведений и руководителя службы безопасности. При существенном изменении состава сведений перечень должен составляться заново. Об изменениях в составе коммерческой тайны обладатель информации обязан в пись­менной форме известить конфидентов данной информации.

Что касается состава информации, являющейся служебной тайной, то следует иметь в виду, что такая информация предусмотрена для органов государственной и муниципальной власти и подведомственных им пред­приятий, в коммерческих структурах она используется главным образом лишь при переписке с органами власти.

В "Положении о порядке обращения со служебной информацией ог­раниченного распространения" сказано, что руководитель федерального органа исполнительной власти в пределах своей компетенции опреде­ляет категории должностных лиц, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения, а эти лица не­сут персональную ответственность за обоснованность такого отнесения. Как видно из этой нормы, она не содержит технологии определения состава информации, относимой к служебной тайне.

На практике, которая существует уже несколько десятилетий, используются обычно два варианта определения состава такой информации. В первом варианте министерства и ведомства разрабатывают единые для отрасли перечни сведений ограниченного распространения и направляют их на подведомственные предприятия. Во втором варианте полномочия по разработке перечней передаются руководителям подведомственных предприятий, и перечни разрабатываются применительно к каждому конкретному предприятию. Иногда используется и третий, комбинированный вариант, при котором перечни разрабатывают и министерства (ведомства), и на основе этих перечней - подведомственные предприятия. Технология разработки перечней сведений ограниченного распространения практически не отличается от технологии разработки перечней сведений, составляющих коммерческую тайну.

Служебная тайна может быть в любой области деятельности органа власти или предприятия, однако в упомянутом Положении определен состав сведений, которые не могут быть отнесены к служебной инфор­мации ограниченного распространения.

Сведениям, составляющим служебную тайну, установлена одна сте­пень конфиденциальности: "Для служебного пользования". Перечень та­ких сведений имеет форму перечня сведений, составляющих коммерчес­кую тайну, без графы 3.

Перечни сведений, составляющих коммерческую и служебную тайну, раскрывают тематическое содержание включенных в них сведений. Но эти сведения, как уже отмечалось, фиксируются в различном виде на раз­личных носителях и могут быть как документированными, так и недоку­ментированными.

В сферу конфиденциального делопроизводства входит только доку­ментированная информация (документы), поэтому из всей совокупности информации, включенной в перечни сведений, отнесенных к коммерчес­кой и служебной тайне, нужно выделить состав документируемой инфор­мации и установить виды документов, в которых она должна быть зафик­сирована. Определение состава конфиденциальных документов должно осуществляться также ПДЭК. При этом следует руководствоваться оп­ределенными критериями документирования информации. К ним отно­сятся:

необходимость документированной информации для правового обеспечения деятельности предприятия, регламентирующего статус предприятия, права, обязанности и ответственность его сотрудников;

необходимость документированной информации для производственной деятельности: научно-исследовательской, конструкторской, проектной, технологической и др.;

необходимость документированной информации для управленческой деятельности;

необходимость документированной информации как доказательного источника на случаи возникновения конфликтных ситуаций;

необходимость передачи информации в официальном виде;

важность информации как исторического источника, раскрывающего направления и особенности деятельности предприятия.

В рамках критериев документирования определение состава доку­ментируемой информации должно увязываться с решением конкретных задач. В зависимости от назначения документируемой информации оп­ределяются конкретные виды документов, в которых эта информация Должна быть зафиксирована.

В процессе определения необходимых конфиденциальных докумен­тов следует проводить работу по сокращению их количества за счет разработки интегральных документов, в которые можно включить показате­ли нескольких документов, в том числе путем замены разовых первичных документов накопительными. Однако объединение документов должно осуществляться с таким расчетом, чтобы в итоге не создавалась возможность необоснованного ознакомления со всем документом лиц, имеющих доступ только к части содержания (показателей) документа.

Виды конфиденциальных документов необходимо устанавливать учетом оптимального объема содержащейся в них информации, исключающего избыточную, в том числе дублетную информацию, поскольку избыточная информация - это конфиденциальные данные, утечка которых может нанести ущерб предприятию.

После установления состава документов определяются круг лиц, имеющих право составлять, визировать и подписывать (утверждать) тот или другой вид документа, а также предприятия, которым данный документ должен направляться.

Перечни издаваемых конфиденциальных документов составляют раздельно по каждому виду тайны и могут иметь следующую форму:

№	Наиме­нование докумен­тов	Конфиден­циальности		ФИО лиц имеющих право			Кол-во изгото­	Куда направляется	Примеч.
		гриф	срок				вляе­мых док-тов
				состов­лятьдок-ты	визировать док-ты	подпи­сывать и утвер­ждать док-ты
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Грифы и сроки конфиденциальности документов должны соответствовать степеням и срокам конфиденциальности включаемых в документ: сведений, определенным перечнями сведений, составляющих коммерческую и служебную тайну. При установлении таким сведениям одной степени конфиденциальности графа "Гриф конфиденциальности" опускается.

К числу документов, подлежащих утверждению в соответствии с су­ществующими нормативными актами, относятся: уставы, положения о представительствах, филиалах и структурных подразделениях предприя­тия, структура, штатное расписание, должностные инструкции, акты про­верок (ревизий), сметы, расценки на проведение работ и оказание услуг, и некоторые другие.

Если при направлении документов другим предприятиям каждый ад­ресат не должен знать, кому еще направлен данный документ, то в графе 9 по соответствующему виду документа после внесения адресатов де­лается пометка "раздельное адресование", означающая, что на каждом экземпляре документа должен проставляться лишь адресат, которому направляется данный экземпляр.

Графу 10 следует использовать (при необходимости) для указания периодичности составления документов, а также для пометки о простав­лении оттиска печати на соответствующих документах.

Перечни издаваемых документов подписываются председателем и всеми членами ПДЭК и утверждаются руководителем предприятия. С перечнями под расписку должны быть ознакомлены все лица, наделен­ные правом составлять, визировать, подписывать и утверждать соответ­ствующие документы.

Внесение возможных последующих частичных уточнений или измене­ний в перечни может быть возложено на руководителя службы безопас­ности.

При изменении перечней сведений, составляющих коммерческую и служебную тайну, соответствующие изменения вносятся и в перечни из­даваемых конфиденциальных документов. О снятии грифа конфиденци­альности с отправленных документов должны быть письменно оповеще­ны предприятия-адресаты.

В случаях возникновения необходимости издания разовых докумен­тов, не включенных в перечни, или дополнительных экземпляров доку­ментов, не предусмотренных перечнями, их изготовление может произво­диться по совместному разрешению руководителей соответствующего подразделения и службы безопасности (или подразделения конфиден­циального делопроизводства). Одновременно определяется целесооб­разность включения таких документов (дополнительных экземпляров) в соответствующий перечень.

3.2. ПОДГОТОВКА И ИЗДАНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

3.2.1. Учет носителей информации

Проекты конфиденциальных документов, как и проекты открытых до­кументов печатаются или с черновика, на котором они составлены, или с текста, нанесенного на иной носитель информации, или без использова­ния того и другого. Черновики и проекты (беловики) открытых докумен­тов не регистрируется, регистрируется уже готовый подписанный (ут­вержденный) документ, а его черновик (при наличии) уничтожается ис­полнителем (составителем) документа без отражения в регистрацион­ных формах факта уничтожения. На некоторых предприятиях поступают таким же образом и с черновиками конфиденциальных документов. В лучшем случае в учетных формах производится отметка об уничтожении черновика, представленного исполнителем, как это предусмотрено "По­ложением о порядке обращения со служебной информацией ограничен­ного распространения". Однако это нередко приводит к тому, что при составлении нескольких вариантов черновика с отметкой в учетных фор­мах уничтожается только вариант, с которого печатался проект докумен­та, остальные варианты просто выбрасываются в мусорную корзину или хранятся у исполнителя. Случается, что и единственный вариант черно­вика по ошибке выбрасывается вместе с черновиками открытых доку­ментов. Это может привести и приводит к тому, что безучетные, а потому и бесконтрольные черновики попадают в чужие руки. Но эти черновики содержат конфиденциальную информацию, и в результате такого обра­щения с ними происходит утечка информации, что наносит ущерб ее собственнику. Поиск неучтенных черновиков зачастую не достигает по­ложительных результатов. Поэтому все носители, предназначенные для составления черновиков и проектов конфиденциальных документов, сле­дует учитывать предварительно, до внесения в них записей. Все сказан­ное в равной степени относится и к отпечатанным проектам конфиден­циальных документов независимо от того, с черновика они печатались или без его использования, поскольку может быть несколько вариантов проекта, отдельные листы проекта могут перепечатываться, может ме­няться и количество экземпляров проекта. Безучетноециркулирование вариантов, перепечатанных листов, экземпляров проекта также создает возможность для утечки содержащейся в них информации. Следовательно, должны учитываться и проекты конфиденциальных документов на ста­дии их изготовления. Учет черновиков и проектов позволяет предотвра­щать неправомерное обращение с ними и, кроме того, обеспечивать кон­троль за подготовкой документов и их соответствием перечням издаваемых конфиденциальных документов. Учет носителей, используемых для составления конфиденциальных документов, осуществляется подразде­лением конфиденциального делопроизводства.

Самыми распространенными носителями документированной конфи­денциальной информации являются бумажные и машинные носители.

Бумажными носителями могут быть:

для текстовых документов - спецблокноты, отдельные листы бумаги, типовые формы документов, стенографические и рабочие тетради;

для чертежно-графических документов - ватман, калька, миллимет­ровка (координатная бумага).

Спецблокнотпредназначен для составления черновиков документов. Он представляет собой сброшюрованные и пронумерованные листы бу­маги с линией отрыва и контрольным листом, в котором проставляются номера листов блокнота. Стенографическая тетрадь используется для стенограмм, рабочая тетрадь (сброшюрованные листы бумаги без линии отрыва) - как правило, для различных рабочих справочных записей, хотя в ней допускается составлять черновики отдельных больших по объему документов. Остальные носители могут использоваться как для состав­ления черновиков, так и для печатания или рукописного изготовления проектов документов. При этом типовые формы документов - бланки с трафаретным текстом - должны содержать только открытую информа­цию и иметь в соответствующих местах пропуски для последующего вне­сения конфиденциальной информации, как правило, количественного ха­рактера.

Перед взятием на учет носители должны быть оформлены следую­щим образом.

На обложках спецблокнотов сотрудник подразделения конфиденци­ального делопроизводства пишет или проставляет штампом (если не проставлено типографским способом) слово "Спецблокнот" и в правом верхнем углу гриф конфиденциальности. Если листы спецблокнота не пронумерованы типографским способом, то они нумеруются сотрудни­ком подразделения конфиденциального делопроизводства.

На обложках рабочих и стенографических тетрадей указываются вид носителя, гриф конфиденциальности, инициалы и фамилия исполнителя. Листы тетрадей нумеруются, на обороте последнего листа составляется подписываемая сотрудником подразделения конфиденциального.делопроизводствазаверительная надпись с указанием количества листов в тетради. Листы типовых форм документов нумеруются исполнителем, на первом листе проставляется гриф конфиденциальности.

На отдельных листах бумаги, ватмана, миллиметровки, кальки в соот­ветствующих графах основных надписей штампов или других установ­ленных местах исполнителем проставляются:

- на всех носителях - гриф конфиденциальности, номера листов;

- дополнительно на носителях, предназначенных для чертежно-графических документов, - количество листов, подразделение и фамилия исполнителя.

На любом носителе, предназначенном для составления одного конк­ретного документа, указывается наименование этого документа.

Бумажные носители учитываются в журналах или карточках, имеющих следующие графы:

Учетный номер и гриф конф. носителя	Дата регист­рации	Вид носителя	Наимено­вание или назначение носителя	Кол-во листов	ФИО получивш­его носитель	Подпись за получение и дата	Подпись за возврат и дата	Отметка об уничтожении носителя
1	2	3	4	5	6	7	8	9

При взятии носителей на учет заполняются графы 1-5.

В графе 1 рядом с номером носителя начальными буквами (аббреви­атурой) проставляется его гриф конфиденциальности: 1 КТ (коммерчес­кая тайна), 1ДСП (для служебного пользования). Если издаваемые доку­менты имеют только один гриф конфиденциальности, то в наименовании графы 1 слова "и гриф конфиденциальности" опускаются, рядом с но­мерами носителей гриф не проставляется.

В графе 2 дата проставляется арабскими цифрами: в карточке - с указанием числа, месяца и года, в журнале - числа и месяца (год про­ставляется перед началом регистрации носителей за этот год).

В графе 3 пишется: спецблокнот, листы, типовая форма, рабочая тет­радь и др.

В графе 4 указывается наименование документа, который будет со­ставляться на носителе, если носитель предназначен для составления конкретного документа, или назначение носителя, если в него будет вно­ситься различная информация, например, по спецблокноту - "для черно­виков", по рабочей тетради - "для рабочих записей".

Одновременно на самих носителях проставляется:

- на спецблокнотах: в верхнем левом углу лицевой стороны обложки штамп

Уч. №___

Кол-во

Листов____

с указанием учетного номера и количества листов, на каждом листе в верхнем левом углу - учетный номер;

- на рабочих и стенографических тетрадях: в верхнем левом углу ли­цевой стороны обложки (а при невозможности - в верхнем левом углу форзаца) такой же штамп с указанием учетного номера и количества листов;

- на отдельных листах бумаги, типовой формы документа, ватмана, каль­ки, миллиметровки: в верхней части левого поля первого листа такой же штамп с указанием учетного номера и количества листов (на носителях чертежно-графической информации - только учетного номера);

- на ле­вом поле остальных листов штамп "К Уч. №" с указанием номера.

После взятия на учет носитель передается исполнителю с заполне­нием граф 6, 7 журнала учета бумажных носителей.

При необходимости взятия на учет дополнительных листов носителя (при нехватке ранее взятых листов для составления черновика докумен­та или для замены испорченных листов) они нумеруются от последнего листа, ранее учтенного по этому номеру носителя, регистрируются в жур­нале учета бумажных носителей за тем же номером, что и ранее взятые листы, отдельной строкой под ними (при этом заполняются графы 2, 5), на левом поле каждого листа проставляется штамп "К Уч..№" с указанием номера, а на первом листе всего носителя прежнее количество листов зачеркивается и проставляется новое с учетом дополнительных листов. Исправление заверяется подписью сотрудника подразделения конфи­денциального делопроизводства. Выдача дополнительных листов про­изводится под отдельную подпись в графе 7 журнала учета бумажных носителей.

Машинные носители информации необходимы при изготовлении проектов документов при помощи печатающих устройств ЭВМ (независимо того, с черновика печатаются проекты или без его использования), поскольку распечатка документа производится с машинного носителя.

К машинным носителям документированной информации относятся:

- жесткие (твердые) магнитные диски;

- гибкие магнитные диски (дискеты);

- магнитные ленты;

- магнитооптические диски;

- оптические диски.

ЭВМ, используемые для изготовления конфиденциальных документов, учитываются службой безопасности предприятия. Магнитные и оптичес­кие носители, предназначенные для отображения (фиксирования) кон­фиденциальной информации, должны учитываться подразделением кон­фиденциального делопроизводства до нанесения на них информации в журналах (карточках) учета машинных носителей конфиденциальной ин­формации, в которые целесообразно включать следующие графы:

Учетный номер и гриф конф. носителя	Дата регист­рации	Вид носи­теля	Тип носи­теля	Наименование инф. наносимой на носитель	Отметка
					о переносе инф. на др. носитель	об отправ­лении носителя	о возврате носителя	об уничто­жении (стирании) инф.	Уничто­жении носи­теля
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Журнал учета машинных носителей, на которые заносится информа­ция, составляющая коммерческую тайну, ведется отдельно от журнала учета машинных носителей, предназначенных для занесения информа­ции, составляющей служебную тайну.

Заполнение граф 1, 2 производится таким же образом, как и в журна­ле учета бумажных носителей.

В графе 3 проставляется: магнитный диск, дискета, оптический диск и др.

В графе 4 пишется название (марка) носителя.

В графе 5 указывается наименование информации, которая будет за­носиться на носитель, если она заранее известна, если неизвестна, то графа заполняется по мере нанесения информации.

В графе 6 напротив наименования соответствующей информации проставляются типы носителей, на которые перенесена информация (рас­печатка, дискета и др.), и их учетные номера.

В графе 7 проставляются наименование предприятия, на которое от­правлен носитель, наименование, номер и дата сопроводительного доку­мента.

В графе 8 указываются номер и дата сопроводительного письма, если носитель возвращен с сопроводительным письмом, или порядковый номер и дата поступления пакета с носителем, проставленные в журнале учета поступивших пакетов (см. главу 4), если носитель возвращен без сопроводительного письма.

Если предприятие не осуществляет отправление машинных носите­лей, то графы 7, 8 опускаются.

В графе 9 производится запись "информация уничтожена путем сти­рания", заверяемая подписью работника, производившего стирание, с проставлением даты. Такие записи должны осуществляться по мере сти­рания информации и проставляться напротив ее наименования, указан­ного в графе 5.

Графа 10 заполняется в том случае, если носитель в силу различных причин уничтожается. При этом указывается способ уничтожения. От­метка об уничтожении носителя заверяется подписями двух сотрудни­ков подразделения конфиденциального делопроизводства с проставле­нием даты уничтожения.

На самих машинных носителях проставляются их учетные номера и грифы конфиденциальности (аббревиатурой).

Учет бумажных и машинных носителей производится по каждому виду тайны раздельно. В зависимости от количества и продолжительности хранения носителей учет может осуществляться в пределах года или нескольких лет. В последнем случае учетные номера каждого года про­должают номера предыдущих лет. По окончании непрерывного учета заводится новый учет за новыми номерами. Числящиеся (не уничтожен­ные) по предыдущему учету носители перерегистрируются по новому учету с отметкой о перерегистрации каждого носителя в предыдущей учетной форме, которая проставляется следующим образом: "Перереги­стрирован в журнал (или картотеку) за ___ год под № ___" с указанием года журнала и номера носителя. Отметка проставляется в графе 9 жур­нала учета бумажных носителей и в графе 10 журнала учета машинных носителей.

В формах учета носителей не должны производиться подчистки и исправления с применением корректирующей жидкости. Ошибочная запись зачеркивается одной чертой. Вносимые исправления заверяются подписью сотрудника подразделения конфиденциального делопроизвод­ства с проставлением даты.

Листы журналов учета носителей должны быть перед заведением про­нумерованы, прошиты и опечатаны печатью подразделения конфиденци­ального делопроизводства. На обратной стороне последнего листа жур­нала проставляется заверительная надпись с указанием количества ли­стов, подписываемая сотрудником, ответственным за ведение журнала. Заверительная надпись на картотеку учета носителей с указанием коли­чества карточек в картотеке составляется по окончании года на отдель­ной карточке и помещается в конце картотеки.

Если содержащиеся в учетных формах сведения по совокупности яв­ляются конфиденциальными, журналам и картотекам должен присваи­ваться гриф конфиденциальности. На карточках учета гриф конфиден­циальности не проставляется.

3.2.2. Изготовление и учет проектов конфиденциальных документов

Проекты конфиденциальных документов могут изготавливаться руко­писным способом, на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники. Рукописным способом до­пускается готовить отдельные текстовые внутренние документы, автора­ми которых являются должностные лица (докладные записки, справки и др.), а также вносить переменную часть в типовые формы документов. Проекты других текстовых документов изготавливаются печатным спосо­бом либо с черновика, либо с другого носителя, включая звуковоспроиз­водящие устройства, либо под диктовку, либо непосредственно исполни­телем. Проекты чертежно-графических документов могут изготавливать­ся как рукописным способом, так и печатным, с помощью компьютера.

Печатание проектов конфиденциальных документов следует осуще­ствлять в подразделении конфиденциального делопроизводства. Исполь­зуемые для печатания средства вычислительной техники и электричес­кие пишущие машинки должны быть защищены от перехвата излучае­мых ими сигналов.

При любом способе изготовления (рукописном, печатном) проект до­кумента должен иметь все необходимые и правильно оформленные рек­визиты. В случае, если документ печатается с черновика, на первом лис­те черновика должны быть проставлены количество необходимых экзем­пляров проекта документа и фамилия исполнителя, а если подлежащий изданию документ не предусмотрен 'перечнями издаваемых конфиден­циальных документов, то на черновике дополнительно должна быть виза-разрешение руководителей подразделения, которое издает документ, и подразделения конфиденциального делопроизводства (или службы бе­зопасности). При приеме черновика от исполнителя сотрудник подраз­деления конфиденциального делопроизводства обязан:

- при составлении черновика в спецблокноте - просчитать количе­ство листов черновика и изъять их из блокнота;

- при составлении черновика на отдельных листах бумаги или в типо­вой форме документа - просчитать количество его листов;

- при составлении черновика в стенографической или рабочей тет­ради - проверить наличие листов тетради и соответствие их количества заверительной надписи.

Если проект печатается с другого документа, то просчитывается ко­личество листов этого документа.

В предыдущем подразделе было отмечено, что проекты конфиденци­альных документов должны учитываться на стадии их изготовления, и сказано, чем это вызвано. Поэтому после приема носителя (черновика) производится присвоение учетного номера проекту документа, который будет напечатан с этого носителя. Поскольку номер, присвоенный про­екту, становится и номером документа после оформления проекта, учет­ные номера проектов проставляются в журналах (карточках) учета из­данных конфиденциальных документов, которые ведутся раздельно по документам, составляющим коммерческую и служебную тайну, и имеют следующие графы9:[9 В дальнейшем вместо журнала (карточки) учета изданных конфиденциальных до­кументов употребляется журнал учета изданных документов, если не оговаривается особо ]

Учетный номер и гриф конф док-та	Дата док-та	Вид и заголовок док-та	ФИО испол­нителя	№ носи­теля и листов черновика	Количество		Подпись за полу­чение черновика и проекта док-та, дата	Подпись за возврат, дата
					Экземп­ляров док-та	Листов в экземп­ляре
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Отметка об уничто­жении черно­вика	Отметка об уничто­жении проектов или лишних экз.	Куда отправлен док-т	Номера экземп­ляров	Наименование, номер и дата сопроводительного док-та	Отметка о возврате	. Индекс (номер) дела, номера листов дела	№ по учету док-тов выделенного хранения, кол-во экз
10	11	12	13	14	15	16	17

Если издаваемые предприятием документы не переводятся на учет документов выделенного хранения (см. главу 4), то графа 17 опускается.

При приеме черновика заполняются графы 1, 35.

В графе 1 проставляются очередной порядковый номер документа, который будет напечатан с данного носителя, и аббревиатурой его гриф конфиденциальности¹⁰[Если издаваемые документы имеют только одни гриф конфиденциальности, то в наименовании графы 1 слова "и гриф конфиденциальности" опускаются, рядом с но­мерами документов гриф не проставляется]. Внутренние документы и документы, подлежащие отправлению на другие предприятия, учитываются по единой валовой нумерации.

В графе 5 проставляются учетный номер носителя, присвоенный ему по журналу учета носителей, и через дробь номера листов носителя, яв­ляющихся черновиком данного документа (при последовательности но­меров листов - через тире, при непоследовательности - через запя­тую)¹¹[ По машинным носителям и носителям звуковоспроизводящих устройств про­ставляются только их виды и учетные номера. Если проект документа печатается поддиктовку или непосредственно исполнителем (без черновика), то в графе пишется "б/ч" (без черновика).].

Учетный номер будущего документа указывается и на черновике, а при составлении черновика в спецблокноте - дополнительно в соответ­ствующей графе контрольного листа спецблокнота напротив изъятых для печатания листов черновика с проставлением подписи сотрудника под­разделения конфиденциального делопроизводства и даты, например

№ п/п	Учетные номера док-тов	Подпись, дата		№ п/п	Учетные номера док-тов	Подпись, дата
1	4			26
2				.
3	8			.
4				.
.				.
.				.
.				.
25				50

Спецблокнот возвращается исполнителю, а за получение отдельных листов бумаги, типовой формы документа, стенографической или рабо­чей тетради, документа, с которого должен печататься проект, сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства выдает разовуюрасписку по следующей форме (бланки расписок тиражируются в необ­ходимом количестве экземпляров

Расписка

Дана ________(ФИО)_______ в том, что мною ______(ФИО)______ получены во

Временное пользование документы, носители информации (нужное подчеркнуть)

за №____, всего на __________литах.

Подпись

Дата

При печатании проекта документа, в том числе при производстве рас­печаток, на каждом листе каждого экземпляра документа проставляется учетный номер, присвоенный проекту по журналу учета изданных доку­ментов, в порядке, который будет изложен в следующем подразделе.

После печатания проекта документа заполняются графы 6-7 журнала учета изданных документов, проект документа вместе с черновиком пе­редается исполнителю под подпись в графе 8. Разовая расписка, выдан­ная ранее исполнителю за получение носителя (черновика), возвращает­ся сотруднику подразделения конфиденциального делопроизводства и уничтожается.

При необходимости перепечатывания отдельных листов проекта до­кумента без изменения общего количества листов от исполнителя при­нимаются по разовой расписке все экземпляры подлежащих перепеча­тыванию листов. Вновь отпечатанные листы передаются исполнителю взамен разовой расписки.

При необходимости перепечатывания проекта документа с измене­нием количества листов перепечатывание производится за новым учет­ным номером. От исполнителя принимаются правленый и все другие экземпляры проекта, а также черновик с погашением подписи исполни­теля в графе 9 журнала учета изданных документов. Технология учета и выдачи вновь отпечатанного проекта аналогична технологии учета и вы­дачи первоначального проекта, при этом в графе 5 указывается “С № ___” с проставлением номера перепечатываемого проекта без указания но­меров листов в нем.

При изготовлении дополнительных экземпляров проекта документа (в случае возникновения необходимости в них) в графе 6 журнала учета изданных документов под ранее произведенной записью через знак "+" проставляется количество дополнительно изготовленных экземпляров.

Нумерация дополнительных экземпляров проекта производится от пос­леднего номера ранее пронумерованных экземпляров. Подпись за полу­чение таких экземпляров производится отдельно от предыдущей.

При рукописном изготовлении проекта текстового документа на от­дельных листах или рукописном заполнении типовой формы документа, а также при разработке чертежно-графических документов носители могут учитываться или по журналу учета бумажных носителей, или сразу по журналу учета изданных документов. В последнем случае заполняются графы 1, 37 (в графе 5 пишется слово "рукопись").

Если проект документа был отпечатан как открытый, а в процессе ви­зирования или подписания принято решение о переводе его в разряд конфиденциальных, то исполнителем должны быть представлены в под­разделение конфиденциального делопроизводства все экземпляры от­печатанного проекта и черновик. На обороте последнего экземпляра проекта исполнитель указывает, сколько экземпляров отпечатано и сколь­ко листов в черновике, заверяя это своей подписью. При отсутствии чер­новика или отдельных экземпляров проекта документа руководителем предприятия назначается комиссия для их поиска. Если они не будут найдены, то об этом делается отметка на обороте последнего экземпля­ра проекта за подписью председателя комиссии. Об обстоятельствах утраты докладывается руководителю предприятия для принятия соот­ветствующих решений. Фактически представленные экземпляры проек­та документа и черновик регистрируются в журнале учета изданных до­кументов в графах 1, 37. В графе 5 при наличии черновика пишется "за­секречено л." с указанием количества листов черновика, на черно­вике проставляется гриф конфиденциальности и учетный номер проекта документа. При отсутствии черновика в графе 5 указывается "б/ч" (без черновика). Проект документа оформляется в соответствии с правила­ми, предъявляемыми к конфиденциальным документам, и выдается вме­сте с черновиком (при наличии) исполнителю под подпись в графе 8.

После отработки проекта текстового документа исполнитель должен проставить на экземплярах документа их номера, завизировать остаю­щийся на предприятии экземпляр, получить визы соответствующих дол­жностных лиц, подписать (а при необходимости и утвердить) проект у соответствующего руководителя и передать все экземпляры документа вместе с черновиком (если документ печатался с черновика) в подраз­деление конфиденциального делопроизводства. Если проект документа по каким-либо причинам не был подписан, то все его экземпляры вместе с черновиком также передаются в подразделение конфиденциального делопроизводства.

Сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства рас­писывается за получение документа (проекта) и черновика в графе 9 журнала учета изданных документов, одновременно проставляя в графе 2 дату документа, которая должна соответствовать дате его подписания (утверждения).

Черновик, проект (как неподписанный, так и перепечатанный), лишние экземпляры документа разрываются и помещаются в находящуюся в подразделении конфиденциального делопроизводства урну.

В графе 10 журнала учета изданных документов пишется слово или проставляется штамп "Уничтожен", заверяемый подписью сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства с проставлени­ем даты. В графе 11 при уничтожении проекта документа пишется слово или проставляется штамп "Проект уничтожен", а при уничтожении лиш­них экземпляров документа - "Экз. № уничтожены" с указанием номеров экземпляров. Эти отметки заверяются подписью сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства с проставлени­ем даты.

В графе 9 журнала учета бумажных носителей производится отметка об уничтожении носителя (кроме спецблокнотов) в качестве черновика изданного документа (проекта). Отметка оформляется следующим об­разом: "Уничтожен как черновик документа № " с указанием номе­ра изданного документа (проекта). Если носитель не являлся чернови­ком, а уничтожается по каким-либо другим причинам, то он помещается в урну, а в графе 9 журнала учета бумажных носителей пишется слово или проставляется штамп "Уничтожен". И в первом, и во втором варианте отметка об уничтожении заверяется подписями двух сотрудников под­разделения конфиденциального делопроизводства с указанием даты.

Испорченные, не являющиеся черновиком листы спецблокнота, если он предназначен для использования несколькими исполнителями, долж­ны изыматься из спецблокнота и помещаться в урну после возврата спец­блокнота каждым исполнителем с отметкой об уничтожении в конт­рольном листе спецблокнота, заверяемой подписью сотрудника подраз­деления конфиденциального делопроизводства. Такой порядок обуслов­лен необходимостью исключения необоснованного ознакомления дру­гих исполнителей с конфиденциальной информацией, зафиксированной на испорченных листах данным исполнителем. Таким же способом ис­порченные листы могут уничтожаться и при использовании спецблокно­та одним исполнителем. Однако в этом случае допускается уничтожение испорченных листов вместе с обложкой и корешками изъятых листов спецблокнота после использования всех листов.

При уничтожении использованного спецблокнота в контрольном лис­те проверяется наличие отметок и подписей о номерах документов или об уничтожении испорченных листов, обложка спецблокнота с корешка­ми изъятых листов и с испорченными листами, если они не были уничто­жены ранее, помещается в урну, а в графе 9 журнала учета бумажных носителей пишется слово или проставляется штамп "Уничтожен", заверяемый подписями двух сотрудников подразделения конфиденциально­го делопроизводства, с указанием даты.

Испорченные листы бумаги, ватмана, кальки, миллиметровки уничто­жаются как листы черновика.

Кроме того, в урну должны помещаться без проставления отметок об уничтожении отдельные перепечатанные листы проекта документа, а также использованные при печатании документов копировальная бумага, кра­сящая лента, прокладки, т.к. в них отображена конфиденциальная инфор­мация.

Содержимое урны (макулатура) в последующем уничтожается двумя сотрудниками подразделения конфиденциального делопроизводства путем сжигания. Уничтожение, как правило, должно производиться по окончании квартала после проведения проверки наличия конфиденци­альных документов за истекший квартал, что позволяет в случае недо­стачи каких-либо документов проверить содержимое урны на предмет случайного помещения в нее недостающих документов. Об уничтожении макулатуры следует составлять акт по следующей форме

Мы, нижеподписавшиеся___________________________________________

_________________________________________________________________

(должности, ФИО сотрудников подразделения конф.делопроизводства)

составили настоящий акт в том, что нами «__» ______200__ г. произведено

уничтожение путем сжигания макулатуры, образовавшейся в процессе

изготовления конфиденциальных документов за период с «__» _______ по

«___» _____ 20___ г., находившейся в урне опечатанной печатью №___

______________

______________

(подписи)

Макулатура может уничтожаться и с помощью бумагорезательной машины, как правило, также после проведения квартальной проверки на­личия документов. При этом листы должны быть разрезаны на куски, га­рантирующие невозможность восстановления текста. При уничтожении таким способом тоже следует составлять акт об уничтожении с заменой в тексте слова "сжигания" на слова "измельчения машиной".

Изготовленный проект чертежно-графического документа дооформ­ляется исполнителем в соответствии с требованиями по оформлению и после подписания соответствующими лицами передается в подразде­ление конфиденциального делопроизводства с погашением подписи исполнителя по месту регистрации: в графе 8 журнала учета бумажных носителей или графе 9 журнала учета изданных документов.

Если изданный конфиденциальный документ подлежит отправлению с сопроводительным письмом, то оно составляется и оформляется в изложенном выше применительно к текстовым документам порядке, регистрируется за самостоятельным учетным номером, на нем простав­ляется гриф конфиденциальности, соответствующий грифу конфиденци­альности приложения, независимо оттого, содержит или нет само сопро­водительное письмо конфиденциальные данные. При наличии несколь­ких приложений с разными грифами конфиденциальности гриф конфи­денциальности сопроводительного письма устанавливается по наивыс­шему грифу приложений.

Регистрация сопроводительного письма за самостоятельным учетным номером обусловлена тем, что сопроводительное письмо, как правило, составляется и печатается не одновременно с приложениями, а позже, тогда как каждому конфиденциальному документу учетный номер при­сваивается на стадии его печатания. К тому же с сопроводительным письмом могут быть отправлены не только документы, зарегистрирован­ные по журналу учета изданных документов, но и по другим видам учета. Необходимость проставления на сопроводительном письме грифа кон­фиденциальности вызвана тем обстоятельством, что без соблюдения этого требования подавляющее большинство сопроводительных писем будут не конфиденциальными, а открытыми, но поскольку документы отправля­ются за номерами сопроводительных писем, то формально и конфиден­циальные приложения окажутся открытыми, со всеми вытекающими по­следствиями для их сохранности и конфиденциальности.

При этом следует исходить из того, что сопроводительные письма необходимы лишь в случаях, когда в них содержатся какие-либо поясне­ния к прилагаемому документу.

Подразделение конфиденциального делопроизводства наряду с ру­ководителями соответствующих подразделений должно осуществлять контроль за соответствием документов перечням издаваемых конфиден­циальных документов. Необходимость такого контроля обусловлена тем, что составители документов нередко допускают отступления от переч­ней. Эти отступления осуществляются по следующим направлениям:

- завышение или занижение грифа конфиденциальности докумен­тов;

- проставление грифа конфиденциальности на документах, не содер­жащих конфиденциальных сведений;

- необоснованное включение конфиденциальной информации в до­кументы и превращение тем самым открытых документов в конфиденци­альные;

- неправильное адресование документов;

- непроставление грифа конфиденциальности на документах, содер­жащих конфиденциальную информацию.

Завышение или занижение грифа конфиденциальности документов осуществляется составителями документов механически или из-за пло­хого знания перечней издаваемых конфиденциальных документов.

Проставление грифа конфиденциальности на документах, не содер­жащих конфиденциальной информации, т.е. необоснованное засекречи­вание документов, также иногда осуществляется по указанным причинам, но чаще всего происходит с целью избежать гласности, оградить себя от критики, скрыть недостатки и даже преступные деяния. Делается это идля придания "веса" документу, обеспечения дополнительной гарантии его сохранности при пересылке.

Засекречивание документов за счет включения в них не вызываемой необходимостью конфиденциальной информации осуществляется либо с целью получения перечисленных в предыдущем абзаце преимуществ, либо для перестраховки составителя документа, старающегося оградить себя от возможных претензий и поэтому включающего избыточную ин­формацию на всякий случай, либо в силу слабой компетенции состави­теля в излагаемом вопросе, незнания, какой информацией располагает корреспондент.

Следует иметь в виду, что засекречивание документов производится иногда по формальному признаку - при ответах или ссылках на конфи­денциальные документы, что также необоснованно, т.к. гриф конфиден­циальности должен определяться степенью конфиденциальности инфор­мации, содержащейся только в издаваемом документе (за исключением сопроводительных писем).

Неправильное адресование документов происходит также из-за пло­хого знания перечней или невнимательности и заключается в простав­лении в документе адресата, к которому документ не имеет отношения, а следовательно, не должен ему направляться, либо в перечислении на каждом экземпляре документа всех адресатов, которым направляется документ, в случаях, когда одни адресаты не должны знать, что данный документ направлен другим адресатам, и поэтому требуется их раздель­ное проставление на соответствующих экземплярах документа.

Непроставление грифа конфиденциальности на документах, содер­жащих конфиденциальную информацию, тоже чаще всего имеет своей причиной невнимательность или плохое знание перечней издаваемых конфиденциальных документов, хотя бывают случаи сознательного нео­боснованного незасекречивания документов. Поскольку такие докумен­ты создаются в подразделении открытого делопроизводства, контроль за их изданием должен возлагаться не на подразделение конфиденциального делопроизводства, а на другие подразделения службы безопас­ности.

Необходимо иметь в виду, что перечисленные направления нарушения конфиденциальности документов могут быть вызваны и недостаточной полнотой и конкретностью перечней издаваемых конфиденциальны; документов, поэтому следует проводить систематический анализ их качества.

3.2.3. Оформление издаваемых конфиденциальных документов

Официальные конфиденциальные документы должны быть оформлены и удостоверены в установленном порядке. Чертежно-графические документы оформляются в соответствии с нормами, существующими для систем проектной, конструкторской и технологической документации, при этом оформление конфиденциальных документов отличается от оформ­ления открытых документов только проставлением грифа конфиденци­альности и номеров экземпляров. Текстовые документы оформляются по установленным правилам оформления различных систем управлен­ческой документации. Самой многочисленной по составу и объему до­кументов, присущей всем организациям, независимо от формы собствен­ности и организационно-правовой формы, является система организа­ционно-распорядительной документации, применяемая для фиксации ре­шений административных и организационных вопросов, а также вопро­сов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятель­ности организаций. Порядок оформления конфиденциальных организа­ционно-распорядительных документов в значительной степени- совпа­дает с правилами оформления открытых документов, но вместе с тем имеет и существенные отличительные особенности.

С учетом того, что порядок оформления организационно-распоряди­тельных документов, по сравнению с порядком оформления документов входящих в другие системы управленческой документации, с одной сто­роны, является наиболее сложным, а, с другой стороны, в значительной мере применим к этим системам, в данном подразделе рассматриваете? именно этот порядок.

Состав организационно-распорядительных документов определен Общероссийским классификатором управленческой документации и Унифицированной системой организационно-распорядительной докумен­тации. Значительная их часть используется для отображения (фиксиро­вания) информации, составляющей коммерческую и служебную тайну.

В конфиденциальных и открытых организационно-распорядительных документах используются следующие элементы оформления, называе­мые реквизитами (в соответствии с ГОСТ Р 6.30-03 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"):

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Кроме того, только в конфиденциальных документах дополнительно используются следующие реквизиты:

- гриф ограничения доступа к документу;

- номер экземпляра документа;

- учетный номер носителя;

- отметки о размножении документа.

4. УЧЕТ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

4.1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К УЧЕТУ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Учет конфиденциальных документов является одной из важнейших составных частей конфиденциального делопроизводства. В открытом делопроизводстве вместо термина "учет" употребляется термин "реги­страция", которая, согласно Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, представляет собой "за­пись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирую­щая факт его создания, отправления или получения". Основная цель ре­гистрации - построение поисковой системы по документам. В конфи­денциальном делопроизводстве запись учетных данных о документе не сводится только к фиксированию факта его создания, отправления или получения и является не только основой построения поисковой системы по документам, хотя и то, и другое относятся к целям записи. Важнейшая цель записи учетных данных состоит в обеспечении сохранности конфи­денциальных документов и предотвращении, таким образом, утечки со­держащейся в документах информации. Для достижения этого в регист­рационных формах необходимо фиксировать не только данные о самом документе, включая количество его экземпляров и листов, поскольку ут­рата экземпляра или отдельных листов при безучетном их хранении за­частую приводит и к утечке конфиденциальной информации, но и любое движение и местонахождение документа, что позволяет, помимо расши­рения справочно-поисковых данных о документе, обеспечивать персо­нальную ответственность за его сохранность и качественно проводить проверки наличия документов с целью своевременного обнаружения их возможных утрат. Поэтому применительно к конфиденциальным доку­ментам употребляется термин "учет", т.к. он является более емким и не сводится только к фиксированию данных о реквизитах документа.

Учет конфиденциальных документов осуществляется подразделени­ем конфиденциального делопроизводства.

Учету подлежат все без исключения, изготовленные на предприятии и полученные им конфиденциальные документы.

Учет конфиденциальных документов подразделяется на 3 вида:

1 из­данных документов;

2 поступивших документов;

3 документов выделенного хранения.

Учет изданных документов охватывает документы, изготовленные на данном предприятии рукописным, машинописным способами или с использованием печатающих устройств ЭВМ, независимо от того, на­правляются эти документы на другие предприятия или являются внут­ренними.

Учет поступивших документов охватывает документы, поступившие от других предприятий, за исключением тех из них, которые без присвоения им регистрационного номера по этому виду учета сразу переводятся на учет документов выделенного хранения.

Учет документов выделенного хранения охватывает все документы, не подлежащие подшивке в дела. В открытом делопроизводстве нет такого вида учета. Документы, которые по различным причинам не подшивают­ся вдела, передаются в библиотеку, технический архив или соответству­ющие производственные подразделения. Эти документы можно разделить на две катего­рии. К первой относятся документы, которые по производственным ус­ловиям нецелесообразно подшивать в дела. Например, различного рода технологические инструкции, с которыми параллельно работают несколь­ко исполнителей. При подшивке их в дело исполнитель, взявший дело, лишает остальных исполнителей возможности пользоваться необходи­мыми им инструкциями. Ко второй категории относятся документы, кото­рые по их внешним особенностям невозможно или нецелесообразно подшивать в дела (большого формата, сброшюрованные, чертежно-графические и т.д.). На этот вид учета могут ставиться документы на стадии их создания или получения либо переводиться документы, уже взятые на Учет изданных или поступивших документов.

Независимо от вида учета конфиденциальные документы можно учитывать в журналах или карточках.

При карточном способе учета документов (как и носителей) необходимо вести контрольный журнал, предназначенный для регистрации кар точек и обеспечения последовательности проставления их номеров, контроля за местонахождением документов, находящихся в обращении, ускорения их поиска, а также для проставления отметок о проверках наличия документов. Контрольный журнал заводится по каждому виду кар точного учета документов. Он имеет следующую форму:

Учетные номера документов	Местонахождение документов	Отметки о проведении проверок наличия документов
1	2	3

Вместо контрольного журнала допустимо вести валовую картотеку, формируемую из вторых экземпляров учетных карточек, в которую заносятся данные, предусмотренные для контрольного журнала, но материальные затраты при этом возрастают за счет изготовления вторых экземпляров карточек.

Журналы или картотеки учета изданных и поступивших документов ведутся погодно; не исполненные в текущем году документы, подлежат переводу на учет следующего. Журнал (картотека) учета документов выделенного хранения ведется непрерыв­но, номера каждого года продолжают номера предыдущих лет. Вызвано это тем, что выделенному хранению подлежат, как правило, документы постоянного и долговременного хранения, и их ежегодная перерегистра­ция привела бы к увеличению трудоемкости обработки документов и созданию сложностей для их пользователей.

4.2. УЧЕТ ИЗДАННЫХ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

В предыдущей главе было сказано, что учет изданных конфиденци­альных документов осуществляется на стадии подготовки их проектов. Там же была изложена технология учета и дана форма журнала (карточ­ки) учета.

Издаваемые на предприятии конфиденциальные распорядительные документы (постановления, приказы, распоряжения), а также протоколы, помимо учетного номера, должны иметь раздельную по видам тайны еже­годную порядковую нумерацию в пределах каждого из этих видов доку­ментов. Для обеспечения последовательности проставления таких но­меров, ускорения поиска документов необходимо вести журналы учета изданных конфиденциальных распорядительных документов и протоко­лов по каждому их виду отдельно. Журнал имеет следующие графы:

Порядко-	Дата	Учетный	Заголо-	Количес-	Количес-	Отметка
вый		номер	вок	тво	тво	о
номер и				экземп-	листов в	местона-
гриф				ляров	экземп-	хожде-
конфи-					ляре	нии
денциа-
льности
1	2	3	4	5	6	7

Если документы издаются с одним грифом конфиденциальности, то в Наименовании графы 1 слова "и гриф конфиденциальности" опускаются, Рядом с номерами документов гриф не проставляется.

В графе 3 проставляется учетный номер документа, присвоенный ему по журналу учета изданных документов.

Графы 1-4 обязательны, целесообразность включения граф 5-7 должна определяться главным образом объемом и характером справочной работы по документам.

4.3. УЧЕТ ПОСТУПИВШИХ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Конфиденциальные документы должны пересылаться (доставляться) между предприятиями всоответствующим образом оформленных запе­чатанных пакетах. Все поступающие пакеты в момент их получения целесообразно учитывать для того, чтобы можно было обнаружить их возмож­ную утрату до регистрации содержащихся в них документов. Для этого следует вести журнал учета поступивших конфиденциальных пакетов, который предназначен, кроме того, для проставления отметок о взятии поступивших документов на различные виды учета, а также о возврате ошибочно присланных документов. Журнал имеет следующие графы:

Дата	Откуда	Коли-	Под-	Поряд-	Номе-	Учет-	Учет-	Учет-	Отме-
посту-	посту-	чест-	пись	ковые	ра и	ные	ные	ные	тка о
пления	пили	во	лица,	номе-	грифы	номе-	номе-	номе-	возв-
паке-		паке-	доста-	ра	кон-	ра	ра	ра	Рате
тов		тов	вив-	паке-	фиде-	доку-	доку-	возв-	оши-
			шего	тов	нциа-	мен-	мен-	ра-	Бочно
			пакеты		льнос-	тов,	тов,	щен-	при-
					ти	заре-	заре-	ных	слан-
					вло-	гист-	гист-	доку-	ных
					жен-	риро-	риро-	ментов	доку-
					ных в	ванных	ванных	и	ментов
					пакеты	По	по	носи-
					доку-	учету	учету	телей
					ментов	посту-	доку-
						пив-	ментов
						ших	выде-
						доку-	лен-
						ментов	ного
							хране-
							ния
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

После вскрытия пакета и проверки правильности вложений посту­пившему документу присваивается очередной номер, проставляемый графе 7 журнала учета поступивших пакетов. Одновременно данные о документе заносятся в журнал или карточку учета поступивших конфиденциальных документов, имеющих следующие графы.

Учетный	Дата	Вид и	Откуда	Номер и	Количество листов
номер и	пос-	заголо-	поступил	дата
гриф конфи	тупления	вок докумен-		издания	основно­го	прило­жений
денциа-		та			докумен-
					та
докумен-
та
1	2	3	4	5	6	7

Кому	Количес-	Подпись	Подпись	Индекс	Номер по	Приме-
выдан	тво	за	за	(номер)	учету	чание
	листов	получе-	возврат	дела,	докумен-
		ние и	и дата	номера	тов
		дата		листов	выде-
				дела	ленного
					хране-
					ния,
					количес-
					тво
					листов
	9	10	11	12	13	14

В момент регистрации заполняются графы 1-7. В графе 1 проставля­ются очередной порядковый номер, присвоенный документу, и аббреви­атурой гриф конфиденциальности документа. В графе 5 указываются номер, присвоенный документу на предприятии, издавшем документ, и дата подписания (утверждения) документа. Если документ прислан без сопроводительного письма, то в графе 6 проставляется количество его листов, а в графе 7 делается прочерк. Если документ имеет сопроводи­тельное письмо, то в графе 6 проставляется количество листов сопрово­дительного письма, а в графе 7 количество листов приложений. При этом если все приложения имеют гриф конфиденциальности, указывается общее количество листов всех приложений, если часть приложений не имеет грифа конфиденциальности, то количество их листов проставляет­ся через + к листам конфиденциальных приложений, например: 8+4 н/с. При поступлении документа в двух и более экземплярах проставляется общее количество листов всех экземпляров.

На самом документе в правом углу нижнего поля первого листа про­ставляется отметка о поступлении, которая содержит учетный номер, присвоенный документу, гриф конфиденциальности, дату поступления, коли­чество листов. При наличии сопроводительного письма указывается отдельно количество листов сопроводительного письма и через знак "+" общее количество листов всех конфиденциальных приложений. При на­личии открытых (неконфиденциальных) приложений количество их листов отражается отдельно через знак "+" с добавлением аббревиатуры "н/с" (несекретные), например:

Уч. № 47КТ

19.04.2003

л.л. 1+20+6 н/с

4.4. УЧЕТ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ ВЫДЕЛЕННОГО ХРАНЕНИЯ

Учет конфиденциальных документов, подлежащих выделенному хранению, осуществляется в журнале или карточках, имеющих следующие графы.

Учетный	Дата	Вид и	Откуда	С каких	Номера	Количес-
номер и	регист-	заголо-	поступил	учетных	экзем-	тво
гриф	рации	вок	или	номеров	пляров	листов в
конфи-		докумен-	каким			экзем-
денциа-		та	подраз-			пляре
льности			деле-
докумен-			нием
та			разрабо-
			тан
1	2	3	4	5	6	7

			Отмет-ка о			Передача на
Отправление			возвра­те	Уничтожение		архивное хранение
куда	номера	наиме-		номера	номер и	номер	архив-
отправ-	экземп-	нова-		экземп-	дата	экземп-	ный
лен	ляров	ние, но-		ляров	акта об	ляра	шифр
	-	мер и			уничто-
		дата			жении
		сопро-
		води-
		тель-	-
		ного
		доку-
		мента
8	9	10	11	12	13	14	15

При значительном объеме документов выделенного хранения чертежно-графические и текстовые документы могут учитываться раздельно, но в однотипных формах учета. В этом случае слова "чертежно-графические" или "текстовые" должны включаться в наименование журнала.

В момент регистрации заполняются графы 1-7.

При регистрации чертежно-графических документов в графе 3 про­ставляются вид носителя (калька, ватман, синька) и индекс (обозначе­ние) документа.

Взятые на учет выделенного хранения текстовые документы помеща­ются в обложку и брошюруются (прошиваются), если не имели обложки и не были сброшюрованы, при этом после последнего листа документа помещается лист с заверительной надписью, в которой указывается про­писью количество листов в документе, заверяемое подписью (с расшиф­ровкой) лица, составившего заверительную надпись, с проставлением даты. Если в документе имеются литерные, пропущенные номера или вклеенные на листы фотоотпечатки, то они оговариваются в заверитель­ной надписи.

На текстовых документах учетные номера, присвоенные по журналу учета документов выделенного хранения, проставляются в верхнем ле­вом углу обложки и титульного листа (при его наличии). В правом верх­нем углу проставляются гриф конфиденциальности и под ним номер экземпляра.

На чертежно-графических документах учетные номера проставляют­ся на каждом листе в местах, отведенных соответствующими стандарта­ми. На присланных документах имеющиеся там номера зачеркиваются тушью тонкими линиями.

На каждый документ заводится карточка учета выдачи по следующей форме.

КАРТОЧКА

учета выдачи конфиденциального документа выделенного хранения

	(учетный номер, наименование документа и количество листов в нем)
	Кому выдан	Подпись за получение и дата	Подпись за возврат и дата

5. РАЗМНОЖЕНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Размножение конфиденциальных документов должно производиться только при действительной служебной необходимости в их дополнитель­ных экземплярах.

Конфиденциальные документы могут размножаться в подраздел конфиденциального делопроизводства или в специальном множитель­ном подразделении предприятия. Размножение (тиражирование) конфи­денциальных документов в типографиях методом набора и печатания текста, как правило, не осуществляется главным образом из-за отсут­ствия потребности в большом тираже.

Предназначенные для размножения документов технические средства (копировально-множительное оборудование, компьютеры, пишущие ма­шинки) должны быть защищены от возможного перехвата возникающих при их работе электромагнитных излучений.

Разрешение на размножение документов могут давать по усмотре­нию руководителя предприятия руководители соответствующих струк­турных подразделений самостоятельно либо совместно с руководите­лем службы безопасности (подразделения конфиденциального делоп­роизводства) предприятия. Подписанный руководителем предприятия список лиц, имеющих право давать разрешение на размножение конфи­денциальных документов, должен находиться в множительном подразде­лении.

Документы, поступившие из других предприятий, могут размножаться только с письменного разрешения издавших их предприятий.

Размножение документов производится в форме изготовления до­полнительных экземпляров, снятия копий с документов и производства выписок из документов.

Разрешение на изготовление дополнительных экземпляров докумен­та оформляется на обороте последнего листа экземпляра, с которого должно производиться размножение. Этот экземпляр не должен в пос­ледующем направляться на другие предприятия, он подшивается в дело или переводится на учет документов выделенного хранения. Разреше­ние оформляется следующим образом: "Размножить в ____экз. Долж­ность (должности) лиц, разрешающих размножение документа, подпись (подписи), дата". При размножении поступившего документа дополни­тельно делается ссылка на номер и дату разрешения.

При невозможности оформления разрешения на размножение на са­мом документе оно оформляется в форме учета данного документа.

При размножении документов в специальном множительном подраз­делении их передача на размножение производится специально назна­ченному для размножения конфиденциальных документов лицу под его подпись в форме учета или карточке выдачи документа.

Подлежащие размножению документы регистрируются в подразде­лении конфиденциального делопроизводства или в специальном мно­жительном подразделении (по месту размножения) в журнале учета раз­множения конфиденциальных документов, имеющего следующие графы:

Учетный номер, гриф конфиденциаль­ности и дата документа	Количество или номера листов (пунктов)	Размножено экземпляров	Дата размножения	Учетные номера, присвоенные копиям и выпискам	Количество листов брака	Подпись об уничтожении бракованных листов, дата	Подпись сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства за получение изготовленных экземпляров, дата
1	2	3	4	5	6	7	8

При поступлении документа на размножение заполняются графы 1-2 журнала. В графе 1 гриф конфиденциальности проставляется аббревиатурой. В графе 2 указывается общее количество листов документа.

Если размножается документ, изданный данным предприятием, то в процессе размножения номер экземпляра документа, с которого осуществляется размножение, на размноженных экземплярах не воспроизводится. При размножении поступивших документов номер экземпляра воспроизводится.

Размножение конфиденциальных документов в форме снятия копий осуществляется в случаях, когда документы подшиты в дело и сняты с учета по журналам (карточкам) учета этих документов. Технология изго­товления копий документов аналогична технологии изготовления допол­нительных экземпляров, кроме следующих особенностей.

Разрешение на изготовление копий оформляется записью: "Снять копию в ___ экз.".

Копии документа присваивается отдельный учетный номер - очеред­ной порядковый номер по журналу учета изданных документов, независи­мо от того, по какому виду учета (изданных или поступивших документов) зарегистрирован документ, с которого снимается копия. Присвоенный копии учетный номер проставляется на всех листах копий посредине ниж­него поля с добавлением аббревиатуры грифа конфиденциальности (на последнем листе - в реквизите "Отметка об исполнителе"). В реквизите "Дата и номер документа" на копии сохраняются прежние данные.

На первом листе копии над реквизитом "Гриф ограничения доступа к документу" проставляется слово КОПИЯ. Реквизит "Отметка об испол­нителе" оформляется полностью, как во вновь создаваемых документах.

Технология производства выписок из конфиденциальных документов имеет следующие особенности.

Выписки могут производиться с документов, как не подшитых, так и подшитых в дела, а также с документов выделенного хранения.

Разрешение на изготовление выписки оформляется записью: "Раз­множить л.л. (п.п.) ___ в ___ экз.".

Выпискам присваивается отдельный учетный номер - очередной по­рядковый номер по журналу учета изданных документов, независимо от того, по какому виду учета зарегистрирован документ, из которого произ­водится выписка. Проставление учетного номера на выписке осуществ­ляется аналогично проставлению его на копии.

На первом листе выписки после заголовка документа проставляется слово ВЫПИСКА.

Выписка имеет собственную нумерацию листов и экземпляров. Рек­визит "Отметка об исполнителе" оформляется полностью.

6. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

6.1. ПОНЯТИЕ И ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

В открытом делопроизводстве документооборот предприятия опре­деляется как движение документов с момента их создания или получе­ния до завершения исполнения или отправки.

В соответствии с этим определением движение поступивших доку­ментов начинается с момента их получения, однако до регистрации до­кументы проходят стадии предварительного рассмотрения, распределе­ния, определения состава документов, не подлежащих регистрации, док­лада документов руководству, передачи части из них в структурные под­разделения.

В конфиденциальном делопроизводстве предварительное рассмотре­ние, передача по назначению и другие работы с поступившими докумен­тами осуществляются тоже с момента их получения, но до начала движе­ния они должны быть учтены. Следовательно, движение поступивших кон­фиденциальных документов начинается после того, как они учтены.

С учетом сказанного, можно дать определение конфиденциаль­ного документооборота как движение конфиденциальных документов с момента их учета до отправления, подшивки в дело или перевода на учет выделенного хранения поступивших и изданных документов и до отправ­ления, уничтожения или передачи на архивное хранение документов вы­деленного хранения.

Целью и открытого, и конфиденциального документооборота является обеспечение исполнения и использования документов. В процессе движе­ния документов нужно создавать условия для сохранности документов, ибо их утрата исключает возможность исполнения и использования. Вместе с тем важной отличительной чертой и особенностью конфиденциального документооборота является необходимость защиты документов от несанк­ционированного доступа к ним с целью предотвращения утечки конфиден­циальной информации. Поэтому организация конфиденциального докумен­тооборота должна строиться на основе следующих принципов:

разрешительной системы доступа к конфиденциальным документам;

исключения несанкционированного доступа к конфиденциальным документам;

целенаправленного регулирования процессов движения конфиден­циальных документов;

исключения инстанций прохождения конфиденциальных документов и действий с ними, не обусловленных характером и порядком испол­нения документов;

фиксированной передачи конфиденциальных документов;

обеспечения своевременного и качественного исполнения конфиденциальных документов;

персональной и обязательной ответственности за выдачу неправо­мерных разрешений на ознакомление с конфиденциальными докумен­тами и на их отправление.

6.2. СИСТЕМА ДОСТУПА К КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМ ДОКУМЕНТАМ

Конфиденциальные документы являются документами ограниченного доступа. Это означает, что знакомиться и работать с ними могу только лица, получившие на то соответствующие разрешения. Поря­док получения и оформления таких разрешений устанавливается на каждом предприятии системой доступа к конфиденциальным докумен­там, которая представляет собой совокупность норм и правил, опреде­ляющих, кто из руководителей предприятия и структурных подразде­лений, кому из пользователей и с какими категориями конфиденци­альных документов может давать разрешение на ознакомление, а так­же, каким образом оформляются такие разрешения в зависимости от вида учета документов.

При разработке системы доступа к конфиденциальным документам необходимо руководствоваться следующими подходами.

1. Доступ к конфиденциальным документам может предоставляться только лицам, имеющим оформленный в установленном порядке (кон­трактом, приказом) допуск к соответствующему виду тайны и давшим письменное обязательство (в контракте или специальной подписке) о неразглашении ставших им известными конфиденциальных сведений. Допуск к соответствующему виду тайны является основанием для досту­па к конкретным документам в пределах этого вида тайны.

2. Доступ к конфиденциальным документам должен быть обоснован­ным и правомерным, т.е. базироваться на служебной необходимости ознакомления с конкретным документом именно данного лица.

3. Система доступа должна давать возможность обеспечивать пользо­вателей всеми необходимыми им в силу служебных обязанностей кон­фиденциальными документами, но только теми, которые действительно необходимы для выполнения конкретных видов работ. К сожалению, этот подход не всегда четко соблюдается. С одной стороны, стремясь макси­мально сократить количество лиц, допускаемых к конфиденциальным документам, на некоторых предприятиях не знакомят часть пользовате­лей с необходимой им для служебной деятельности информацией и тем самым снижают качество этой деятельности, с другой стороны - знако­мят пользователей с конфиденциальными документами, не связанными напрямую с их функциональными обязанностями, но, как выражаются, не­обходимыми им "для общего развития" или "расширения кругозора", что приводит к разглашению информации, т.е. неправомерному доведе­нию информации до лиц, которые не должны ее знать.

4. Доступ к конфиденциальным документам должен быть санкцио­нированным, т.е. осуществляться только по соответствующему разре­шению.

5. Доступ к конфиденциальным документам могут предоставлять только Уполномоченные на то должностные лица, при этом соответствующее Должностное лицо может давать разрешение на ознакомление с входя­щими в сферу его деятельности конфиденциальными документами, только Установленному кругу лиц и только по служебной необходимости.

6. Доступ должен оформляться письменно по каждому конкретному конфиденциальному документу. При необходимости ознакомления пользователя только с частью документа в разрешении на ознакомле­ние должны быть указаны разделы, пункты или страницы, с которыми; можно знакомить пользователя. Составители (исполнители) документов и лица, которые визировали, согласовывали, подписывали, утверждали документы, а также лица, указанные в тексте распорядительных докумен­тов, допускаются к таким документам без оформления дополнительных разрешений, если они продолжают выполнять те же функциональные обязанности. В первом случае это обусловлено тем, что перечисленные лица как бы автоматически в силу своего служебного положения уже получили доступ к документам на стадии их подготовки, во втором - тем, что с поручением, содержащимся в распорядительном документе, исполнитель должен быть ознакомлен обязательно, чтобы знать, что ему поручено, поэтому оформление дополнительного доступа теряет всякий смысл.

Поскольку система доступа к конфиденциальным документам содержит в себе значительное количество правовых положений, а нарушение ее требований, приводящее, как правило, к разглашению конфиденциальной информации, влечет за собой дисциплинарную, гражданско-право­вую и в некоторых случаях уголовную ответственность виновных лиц, то ее следует закреплять в специальном нормативном документе, который обычно называется "Положение о системе доступа к конфиденциаль­ным документам".

Положение должно основываться на вышеизложенных подходах и может включать в себя следующие разделы.

1. Общие положения.

2. Полномочия должностных лиц по разрешению доступа к конфиденциальным документам.

3. Порядок оформления разрешений на доступ к конфиденциальным документам.

В первом разделе указываются: назначение Положения; нормативные документы, на которых оно базируется; сфера его распространение: основные задачи и принципы системы доступа; на кого возлагается ответственность за невыполнение требований Положения; кем осуществляется контроль за соблюдением норм Положения. При этом следу отразить, что ответственность за невыполнение требований Положения несут все должностные лица, имеющие право давать разрешение на доступ к конфиденциальным документам, а также все пользователи конфиденциальных документов. Контроль за выполнением норм Положения должен возлагаться на руководителей службы безопасности, подразделения конфиденциального делопроизводства и управленческо-производственных подразделений в пределах их компетенции.

Во втором разделе должны быть перечислены все должностные лица, которые могут давать разрешение на доступ к конфиденциальным доку­ментам, с указанием, какой категории пользователей и к какому составу документов. Основополагающими подходами при этом должны быть сле­дующие:

- руководитель предприятия имеет право давать разрешение на дос­туп к соответствующим конфиденциальным документам всем категори­ям пользователей;

- заместители руководителя предприятия по отдельным направлени­ям имеют право давать разрешение на доступ к соответствующим кон­фиденциальным документам всем пользователям, но в пределах своей сферы деятельности;

- руководителям подразделений дается право разрешать доступ к конфиденциальным документам всем сотрудникам своих подразделений по тематике работы подразделений; для осуществления доступа к кон­фиденциальным документам данного подразделения сотрудников дру­гих подразделений необходимо разрешение соответствующего замес­тителя руководителя предприятия или руководителя предприятия;

- первые заместители руководителей, а также должностные лица, вре­менно исполняющие ту или иную должность, могут, как правило, разре­шать доступ к конфиденциальным документам в объеме всех прав, пре­дусмотренных для замещаемых ими лиц.

В третьем разделе определяется порядок оформления разрешений на доступ к конфиденциальным документам, зарегистрированным по раз­личным видам учета. Разрешение на ознакомление с конфиденциаль­ными документами должно оформляться: по поступившим и изданным документам в форме резолюции на документе; по документам, зарегис­трированным по учету документов выделенного хранения, в форме резо­люции на документе или подписанного соответствующим руководите­лем списка пользователей на внутренней стороне обложки документа, титульном листе либо в карточке учета выдачи документа. Разрешение на доступ к конфиденциальным делам оформляется в номенклатуре дел.

Отдельным разделом Положения может быть предусмотрен порядок доступа к конфиденциальным документам лиц, не работающих на данном предприятии (при выполнении совместных работ и др.). При этом сле­дует иметь в виду, что сотрудники органов государственной власти, иных государственных органов и органов местного самоуправления имеют право на доступ к конфиденциальной информации в пределах компетен­ции, определенной для этих органов законодательством Российской Федерации, поэтому предприятия обязаны не только знакомить сотруд­ников таких органов с конфиденциальными документами, но и предос­тавлять документы в распоряжение органов в случаях, установленных законодательством. В соответствии с законодательством названные органы обязаны обеспечить защиту полученных ими документов от раз­глашения и неправомерного использования должностными лицами и иными служащими этих органов, которые ознакомились с документами в связи с выполнением служебных обязанностей. За разглашение или неправомерное использование содержащейся в документах конфиден­циальной информации данные органы несут предусмотренную законо­дательством ответственность.

Положение может разрабатываться подразделением конфиденциаль­ного делопроизводства или ПДЭК. Оно подписывается разработчиками, визируется всеми лицами, имеющими право давать разрешение на доступ к конфиденциальным документам, и утверждается приказом руководителя предприятия. В приказе определяются и мероприятия по введению Поло­жения в действие (порядок изучения Положения пользователями, техно­логия осуществления контроля за его выполнением и др.). С утвержден­ным Положением должны быть ознакомлены под расписку все сотрудни­ки предприятия, работающие с конфиденциальными документами.

6.3. ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛНЕНИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

В соответствии с утвержденным Положением о системе доступа к конфиденциальным документам после учета документов осуществляет­ся их рассмотрение и передача для исполнения.

При большом объеме поступающих документов целесообразно осу­ществлять их предварительное распределение по уровням принятия ре­шений по ним. С этой целью разрабатывается Перечень поступивших документов, направляемых на исполнение без рассмотрения руководи­телем предприятия. Перечень может иметь следующую форму:

№ п/п	Наименования адресуемых документов	Инициалы, фамилии лиц, которым адресуются документы	Инициалы, фамилии лиц, которым адресуются документы при временном отсутствии основных адресатов
1	2	3	4

Разработку перечня целесообразно возлагать на ПДЭК. При подго­товке перечня необходимо учитывать требования Положения о системе доступа к конфиденциальным документам в части обеспечения право­мерности доступа к документам в процессе делегирования полномочий по их рассмотрению.

Перечень подписывается председателем и членами ПДЭК и вводится в действие приказом руководителя предприятия. В приказе определяет­ся и должностное лицо, которому предоставляется право адресования документов, включенных в перечень. Им может быть руководитель под­разделения конфиденциального делопроизводства, руководитель служ­бы безопасности или помощник (референт) руководителя предприятия.

Перечень позволяет сократить путь и время движения документов до непосредственных исполнителей, а, следовательно, ускорить процесс их исполнения, освободить руководителей различного ранга от рассмотре­ния вопросов, которые могут быть решены непосредственными исполни­телями документов, уменьшить трудозатраты на рассмотрение, исполне­ние и обработку документов, обеспечить выполнение требований систе­мы доступа к поступившим документам.

Не включенные в перечень поступившие документы, а также изданные документы и документы выделенного хранения, подлежащие рассмотре­нию непосредственно руководителем предприятия, передаются ему под подпись в «Журнале передачи конфиденциальных документов», если они не рассматриваются в присутствии сотрудника подразделения конфи­денциального делопроизводства, ответственного за их учет. Журнал имеет следующие графы:

Номер документа	Количество листов	Подпись за получение и дата	Подпись за возврат и дата
1	2	3	4

При одновременном получении и возврате нескольких документов может проставляться одна подпись за все документы.

Если после рассмотрения документов в присутствии сотрудника под­разделения конфиденциального делопроизводства у руководителя ос­тается часть их, то в журнал передачи конфиденциальных документов вносится только эта часть.

В процессе рассмотрения документов на них пишутся резолюции. В состав резолюции входят следующие элементы: инициалы, фамилия ис­полнителя (исполнителей), содержание поручения (предписываемое дей­ствие), срок исполнения (при необходимости), подпись, дата, например:

И. В. Бородину

Н.И. Самойловой

Прошу подготовить проект

договора к 18.04.2003.

Личная подпись

09.04.2003

Текст поручения должен быть конкретным и кратким.

В случаях, когда поручение дается двум и более лицам, ответствен­ным исполнителем является лицо, указанное первым. Ему предоставля­ется право координации работы соисполнителей. Если ответственным исполнителем назначается лицо, указанное в резолюции не первым, то рядом с его фамилией в скобках или через тире проставляется "отв.".

На документах, не требующих указаний по исполнению и срокам ис­полнения, эти данные не проставляются.

Резолюция пишется на площади между адресатом и текстом. Если она не помещается на этой площади, то ее можно писать на свободном месте первого листа, за исключением полей. Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием на нем учетного номера и даты документа, к которому относится резолюция, однако не следует вво­дить это в систему, т.к. резолюция является составной частью документа и поэтому должна, как правило, оформляться на нем.

На документах, требующих контроля исполнения, может проставлять­ся на левом поле, на уровне заголовка реквизит "Отметка о контроле", который обозначается буквой "К" либо словом или штампом "Контроль". Целью отметки является напоминание исполнителю об обязанности ис­полнения документа в установленный срок и указание подразделению конфиденциального производства о взятии документа на контроль.

После рассмотрения и написания резолюций на документах они, как и документы, адресованные исполнителям в соответствии с Перечнем по­ступивших документов, направляемых на исполнение без рассмотрения руководителем предприятия, а также требующие исполнения внутренние документы, передаются исполнителям под подпись в соответствующих учетных формах. Обязательность подписи за получение и возврат кон­фиденциальных документов независимо от занимаемой должности не­обходима и для обеспечения сохранности документов, и потому, что при безрасписочном получении документов в случаях их утраты пользовате­ли, как правило, заявляют, что они утраченный документ не получали, и вся вина за утрату ложится на сотрудника подразделения конфиденциаль­ного делопроизводства.

При получении документа исполнитель должен проверить соответ­ствие учетного номера документа и количества его листов (с просче­том) записям в учетных формах.

Передача документов между исполнителями должна производиться через подразделение конфиденциального делопроизводства или (при возврате в течение рабочего дня) по разовой расписке, минуя подразде­ление конфиденциального делопроизводства.

Документы, требующие подготовки ответа или принятия решения, под­лежат контролю. Организация контроля должна обеспечивать качествен­ное и своевременное исполнение документов.

Ответственность за качество исполнения документов несут исполни­тели и руководители подразделений, в которых работают исполнители.

Контроль за сроками исполнения документов осуществляет наряду с руководителями соответствующих структурных подразделений подраз­деление конфиденциального делопроизводства.

Если исполнение документа поставлено на контроль, то для его осу­ществления при карточном способе учета используются дополнитель­ные экземпляры учетных карточек, в которых для перенесения резолю­ции руководителя и контрольных отметок используются графы, отражаю­щие движение документов в ходе их исполнения. При журнальном спо­собе учета для осуществления контроля исполнения документов изго­тавливаются специальные контрольные карточки, имеющие следующие графы:

Учетный номер и гриф конфиденциальности документа	Дата документа	Вид и заголовок документа	Резолюция	Контрольные отметки	Отметка о снятии документа с контроля
1	2	3	4	5	6

В процессе контроля исполнения документа подразделение конфи­денциального делопроизводства должно периодически (в установлен­ные на предприятии сроки) напоминать исполнителю о контролируемом документе, о чем в графе "Контрольные отметки" контрольной карточки проставляется соответствующая дата. О нарушении срока исполнения документа подразделение конфиденциального делопроизводства изве­щает соответствующего руководителя.

После исполнения документа исполнитель проставляет на нем отмет­ку об исполнении документа и направлении его в дело, которая включает следующие данные:

- ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об испол­нении данного документа, или при отсутствии такого документа краткую справку об исполнении;

- слово "В дело";

- номер (индекс) дела, в которое должен быть подшит документ;

- подпись исполнителя или руководителя структурного подразделе­ния, в котором исполнен документ;

- дату.

Например:

Исполнен 14.04.2003 № 9К

Вдело 0210

подпись

15.04.2003

Исполненный документ вместе с документом-ответом (при наличии) сдается в подразделение конфиденциального делопроизводства. Сотруд­ник подразделения должен проверить правильность произведенной от­метки об исполнении документа, соответствие вида и заголовка доку­мента заголовку дела, в которое он направляется, просчитать количество листов документа и проверить соответствие их учетным данным, распи­саться за получение документа в соответствующих графах учетных жур­налов (карточек). Контролируемый документ по решению соответствую­щего руководителя снимается с контроля, контрольная карточка (дубли­кат учетной карточки) или уничтожается, или помещается в справочную картотеку. Основная учетная карточка (при карточном способе учета) перекладывается в картотеку исполненных документов, в которой кар­точки располагаются в последовательности их номеров.

6.4. ОТПРАВЛЕНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Отправление конфиденциальных документов на другие предприятия производится в законвертованном виде. Конверты (пакеты) должны быть светонепроницаемыми. Если они светопроницаемы, то вложения обер­тываются светонепроницаемой бумагой. Если одному адресату направ­ляются несколько документов, то они помещаются в один пакет. В пра­вом верхнем углу пакета проставляются: гриф конфиденциальности, со­ответствующий наивысшему грифу конфиденциальности документов, подлежащих вложению в пакет, ниже при необходимости пометка "Лич­но". На пакете пишутся адрес и наименование предприятия-получателя, а при наличии пометки "Лично" дополнительно должность, инициалы и фамилия адресата. Под адресатом перечисляются учетные номера до­кументов, которые будут вложены в пакет (если документ отправляется с сопроводительным письмом, то на пакете проставляется только номер сопроводительного письма без указания номеров приложений). При на­правлении документов в двух и более экземплярах на пакете рядом с номером документа в скобках указываются номера экземпляров. Ниже проставляются адрес и наименование предприятия-отправителя. Для постоянных корреспондентов при большом объеме переписки целесо­образно иметь пакеты с заранее воспроизведенными на них типографс­ким способом адресами и наименованиями предприятий-получателей и отправителя. При необходимости на пакете в центре верхнего поля мо­жет проставляться пометка "Срочно".

Перед помещением конфиденциальных документов в подготовлен­ные пакеты проверяется соответствие данных на документах и пакетах, просчитывается количество листов и соответствие их учетным данным. При наличии сопроводительного письма проверяется, кроме того, соот­ветствие названия, учетного номера, грифа конфиденциальности, номера экземпляра, количества листов приложения (с просчетом листов) запи­сям в сопроводительном письме. Со стороны клапана в пакет помеща­ется прокладка.

Пакет заклеивается силикатным клеем и прошивается крест-накрест через середину нитками или металлическими скрепками с захватом всех клапанов либо, если вложения нельзя прокалывать, через четыре края с тугим охватом краев вложений. Нитки завязываются в центре оборотной стороны пакета, на узел прошивки накладывается бумажная наклейка из папиросной или другой тонкой, но не расслаивающейся бумаги с оттис­ком каучуковой печати предприятия. Наклейка должна быть на 34 мм больше размера оттиска печати. Наклейка накладывается так, чтобы зах­ватывала все клапаны пакета в середине, концы ниток не находились под наклейкой, а узел прошивки был ею закрыт. При прошивке металличес­кими скрепками бумажная наклейка накладывается на загнутые концы скрепок. Наклейка сверху покрывается тонким слоем силикатного клея, чтобы образовалась стекловидная прозрачная пленка. Размер пленки должен быть на 12 мм больше бумажной наклейки.

Пакеты с конфиденциальными документами могут доставляться че­рез спецсвязь или почтовое отделение связи Министерства связи либо, минуя их, непосредственно адресату. Возможно отправление пакетов и фельдъегерской связью. Пересылка пакетов фельдъегерской и специ­альной связью осуществляется на договорной основе.

Через почтовое отделение связи пакеты пересылаются ценными или заказными отправлениями в соответствии с почтовыми правилами. При этом виде отправления гриф конфиденциальности может проставляться на пакете не в правом верхнем углу, а рядом с номером документа абб­ревиатурой. Часть реквизитов на пакет допускается наносить маркиро­вальной машиной.

При отправлении конфиденциальных пакетов через почтовое отделе­ние связи в целях сокрытия их конфиденциальности они могут поме­щаться в другие пакеты, на которые наносятся только реквизиты, предус­мотренные почтовыми правилами для открытых ценных и заказных от­правлений. При таком способе конвертования пакеты поступают в под­разделение открытого делопроизводства предприятия-получателя и пос­ле вскрытия наружного пакета передаются под расписку в подразделе­ние конфиденциального делопроизводства.

При пересылке корреспонденции фельдъегерской или специальной связью составляется в необходимом количестве экземпляров реестр, последний экземпляр которого остается на предприятии. Передача па­кетов осуществляется в соответствии с правилами этих служб связи.

Доставка конфиденциальных пакетов на другие предприятия, минуя органы связи, может осуществляться с разрешения руководителя пред­приятия сотрудником подразделения конфиденциального делопроизвод­ства либо другим работником предприятия, допущенным к конфиденци­альной информации, на служебном транспорте. Пакеты передаются по реестру или взамен разовой расписки, в которых, кроме подписи о полу­чении пакетов, должна быть проставлена печать предприятия-получате­ля. Реестры и полученные расписки не должны иметь гриф конфиденци­альности. Их валовая нумерация производится раздельно в течение года.

Об отправленных документах производятся соответствующие отмет­ки в учетных формах: в журнале учета изданных документов в графах 12-14, в журнале учета документов выделенного хранения в графах 8-10. При этом если документ отправлен без сопроводительного письма, то в графе "Наименование, номер и дата сопроводительного документа" пи­шется "реестр", "расписка", "квитанция", если с сопроводительным пись­мом - "сопроводительное письмо" с проставлением номеров и дат этих документов.

Если по каким-либо причинам отправлен документ (или часть его), зарегистрированный в журнале учета поступивших документов, то отмет­ка об отправлении проставляется в графе 14 (Примечание) журнала. В ней указываются количество отправленных листов, куда они направлены, наименование, номер и дата сопроводительного документа, например: "3 листа отправлены в АООТ "Изумруд" по реестру № 6 от 24.03.2003".

7. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУР, ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ

7.1. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУР КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ

Для обеспечения быстрого поиска необходимых документов, созда­ния условий для их сохранности и удобства использования, исполненные конфиденциальные документы, зарегистрированные по журналам учета поступивших и изданных документов, должны быть сгруппированы в дела. Дело представляет собой совокупность документов (или отдельный до­кумент), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и по­мещенных в отдельную обложку.

Распределение документов по делам производится в течение года по мере исполнения документов в соответствии с номенклатурой конфи­денциальных дел.

Номенклатура конфиденциальных дел - это оформленный в установ­ленном порядке систематизированный перечень наименований дел, за­водимых на предприятии, с указанием их индексов (номеров), сроков хранения и лиц, которым предоставлено право пользования делами.

Таким образом, номенклатура конфиденциальных дел, определяя наи­менования (заголовки) дел и выступая тем самым в роли плана распре­деления исполненных документов по делам, одновременно устанавлива­ет индексы и сроки хранения дел и является составной частью системы доступа к конфиденциальным документам. Вместе с тем номенклатура является и учетной формой для заведенных конфиденциальных дел. Кроме того, она используется для проверки наличия конфиденциальных дел, может быть использована в качестве схем построения справочной кар­тотеки по документам и составления описей дел, передаваемых на архи­вное хранение.

Номенклатура конфиденциальных дел разрабатывается для предприятия в целом (сводная номенклатура дел). Она составляется на каждый год (в конце текущего года на следующий год) подразделением конфиденциального делопроизводства на основе предложений структурных подразделений. К разработке номенклатуры должны привлекаться квалифицированные специалисты, имеющие доступ к соответствующим конфиденциальным документам и хорошо знающие направления деятель­ности предприятия, характер его связей с другими предприятиями, со­став конфиденциальных документов, планы работ на предстоящий год. Номенклатура подписывается руководителем подразделения конфиден­циального делопроизводства, визируется руководителями заинтересо­ванных структурных подразделений, согласовывается с архивом конфи­денциальных документов предприятия (при его наличии), рассматрива­ется на заседании ПДЭК предприятия и утверждается руководителем предприятия.

После утверждения номенклатуры возможные в течение года изменения в нее вносятся руководителем подразделения конфиденциального делопроизводства (с проставлением подписи) на основании докладных записок руководителей подразделений.

Предусматриваемые номенклатурой дела должны охватывать все управленческие конфиденциальные документы, которые предполагается издать или получить предприятием. В номенклатуру включаются также дела с номенклатурой дел, журналы (картотеки) всех видов учета конфиденциальных документов, дела с реестрами, квитанциями и расписками на отправленные документы независимо от того, имеют или не имеют они гриф конфиденциальности. Кроме того, в номенклатуру включаются конфиден­циальные дела, поступившие из других предприятий: закрытые дела про­шлых лет - в номенклатуру соответствующего года, незакрытые - в но­менклатуру текущего года.

Дела, ведущиеся в течение нескольких лет (переходящие дела), вно­сятся в номенклатуру каждого года с момента их заведения до закры­тия.

В номенклатуру не включаются документы, зарегистрированные по журналу учета документов выделенного хранения.

Планируемая группировка документов в дела закрепляется в номен­клатуре в заголовках дел. Заголовки должны в обобщенном виде пра­вильно и четко отражать состав и содержание документов, подлежащих группировке в дело. Не допускаются заголовки типа "Общая (разная) переписка", "Руководящие материалы" и им подобные, которые не рас­крывают содержание дел и нередко являются причиной неправомерного ознакомления с документами дела.

Заголовок может включать в себя указание вида дела ("дело", "доку­менты", "переписка") или видов документов, название автора, коррес­пондента (корреспондентов), содержание документов (вопрос), время и место события.

При составлении заголовков дел необходимо предусматривать:

• группировку документов в дело, как правило, по одному вопросу (за исключением распорядительных документов и протоколов);

• группировку издаваемых предприятием распорядительных докумен­тов по видам документов (приказы, распоряжения, постановления, реше­ния);

• раздельную группировку документов постоянного и временного сроков хранения;

• группировку документов с учетом распределения обязанностей между исполнителями, что позволяет в значительной мере предотвращать ознакомление их с документами, не имеющими к ним отношения по роду выполняемой работы;

• группировку приложений к документам вместе с документами, к которым они относятся (исключение допускается для больших по объему приложений, для которых могут предусматриваться отдельные дела);

• группировку планов, отчетов, смет, лимитов, титульных списков и других планово-отчетных документов отдельно от их проектов;

• группировку документов по планированию текущего года отдельно от документов по планированию следующего года.

Систематизация конфиденциальных дел в номенклатуре должна про­изводиться с учетом их важности и взаимосвязи, что ускоряет поиск документов. Дела с планами и отчетами располагаются в последовательности сроков их хранения: вслед за делами с годовыми планами (отчетами) должны вноситься дела с квартальными, а затем с месячными планами (отчетами). Дела с перепиской по одному вопросу, различающиеся между собой корреспондентским признаком, располагаются по алфавиту корреспондентов, а дела с документами, различающиеся географическим признаком, - по алфавиту населенных пунктов.

При значительном количестве дел целесообразно группировать их номенклатуре по разделам, соответствующим наименованиям структурных подразделений или основным направлениям (вопросам) деятельности предприятия. Каждому разделу присваивается номер, например 02 - Плановый отдел (при структурной схеме), 14 - Финансирование (при производственно-отраслевой схеме).

Дело с номенклатурой конфиденциальных дел, конфиденциальные открытые журналы (картотеки) учета конфиденциальных документов, также открытые дела с материалами на конфиденциальные документы (реестры, квитанции, расписки на отправленные документы, акты проверок наличия документов и др.) помещаются в конце номенклатуры, не имеющей деления по разделам, а при наличии разделов - в разделе, соответствующем названию подразделения конфиденциального делоп­роизводства при структурной схеме построения номенклатуры дел, или вразделе "Конфиденциальное делопроизводство" при производствен­но-отраслевой схеме построения.

Каждому делу присваивается самостоятельный цифровой индекс, ко­торый состоит из номера структурного подразделения (при структурной схеме построения номенклатуры) или номера направления (при произ­водственно-отраслевой схеме) и через тире порядкового номера дела в пределах каждого раздела, например: 0101, 0102, 0201 и т.д. В номенкла­туре, не имеющей деления на разделы, вместо индекса дела проставля­ется его порядковый номер по номенклатуре.

Номенклатура конфиденциальных дел имеет следующую форму (табл. 1).

	Наименование предприятия НОМЕНКЛАТУРА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ 00.00.0000 № ______________________________________________ (место составления) на 200_ год						Таблица 1 УТВЕРЖДАЮ Руководитель предприятия ________________________________________ (подпись, инициалы, фамилия, дата)
Индекс (но-		Заголо-	Инициалы и	Номер тома	Дата			Количество	Срок хранения	Архивный шифр; но-
мер) дела и		вок де-	фамилии лиц,		заве-	закры-		листов в томе	и номера ста-	мер и дата акта об
гриф конфи-		ла	которым пре-		дения	тия			тей по переч-	уничтожении; куда
денциально-			доставлено пра-		тома	тома			ню	направлено, номер и
сти			во пользования							дата сопроводитель-
			делом							ного документа
1		2	3	4	5	6		7	8	9

Руководитель подразделения конфиденциального делопроизводства ____________________________________ (подпись, инициалы, фамилия, дата) СОГЛАСОВАНО Руководитель архива предприятия (подпись, инициалы, фамилия, дата)

Рассмотрена и одобрена на заседании ПДЭК предприятия Протокол от №

При заведении дел, не предусмотренных номенклатурой, они вносят­ся в соответствующий раздел номенклатуры в день заведения. Дела, по­ступившие из других предприятий, вносятся в соответствующие разделы номенклатуры с проставлением дат их фактического заведения и для законченных дел - дат закрытия.

Если предусмотренное номенклатурой дело не было заведено, то по окончании года в графе 9 проставляется отметка: "Дело не заводилось".

7.2. ФОРМИРОВАНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ

Формирование дел включает распределение документов по делам в соответствии с номенклатурой и систематизацию документов внутри дел. Дела формируются в течение года по мере поступления в них доку­ментов.

Формирование конфиденциальных дел должно осуществляться в под­разделении конфиденциального делопроизводства.

В дела помещаются исполненные документы (подлинники или заве­ренные экземпляры), оформленные в установленном порядке. Другие экземпляры могут помещаться в дело лишь в случаях, когда на них имеются какие-либо резолюции, пометки, дополняющие содержание основного экземпляра. При производственной необходимости допускается помещать в дела временного хранения проекты документов. В исключи­тельных случаях с разрешения руководителя подразделения конфиден­циального делопроизводства допускается помещать в конфиденциальные дела отдельные открытые документы, имеющие прямое отношение к содержанию конфиденциальных документов дела. В дела не должны помещаться документы, подлежащие возврату.

Перед помещением документа в дело сотрудник подразделения кон­фиденциального делопроизводства обязан проверить наличие отмет­ки об исполнении, соответствие вида и содержания документа заго­ловку дела, наличие отметки о переводе приложения на учет конфиденциальных документов выделенного хранения, если оно не подши­вается в дело.

В деле группируются, как правило, документы одного календарного года.

Ведение переходящих дел допускается в отдельных случаях, главным образом для документов временного срока хранения.

В зависимости от вида и содержания документы систематизируются внутри дел в вопросно-логической, хронологической последовательнос­ти или их сочетании.

Изданные предприятием распорядительные документы, протоколы, акты систематизируются в делах хронологически в порядке возрастания номеров.

Каждое дело должно содержать не более 250 листов. При большем количестве листов заводятся впоследовательности тома дела, которые должны иметь один и тот же индекс и заголовок данного дела.

Формирование дел производится путем подшивки документов в об­ложки. Дела постоянного и долговременного сроков хранения должны иметь твердые обложки.

Изъятие по каким-либо причинам документов из дела разрешается руководителем подразделения конфиденциального делопроизводства, а при направлении их в другие предприятия - руководителем предприя­тия. Вместо изъятых документов в дело помещается справка-замести­тель следующей формы:

СПРАВКА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ

Документ №_________ от____________ на_________л. из дела

изъят и __________________________________________________________________

(указывается новое местонахождение документа: при подшивке в другое дело - индекс дела, номера тома и листов; при отправлении -куда направлен, постоянно или временно, наименование, номер и дата сопроводительного документа; при уничтожении - номер и дата акта об уничтожении)

Основание:_______________________________________________________________

(подпись, инициалы, фамилия лица, производившего изъятие, дата)

О документах, изъятых из дела безвозвратно, производится, кроме того, соответствующая отметка в описи документов дела. При необходимос­ти вместо изъятых документов в дело могут быть подшиты их копии, в этом случае справка-заместитель не требуется. Отметки о снятии копий и местонахождении подлинников производятся лишь в соответствующих 1 учетных формах документов.

7.3. ОФОРМЛЕНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ

Оформление конфиденциального дела включает описание дела на обложке, проставление на внутренней стороне обложки инициалов и фамилий лиц, допущенных к делу, заведение карточки учета выдачи дела, заполнение описи документов дела, нумерацию листов, составление заверительной надписи, прошивку и опечатывание дела. Обложка дела имеет следующую форму (рис. 1). При заведении дела на обложке указываются:

гриф конфиденциальности дела;

название предприятия;

название структурного подразделения (если в дело помещаются документы одного структурного подразделения);

индекс (номер) дела;

заголовок дела;

год заведения дела на обложках дел с планами и отчетами (вмес­то крайних дат документов дела);

срок хранения и номера статей по перечню документов с указани­ем сроков хранения.

Эти же данные проставляются на обложках учетных журналов или (при карточном способе учета) на отдельном листе, наклеиваемом на карто­теку. Кроме того, на обложках учетных журналов при заведении простав­ляется количество имеющихся в них листов.

В течение года на обложке могут проставляться:

• номер тома (при заведении второго тома номер тома проставля­ется и на втором, и на первом томах дела; если оно однотомное, номер тома не указывается);

• новое название предприятия или структурного подразделения при изменении их названий или в случае получения дела из другого предприятия, при этом новое название пишется ниже прежнего, а прежнее наименование берется в скобки.

При закрытии дела на обложке проставляются:

• крайние даты документов дела, которые должны соответствовать датам издания (подписания, утверждения) или поступления самого раннего и самого позднего документов, вне зависимости от расположения этих документов в деле; расхождение между датами, проставляемыми в номенклатуре и на обложках дел, обусловлено тем, что даты, проставляе­мые в номенклатуре, в случае утраты дела позволяют определить, когда оно было заведено или, когда закрыто, что облегчает поиск дела, а даты, проставляемые на обложке, показывают, к какому периоду относятся до­кументы, находящиеся в деле, эти даты ускоряют поиск необходимых до­кументов и переносятся в опись дел, подлежащих передаче на архивное хранение;

• количество листов (с учетом литерных и пропущенных номеров листов, но без листов описи документов дела).

_________________________

(гриф конфиденциальности)

_____________________

(название предприятия)

___________________________________

(название структурного подразделения)

ДЕЛО №

ТОМ №

___________________________________________________

___________________________________________________

(заголовок дела)

«__»______20__г.

«__»______20__г.

(крайние даты документов)

На ___________листах

Хранить_____ст. №___перечня

Рис 1.

При закрытии учетной картотеки проставляется количество карточек.

Кроме того, при закрытии дела уточняются заголовок и срок хранения дела с внесением состоявшихся изменений на обложку дела и в номен­клатуру дел.

Надписи на обложках должны производиться четко, светостойкими чернилами или тушью.

Перед заведением каждого конфиденциального дела любого срока хранения в него подшивается приблизительно необходимое количество листов описи документов дела, имеющей следующую форму.

ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ

ДЕЛА №____ ТОМ № _____

за 20___ г.

№	Дата до-	Номер и	Номер и	Откуда	№	Отметка о
п/п	кумента	гриф	гриф	поступил	* листов	местона-
		конфи-	конфи-	или куда	дела	хождении
		денциаль-	денциаль-	адресован		изъятого
		ности	ности	документ		из дела
		поступив-	изданного	и его		документа
		шего	документа	наимено-
		документа		вание
1	2	3	4	5	6	7

______________________________________________________

(подпись, инициалы, фамилия лица, составившего опись, дата)

Данные о документах вносятся в опись в момент подшивки документов. При подшивке в конфиденциальные дела открытых документов в графах 3 или 4 производится отметка "н/с". Если в дело подшивается документ, имеющий приложения, в том числе открытые, то запись в графах 3 или 4 производится одной позицией за номером основного документа без отметок о наличии приложений, с проставлением в графе 6 номеров общего количества листов, включая листы приложений. Если документ внутренний, то в графе 5 указывается только его краткое со­держание. В описи документов дел временного срока хранения при не­большом объеме справочной работы по документам графа 5 может не заполняться.

При заведении дела на внутреннюю сторону обложки дела перено­сятся из номенклатуры инициалы и фамилии лиц, которым представлено право пользования делом. Список заверяется подписью работника под­разделения конфиденциального делопроизводства. Это позволяет при определении правомерности выдачи дела пользователю не обращаться к номенклатуре дел. Одновременно заводится карточка учета выдачи дела, которая имеет следующую форму.

КАРТОЧКА УЧЕТА ВЫДАЧИ ДЕЛА

________________________________________________________________________

(индекс (номер) и гриф конфиденциальности дела, номер тома, заголовок дела)

Дата выдачи	Количество листов	Кому выдано	Подпись за получение	Подпись за возврат
1	2	3	4	5

Графа 2 необходима потому, что в процессе формирования дела ме­няется его количество листов.

Карточка помещается в бумажный карман, приклеенный к внутренней стороне обложки дела.

Листы дела нумеруются (за исключением листа с заверительной над­писью). Листы описи документов дела нумеруются отдельно при начале заполнения каждого листа, оставшиеся чистые листы не нумеруются. Нумерация листов дела производится при подшивке документа арабс­кими цифрами черным графитовым карандашом в правом верхнем углу листа без затрагивания текста документа.

При изъятии документов из дел старая нумерация листов сохраняется.

Заверительная надпись составляется при закрытии дела на отдель­ном чистом листе по следующей форме.

ЗАВЕРИТЕЛЬНАЯ НАДПИСЬ ДЕЛА №_____Т. №_____

В деле подшито, пронумеровано и опечатано печатью №_____

___________листов +_____листов описи документов дела.

(прописью)

Литерные номера листов_______________

(цифрами)

Пропущенные номера___________________

(цифрами)

На листах №_________________________наклеено____________________

(цифрами) (прописью)

документов (фотоотпечатков) за уч. №____________________________

(нужное подчеркнуть) (цифрами)

________________________________________________________

(подпись, инициалы, фамилия лица, оформившего заверительную надпись, дата)

При незаполнении каких-либо позиций заверительной надписи в них делается прочерк. Незаполненные листы описи документов дела не учи­тываются.

Листы каждого тома дела при закрытии тома проверяются, прошива­ются плотной ниткой в четыре прокола и опечатываются или пломбиру­ются таким образом, чтобы захватывались оба конца нити прошивки. Дела могут переплетаться, в этом случае их опечатывание не производится

8. ПОДГОТОВКА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ

8.1. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Согласно "Основам законодательства Российской Федерации об Ар­хивном фонде Российской Федерации и архивах", принятым в 1993 г., Архивный фонд Российской Федерации разделен на две составные час­ти: государственную и негосударственную. К государственной части Ар­хивного фонда отнесены документы государственных и муниципальных органов власти и подведомственных им предприятий, а также документы предприятий смешанных форм собственности, в уставном капитале ко­торых имеется преобладающая доля государственной собственности. Негосударственную часть Архивного фонда составляют документы, нахо­дящиеся в собственности общественных и религиозных объединений и организаций или в частной собственности негосударственных объеди­нений, организаций и физических лиц и представляющие собой истори­ческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культур­ную ценность.

Таким образом, применительно к конфиденциальным документам ис­точниками комплектования Архивного фонда Российской Федерации могут быть государственные и муниципальные органы власти и их пред­приятия, а также негосударственные предприятия, в деятельности кото­рых образуются документы, составляющие служебную или коммерчес­кую тайну.

Документы, составляющие коммерческую тайну государственных и негосударственных предприятий-источников комплектования Архивного фонда, могут передаваться в государственные архивы с согласия их соб­ственников, но на практике такая передача осуществляется в исключи­тельных случаях, обычно при ликвидации предприятий с отсутствием правопреемника. Если таких ситуаций не возникает, то документы пере­даются в государственные архивы, как правило, только после снятия с них грифа конфиденциальности, т.е. после того, как они перестают быть носителями коммерческой тайны.

Конфиденциальные документы, подлежащие передаче в государствен­ные архивы, до их фактической передачи должны храниться соответству­ющим образом оформленными в архивах предприятий, а при отсутствии архивов - в подразделениях конфиденциального делопроизводства. По решению вышестоящих предприятий такие документы могут передаваться в архивы этих предприятий. В таком же порядке необходимо хранить и документы, не подлежащие передаче в государственные архивы. При этом должны быть обеспечены условия для физической сохранности доку­ментов и предотвращения утечки содержащейся в них информации.

С целью уточнения или определения сроков хранения документов и отбора их на основе этих сроков для архивного хранения и уничтожения проводится экспертиза ценности документов. Проведение такой экспер­тизы целесообразно возлагать на ПДЭК.

Экспертиза ценности конфиденциальных документов проводится еже­годно или при небольшом объеме документов 1 раз в несколько лет, однако подвергать экспертизе целесообразно документы, изданные 3-5 лет назад, когда одновременно с подготовкой документов для архивного хранения возможны отбор их для уничтожения, т.к. значительное количе­ство документов имеет срок хранения 3-5 лет, и снятие грифа конфиден­циальности с существенной части документов.

Экспертизой ценности должны быть охвачены все конфиденциаль­ные дела и документы выделенного хранения за соответствующий пери­од времени, поскольку документы выделенного хранения являются со­ставной частью документального фонда предприятия, К, проведению эк­спертизы ценности конкретного дела (документа выделенного хранения) привлекаются члены ПДЭК, имеющие доступ к этому делу (документу).

При определении или уточнении сроков хранения документов необходимо руководствоваться "Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (М., 2001). Однако в этом перечне не нашла отраже­ние часть документов, образующихся в деятельности коммерческих предприятий. При проведении экспертизы ценности таких докумен­тов следует дополнительно руководствоваться методическими рекомендациями "Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных орга­низаций (новых экономических-хозяйственных структур)" (М., 1997), в которых содержится примерный перечень документов постоянного срока хранения.

При проведении экспертизы ценности научно-технических документов необходимо использовать "Перечень научно-технической докумен­тации, подлежащей приему в государственные архивы России" (М., 1998).

Если на предприятии имеются документы, не предусмотренные названными перечнями и методическими рекомендациями, то срок их хра­нения следует определять на основе критериев оценки документов, к важнейшим из которых относятся:

• содержание документа (значимость отображенного события, полнота его освещения, новизна, уникальность информации или ее повторяемость, целевое назначение документа);

• происхождение документа (место и время издания);

• внешние особенности документа (подлинник или копия, характер резолюций, наличие помет, физическое состояние).

По завершении экспертизы всех дел и документов выделенного хра­нения результаты работы всех экспертов рассматриваются на заседа­нии ПДЭК и фиксируются в протоколе с отражением:

• какие дела и документы выделенного хранения (с уточненными заголовками, грифами конфиденциальности, сроками хранения и номерами статей по перечню) подлежат передаче на архивное хранение;

• какие документы, из каких дел и в какие дела необходимо перешить;

• какие дела, документы из дел и документы выделенного хранения подлежат уничтожению;

• с каких дел, документов выделенного хранения или отдельных документов, подшитых в дела, должен быть снят гриф конфиденциальности с указанием в последнем случае, подлежит ли документ, с которого снимается гриф конфиденциальности, изъятию из дела или должен оставаться в нем.

Протокол заседания подписывается председателем и всеми членами ПДЭК и утверждается руководителем предприятия.

8.2. ПОДГОТОВКА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ

В соответствии с протоколом заседания ПДЭК сотрудниками подразделения конфиденциального делопроизводства производится частичное переформирование и дооформление соответствующих дел и документов выделенного хранения, в том числе:

изъятие из дел документов, подлежащих перешивке в другие дела, и подшивка их в эти дела с проставлением в описях документов дел, из которых изъяты документы, их нового местонахождения и помещением в дела справок-заместителей, а также с перенумерацией листов переши­тых документов в делах, в которые они помещены, внесением их в описи документов дел и исправлением количества листов в заверительной надписи дел, на обложках дел и в номенклатуре;

изъятие из дел документов, подлежащих уничтожению;

зачеркивание грифа конфиденциальности с проставлением даты и номера протокола заседания ПДЭК и своей подписи на документах, подшитых в дела, обложках дел и документов выделенного хранения, подлежащих рассекречиванию (в описях документов дела, номенклатуре и журнале учета документов выделенного хранения гриф конфиденциальности зачеркивается без ссылки на протокол заседания ПДЭК);

изъятие из дел (по решению ПДЭК) документов, с которых снят гриф конфиденциальности, и передача их по акту в службу открытого делопроизводства с отметкой в описях документов дел и помещением в дела справок-заместителей;

передача полностью рассекреченных дел и документов выделенного хранения по акту в службу открытого делопроизводства с отметкой в номенклатуре дел или в журнале учета документов выделенного хранения;

корректировка заголовков, сроков хранения и номеров статей по перечню на обложках дел и в номенклатуре (на обложках дел дополнительно - крайних дат документов);

проставление сроков хранения и номеров статей перечня на обложках документов выделенного хранения.

После изъятия из дел документов листы дела не перенумеровыва­ются. На обложках дел и в номенклатуре рядом с количеством про­ставленных листов в скобках указывается количество листов, оставшихся в деле. В заверительной надписи дела под прежней надписью пишет­ся: «_____листов изъято согласно записям в описи дела» с проставлением подписи, инициалов, фамилии лица, произведшего запись, и даты.

На дела и документы выделенного хранения, отобранные на архивное хра­нение, составляются раздельные по видам тайны описи. Описи дел и доку­ментов постоянного срока хранения имеют следующую форму.

Наименование предприятия ФОНД № ОПИСЬ № 00.00.0000 №__________________ ______________________________ (место составления) конфиденциальных дел и документов выделенного хранения за ____________ год

УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя предприятия _____________________________________________ (подпись, инициалы, фамилия, дата)

№	Индекс (номер) дела или	Заголовок	Крайние	Количество	Примечание
п/п	номер документа и гриф	дела или	даты	листов
	конфиденциальности	документа	докумен-
			тов дела
1	2	3	4	5	6

В данную опись внесено_________________________дел и документов с

№_________ по № __________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности

сотрудника, составившего

опись ______________________________________

(подпись, инициалы, фамилия, дата)

Одобрено

Протокол ПДЭК

От _____________ № ________

Включенные в настоящую опись дела и документы принял:

Наименование должности

сотрудника архива предприятия ______________________________

(подпись, инициалы, фамилия, дата)

На дела и документы выделенного хранения, подлежащие передаче государственный архив, опись составляется в четырех экземплярах. Эта опись дополнительно утверждается протоколом экспертно-проверочной комиссии госархива. На дела и документы, не подлежащие передаче в госархив, опись составляется в двух экземплярах, если дела и документы передаются в архив предприятия, или в одном экземпляре, если не пере­даются. При передаче дел и документов в госархив или архив предприятия в подразделении конфиденциального делопроизводства остается один экземпляр описи с подписью сотрудника архива за получение вклю­ченных в опись дел и документов, остальные экземпляры передаются в архив.

На обложке дел и документов выделенного хранения проставляются номера фонда, описи и единицы хранения.

8.3. ПОДГОТОВКА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ УНИЧТОЖЕНИЯ

После утверждения описи дел и документов постоянного срока хра­нения составляется акт о выделении дел и документов за соответствую­щий период к уничтожению. В акт включаются отобранные ПДЭК для уничтожения дела, отдельные документы из дел и документы выделенно­го хранения. Гриф конфиденциальности акта должен соответствовать совокупной степени конфиденциальности сведений, содержащихся в заголовках дел и документов. Если эти сведения не являются конфиден­циальными, то гриф акту не присваивается. При наличии грифа акт реги­стрируется в журнале учета изданных документов.

Акт может иметь следующую форму.

Наименование предприятия

УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя предприятия (подпись, инициалы, фамилия, дата)

АКТ

00.00.0000 №_________________

________________________

(место составления)

о выделении к уничтожению

конфиденциальных дел и

документов

№	Индекс	Заголовок	Год дела	Номера	Количес-	Срок	При-
п/п	(номер) дела	дела или	или	экземпля	тво листов	хранения	мечание
	Или номер	документа	доку-	ров	в деле или	и номера
	документа и		мента	доку-	в экзем-	статей по
	гриф			мента	Пляре	перечню
	конфиден-				документа
	циальности
1	2	3	4	5	6	7	8

Примеры заполнения

1	03-14СК	Переписка о поставке сырья	1996	-	142	3 г., ст. 48
7	35К (Из дела 11-04К)	Письмо о заключении договора	1996	3	2	3 г., ст. 19
3	140К	Инструкция о порядке хранения готовой продукции	1996	1 - 12	16	До замены новой, ЭК

Всего подлежит уничтожению _________________дел и документов

(прописью)

__________________________________

(подпись, инициалы, фамилия лица, составившего акт)

Одобрено

Протокол ПДЭК

От ____________ № ______

Председатель ПДЭК

_______________________________

(подпись, инициалы, фамилия, дата)

Включенные в акт дела и документы сверены с записями в протоколе ПДЭК, акте и учетных формах

__________________________________

__________________________________

(подписи, инициалы, фамилии, дата)

Дела и документы полностью уничтожены путем ________________________________

__________________________________

__________________________________

(подписи, инициалы, фамилии, дата)

Отметки об уничтожении дел и документов в номенклатуре дел, журнале учета документов выделенного хранения и в описях документов дел произведены.

__________________________________

(подписи, инициалы, фамилии, дата)

Часть документов выделенного хранения (лишние экземпляры справочно-информационные, присланные для сведения, отмененные), журналы (картотеки) учета конфиденциальных носителей, изданных документов, по­ступивших пакетов и документов могут включаться в данный акт или унич­тожаться без рассмотрения ПДЭК по мере истечения сроков хранения по акту аналогичной формы (с исключением данных, относящихся к делам) без ссылки на протокол ПДЭК и без подписи ее председателя.

Каждое дело, каждый документ и учетный журнал (картотека) вносят­ся в акт отдельной позицией и должны соответствовать данным о них зафиксированным в протоколе ПДЭК и учетных формах. Если дело со­стоит из нескольких томов, то каждый из них включается в акт отдельной позицией, а в графе 3 вместо второго и последующих томов пишется:

«То же, т._____», с добавлением номера тома. При внесении в акт дел, из которых перед уничтожением были изъяты отдельные документы, в графе 6 указывается оставшееся в деле количество листов.

Перед уничтожением включенных в акт дел, документов и учетных жур­налов (картотек) проверяется соответствие данных акта записям в про­токоле ПДЭК, номенклатуре дел, журнале учета документов выделенного хранения, на обложках и в заверительных листах дел и документов выде­ленного хранения, в описях документов дела (по документам, изъятым из дела). Листы и учетные карточки просчитываются, сложенные документы разворачиваются. Соответствие данных заверяется в акте подписями проверявших.

Уничтожение дел, документов и учетных журналов (картотек) должно производиться путем сжигания или с помощью бумагорезательной ма­шины. При уничтожении документов вне территории предприятия дос­тавка их к месту уничтожения производится на служебном транспорте, и принимаются меры, исключающие доступ к документам посторонних лиц.

После уничтожения производятся отметки об уничтожении дел и учет­ных журналов (картотек) в номенклатуре дел, документов выде­ленного хранения в журнале учета документов выделен­ного хранения. Отметки об уничтожении отдельных документов из дел проставляются в описях документов дел. Вместо уничтоженных докумен­тов в дела помещаются справки-заместители.

Составление акта о выделении к уничтожению дел и документов и проставление в учетных формах отметок об их уничтожении осуществля­ются сотрудником подразделения конфиденциального делопроизводства. В проверке правильности включения в акт дел и документов и в их физи­ческом уничтожении, кроме этого сотрудника, должен участвовать второй сотрудник.

9. РЕЖИМ ХРАНЕНИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ И ОБРАЩЕНИЯ С НИМИ
9.1. РЕЖИМ ХРАНЕНИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Для обеспечения физической сохранности конфиденциальных доку­ментов, дел и носителей, а также для предотвращения утечки содержа­щейся в них информации должен быть установлен специальный режим их хранения.

Помещения подразделения конфиденциального делопроизводства, предназначенные для круглосуточного хранения конфиденциальных до­кументов, в целях обеспечения дополнительных гарантий от посторонне­го проникновения в них должны, как правило, находиться не на первом и последнем этажах. Кроме того, они должны соответствовать нормам, ус­тановленным для хранения документов: удалены от помещений с пище­выми продуктами и химическими веществами, не иметь с ними вентиля­ционных каналов, отвечать требованиям пожарной безопасности, сани­тарным нормам, а также быть гарантированы от затопления.

Вход в такие помещения необходимо строго регламентировать. Кро­ме руководителя предприятия и сотрудников, имеющих прямое отноше­ние к обработке и хранению конфиденциальных документов, в помеще­ния могут допускаться лица, обеспечивающие их обслуживание. Уборка помещений, ремонт находящихся в них оборудования и технических средств, выполнение других работ, связанных с привлечением лиц, не имеющих доступа к хранящимся в помещениях документам, должны про­изводиться только в присутствии сотрудников подразделения конфиден­циального делопроизводства.

Окна помещений должны иметь надежные средства защиты, исключающие возможность проникновения в помещения посторонних лиц. Кро­ме того, на них должны быть защитная сетка или жалюзи, предотвращаю­щие возможность выпадения документов, а также визуального просмот­ра документов и экранов видеомониторов с улицы. Если помещения расположены на первом или последнем этаже или рядом с ними нахо­дятся пожарные лестницы, балконы, водосточные трубы, другие какие-либо пристройки, с помощью которых можно проникнуть в помещения, то для предотвращения проникновения окна дополнительно защищаются распашной металлической решеткой с замком.

Входные двери помещений должны быть обиты металлом и оборудо­ваны замками, гарантирующими их надежное закрытие. По окончании рабочего дня двери необходимо не только запирать, но и опечатывать печатью подразделения (или сотрудника подразделения) конфиденци­ального делопроизводства. Печать проставляется на тонкий слой плас­тилина или специальной мастики таким образом, чтобы оттиск невоз­можно было снять и восстановить. Перед отпиранием двери проверяет­ся сохранность оттиска печати и целостность запоров. При обнаружении попыток проникновения в помещения нужно немедленно поставить в известность службу охраны и доложить руководителю предприятия. До принятия решения руководителем предприятия помещения не открыва­ются и обеспечиваются физической охраной.

Для предотвращения несанкционированного входа в помещения в течение рабочего дня на дверях могут устанавливаться электромехани­ческие или электронные замки.

Конфиденциальные документы в помещениях должны храниться в сейфах, металлических шкафах или металлических стеллажах, которые по окончании рабочего дня запираются и опечатываются сотрудниками, от­ветственными за учет и хранение документов. Хранение открытых доку­ментов вместе с конфиденциальными допускается только в случаях, ког­да они являются приложениями к конфиденциальным документам.

Входные двери, окна помещений, а также сейфы, шкафы и стеллажи следует оснастить охранной сигнализацией, связанной со службой охра­ны предприятия или службой вневедомственной охраны.

Помещения, в которых для фиксации, обработки, хранения, воспро­изведения и передачи конфиденциальной документной информации используются электронно-вычислительные машины, электронные мно­жительные аппараты, средства аудио-, видеозаписывающей и воспро­изводящей техники и другие технические средства, создающие элект­ромагнитные излучения, необходимо оборудовать дополнительными средствами защиты, предотвращающими перехват соперником элект­ромагнитных сигналов, несущих конфиденциальную информацию. В этих же целях целесообразно приобретать сертифицированные техничес­кие средства обработки информации, отвечающие требованиям по защите конфиденциальной информации от ее утечки, а средства ино­странного производства предварительно подвергать спецпроверкам на предмет выявления возможных специальных электронных и про­граммных закладок.

Замки дверей помещений, распашных металлических решеток на ок­нах, сейфов, шкафов или стеллажей должны иметь рабочие и запасные экземпляры ключей.

Запасные экземпляры ключей могут храниться в опечатанных их владельцами пеналах или конвертах либо у руководителя предприя­тия, либо в службе охраны, либо (ключи от сейфов, шкафов, стеллажей, металлических решеток) в сейфе (шкафу) сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства, ответственного за хранение до­кументов.

Рабочие экземпляры ключей от сейфов, шкафов, стеллажей, решеток в нерабочее время могут храниться в опечатанном пенале (конверте) либо в службе охраны, либо в сейфе (шкафу) сотрудника подразделения кон­фиденциального делопроизводства, ответственного за хранение доку­ментов. В последнем случае по окончании рабочего дня ключ от этого сейфа вместе с рабочим экземпляром ключа от входной двери помеще­ния передается в пенале, опечатанном печатью сотрудника подразделе­ния конфиденциального делопроизводства, в службу охраны с внесени­ем соответствующих данных в графы 1-6 журнала передачи-приема под охрану помещений и пеналов с ключами. Журнал может иметь следую­щую форму:

	Номер
Наименование или	печати,		Подпись и фамилия
номер помещения,	которой опечатаны	Дата и время	лица, передавшего
передаваемогопод охрану	помещение и пенал с	передачи под охрану	помещение и пенал под охрану
	ключами -
1	2	3	4

Отметка о включении	Подпись и фамилия лица,	Дата и время получения	Подпись и фамилия лица,	Отметка о выключении
сигнализации	принявшего	пенала	получившего	сигнализации
	помещение и		пенал
	пенал под
	охрану
5	6	" 7	8	9

При получении пенала из охраны заполняются графы 7-9.

Получение пенала с ключами из службы охраны и вскрытие помеще­ний должно осуществляться только сотрудниками подразделения кон­фиденциального делопроизводства, ответственными за хранение конфи­денциальных документов. При их отсутствии для вскрытия помещений назначается комиссия в составе не менее двух человек, которая состав­ляет акт о вскрытии с указанием в нем должностей и фамилий лиц, вскрыв­ших помещения, времени и причины вскрытия, номеров печатей, которыми были опечатаны помещения. Комиссионно с составлением акта вскры­ваются и сейфы, шкафы или стеллажи при отсутствии сотрудника, ответ­ственного за хранение находящихся в них документов.

В случае утраты рабочих или запасных экземпляров ключей об этом немедленно ставится в известность руководитель предприятия. При ут­рате ключа от сейфа, шкафа или стеллажа до замены замка или смены секрета замка хранить документы в этом сейфе (шкафу, стеллаже) не следует.

Для обеспечения выдачи конфиденциальных документов исполните­лям (пользователям) помещения должны быть оборудованы специаль­ными окошками, не выходящими в общий коридор, или внутри отгоражи­ваться барьером.

Исполнители могут работать с конфиденциальными документами или в специально выделенных помещениях подразделения конфиден­циального делопроизводства, или в своих служебных комнатах, если эти комнаты отвечают требованиям обеспечения сохранности и кон­фиденциальности документов. При работе с документами в служеб­ных комнатах каждый исполнитель должен иметь постоянное рабочее место, сейф (металлический шкаф) или отдельную ячейку сейфа для хранения конфиденциальных документов и номерную металлическую печать.

Ключи от сейфа и номерная печать выдаются исполнителю под под­пись в лицевом счете. Рабочий экземпляр ключа и номерная печать хра­нятся постоянно у исполнителя. Запасные экземпляры ключей должны храниться в подразделении конфиденциального делопроизводства или службе охраны в опечатанном номерной печатью исполнителя конверте либо пенале.

Все сейфы, шкафы и стеллажи, установленные в помещениях подраз­деления конфиденциального делопроизводства и в служебных комнатах исполнителей, в которых круглосуточно или в рабочее время хранятся конфиденциальные документы, а также ключи от них должны учитываться подразделением конфиденциального делопроизводства по журналу учета хранилищ и ключей от них, имеющем следующую форму:

	Наименование
№ п/п	хранилища (сейф, металлический шкаф, металлический	Заводской инвентарный номер хранилища	Местонахождение хранилища (подразделение, номер комнаты)
	стеллаж)
1	2	3	4

Инициалы и фамилия ответственногоза хранилище	Количество экземпляров ключей и их номера	Подпись ответственногоза хранилище, за получение ключей, дата	Подпись сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства за возврат ключей, дата
5	6	7	8

При внесении в журнал данных о ключах от распашных металлических решеток графы 2-3 не заполняются.

Ежегодно должна проводиться проверка фактического наличия клю­чей от хранилищ и номерных печатей исполнителей.

Для эвакуации конфиденциальных документов при возникновении стихийных бедствий, пожара, аварии, грозящих затоплением, загоранием или другой формой уничтожения документов, в помещениях, предназна­ченных для их хранения, должно находиться необходимое количество тары (мешков, чемоданов, контейнеров и т.д.), в которой можно транспортиро­вать документы.

При возникновении чрезвычайной ситуации сотрудники подразделе­ния конфиденциального делопроизводства должны немедленно вызвать пожарную команду или соответствующую аварийную службу, уведомить руководителя предприятия, принять меры к ликвидации чрезвычайной ситуации, а при невозможности ликвидации обеспечить охрану докумен­тов собственными силами, а также силами службы охраны предприятия и начать эвакуацию документов в заранее определённое место.

При возникновении чрезвычайной ситуации в нерабочее время про­ведение аналогичных действий должен организовать дежурный по пред­приятию, поставив в известность дополнительно руководителя подраз­деления конфиденциального делопроизводства. О проведенном вскры­тии (при необходимости) помещений, а также о вскрытии по согласова­нию с руководителем предприятия или подразделения конфиденциаль­ного делопроизводства сейфов, шкафов или стеллажей составляется акт, в котором указываются должности и фамилии лиц, производивших вскры­тие, какие хранилища вскрыты, куда помещены документы, номера печа­тей на таре.

9.2. ПОРЯДОК ОБРАЩЕНИЯ С КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

На каждом предприятии должен быть установлен строгий порядок обращения с конфиденциальными документами, который является составной частью внутриобъектового режима и направлен на обеспечение сохранности конфиденциальных документов и предотвращение утечки содержащейся в них информации.

Выдача (передача) конфиденциальных документов может производить­ся только исполнителям (пользователям), имеющим санкционированный доступ к этим документам, и только под подпись в учетных формах или взамен разовой расписки.

Выдача документов исполнителям и их возврат осуществляются в течение одного рабочего дня, но если исполнители работают с конфи­денциальными документами в своих служебных комнатах, то документы (кроме дел) допускается выдавать им как на один рабочий день, так и на все время, необходимое для работы с ними. В последнем случае, поми­мо сейфа и номерной печати, исполнителю выдаются под подпись в ли­цевом счете специальный портфель (кейс), имеющий устройство для опе­чатывания, и форма "Описи документов, находящихся у исполнителя", в которую исполнитель должен вносить каждый документ в момент полу­чения и вычеркивать после передачи в подразделение конфиденциаль­ного делопроизводства. Опись может иметь следующие графы:

№ п/п	Номер и гриф конфиденциальности				Количество листов
	изданного	поступившего	документа	носителя
	документа	документа	выделенного
			хранения
1	2	3	4	5	6

Опись предназначена для осуществления самоконтроля за наличием документов. С этой целью перед сдачей спецпортфеля с документами в подразделение конфиденциального делопроизводства исполнитель дол­жен проверить наличие находящихся у него документов и их соответ­ствие описи. При отсутствии каких-либо документов или части их не­медленно ставится в известность подразделение конфиденциального де­лопроизводства и организуется их поиск. После проверки документы вместе с описью помещаются в спецпортфель, который опечатывается личной печатью исполнителя и передается в подразделение конфиден­циального делопроизводства. Не допускается хранить в спецпортфеле открытые документы, если они не являются приложением к конфиденци­альным документам.

Спецпортфели могут храниться у исполнителей только в течение ра­бочего дня. Их получение и возврат производятся в обмен на специаль­но заготовленную расписку (жетон), удостоверение или пропуск сотруд­ника. При наличии большого числа исполнителей, работающих с конфи­денциальными документами, на специальную расписку может наклеиваться фотокарточка исполнителя. При приеме-передаче спецпортфеля не­обходимо проверять соответствие номера и четкость оттиска печати.

Должностные лица, которым разрешено в нерабочее время хранить конфиденциальные документы в личных сейфах при условии подключе­ния сейфов к охранной сигнализации, по окончании рабочего дня поме­щают документы в сейф, опечатывают его и сдают под охрану по специ­альному журналу, ведущемуся службой охраны.

По завершении работы с документами исполнители должны своев­ременно возвращать их в подразделение конфиденциального делопро­изводства.

При увольнении, перед уходом в отпуск, отъездом в командировку исполнители сдают в подразделение конфиденциального делопроизвод­ства все хранящиеся в их спецпортфелях конфиденциальные документы.

Рабочее место исполнителя должно быть организовано таким обра­зом, чтобы исключалось обозрение (в том числе и через окна) находя­щихся на столе конфиденциальных документов лицами, не имеющими к ним отношения.

На столе должны быть только те конфиденциальные документы, с ко­торыми осуществляется работа. Все остальные должны находиться в сейфе, закрытом на ключ. Не разрешается хранение конфиденциальных документов в ящиках столов и других не предназначенных для этого ме­стах.

При выходе исполнителя в течение рабочего дня из служебной ком­наты документы убираются в сейф, который опечатывается личной печа­тью. При выходе из комнаты всех исполнителей дверь комнаты должна быть закрыта на ключ.

Крупноформатные конфиденциальные документы на чертежных дос­ках (кульманах) на время отсутствия исполнителя должны закрываться специальными защитными чехлами, опечатываемыми его печатью.

Подразделение конфиденциального делопроизводства обязано осу­ществлять периодический контроль за порядком хранения документов в служебных комнатах исполнителей и обращения с ними.

Нарушения порядка обращения с конфиденциальными документами целесообразно учитывать с целью последующего анализа и принятия мер по их предотвращению. Учет может осуществляться в карточке (журнале), имеющей следующие графы:

Дата нарушения	Инициалы, фамилия лица, допустившего нарушение	Краткое изложение характера нарушения	Причины нарушения	Принятые меры
1	2	3	4	4

О серьезных нарушениях, которые привели или могли привести к ут­рате документов или утечке содержащейся в них информации, подраз­деление конфиденциального делопроизводства должно докладывать ру­ководителю предприятия и вносить предложения об отстранении от ра­боты с конфиденциальными документами или привлечении к ответствен­ности виновных лиц.

При смене или временном отсутствии руководителя и сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства передача доку­ментов замещающим их лицам производится по актам или распискам с обязательной проверкой фактического наличия передаваемых докумен­тов.

10. ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Проверки наличия конфиденциальных документов являются важной составной частью конфиденциального делопроизводства. Цель прове­рок состоит в обеспечении контроля за сохранностью документов. Это достигается путем установления соответствия фактического наличия документов учетным данным на них, выявления отсутствующих докумен­тов и принятия мер по их розыску.

Однако в процессе регистрации документов могут быть допущены ошибки, следствием которых становится искажение учетных данных о документах. Кроме того, часть зарегистрированных документов может быть отправлена, уничтожена, подшита в дела, возвращена после отправления, переведена на другой вид учета. При проставлении в учетных формах отметок о таком движении документов также могут случаться ошибки, которые при определенных обстоятельствах создают основу для утраты документов и (или) несвоевременного обнаружения утрат. Поэтому про­верки правильности регистрации документов и проставления отметок об их движении должны быть составными частями проверок наличия доку­ментов. Проверки направлены и на выявление неучтенных по каким-либо причинам конфиденциальных документов, установление этих причин и взятие таких документов на учет.

"Положение о порядке обращения со служебной информацией огра­ниченного распространения" предусматривает проведение проверок наличия документов не реже одного раза в год, допуская тем самым воз­можность их проведения только один раз в год. Однако при такой пери­одичности резко снижается вероятность своевременного обнаружения утрат документов и их нахождения. Чем чаще проводятся проверки, тем больше гарантий обеспечения сохранности документов.

Проверками должны быть охвачены не только документы, но и дела, а также носители конфиденциальной информации.

Проверки правильности регистрации и фактического наличия доку­ментов частично проводятся в процессе выдачи их исполнителям и последующего возврата. Однако такие проверки не охватывают все документы и все необходимые проверочные операции. Поэтому следует осу­ществлять комплексные плановые проверки фактического наличия доку­ментов, дел и носителей и правильности отметок об их регистрации и движении.

Наиболее оптимальными видами проверок и сроками их проведения являются:

- проверки правильности проставления регистрационных данных но­сителей, документов, дел и учетных журналов (картотек) - сразу после регистрации;

- проверки правильности проставления отметок 0 движении носителей, документов и дел, независимо от времени их регистрации, - сразу после проставления отметок или при невозможности проведения сразу после проставления отметок - по истечении каждого квартала;

- проверки фактического наличия всех носителей и всех не подшитых в дела и не переведенных на учет выделенного хранения изданных и поступивших документов, независимо от времени их регистрации, - один раз в квартал по истечении квартала (квартальные проверки);

- проверка фактического наличия всех дел, документов выделенного хранения и учетных журналов (картотек), зарегистрированных в истекшем и предыдущих годах, - один раз в год по истечении года (годовая проверка).

Эти виды проверок и сроки их проведения позволяют своевременно выявлять ошибки, допущенные при регистрации документов и произ­водстве отметок об их движении, осуществлять систематический конт­роль за наличием документов, при этом более тщательный в отношении документов, не сброшюрованных и не подшитых в дела, а, следователь­но, подвергающихся большей опасности утраты. В то же время такой состав проверок и такая периодичность их проведения дают возмож­ность избежать повтора проверочных операций, за исключением прове­рок фактического наличия части носителей и не подшитых в дела доку­ментов.

Кроме того, существуют так называемые нерегламентные проверки фактического наличия документов, которые проводятся по мере возник­новения необходимости в них.

Проверочные операции может осуществлять сотрудник подразделе­ния конфиденциального делопроизводства, регистрировавший докумен­ты и производивший отметки об их движении. Но для некоторых операций это не лучший вариант, поскольку у сотрудника притупляется внимание к записям, сделанным им самим. Этот вариант целесообразно использо­вать при проверках правильности проставления регистрационных дан­ных носителей, документов, дел и учетных журналов (картотек), в том чис­ле при проверках отметок, о возврате ранее отправленных документов, т.к. регистрационные данные дополнительно проверяются в процессе передачи-приема носителей, документов и дел между исполнителями и подразделением конфиденциального делопроизводства.

Самым оптимальным вариантом для других видов проверок явля­ется проведение их одновременно двумя сотрудниками, одним из ко­торых должен быть сотрудник, осуществлявший регистрацию докумен­тов, дел и носителей и проставлявший отметки об их движении. При этом каждый из сотрудников не дублирует проверочные операции, а выполняет определенную их часть. Например, один сотрудник называ­ет учетные данные на документе, другой проверяет их соответствие в учетных формах или один называет данные учетных форм, другой про­веряет их соответствие в других учетных формах, сопроводительных документах, делах и т.д. Это повышает качество проверок и ускоряет их проведение.

В целях обеспечения контроля за проведением всех необходимых проверочных операций и избежания их дублирования необходимо про­ставлять соответствующие отметки о проверках.

Отметки о проверках правильности регистрации носителей, докумен­тов, дел и учетных журналов (картотек), а также правильности записей о возврате документов проставляются условным обозначением, например: "ь", "+" и др.

Отметки о проверках фактического наличия носителей, документов, дел и учетных журналов (картотек) целесообразно проставлять датами проверок, поскольку, как уже отмечалось, такие проверки частично повто­ряются и по дате можно отличить одну проверку от другой. Отметки до­пускается производить карандашом, чтобы при необходимости можно было их вытереть, например, с целью освобождения места для проставления последующих отметок.

Проверки правильности производства отметок о движении носите­лей, документов и дел заверяются подписями с проставлением даты.

При проведении проверок необходимо руководствоваться следую­щими принципами:

- охват проверочными операциями всех подлежащих проверке документов, дел и носителей, всех учетных форм, в которых зафиксированы проверяемые реквизиты, и всех необходимых сопроводительных (оправдательных) материалов о движении документов;

- проведение проверок наличия документов по схеме: сначала документ, потом учетные данные на него (от документа к формам учета), обеспечивает большую возможность обнаружения неучтенных конфиденциальных документов;

- фиксация конечных результатов проверок.

По результатам произведенных в течение квартала проверок пра­вильности проставления отметок о движении документов, дел, носителей и фактического наличия носителей и документов составляется акт по следующей форме:

Наименование предприятия

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя предприятия

(подпись, инициалы, фамилия, дата)

АКТ____________

____________№________

_________________

(место составления)

О проверке движения и наличия

конфиденциальных носителей,

документов и дел за _________ квартал

Составлен:

(инициалы, фамилии лиц, проводивших проверку)

В период с по 200_ г. проведена проверка:

- правильности произведенных в течение квартала отметок о движении носителей, документов и дел, независимо от времени их регистрации;

- фактического наличия всех носителей, изданных и поступивших документов с просчетом листов, независимо от времени их регистрации.*

В результате проверки установлено:

1. Все отметки о движении документов, дел и носителей соответствуют сопроводительным (оправдательным) материалам, а также новому местонахождению подшитых и переведенных на учет выделенного хранения документов:**

2. Все подлежавшие проверке документы и носители находятся в наличии; ***

3. ________ документов (носителей, дел) не зарегистрированы по фермам

(количество)

учета (указываются раздельно носители, дела, документы по каждому виду учета); ****

4. Имеются следующие ошибки и нарушения в учете и хранении документов, дел, носителей

(перечисляются ошибки, нарушения и меры, принятые по их устранению).*****

_________

_________

(подписи)

_________________________________________________________________________________________________

* Если рабочие и стенографические тетради проверялись без просчета листов, то это фиксируется в скобках или примечании.

** Если в процессе проверки были обнаружены факты несоответствия, то пишется: «кроме», с указанием по каждому документу (носителю, делу) в чем они проявились.

*** Если не все в наличии, то пишется: «кроме», с указанием учетных номеров документов или носителей.

**** Пункт включается в акт при наличии незарегистрированных документов, носителей и дел.

***** Пункт включается в акт при выявлении ошибок и нарушений.

По результатам годовой проверки составляется акт по следующей форме:

Наименование предприятия

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя предприятия

(подпись, инициалы, фамилия, дата)

АКТ

_______№________

_________________

(место составления)

О проверке наличия конфиденциальных дел,

документов и учетных журналов

(картотек) за ______ год

Составлен:______________________________________________

(инициалы, фамилии лиц, проводивших проверку)

В период с ___________ по _______ 200_ г. проведена проверка:

- фактического наличия всех дел и документов выделенного хранения, зарегистрированных в истекшем и предыдущих годах (без просчета листов);

- фактического наличия учетных журналов (картотек), зарегистрирован­ных в истекшем и предыдущих годах (без просчета листов, карточек);

- закрытия всех регистрационных номеров в журналах (картотеках) учета изданных, поступивших документов и носителей, зарегистрированных в истек­шем году.

В результате проверки установлено:

1. Все подлежавшие проверке дела, документы выделенного хранения и учетные журналы (картотеки) находятся в наличии;*

2. Все регистрационные номера в журналах (картотеках) учета закрыты;

3. ___________ дел (документов выделенного хранения) не зарегистрированы по формам учета.**

(количество)

_________

_________

(подписи)

_________________________________________________________________________________________________

* Если не все в наличии, то пишется: «кроме», с указанием учетных номеров документов или индексов (номеров)

и года дел (журналов).

** Пункт включается в акт при наличии незарегистрированных дел или документов.

При наличии заключения комиссии по фактам утрат или выявления неучтенных дел, документов выделенного хранения и журналов учета оно прилагается к акту проверки с отражением в реквизите "Отметка о на­личии приложения".

11. СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Какую цель ставит перед собой организация, переходящая на электронный документооборот?

В первую очередь руководство волнует вопрос об экономической эффективности использования систем электронного документооборота. На этапе принятия решения о выборе и внедрении системы электронного документооборота от представителя заказчика порой приходится слышать примерно такие рассуждения: "А зачем вообще надо внедрять системы электронного документооборота?"; "Какой экономический эффект даст внедрение СЭД?"; "Сотни лет люди работают с бумагой. Почему бы и нам не работать также?"; "Внедрение информационных систем вообще и электронного документооборота в частности требует серьёзных капиталовложений. Лучше мы потратим эти деньги на модернизацию основных производственных фондов"... Иногда похожие рассуждения преподносятся в несколько провокационной форме: "Мол, я догадываюсь, что внедрение системы электронного документооборота - это модно, перспективно, современно и даже выгодно. Но вы убедите меня в этом!".
Говоря о различных факторах повышения эффективности деятельности организации при внедрении системы электронного документооборота, необходимо, прежде всего, договориться о том, как определяется та самая эффективность. Согласно общему определению, будем рассматривать эффективность как достигаемый результат деятельности, отнесенный к затратам на его достижение.

Эффективность = Результат/Затраты

Как видно из данного определения, повышать эффективность деятельности организации можно по меньшей мере двумя путями: сокращая затраты и/или увеличивая результат. Хорошие системы электронного документооборота позволяют реализовать оба варианта. Образно говоря, внедрение таких систем дает организации возможность меньше тратить и больше зарабатывать. Рассмотрим, в первую очередь, факторы, способствующие снижению затрат:

Фактор 1 - Сокращение затрат на бумажные документы

Фактор 2 - Сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников

Фактор 3 - Ускорение информационных потоков

Фактор 4 - Изменение корпоративной культуры

Для оценки возможного экономического эффекта от внедрения системы электронного документооборота необходимо знать, какое время сотрудники организации тратят на выполнение рутинных, непроизводительных операций над документами. Согласно оценкам западных консалтинговых компаний, доля таких операций может составлять до 20-30% всего рабочего времени. Каждый, кто хоть раз пытался согласовать какой-либо документ в российских бюрократических организациях, знает, что на это может уйти и 60 и 70% рабочего времени. Достаточно точное представление о таких затратах можно получить, проведя исследование существующего документооборота и измерив соответствующие показатели.

Основные задачи, решаемые системами документооборота

Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией, из которых наиболее часто встречаются следующие:

• обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.

• поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам.

• поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.

• протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности).

• оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.

• исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.

• Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Основные факторы, влияющие на решение о выборе системы

• Требования по объему хранения. Если у вас много документов (по объему хранения), необходимо выбрать систему, поддерживающую иерархическое структурное хранение (HSM - HierarchalStorageManagement). Этот механизм хранит наиболее активно используемые данные на наиболее быстрых, но и наиболее дорогих носителях, в, то время как реже используемая информация автоматически переносится на медленные и дешевые носители.

• Наличие формализуемых процедур, требующих поддержки их выполнения и автоматизации контроля (подготовки документов определенного типа, выполнения стандартных функций организации и т. д.).

• Необходимость автоматизации административного управления организацией. Степень сложности организационной структуры.

• Наличие территориально распределенных подразделений. Этот фактор накладывает определенные требования к удаленному доступу, к репликации данных и т.д.

• Наличие бумажного архива большого объема. Некоторые системы документооборота поставляются с уже интегрированными подсистемами массового ввода документов.

• Наличие не удовлетворяющей текущим потребностям системы документооборота.

• Необходимость в развитой маршрутизации документов, в управлении потоками работ (workflowmanaging). Как продолжение этой необходимости - потребность в поддержке произвольных бизнес-процессов, возможно работающих совместно с прикладными системами поддержки этих процессов.

• Требования по срокам хранения документов. При больших сроках хранения (десятки лет) стоит серьезно подумать об организации параллельного архива на микрофильмах.

• Требования к "открытости", расширяемости системы. Возможность интеграции с существующими информационными системами и использования имеющегося оборудования.

• Необходимость хранения изображений документов. Использование в организации специфических форматов хранения документов. Необходимость поддержки инженерных и конструкторских задач, других особенностей деятельности предприятия.

• Необходимость развитых средств поиска информации. Полная поддержка системой языков имеющихся в организации документов.

• Требования к безопасности (шифрование, организация доступа и т. д.). Возможность использования уже имеющихся в информационной инфраструктуре организации механизмов доступа в системе документооборота.

• Требования по соответствию определенным стандартам: внутренним, отраслевым, ГОСТ, международным стандартам по контролю качества, уровню организации хранения информации.

Проблемы внедрения системы документооборота

Существуют общие практически для любых организаций проблемы, которые приходится решать при реализации, внедрении и сопровождении систем электронного документооборота. Ниже перечислены основные из них.

• Консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться. Боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота.

• Фактор директора - нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы.

• Постоянные структурные изменения в организации, слабая формализация бизнес-процессов.

• Необходимость обеспечения юридической силы документов (после принятия закона об электронной подписи этот фактор начнет терять свою значимость).

• Необходимость взаимодействовать с внешним "бумажным" миром, в особенности, если это касается параллельных структур в ассоциированных организациях или ведомствах, с которыми идет постоянная работа.

Кроме этих, существуют специфические для определенных типов организаций проблемы, их детальный анализ может стать предметом отдельной статьи.

Общая классификация систем документооборота

Любая система документооборота может содержать элементы каждой из приведенных ниже категорий, но большинство из них имеют конкретную ориентацию в одной из областей, связанную в первую очередь с позиционированием продукта.

• Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы - ЭА). Электронный архив - это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации. Некоторые системы особенно выделяются за счет развитых средств полнотекстового поиска: нечеткий поиск, смысловой поиск и т. д., другие - за счет эффективной организации хранения: HSM, поддержка широкого диапазона оборудования для хранения информации и т. д.

• Системы с развитыми средствами workflow (WF). Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая "жесткая маршрутизация"). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом "работа" (work). Системы такого типа называют системами workflow - "поток работ" (к сожалению, для этого термина нет точного эквивалента в русском языке). К работам могут быть привязаны документы, но не документы являются базовым объектом этих систем. С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы.

• Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Эти "гибридные" системы, которые обычно сочетают в себе элементы двух предыдущих. При этом базовым понятием в системе может быть как сам документ, так и задание, которое нужно выполнить. Для управления организацией нужна как "жесткая", так и "свободная" маршрутизация, когда маршрут движения документа назначает руководитель ("расписывает" входящий документ), поэтому обе технологии в том, или ином виде могут присутствовать в таких системах. Эти системы активно используются в государственных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов. При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируют их исполнение. При внедрении таких систем на крупных предприятиях важно определить, предоставляет ли система возможность эффективного администрирования, обработки больших объемов информации, интеграции с автоматизированными системами управления производством, масштабируемости, поэтапного внедрения, учета территориальной распределенности, сложной организационной структуры, ролевого принципа организации доступа и т. д.

Перечень основных систем документооборота, представленных в России

Docs Fusion и Docs Open

Documentum

LanDocs

Microsoft SharePoint Portal Server

Optima Workflow

"БОСС-Референт"

"Дело"

"Евфрат"

2