Тема: Инвентаризация

Инвентаризация товарно-материальных ценностей

• Инвентаризация – способ выявления фактического наличия активов финансовых обязательств и сопоставления их с данными бухгалтерского учета .

Виды инвентаризации

По назначению

По объему

По методу проведения

• Выборочная
• Выборочная

• Сплошная
• Сплошная

• Плановая Внеплановая Повторная Контрольная
• Плановая
• Внеплановая
• Повторная
• Контрольная

• Полная
• Полная

• Частичная
• Частичная

Задачи инвентаризации

• 1. Выявление наличия основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств путем сопоставления с данными бухгалтерского учета;
• 2. Выявления активов и обязательств, частично потерявших свое первоначальное назначение (потребительские свойства) и устаревших морально;
• 3. Выявления сверхнормативных и неиспользуемых активов и обязательств с целью их учета и последующей реализации или списания;
• 4. Проверки обязательств с целью правильного формирования доходов и расходов будущих периодов, резервов предстоящих расходов, а также достоверности сумм дебиторской и кредиторской задолженности и др.;
• 5. Проверки образования и использования источников собственных средств, средств целевого финансирования и др.

Причины проведения инвентаризации

Обязательно:

• При реорганизации или ликвидации организации;
• Перед составлением годовой отчетности;
• При смене материально ответственных лиц;
• При выявлении фактов хищения и (или) порчи имущества;
• При возникновении Чрезвычайных ситуаций (авария, стихийное бедствие)

Может проводиться:

По решению руководителя организации;

По решению контролирующих (надзорных) органов или ревизионной группы в ходе проведения проверки в порядке, установленном законодательством;

При коллективной (бригадной) материальной ответственности, в случае смены руководителя (бригадира), выбытии из коллектива (бригады) более пятидесяти процентов его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады);

В иных случаях, установленных законодательством.

Сроки проведения инвентаризации

• Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности:

основных средств, нематериальных активов, сырья, материалов, готовой продукции, товаров для реализации (в том числе товаров на складах, товаров в розничной торговле, тары под товаром и порожней) - не ранее 1 ноября;

• денежных средств - не ранее 1 декабря ;
• обязательств и других активов - не ранее 1 декабря.

Периодичность проведения инвентаризаций

Основных средств, нематериальных активов, сырья, материалов, готовой продукции, товаров для реализации - не менее 1 раза в год;

Денежных средств - не менее 1 раза в год;

Обязательств и других активов - не менее 1 раза в год.

По решению руководителя организации количество проводимых в течение года обязательных инвентаризаций может быть увеличено.

Сроки проведения инвентаризаций (годовых, в течение года), перечень активов и обязательств , проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации .

Процедура проведения инвентаризации

Процедура проведения инвентаризации состоит из нескольких этапов.

Первый этап – подготовительный . Он включает в себя следующие мероприятия:

• подготовку приказа о проведении инвентаризации;
• формирование инвентаризационной комиссии;
• определение сроков проведения и видов инвентаризуемого имущества;
• получение расписок от материально ответственных лиц и т.д.

Инвентаризационные комиссии

Должны включаться опытные специалисты в зависимости от специфики проводимой инвентаризации, имеющие необходимые навыки, знания.

В качестве председателя РИК не назначается :

• материально ответственное лицо
• работник ревизионной службы
• один и тот же работник два раза подряд у одних и тех же материально ответственных лиц.

Материально ответственные лица не включаются в состав ИК для проверки находящихся у них в подотчете товарно-материальных ценностей, денежных средств.

Члены ИК

• Обеспечивают полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках активов и обязательств,
• Правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

Несут ответственность за :

• своевременность и соблюдение порядка проведения инвентаризации в соответствии с приказом руководителя организации;
• правильность указания в описи отличительных признаков активов (тип, сорт, марка, размер, порядковый номер по прейскуранту, артикул и т.д.), по которым определяются их цены.

Функции ИК

Проведение инвентаризации

• 1. Оповестить покупателей о предстоящей инвентаризации
• 2. Закрыть магазин (отпуск товаров во время пересчета запрещается)
• 3. Опломбировать подсобные помещения, подвалы, имеющие отдельные входы и выходы
• 4. Проверить исправность весоизмерительных приборов и соблюдение сроков их клеймения
• 5. Снять остатки денежных средств в кассе
• 6. Приходные и расходные документы или отчеты о движении активов и обязательств, денежных средств, бланков строгой отчетности сдать в бухгалтерию (бухгалтеру).

• Второй этап(ПЕРЕСЧЕТ) – взвешивание, обмеривание, подсчет, выявление  и проверка фактического наличия имущества и обязательств, а также составление инвентаризационных описей.

• Третий этап – это сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета: выявляются расхождения, составляются сличительные ведомости и определяются причины расхождений

Заключительный этап – оформление результатов инвентаризации.

На этом этапе данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации, лица, виновные в неправильном учете имущества, привлекаются к административной ответственности.

Инвентаризационные описи (акты инвентаризации) не менее 2 экземпляров

• Формы инвентаризационной описи (в приложении к Постановлению МФ РБ, могут утверждаться МЗ РБ или самой организацией)
• заполняются с применением технических средств или от руки чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.
• Наименования инвентаризуемых активов и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

Инвентаризационные описи

• На каждой странице описи указывается прописью число порядковых номеров активов и общий итог фактического количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.
• При автоматизированной обработке фактических данных и формировании инвентаризационных описей допускается указывать итоги на каждой странице цифрами.

Инвентаризационные описи

• Исправление ошибок (описок) производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления оговариваются и подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.
• В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.
• На последней странице описи ставится отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

• Описи подписывают все члены ИК и материально ответственные лица, которые принимали участие в непосредственном пересчете (перевесе) инвентаризуемых ценностей.
• В описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией активов в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

• В тех случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в инвентаризационных описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом инвентаризационной комиссии.
• Заявления материально ответственных лиц о том, что недостача или излишки были вызваны ошибкой в наименовании товарно-материальных ценностей, пропуском, просчетом и т.п., принимаются до открытия склада, кладовой, секции.
• Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке

Проведение инвентаризации

При хранении ТМЦ в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения.

После их проверки вход в помещение не допускается (пломбируется) и комиссия переходит для работы в следующее помещение .

ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ОБЯЗАТЕЛЬСТВ(ДОКУМЕНТОВ)

Проверяется:

• правильность расчетов и наличие документов, подтверждающих основание для начисления и списания соответствующих сумм;
• правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям;
• правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.

СОСТАВЛЕНИЕ СЛИЧИТЕЛЬНЫХ ВЕДОМОСТЕЙ

• Отражаются расхождения между данными бухгалтерского учета и фактическими данными, отраженными в инвентаризационных описях. По каждому случаю выявленных отклонений комиссия берет объяснения от материально ответственных лиц.
• Форма 401 – инвентаризационная опись (сличительная ведомость)

Сличительная ведомость

• Нормы естественной убыли применяются только в случае выявления недостачи при инвентаризации
• Списание естественной убыли при отсутствии фактических потерь запрещается

ОФОРМЛЕНИЯ РЕЗУЛЬТАТОВ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

• Рассмотрение результатов инвентаризации в крупных организациях проводится ЦИК с оформлением протокола заседания, в котором отражаются предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия оборотных и внеоборотных активов, обязательств и данных бухгалтерского учета и представляются на рассмотрение руководителю организации, который принимает соответствующее решение

Порядок регулирования инвентаризационных разниц

• Суммы излишков выявленные в результате инвентаризации:
• - по запасам, денежным средствам включаются в состав доходов по текущей деятельности, учитываемых на счете 90 "Доходы и расходы по текущей деятельности" (субсчета 90-7 "Прочие доходы по текущей деятельности")

Порядок регулирования инвентаризационных разниц

• Сумма излишков активов, выявленных при инвентаризации, отражается в бухгалтерском учете по дебету счетов учета этих активов и кредиту счета 92 "Внереализационные доходы и расходы".
• Сумма недостачи и порчи активов отражается в бухгалтерском учете по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в корреспонденции с кредитом счетов, на которых учитывались недостающие и испорченные активы.
• Сумма недостачи, порчи активов в пределах установленных норм естественной убыл и списывается по распоряжению руководителя организации в дебет счетов учета затрат на производство
• 20 "Основное производство",
• 23 "Вспомогательные производства",
• 25 "Общепроизводственные расходы",
• 26 "Общехозяйственные расходы",
• 29 "Обслуживающие производства и хозяйства",
• 44 "Расходы на реализацию", др.) в корреспонденции с кредитом счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

Порядок регулирования инвентаризационных разниц

• Недостача активов, произошедшая сверх норм естественной убыли, в соответствии с решением руководителя покрывается за счет виновных лиц.
• Если виновные лица не установлены убытки от недостачи в коммерческой организации списываются на внереализационные расходы, в некоммерческой организации – на увеличение расходов.

Пересортица

• О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют объяснения инвентаризационной комиссии.
• Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть произведен только по решению руководителя организации.
• В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих активов выше стоимости активов, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц.
• Если лица, виновные в допущении пересортицы, не установлены, то положительные суммовые разницы относятся на внереализационные доходы и отрицательные суммовые разницы рассматриваются как недостачи сверх норм убыли.
• На разницу в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшейся не по вине материально ответственных лиц, в протоколах инвентаризационной комиссии указываются причины, по которым такая разница не покрыта за счет виновных лиц.

Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором было принято решение руководителем организации по регулированию инвентаризационных разниц, а по годовой инвентаризации - в годовой бухгалтерской отчетности.

Данные результатов проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией.