Практическая работа "Работа с базой данных"

Цель занятия: изучить приемы и методы анализа данных в программе Microsoft Access.

Задачи:

• учебная – освоить мастер подстановок, сортировку данных, формирование отчетов и запросов

• воспитательная – воспитание аккуратности и внимательности при выполнении работ.

• развивающая – совершенствовать навыки работы с персональным компьютером

Время на выполнение работы: 90мин

Оборудование, технические средства и инструменты:

1. Компьютер;

2. Браузер Internet Explorer (или его аналог);

3. Программа Microsoft Access.

4. Карточки с заданием

Ход практического занятия:

1. Для выполнения данного задания необходимо изучить теоретический материал по данной теме.

2. Оформить документ в соответствии с заданиями:

Теоретический материал:

Для ускорения ввода данных используется Мастер подстановок. Он позволяет использовать данные ранее созданной таблицы для формирования нового столбца связанной таблицы.

Сортировка данных предполагает переупорядочивание строк в соответствии с заданными критериями

Фильтрация данных позволяет выбрать только те значения, которые соответствуют условиям отбора, скрыв оставшиеся.

Запросы предназначены для упрощения анализа данных – они позволяют выбирать данные из нескольких таблиц и представлять их в виде, удобном для принятия управленческого решения.

Задание1.

Для ускорения ввода данных используется Мастер подстановок. Так, например, при вводе исходных данных в таблицу Продажи щелчок по полю Код товара позволяет открыть отсортированный список товаров, внесенных в ключевую таблицу (рис. 1).

Рис. 1 – Пример использования Мастера подстановок

Если одно из полей имеет тип Дата/Время, при вводе дат можно использовать встроенный календарь. После установки курсора в поле ввода справа от него появляется значок Календаря. Щелчок по значку позволяет открыть диалоговое окно, в котором выбирается интересующая дата. Она будет автоматически введена в текущую строку в формате ДД.ММ.ГГГГ. Для сохранения изменений достаточно закрыть текущую таблицу (рис. 2).

Рис. 2 – Использование встроенного Календаря

Для проверки соблюдения целостности данных при работе с таблицами откроем таблицу Товары в режиме Таблицы и изменим одно из значений в поле Код товара.

Рис. 3 – Таблица Товары

Перейдем в таблицу Продажи и убедимся, что изменения была автоматически внесены в исходные данные. Следует обратить внимание, что при изменении одного из кодов товаров данные в таблице были заново отсортированы в порядке возрастания кода (рис. 4).

Рис.4 – Таблица Продажи

Удалим один из введенных товаров в таблице Товары. Для этого выделим интересующую строку и нажмем клавишу Delete (рис. 5).

Рис. 5 – Редактирование записей таблицы Товары

Microsoft Access выведет на экран диагностическое сообщение, предупреждающее о невозможности восстановления удаленных записей (рис. 6).

Рис. 6 – Диагностическое сообщение

Вид таблицы Товары после удаления данных приведен на рис. 7.

Рис. 7 – Таблица Товары

После изменения данных в ключевой таблице будут изменены связанные с ними данные в других таблицах. Вид таблицы Продажи после удаления данных приведен на
рис. 8.

Рис. 8 – Таблица Продажи

Следует помнить, что некоторые действия по преобразованию таблиц являются необратимыми!

Рассмотрим процесс сортировки данных в таблице Товары по имени товара в алфавитном порядке. Установим курсор в поле Наименование и выполним щелчок по по кнопке раскрывающегося списка, расположенной правее имени поля в Режиме таблицы.

Рис. 9 - Сортировка данных в таблице Товары

Результат представлен на рис. 10

Рис. 10 – Результат сортировки данных таблицы Товары

Для просмотра данных, относящихся к продаже конкретного вида товаров, откроем таблицу Продажи и выполним щелчок по кнопке раскрывающегося списка, расположенной правее имени поля в Режиме таблицы. Выберем опцию Числовые фильтрыРавно
(Рис. 11).

Рис. 11 – Использование Числовых фильтров

В открывшемся диалоговом окне вводится конкретное значение поиска (Рис. 11).

Рис. 11 – Установление параметра поиска

Результат можно оценить на рис. 12.

Рис. 12 – Результаты поиска

Для возврата исходных значений повторно открывают раскрывающийся список и устанавливают опцию Выделить все.

Рис.13 - Возврат исходных значений

Если фильтрация осуществляется по полю Дата продажи, вид раскрывающегося списка несколько изменится – в нем будут отображены дополнительные опции. Выберем опцию Фильтры датНа этой неделе.

Рис. 14 – Дополнительны опции фильтрации по полю Дата продажи

Результат можно оценить на рисунке 15.

Рис. 15 – Результат фильтрации по полю Дата продажи

Выполним поиск проданных товаров по номеру конкретной карточки. Для этого откроем таблицу Продажи, перейдем на любую запись в поле и выберем опцию Найти ( ) поля Найти вкладки Главная. Появится диалоговое окно Поиск и замена. Введем номер искомой карточки.

Рис. 16 - Диалоговое окно Поиск и замена

Найденные значения будут последовательно подсвечиваться на экране контрастным цветом. Для перехода к следующему значению используется кнопка Найти далее (рис. 17).

Рис. 17 – Найденные значения

Выполним замену номера корточки на новый. Вызовем диалоговое окно Поиск и замена, перейдем на вкладку Замена и введем значения, указанные на рис. 18

Рис. 18 – Установление значений Замены

Система выдаст диагностическое сообщение о потенциальной опасности выполнения операции. Для подтверждения следует нажать кнопку Да.

Рис.19 – Диагностическое сообщение операции Замена

Результат можно оценить на рис. 20.

Рис. 20 – Результат операции Замена

Создадим запрос для расчета новой цены, вычисляющей скидку в размере 10% от цены. Вызовем Конструктор запросов ( ), расположенный в поле Другие вкладки Создание (рис. 21).

Рис. 21 – Вызов Конструктор запросов

В результате откроется диалоговое окно для выбора таблиц, по данным которых будет осуществляется поиск информации, соответствующей запросу (рис. 22).

Рис. 22 – Диалоговое окно для выбора таблиц

Для добавления таблицы в запрос выполняют щелчок по имени таблицы, а затем по кнопке Добавить. Аналогично поступают со всеми интересующими таблицами.

В верхней части Конструктора запросов при этом автоматически появятся имена таблиц с перечнем соответствующих полей и заданными связями (рис. 23).

Рис. 23 – Диалогове окно Конструктора запросов

В нижней части Конструктора запросов в поле Поле из раскрывающегося списка выбирают параметр поиска, причем особенно внимательно следят за соответствием имени таблицы.

С помощью Построителя создаем вычисляемое поле. Для этого в верхней строке свободного столбца выполняем щелчок правой клавиши мыши и из контекстного меню выбираем опцию Построить (рис. 24).

Рис. 24 – Оконо Построителя

В результате будет открыто диалоговое окно Построитель выражений (Рис. 25)

Рис. 25 – Окно Построителя выражений

Используя имеющиеся в диалоговом окне элементы, задаем формулу для расчета значений вновь создаваемого поля, закрываем окно и вводим новое имя запроса (рис. 26).

Рис. 26 – Ввод имени запроса

Затем запрос отправляем на исполнение, дважды щелкнув по его имени левой клавишей мыши. Имя запроса указывается в левой части рабочей области экрана.

Рис. 27 – Имя запроса на рабочей области экрана

Результат выполнения запроса представлен на рис. 28. Следует обратить внимание, что к исходной структуре таблицы добавлено новое поле, и значения рассчитаны в соответствии с введенной формулой.

Рис. 28 – Результат выполнения запроса

Запрос позволяет задать условие отбора. Для этого по описанной ранее технологии в запрос добавляют таблицы и выбирают интересующие поля. Затем указывают условия отбора: [Введите Номер карточки на скидку], рис. 29.

Рис. 29 – Задание условия отбора в Пострителе

После сохранения запроса и запуска его на выполнение Microsoft Ассеss запросит указанный ранее параметр. В данном случае – Номер карточки на скидку (рис. 30).

Рис. 30 – Ввод значения параметра

Результат выполнения запроса представлен на рис. 31.

Рис. 31 – Результаты выполнения запроса

Интересный анализ можно провести, задавая в качестве условия отбора Дату продаж.

Рис. 32 – Условия отбора по Дата продаж

Результат выполнения запроса представлен на рис. 33

Рис. 33 – Результат выполнениия запроса

Для создания итоговых запросов, включающих обобщающие характеристики, необходимо наличие поля Групповая операция. Оно вызывается щелчком по кнопке Итоги ( ) поля Показать или скрыть вкладки Конструктор (рис. 34).

Рис. 34 – Вызов поля Итоговая операция с помощью кнопи Итоги

Для формирования запроса необходимо задать параметры, представленные на рис.

Рис. 35 – Формирование Итогового запроса

Результат выполнения запроса представлен на рис. 36

Рис. 36 – Результат Итогового запроса

Контрольные вопросы:

1. Опишите назначение и использование Мастера подстановок.

2. Опишите последовательность действий при добавлении и удалении полей в Режиме таблицы и в режиме Конструктор.

3. Опишите последовательность действий при смене типа и формата полей.

4. Опишите последовательность действий при изменении первичных ключей.

5. Опишите последовательность действий при удалении и создании связей между таблицами.

6. Опишите приемы сортировки записей в таблицах по одному и нескольким признакам.

7. Опишите приемы фильтрации записей в таблицах по одному и нескольким признакам.

8. Опишите последовательность действий при замене данных.

Оформление результатов работы

Оформить работу в соответствии с заданиями.

Ответить на контрольные вопросы.

Сформулировать выводы по результатам работы.

Сдать и защитить работу.

Список рекомендуемой литературы

Основные источники:

1. Цветкова М.С., Хлобыстова И.Ю. Информатика: учеб. для студ. учреждений сред. проф. образования. — М.: Издательский центр «Академия», 2017.

Дополнительные источники:

1. Гуда А.Н., Бутакова М.А., Нечитайло Н.М., Чернов А.В. Информатика. Общий курс: Учебник – 3-е изд.- М.: Издательско-торговая корпорация №Дашков и К»; Ростов н/Д: Наука-спектр, 2009

2. Михеева Е.В. Практикум по информационным технологиям в профессиональной деятельности: учеб. для студ. Учреждений сред. проф. образования – 12-е изд., стер. – М.: Издательский центр «Академия», 2013.

3. Цветкова М.С., Хлобыстова И.Ю. Информатика и ИКТ: практикум для профессий и специальностей естественно-научного и гуманитарного профилей : учеб. пособие для студ. учреждений сред. проф. образования. — М., 2014.

4. Плотникова Н.Г. Информатика и информационно-коммуникационные технологии (ИКТ): Учебное пособие / Н.Г. Плотникова. - М.: ИЦ РИОР: НИЦ ИНФРА-М, 2014. - 124 с.

5. Сергеева И.И. Информатика: Учебник / И.И. Сергеева, А.А. Музалевская, Н.В. Тарасова. - 2-e изд., перераб. и доп. - М.: ИД ФОРУМ: НИЦ Инфра-М, 2013. - 384 с

6. Гришин В.Н., Панфилова Е.Е. Информационные технологии в профессиональной деятельности: учеб. пособие для студ. сред. проф. образования / В.Н. Гришин— М.: Ид «Форум» - Инфра - М, 2013. — 416 с.

7. Михеева Е.В. Информационные технологии в профессиональной деятельности. Технические специальности: учебник для студ. учреждений сред. проф. образования/Е.В. Михеева, О.И. Титова. — М.: Издательский центр «Академия», 2014. — 416 с.

8. Малясова С.В. Информатика и ИКТ: пособие для подготовки к ЕГЭ: учеб. пособие для учреждений нач. и сред. проф. образования/С.В. Малясова, С.В. Демьяненко; под редакцией М.С. Цветковой. — М.: Издательский центр «Академия», 2013. — 304 с.

9. Федотова, Е.Л. Информационные технологии в профессиональной деятельности: Учебное пособие/Е.Л. Федотова. - М.: ИД ФОРУМ, НИЦ ИНФРА-М, 2012. - 368 c.

Интернет-ресурсы:

1. http://www.edu.ru/index.php?page_id=6 Федеральный портал Российское образование

2. edu.ru - ресурсы портала для общего образования

3. allbest -   "Союз образовательных сайтов" 

4. fipi  ФИПИ - федеральный институт педагогических измерений

5. ed.gov - "Федеральное агентство по образованию РФ".

6. obrnadzor.gov - "Федеральная служба по надзору в сфере образования и науки"

7. mon.gov - Официальный сайт Министерства образования и науки Российской Федерации

8. rost.ru/projects - Национальный проект "Образование". 

9. edunews - "Все для поступающих"

10. window.edu.ru - Единое окно доступа к образовательным ресурсам