Создания связей между таблицами. Редактирование данных таблицы. Редактирование структуры таблицы.

Обработка информации средствами Microsoft Access

Создания связей между таблицами. Редактирование данных таблицы.

Редактирование структуры таблицы .

15.10.23

Видеоуроки

Какие типы связей между таблицами существуют в БД Access

• https :// www.youtube.com/watch?v=UegJJ44pg2o

ПОШАГОВОЕ создание схемы данных в базе данных Access

• https:// www.youtube.com/watch?v=LnvgiOpYyOk

Как создать запросы в Microsoft Access за 10 минут

• https:// www.youtube.com/watch?v=GsHb4YHhJG8

Зачем нужны связи

• Основным элементом БД является таблица.
• Количество таблиц может быть неограниченно.

БД «Колледж»

Колледж

Успеваемость

Студенты

Группы

Дисциплины

Дисциплина

Группы

Колледж

Студенты

Успеваемость

Назначений связей в БД

• В реляционной БД связи позволяют избежать избыточности данных.
• Количество операций ввода данных в БД (некоторые данные вводятся автоматически из других таблиц).
• Связи между таблицами в БД используются при формировании запросов, разработке форм, при создании отчетов.

Назначений связей в БД

Связи между таблицами являются необходимым элементом структуры БД. Для того, чтобы связь была возможна, таблицы должны иметь общие поля . Чаще всего в одной таблице для связи используется ключ , а в другой таблице это поле не является ключом и называется " внешним ключом ".

Назначений связей в БД

Например, для сопоставления сведений о студентах и о соответствующих им оценкам, следует определить связь по полю "Код" в двух таблицах:

Первичный ключ (PRIMARY KEY)

Первичный ключ ( primary key) это атрибут в каждой таблице, который однозначно описывает каждую запись

ID_студента

ФИО

Возраст

Назначений связей в БД

Например, для сопоставления сведений о студентах и о соответствующих им оценкам, следует определить связь по полю "Код" в двух таблицах:

ID-код оценки

оценка

предмет

...

ID студента

ID-код студента

ФИО

…

Первичный ключ

Первичный ключ

Назначений связей в БД

Внешний ключ - это первичный ключ из другой таблицы, который используется для связи данных двух таблиц.

ID-код оценки

оценка

предмет

...

ID студента

ID-код студента

ФИО

…

Внешний ключ

В этом примере поле id_студента используется для связи студента и его оценок.

Структура БД «Колледж»

Колледж

Дисциплины

Группы

Успеваемость

Студенты

Дисциплина

Группы

Колледж

Студенты

Успеваемость

Дисциплина

Код дисциплины

Название

Кол-во часов

Группы

Код группы

Название

Курс

Семестр

Колледж

Успеваемость

Код оценки

Код дисциплины

Название дисциплины

Код студента

Оценка

Вид контроля

Студенты

Код студента

Код группы

Фамилия И.О.

Пол

Дата рождения

Место рождения

Дисциплина

Код дисциплины

Название

Кол-во часов

Группы

Описание поля

Код группы

Название

Курс

Семестр

Колледж

Успеваемость

Код оценки

Код дисциплины

Название дисциплины

Код студента

Оценка

Вид контроля

Студенты

Код студента

Код группы

Фамилия И.О.

Пол

Дата рождения

Место рождения

ВЫВОДЫ:

• Связь осуществляется путем сопоставления данных в ключевых столбцах (обычно это столбцы, имеющие в обеих таблицах одинаковые названия и одинаковые типы величин ).
• В большинстве случаев сопоставляются первичный ключ одной таблицы , содержащий для каждой из строк уникальный идентификатор, и внешний ключ другой таблицы .

Связи между таблицами

После того, как определены поля для связи, следует оценить тип связи.

Виды связей между таблицами:

Связь

Один-к-одному

Один-ко-многим

Многие-ко-многим

Связь "один ко многим"

Наиболее распространенный вид связи. При такой связи каждой строке таблицы А может соответствовать множество строк таблицы Б, однако каждой строке таблицы Б может соответствовать только одна строка таблицы А.

• Связь "один ко многим" создается в том случае, когда только на один из связываемых столбцов наложено ограничение уникальности или он является первичным ключом.
• В Microsoft Access сторона связи "один ко многим", которой соответствует первичный ключ, обозначается символом ключа. Сторона связи, которой соответствует внешний ключ, обозначается символом бесконечности .

Связи "многие ко многим"

• При установлении связи "многие ко многим" каждой строке таблицы А может соответствовать множество строк таблицы Б и наоборот.
• Такая связь создается при помощи третьей таблицы, называемой соединительной, первичный ключ которой состоит из внешних ключей, связанных с таблицами А и Б.

Связи "один к одному"

Этот вид связи используется редко, поскольку в такой ситуации связываемые данные обычно можно хранить в одной таблице . Использовать связь вида "один к одному" можно в указанных ниже случаях.

• Чтобы разделить таблицу, содержащую слишком много столбцов.

• Чтобы изолировать часть таблицы по соображениям безопасности.

• Для хранения данных кратковременного использования, удалить которые проще всего путем очистки таблицы.

• Для хранения данных, имеющих отношение только к подмножеству основной таблицы.

Связи "один к одному"

• Каждой строке таблицы А может соответствовать только одна строка таблицы Б и наоборот. Связь "один к одному" создается в том случае, когда оба связанные столбца являются первичными ключами или на них наложены ограничения уникальности.

Создание связей.

Замечание

• Перед началом создание связей НУЖНО проверить соответствие типов данных в соответствующих ключах!

Установка связей между таблицами в СУБД Access

Создание связей.

• Для создание связей между таблицами необходимо войти на ленту Работа с базами данных.
• И выбрать команду Схема данных.

Связи между таблицами

Для определения связей между таблицами следует:

• закрыть все открытые таблицы и выполнить команду меню \Сервис\Схема данных
• добавить таблицы в окно “Схема данных”;
• перенести с помощью мыши ключевое поле одной таблицы в другую,
• определить тип связи (1:1, 1:М, М:1) (двойной щелчок по линии связи открывает окно определения типа связей).

Создание связей.

3. Далее добавляем необходимые поля.

Создание связей.

4. После этого устанавливаем связи между таблицами.

появится активное диалоговое окно " Добавление таблицы " на фоне неактивного окна Схема данных .

В появившемся диалоговом окне Добавление таблиц необходимо выделить имена таблиц и нажать кнопку Добавить ,

при этом в окне " Схема данных " добавляются таблицы. После появления всех таблиц в окне Схема данных необходимо закрыть окно Добавление таблицы, щелкнув левой кнопкой мыши на кнопке Закрыть.

Следующий шаг - это установка связей между таблицами в окне Схема данных, перенести с помощью мыши ключевое поле одной таблицы в другую,

В появившемся окне диалога "Изменение связей" необходимо активизировать флажки: "Обеспечить целостность данных", "каскадное обновление связанных полей" и "каскадное удаление связанных записей", убедиться в том, что установлен тип отношений один-ко-многим и нажать кнопку Создать.

В окне Схема данных появится связь один-ко-многим между таблицами Группы студентов и Студенты. Аналогичным образом надо связать поля КодСтудента в таблицах Студенты и Успеваемость, а затем поля КодДисциплины в таблицах Успеваемость и Дисциплины. В итоге получим Схему данных, представленную на рисунке.

• После установки связей между таблицами, окно Схема данных необходимо закрыть. Далее необходимо осуществить заполнение всех таблиц.

СОЗДАНИЕ ЗАПРОСОВ

ТИПЫ ЗАПРОСОВ

• на выборку

• итоговые запросы
• запросы с параметром
• запросы типа «внешнее объединение»
• на обновление
• на добавление
• на удаление
• перекрестный запрос
• создание таблиц.

Что такое запросы?

• Запрос – это средство выбора необходимой информации из базы данных.
• Запрос – это вопрос, сформированный по в отношению к базе данных, и есть запрос.

ЗАПРОС НА ВЫБОРКУ

Вид запроса

Окно: добавление таблицы

Бланк построения запроса QBE

Поле – указывает имена полей, которые участвуют в запросе

Имя таблицы – имя таблицы, с которой выбрано это поле

Сортировка – указывает тип сортировки

Вывод на экран – устанавливает флажок просмотра поля на экране Условия отбора   - задаются критерии поиска

Или – задаются дополнительные критерии отбора

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПОСТРОИТЕЛЯ ВЫРАЖЕНИЙ

СОЗДАНИЕ ЗАПРОСА С ПОМОЩЬЮ МАСТЕРА ЗАПРОСОВ

ЗАПРОСЫ С ПАРАМЕТРОМ

АНАЛИЗ ДАННЫХ С ПОМОЩЬЮ ЗАПРОСОВ

Анализ данных может выполняться с помощью:

• перекрестных запросов, которые позволяют выполнить некоторую обработку таблиц с целью получения сводных данных;
• статистических функций, которые позволяют выполнять различного рода расчеты;
• мастеров, которые позволяют отыскать в таблице повторяющиеся записи и записи, для которых отсутствуют подчиненные записи в связанной таблице;
• сводных таблиц и сводных диаграмм – аналогов соответствующих средств Excel.

ПЕРЕКРЕСТНЫЕ ЗАПРОСЫ

Перекрестные запросы – это запросы, в которых происходит статистическая обработка данных, результаты которой выводятся в виде таблицы.

Достоинства:

• возможность обработки значительного объема данных и вывода их в формате, который подходит для автоматического создания графиков и диаграмм;
• простота и скорость разработки сложных запросов с несколькими уровнями детализации.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ МАСТЕРА ЗАПРОСОВ

ПЕРЕКРЕСТНЫЕ ЗАПРОСЫ

Требования к созданию перекрестного запроса:

• наличие поля - заголовка строки,
• наличие поля - заголовка столбца,
• наличие одного поля вычисляемого значения.

Поля, являющиеся заголовками строк и столбцов должны иметь в строке "Групповая операция" установку "Группировка".

Для поля - значения необходимо выбрать в "Групповой операции" какую-либо групповую функцию, или выражение, содержащее групповую операцию.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ КОНСТРУКТОРА

Сп

Дисциплина

Код дисциплины

Название

Кол-во часов

Группы

Описание поля

Код группы

Название

Курс

Семестр

Колледж

Успеваемость

Код оценки

Код дисциплины

Название дисциплины

Код студента

Оценка

Вид контроля

Студенты

Код студента

Код группы

Фамилия И.О.

Пол

Дата рождения

Место рождения

После создания структуры таблиц (Студенты, Группы студентов, Дисциплины, Успеваемость) для сущностей базы данных "Деканат" необходимо установить связи между таблицами. Связи между таблицами в БД используются при формировании запросов, разработке форм, при создании отчетов. Для создания связей необходимо закрыть все таблицы и выбрать команду "Схема данных" из меню Сервис, появится активное диалоговое окно "Добавление таблицы" на фоне неактивного окна Схема данных.