База данных MS OFFICE ACCESS 2013

Access

Человеку свойственно систематизировать информацию обо всем, что его окружает: о растениях, животных, химических элементах, механизмах и прочее. Созданы многотомные справочники по самым различным областям человеческого знания.

Любой подобный справочник представляет собой хранилище информации. Представьте себе, что вам понадобилась информация о редком цветке. Вы должны найти специализированную библиотеку. А когда вы ее найдете, то окажетесь лицом к лицу с тысячами книг. И где-то среди них, может быть, отыщется нужная вам.

Конечно, существует система библиотечных каталогов, которая значительно облегчает поиск информации. В конце концов, вы найдете нужную книгу, но как это будет непросто! А если в вашем городе нет библиотеки?

Все эти проблемы можно решить, используя компьютерные технологии обработки информации. Для хранения и обработки большого количества информации люди придумали специальные программы, называемые системами управления базой данных.

Но прежде чем вы начнете знакомиться с ними, надо понять смысл, который вкладывается в понятие «база данных».

Системы управления базами данных База данных (в широком смысле) – совокупность сведений о конкретных объектах в какой-либо предметной области.

Структурирование – введение соглашений о способах представления данных.

База данных – поименованная совокупность структурированных данных, относящихся к определённой предметной области.

Система управления базами данных (СУБД) – комплекс программных и языковых средств для создания баз данных, поддержки их в актуальном состоянии и организации поиска в них необходимой информации.

База данных в Access – это файл, который служит для хранения данных об объектах в СУБД . Обычно создается для одной конкретной прикладной задачи.

Этапы обобщённой технологии работы с СУБД:

1. Создание структуры таблиц базы данных.

2. Ввод и редактирование данных в таблицах:

• с помощью таблиц; с помощью экранных форм.
• с помощью таблиц;
• с помощью экранных форм.

3. Обработка данных в таблицах (с помощью запросов):

• запрос-выборка (для отбора данных); запрос-изменение (для изменения, удаления, добавления).
• запрос-выборка (для отбора данных);
• запрос-изменение (для изменения, удаления, добавления).

4. Вывод информации из базы данных.

Запуск базы данных Access:

• Пуск / программы / Microsoft office / Access, открыть Пустую базу данных рабочего стола.
• Пуск / программы / Microsoft office / Access, открыть Пустую базу данных рабочего стола.

Запуск базы данных Access:

• При создании новой базы необходимо выполнить сохранение файла в папке СВОЕГО класса.
• При создании новой базы необходимо выполнить сохранение файла в папке СВОЕГО класса.
• При создании новой базы необходимо выполнить сохранение файла в папке СВОЕГО класса.

СУБД ACCESS (2007)

Термины и понятия

Основные элементы базы данных: таблицы, формы, отчёты, запросы и др.

Переключаться между основными элементами базы данных можно используя Область переходов

или кнопку Перейти в другое окно на панели инструментов окна программы.

Таблица – основной объект базы данных, хранилище информации.

Работать с таблицей можно в двух основных режимах:

• режим таблицы;
• режим конструктора ( режим определения свойств объектов БД).

Таблица состоит из полей (столбцов) и записей (строк).

В режиме таблицы добавляются, редактируются или просматриваются табличные данные. Также можно проверить орфографию и напечатать табличные данные, отфильтровать и отсортировать записи, изменить внешний вид таблицы или изменить структуру таблицы, добавив или удалив столбцы.

В режиме конструктора таблицы можно создать целую таблицу, добавляя новые поля или удаляя и настраивая существующие поля таблицы.

Чтобы добавить поле, в верхней части окна таблицы в режиме конструктора следует ввести имя поля и определить его тип. Чтобы переименовать поле, измените его имя в столбце Имя поля.

Типы данных

Текстовый – включает числа, буквы и символы (до 255 символов).

Поле МЕМО – текст любого размера.

Числовой – обычное число (не деньги и не дата).

Дата/время – дата или время.

Денежный – число, имеющее денежный формат.

Счётчик – каждой записи автоматически добавляется номер по порядку.

Логический – ответ на вопрос Истина/Ложь .

Поле объекта OLE – связь с другим файлом.

Форматы

Размер поля – максимальное количество символов.

Формат поля – раскрывающийся список форматов, которые могут быть присоединены к данному типу поля.

Значение по умолчанию – автоматически появится во всех записях в этом поле.

Число десятичных знаков – будет автоматически отображаться.

Ключевое поле – поле, значение которого служат для однозначного определения записи в таблице. Обычно цифровой код.

Ключ – одно или несколько ключевых полей, позволяющих идентифицировать записи таблицы и организовывать связи между таблицами.

Форма – средство отображения данных на экране и управление ими, (своего рода бланк, который удобно заполнять для ввода данных в базу). Программа связывает введённые в форму данные с таблицей и хранит их в таблице.

Режимы работы с формой:

• режим макета - позволяет
• режим макета - позволяет

увидеть таблицу, включающую все поля форм;

2. режим форм - используется для просмотра и редактирования данных. Режим форм предоставляет дружественную среду для работы с данными и удобный дизайн их представления на экране;

3. режим конструктора форм - используется для изменения структуры или шаблона формы.

Отчёт - это гибкое и эффективное средство для организации данных при выводе на печать. С помощью отчета имеется возможность вывести необходимые сведения в том виде, в котором требуется.

Режимы работы с отчетом:

1. режим предварительного просмотра - позволяет увидеть отчет в таком виде, в каком он будет воплощен при печати;

2. режим конструктора - предназначен для изменения шаблона (структуры) отчета.

3. режим представления отчета - позволяет увидеть таблицу, включающую все поля отчета;

Запрос (на выборку) – средство отбора данных из одной или нескольких таблиц по определённому пользователем условию.

Режимы работы с запросом:

1. режим таблицы - позволяет увидеть данные в виде таблицы;

2. режим конструктора запросов - используется для изменения структуры или шаблона запроса.

Типы моделей баз данных

• Реляционные (от латинского relatio – отношение) состоят из одной и более взаимосвязанных двумерных таблиц.

Их свойства:

• записи могут иметь одинаковые значения в некоторых полях, кроме
• записи могут иметь одинаковые значения в некоторых полях, кроме

ключевого;

• каждая запись имеет уникальное значение в ключевом поле; несколько таблиц связаны ключами.
• каждая запись имеет уникальное значение в ключевом поле;
• несколько таблиц связаны ключами.

• Иерархические состоят из совокупности элементов, расположенных в

порядке подчинения.

Их свойства:

• они имеют уровни, узлы, связи (образуют «дерево»); несколько узлов уровня связаны только с одним узлом более высокого
• они имеют уровни, узлы, связи (образуют «дерево»);
• несколько узлов уровня связаны только с одним узлом более высокого

уровня;

• иерархическое «дерево» имеет только одну вершину; каждый уровень имеет своё имя.
• иерархическое «дерево» имеет только одну вершину;
• каждый уровень имеет своё имя.
• Сетевые

Их свойства:

• они также имеют уровни, узлы, связи; связи между уровнями свободные, нет строгого подчинения.
• они также имеют уровни, узлы, связи;
• связи между уровнями свободные, нет строгого подчинения.

Основные функции СУБД

• Определение данных (какая именно информация хранится в БД, задать свойства, указать как эти данные связаны между собой, в некоторых случаях есть возможность задавать форматы и критерии проверки данных).

• Обработка данных (данные могут обрабатываться самыми различными способами, можно выбирать любые поля, фильтровать и сортировать данные, можно объединять данные с другой связанной с ними информацией и вычислять итоговые значения).
• Управление данными (можно указать кому разрешено знакомится с данными, корректировать их или добавлять новую информацию).