Учетные регистры и формы бухгалтерского учета

Тема: Учетные регистры и формы бухгалтерского учета

План:

1. Понятие учетных регистров.

2. Классификация учетных регистров.

3. Формы бухгалтерского учета

Вопрос 1.

Учетные регистры - это счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источнике его образования. Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.
Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета. Процесс записи хозяйственных операций в учетные регистры называется учетной регистрацией. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.
Регистры бухгалтерского учета могут вестись в специальных книгах (журналах, журналах-ордерах, ведомостях), на отдельных листах и карточках, а также на машинных носителях информации (дисках, дискетах и иных машинных носителях). При ведении регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации должна быть предусмотрена возможность их вывода на бумажные носители информации. 
Синтетический учет осуществляется в так называемых синтетических регистрах, а аналитический учет - в аналитических регистрах. Записи по синтетическим счетам, как правило, ведутся в журналах-ордерах и Главной книге, а по аналитическим счетам - в книгах или на карточках. При ведении аналитического учета на карточках каждая вновь открываемая карточка регистрируется в особом реестре карточек, который дает возможность следить за их сохранностью.
При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.
Основное назначение учетных регистров - это осуществление контроля за хозяйственной деятельностью предприятия, последующего экономического анализа и подготовки рекомендаций с целью принятия управленческих решений. По данным, приведенным в учетных регистрах, определяется финансовый результат работы предприятия. Также учетные регистры предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.
Формы регистров бухгалтерского учета разрабатываются и рекомендуются Министерством финансов Российской Федерации, органами, которым федеральными законами предоставлено право регулирования бухгалтерского учета, или федеральными органами исполнительной власти, организациями при соблюдении ими общих методических принципов бухгалтерского учета.

Вопрос 2.

Учетные регистры, применяемые в практике бухгалтерского учета, подразделяются по ряду признаков: внешнему виду, степени обобщения производимых записей, характеру.
По внешнему виду учетные регистры делятся на бухгалтерские книги, карточки, свободные листы (ведомости), компьютерные распечатки.
Бухгалтерские книги — сброшюрованные листы бумаги с соответствующим графлением, которые нумеруются, указывается их общее количество, подтверждается все подписью бухгалтера. Запись в книге одновременно может делать только один работник. Бухгалтерские книги применяются для организации синтетического учета (Главная книга), учета кассовых операций (кассовая книга) и других операций.
Карточки — отдельные листы в виде таблиц определенных стандартных размеров, что позволяет хранить их вместе в картотеке по группам. Регистрируются они в специальном реестре, где каждой из них присваивается порядковый номер. Это позволяет осуществлять контроль за наличием и сохранностью карточек. Применяются карточки на тех участках учетной работы, где ведется значительное количество аналитических счетов, например в учете материалов, готовой продукции, товаров.
Свободные листы — разновидность карточек. Они делаются из менее плотной бумаги и хранятся в специальных папках (регистраторах), откуда они могут изыматься для записей, подсчета. Эти учетные регистры используются для ведения журналов, ведомостей, особенно в условиях автоматизации учета.
Компьютерные распечатки — учетный регистр в виде широкой полосы бумаги, который печатается на ПК. Содержание распечаток, структура их графления разнообразны и зависят от содержания отражаемых объектов.
По степени обобщения производимых записей учетные регистры делятся на синтетические, аналитические и комплексные.
В синтетических регистрах записи осуществляются в обобщенном виде, кратко (без пояснительного текста), с указанием даты и номера бухгалтерской записи. Проставляется в них только сумма (Главная книга, в которой отражаются итоговые данные по всем синтетическим счетам, ведущимся в организации, журналы-ордера, компьютерные распечатки).
В аналитических регистрах записи делаются по отдельным аналитическим счетам, с детализацией содержания записей того или иного синтетического счета, приводят пояснительный текст, в необходимых случаях указываются натуральные и трудовые измерители. Эти регистры позволяют контролировать наличие и движение каждого вида материальных ценностей, состояние расчетов с каждым поставщиком, покупателем, другими дебиторами и кредиторами (карточки учета основных средств, материалов, готовой продукции).
В организациях широко применяются учетные регистры, объединяющие синтетический и аналитический учет, что позволяет их называть комплексными регистрами. Использование комплексных регистров сокращает объем учетной работы, позволяет отражать отдельные объекты в аналитическом разрезе и одновременно получать обобщенные показатели синтетического учета (журналы-ордера по счетам 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и 71 «Расчеты с подотчетными лицами», в которых содержатся не только обобщенные данные, но и детальные сведения о расчетах с каждым поставщиком, подотчетным лицом на основании первичных документов).
По характеру записей различаются учетные регистры хронологические, систематические и комбинированные.
В хронологические регистры заносятся данные о фактах хозяйственной деятельности по мере их совершения на основании первичных документов в хронологическом по-рядке, т.е. в последовательности их поступления без группировки и разноски по счетам. Посредством хронологической записи обеспечивается контроль за сохранностью доку-ментов, правильностью записей в них (Регистрационный журнал, в котором фиксируются хозяйственные операции по мере оформления их бухгалтерскими записями: указываются порядковый номер записи, ее дата, сумма). Общий итог операций, зарегистрированных в журнале, позволяет проверить полноту записей по счетам.
Систематические регистры предназначены для группировки однородных операций и записи их по определенной системе на бухгалтерских счетах, т.е. систематизировано. Группировка осуществляется как по аналитическим, так и по синтетическим счетам. Показатели систематических регистров характеризуют состояние и движение отдельных объектов бухгалтерского учета (ведомость учета производственных затрат по объектам калькуляции, Главная книга, в которой обобщаются итоговые данные по всем синтетическим счетам).
В настоящее время широко распространено сочетание хронологических и систематических записей в комбинированном регистре. В этом случае записи более наглядны, сокращаются затраты труда по регистрации информации, уменьшается возможность ошибок, так как хронологические и систематические записи осуществляются в один рабочий прием (журналы-ордера и ведомости к журналам-ордерам).

ДЛЯ СВЕДЕНИЯ

Правила ведения учетных регистров.

Эти правила определены положением о документальном обеспечении записей и другими нормативными документами( Закон 996).

Обычно все необходимые учетные регистры для работы в бухгалтерии открываются в начале хозяйственного года.

До начала года главный бухгалтер должен побеспокоиться о том, чтобы все регистры были приобретены.

Все бухгалтерские Книги, журналы, а также регистры для налогового учета должны быть заранее подготовлены к работе. Это значит, что все листы должны быть пронумерованы, а по отдельным регистрам и прошнурованы. На последней странице книги или журнала должно быть указано: « В настоящей книге пронумеровано и прошнуровано столько то листов», ставиться дата подписи ответственных лиц и круглая печать.

Должны быть прошнурованы: Кассовая книга, книга учета приобретения и книга учета продаж, книга учетов доходов и расходов для субъектов малого предпринимательства. При этом концы шнуровки должны быть заклеены листочком бумаги( но при этом выступать) и опечатаны.

Учетные регистры, предназначенные для ведения налогового учета, кроме того, что они пронумерованы и прошнурованы, подлежат регистрации в налоговой инспекции.

На обложке каждой книги или журнала или в титульной части ведомостей, журналов и других регистров требуется, чтобы было указано наименование предприятия, его идентификационный код, по какому коду( счету) активов или обязательств ведется этот учетный регистр, на какой хозяйственный год открывается или за какой месяц производится запись и пр.( см. Закон Украины №996 ст.9. п.4)

Записи в учетные регистры должны производиться четко, чисто, ясно, так, чтобы эти записи могли сохраниться в течении установленных сроков хранения.

Записи производятся строго в том отчетном периоде, в котором совершались хозяйственные операции по документам.

Записи в учетные регистры делаются на основании проверенных и обработанных бухгалтерских документов, т.к. информация в учетных регистрах должна быть достоверной. Ответственность за это несут лица, которые производили записи.

Главная книга – обобщающих регистров бухгалтерского учета.

Главная книга - это книга, состоящая из регистров синтетических счетов и содержащая информацию обо всех объектах учета активов и пассивов, то есть всего, что имеет предприятие и за счет каких источников на определенную дату.

В книге открываются все счета синтетического учета, по которым у предприятия были (или будут) проведены хозяйственные операции. Она применяется при журнальной, журнально-ордерной и мемориально-ордерной формах учета.

Открывается Главная книга на каждый календарный год и ведется на про­тяжении отчетного года помесячно. На каждый синтетический счет отводится отдельная страница (в развороте).

Сальдо по счетам на конец предыдущего года переносится на начало следую­щего отчетного года как переходящее вступительное сальдо.

Ежемесячно в Главную книгу заносятся из журналов итоговые данные в оборот по кредиту счета общей суммой с ее разбивкой в дебет разных счетов. Таким образом, в Главной книге отражаются по каждому счету отдельно:

- сальдо на начало и конец текущего месяца;

- обороты за текущий месяц по кредиту счета одной суммой (по кредитовому признаку) из соответствующего журнала;

- обороты за текущий месяц по дебету счета согласно корреспонденции с кре­дита счетов из разных журналов.

После разноски учетных данных по всем синтетическим счетам Главной книги выводятся обороты за месяц и сальдо на конец месяца. Суммы дебетовых и кре­дитовых оборотов, а также сальдо по дебету и кредиту должны быть соответственно равны. Это контролируется в сводной оборотно-сальдовой ведомости при состав­лении проверочного баланса.

Вопрос 3

Формы бухгалтерского учета

В данное время применяют три формы учета.

1. Мемориально-ордерная форма – применяется в отдельных отраслях народного хозяйства.

Мемориально-ордерная форма учета основана на базе контрольно-шахматной формы учета. При этой форме однородные документы группируют в накопительных ведомостях, на их основании составляют мемориальные ордера, ордера регистрируют, это обеспечивает контроль за их сохранностью и позволяет получить контрольную сумму оборота по всем счетам.

Недостатки мемориально-ордерной формы:

– многократность записей;

– отрыв аналитического учета от синтетического;

– сложность приемов выявления ошибочных записей.

2. Журнально-ордерная форма – применяется ручной труд работников учета и средства малой вычислительной техники.

Записи при журнально-ордерной форме ведутся по схеме: документ – регистр – форма отчетности.

В ряде журналов-ордеров синтетический учет объединен с аналитическим, что создает единую стройную систему записей. Журналы-ордера ведут по кредиту одного или нескольких счетов. Кредитовый признак является ведущим, так как все хозяйственные операции начинают записывать на кредитовой основе.

Преимущества журнально-ордерной формы учета:

1. объединение синтетического и аналитического учета – по большинству счетов аналитический учет объединен с синтетическим, исключается необходимость применения промежуточных регистров;

2. сокращение количества записей – рациональное построение учетных регистров и Главной книги, совмещение синтетического учета и аналитического учета в одном регистре, ускоряется документооборот;

3. подчинение регистров требованиям отчетности, контроля и анализа – в регистрах предусмотрено накапливание данных в разрезах, необходимых для составления отчетности, исключается выборка данных в конце отчетного периода;

4. возможности для широкого применения малых вычислительных машин, лучшее распределение обязанностей между счетными работниками, соблюдение графика работы, улучшение организации и техники ведения учета.

Журнально-ордерная форма учета не имеет перспектив, так как в основном рассчитана на ручной труд работников учета.

3. Таблично-автоматизированная форма – предприятие обслуживается машиносчетными установками.

Таблично-автоматизированная форма учета включает использование комплекса вычислительных машин, обеспечивающих получение взаимосвязанной системы учетной информации.

При применении этой формы данные документов переносят на магнитные ленты, диски, которые используют для обработки на вычислительных машинах. В процессе машинной обработки на их основании получают единые учетные регистры – машинограммы, их содержание отвечает требованиям бухгалтерского учета и определяется типовыми проектами комплексной механизации учета.

При этой форме учета повышается оперативность, более тесно используются оперативные плановые и отчетные данные.

Преимущества использования машинно-ориентированных форм учета:

– применение вычислительной техники для обработки информации, для ее сбора и регистрации;

– возможность диалогового режима работы с ЭВМ;

– возможность выдачи информации по запросу;

– освобождение времени учетного персонала для контрольно-аналитических функций.

Вопросы для самоконтроля:

1. Что такое учетные регистры?

2. Что такое учетная регистрация?

3. Назовите признаки учетных регистров.

4. Назовите формы учета.

Задания для закрепления темы:

№1. Составьте план лекции.

№2. Дайте определение следующим бухгалтерским терминам: расходы будущих, периодов, расчетно-платежная ведомость, реквизит, сальдо, себестоимость продукции, твердая цена, трассант, сырье, субсчет, стандарт (нормы).

№3. Подготовьте сообщения: «Формы бухгалтерского учета», «Организация бухгалтерского учета в условиях АРМ»; «Мемориально-ордерные формы бухгалтерского учета»; « Журнально-ордерные формы бухгалтерского учета для организации малых предприятий»