Методы выявления проблем

МЕТОДЫ ВЫЯВЛЕНИЯ ПРОБЛЕМ И ИХ АНАЛИЗ

ПСКМ-17-1

Каждамбек Мереке

В любой организационной системе деятельность аппарата управления в основном направлена на решение непрерывно возникающих проблем, т.е. на устранение проблемных ситуаций (развитие организации, расшивка узких мест, ликвидация недостатков, просчетов и др.)

Выявление проблем в настоящем обеспечивает возможность прогнозирования проблем в будущем, следствием чего является устранение неожиданности появления проблем и увеличения времени для подготовки соответствующих решений. В результате повышается планомерность процесса подготовки и принятия решений.

Для анализа проблемной ситуации необходимо четко сформулировать сущность проблемы. Проблема (в переводе с греческого – задача) в широком смысле – это сложный теоретический или практический вопрос, требующий изучения и разрешения, в более узком понимании – несоответствие желаемого и фактического уровней достижения цели.

Классификация задач

Типы задач

Задачи оптимизации

Обратная задача

Прямая задача

К каждой конкретной задаче находят собственные методы решения, которые со временем видоизменяются

Задача синтеза имеет порядок рассмотрения «от проблемы к структуре»

проблемы→цели→функции→структура

Обратный порядок рассмотрения системы – «от структуры к проблеме»

структура→функции→цели→проблемы

Рис. 1. Основные типы задач

Как следствие деятельности или как результат сопоставления желаемого и возможного формируется проблемная ситуация. Ситуация называется проблемной, если она не может быть решена имеющимися средствами. Выделяют четыре стадии осознания проблемы:

• смутное ощущение, что что-то не так;
• осознание необходимости;
• выявление потребности;
• формулировка цели (состояния).

Цель – это субъективный образ несуществующего, но желаемого состояния среды, которое решило бы проблему.

Формулирование целей – это наиболее сложный и трудоемкий процесс. Этот этап осуществляется с помощью метода декомпозиции, что позволяет выяснить состав необходимых условий достижения главной цели.

Цели нижнего уровня иерархии подчинены целям верхнего уровня, а цели верхнего уровня не могут быть достигнуты, пока не достигнуты цели ближайшего нижнего уровня. Полученная схема целей является основой для синтеза функций, а затем и структуры системы.

построение пирамиды целей

проверка целей на осуществимость

оценка важности подцелей

генерация подцелей

формулирование цели

разработка сценария

Рис. 2. Пирамида целей управления организационной системой

Креативный менеджмент должен развиваться по определенным правилам. В первую очередь, по общим законам развития – законом диалектики. В то же время, научно-технический прогресс влияет на потребности общества и развитие природы.

Основные законы диалектики

Закон перехода количественных изменений в качественные

Закон единства и борьбы противоположностей

Закон отрицания

Рис. 3. Основные законы диалектики

Законы диалектики

Во всяком явлении или предмете существуют противоположности, которые могут занимать полярные положения

Противоположности не просто сосуществуют, а взаимодействуют, борются друг с другом, переходят друг в друга, меняются местами

Закон единства и борьбы противоположностей

Борьба противоположностей, их взаимодействие и взаимный переход являются источником внутренних противоречий, а сами противоречия служат внутренним источником развития, источником самодвижения

В процессе разрешения противоречий создаются предпосылки не только для возникновения противоречий нового, более высокого уровня, но и их разрешения

Законы диалектики

Закон отрицания

• Последовательность восхождения от низшего к высшему, от простого к сложному и характеризует замену старого новым, нового – новейшим и так далее; Во всякий последующий момент времени любой предмет, любое явление отличны от самих себя в предшествующий момент времени, т.е. последующее состояние в определенной степени как бы отрицает предшествующее состояние; В процессе движения, развития удерживается, сохраняется самое существенное самое значимое из предшествующих состояний.
• Последовательность восхождения от низшего к высшему, от простого к сложному и характеризует замену старого новым, нового – новейшим и так далее;
• Во всякий последующий момент времени любой предмет, любое явление отличны от самих себя в предшествующий момент времени, т.е. последующее состояние в определенной степени как бы отрицает предшествующее состояние;
• В процессе движения, развития удерживается, сохраняется самое существенное самое значимое из предшествующих состояний.

Смысл действия закона отрицания: все находится в процессе постоянного развития, движения, обновления, поэтому должно быть развито профессиональная интуиция на все новое, прогрессивное, но и наиболее подходящие моменты внедрения нового и устранение устаревшего.

Законы диалектики

Закон перехода количественных изменений в качественные

В процессе любого развития происходят непрерывные количественные изменения, которые, достигнув определенного уровня, приводят к коренным количественным изменениям.

Количественные изменения совершаются эволюционно (постоянно), в коренные качественные изменения – скачком, революционно.

Этот закон имеет место во всех процессах развития природы, общества и мышления. Он важен для понимания диалектической концепции развития и ее отличия от всевозможных метафизических концепций, сводящих движение, развитие к одним количественным изменениям существующего, без уничтожения старого и возникновения нового .

Использование теории сложных систем в управлении организацией

Развитие системных представлений характеризуется постепенным переходом от простого к сложному – от структурных понятий к методам функционирования, которые определяют эффективность систем. В современных условиях имеется возможность применить системный подход к решению различных технических, промышленных, экономических и социальных проблем.

Система

Простые или сложные

Детерминистские или случайные (вероятностные)

Статические (функционирующие) или динамические (развивающиеся)

Моноцелевые или полицелевые

(по отношению к управлению)

Рис. 5. Типы систем с позиций набора общих характеристик

В креативном менеджменте учитывают следующие правила системного анализа:

- принцип целостности (из свойств отдельных элементов системы нельзя вывести свойства системы);

- возможность структурного и функционального описания системы;

- множественность описания системы: построение множества различных моделей, каждая из которых описывает лишь одну из сторон системы;

- взаимозависимость системы и среды;

- системность прогнозирования: взаимосвязанность и соподчиненность прогнозов объекта, среды и его элементов;

- иерархичность;

- соответствие ресурсов целям одного уровня иерархии.

Система остается равновесной (устойчивой) до возникновения новой проблемной ситуации. Для того, чтобы развиваться, система должна непрерывно функционировать и иметь гармоничное соотношение между равновесной и неравновесной структурами в данной системе.

Согласование в системе

Функциональное

Структурное

Функционально-структурное

Должен минимизировать вспомогательные и сократить основные функции деятельности системы

Координирование элементов между собой с помощью связей, формирование дерева (пирамида) системы

Определяет соответствие структуры функциям

Рис. 6. Разрабатываемое согласование в системе

Методы постановки и системного анализа управленческих проблем

Творчество как процесс создания нового продукта, выражает творческий, преобразовательный труд человека. Творческий процесс представляет собой последовательность этапов, на каждом из которых осуществляется поиск и выбор функций объекта и его структуры.

Воплощение в жизнь

Формирова-ние образа будущего

Рождение новой идеи

Сбор информации

Формули-ровка цели

Мотивация

Рис. 7. Этапы творческого процесса

Существует множество методов системного анализа проблем, оценивая каждую идею по отдельным критериям, можно получить интегральный итог, который поможет при выборе оптимальной.

Диаграмма Исикавы (причинно-следственная диаграмма, «рыбий скелет») предложена Каору Исикава в 1952 г. Метод применяется при разработке и совершенствовании продукции, обеспечивает системный подход к определению фактических причин возникновения проблем.

Цель метода – изучить, отразить и обеспечить технологию поиска истинных причин рассматриваемой проблемы для эффективного ее решения. Преимуществами этого инструмента является то, что диаграмма позволяет в простой и доступной форме систематизировать все потенциальные причины рассматриваемых проблем, выделить существенные и постепенно найти первопричины.

Диаграмма Исикавы

Измерения

Методы

Материал

РЕЗУЛЬТАТ

Показатели качества

Оборудование

Исполнитель

Характеристика

Система причинных факторов

Процесс

Рис. 8. Концептуальная схема диаграммы К. Исикавы при решении проблемы повышения качества продукции

Диаграмма Исикавы

Аналитическая работа проводится по следующим этапам:

• сбор и систематизация причин, прямо или косвенно влияющих на исследуемую проблему;
• группировка этих причин по смысловому и причинно-следственному блокам;
• ранжирование их внутри каждого блока;
• анализ диаграммы.

Диаграмма Исикавы позволяет стимулироать творческое мышление; представить взаимосвязь между причинами и сопоставить их относительную важность.

Недостатки метода:

• не рассматривается логическая проверка цепочки причин, то есть отсутствует правила проверки в обратном направлении – от результатов до первопричины;
• если проблема слишком сложна, то диаграмма не позволяет сделать правильные выводы.

Диаграмма Исикавы

Рис. 9. Применение диаграммы Исикавы

Функционально-стоимостной анализ

Функционально-стоимостной анализ – комплексное, системное исследование деятельности предприятия, основанное на взаимосвязанном рассмотрении функций, свойств, качеств создаваемых объектов, товаров и расходов на обеспечение этих функций. Метод ФСА служит для определения стоимости и других характеристик изделий, услуг и потребителей, в основе которого лежит использование функций и ресурсов.

В отличие от традиционных финансовых подходов, метод ФСА предоставляет информацию в форме, понятной для персонала предприятия. Проведение расчетов по ФСА-модели позволяет получить большой объем информации для принятия решения.

Метод функционально-стоимостной анализ, разработанный как операционно-ориентированная альтернатива традиционным финансовым подходам, позволяет:

- анализировать результаты и проблемы деятельности предприятия;

- определять и проводить общий анализ себестоимости бизнес-процессов на предприятии (маркетинг, производство продукции и оказание услуг, техническое и гарантийное обслуживание и т.п.);

- проводить сравнительный анализ и обоснование выбора рационального варианта технологии реализации бизнес-процессов

- проводить функциональный анализ, связанный определением и обоснованием функций, выполняемых структурными подразделениями предприятия с целью обеспечения высокого качества продукции и услуг;

- определять и анализировать основные, дополнительные и ненужные функциональные расходы;

- формировать адекватную информацию об эффективности деятельности центров ответственности на предприятии;

- осуществлять сравнительный анализ альтернативных вариантов снижения затрат в производстве, сбыте и управлении за счет упорядочения функций структурных подразделений предприятия.

Объекты и данные, необходимые для выполнения функции

УПРАВЛЕНИЕ

Стандарты, правила, время, бюджет

ВХОД

Функциональный блок

Объекты, задачи, информация

ВЫХОД

Результат преобразований объектов, выполнения функций, обработки информации

МЕХАНИЗМ

Объекты и данные, полученные в ходе выполнения

- Лица, осуществляющие преобразование объектов, обработку информации;

- Средства осуществления преобразания объектов, выполнения задач, обработки информации

Рис. 10. Функциональный блок и интерфейсные дуги

Этапы ФСА

Подготовительный этап

Задачи этапа – выбор объекта анализа с соответствующим технико-экономическим обоснованием, определение задач, сроков проведения и исполнителей, обучение специалистов.

Информационный этап

Этап направлен на сбор, систематизацию и всестороннее изучение информации о процессах, расходах, структурной модели объекта.

Задача этапа – анализ функций и расходов в целом по составляющим элементам. Основное назначение – выдвижение идей и вариантов решения по совершенствованию объекта.

Аналитический

этап

Творческий

этап

Включает разработку вариантов улучшения объекта, обсуждение предложений и отбор наиболее привлекательных, а также их систематизацию.

Исследовательский этап

Во время этапа отбираются рациональные варианты. Их предварительно оценивают совместно со специалистами по каждому направлению реализации, отбирают для рассмотрения.

Рекомендательный этап

Включает проведение экспертизы, предоставление рекомендаций, составление технико-экономических расчетов и плана-графика внедрения.

Литература

• Ирэна Свидрук, Юрий Осик. Креативный менеджмент. – Учеб. пособие. – Караганда: Изд-во КарГУ, 2016. – 320 с.
• Перегудов Ф. И., Тарасенко Ф.П. Ведение в системный анализ. – М.: Высшая школа, 2007.
• Рогов Е.И. Настольная книга практического психолога. Книга 2. М., 1999.
• А. Грецов, А. Азбель Психологические тесты для старшеклассников и студентов. – Питер, 2012.
• http:// infomanagement.ru/lekciya/Zakoni_dialektiki_managera