Объяснительная записка

ПЛАН УРОКА

Дата: ______________

Группа: _______________

ДИСЦИПЛИНА: ОП 03 Основы делопроизводства

ПРЕПОДАВАТЕЛЬ: Керимова Д.Н.

Тема: Отработка техники письма.

Тип урока: практическое занятие

Цели урока: закреплять навыки написания деловой бумаги- объяснительной записки;

Задачи урока:

Образовательная – учить правильно оформлять объяснительную записку, находить речевые штампы, составлять текст.

Развивающая –  развивать умения ориентироваться в тексте и выделять главные и  ключевые фразы из общего текста

Воспитательная– прививать навыки аккуратного, правильного оформления делового документа.

Рассматриваемые компетенции:

(ОК 1- ОК 7)

Ход урока

1. Организационный момент:

- Приветствие.

- Отметка отсутствующих в классном журнале.

- Сообщение темы и целей урока.

Зачем нужна объяснительная записка

Как правило, нарушения, которые требуют пояснения со стороны работника, довольно серьезны и могут привести к дисциплинарному взысканию, вплоть до увольнения. Чтобы этого избежать и честно разобраться в ситуации, грамотный руководитель просит дать письменные объяснения.

Объяснительная записка может обезопасить сотрудника в спорных ситуациях при разногласиях с работодателем, а также может обрести статус доказательного документа в случае обращения какой-либо из сторон в судебную инстанцию.

Кому адресовывать объяснительную

Чаще всего объяснительную записку пишут на имя директора предприятия. Но если компания очень крупная, то ее следует писать непосредственному руководству (начальнику цеха, бригадиру, руководителю отдела и т.д.). Обычно должность человека, на чье именно имя нужно писать записку, регулируется «Правилами внутреннего распорядка», которые должны быть в каждой организации.

Когда писать объяснительную

Для написания объяснительной записки установлены определенные сроки: не более двух рабочих дней с момента инцидента. Именно поэтому работодатель, составляя письменное требование о предоставлении объяснений, должен поставить дату – отчет будет вестись именно с нее. Если в установленное время объяснительная записка не будет написана, работодатель вправе применить к подчиненному любые меры взыскания, адекватные проступку и в рамках закона.

Следует помнить о том, что за одно нарушение может быть применено только одно дисциплинарное наказание и не позднее, чем через месяц после установления факта допущенного нарушения (факт устанавливается также письменно, путем составления и регистрации специального акта).

Правила составления объяснительной записки

Объяснительная записка пишется в свободном виде. В ней обязательно должны быть указаны следующие данные:

• сведения о предприятии,

• информация о руководителе и провинившемся сотруднике,

• дата проступка,

• пояснения.

Чем убедительнее будет основная часть, тем лучше для работника, в качестве аргументов лучше всего приводить доводы, имеющие какие-либо письменное подтверждение (например при опоздании на работу – справку из мед. учреждения, или чек из автосервиса с датой и временем произведенного ремонта и т.п.). Также положительную роль играет раскаяние в содеянном нарушении (если в нем имеется прямая вина сотрудника) и обещание впредь исправиться и не допускать подобных ошибок.

В случае, если сотрудник не видит за собой никакой вины, это тоже нужно отразить в объяснительной с приведением всех необходимых доказательств ее отсутствия.

Писать объяснительную можно как от руки, так и печатать на компьютере. Первый вариант предпочтительнее и именно так требуют оформлять документ опытные специалисты кадровых отделов и юристы. В любом случае, объяснительная должна быть заверена «живой» подписью сотрудника с обязательной «живой» же расшифровкой.

Объяснительную записку нужно писать в двух экземплярах, один из которых необходимо передать работодателю, а второй оставить у себя, но только после того, как работодатель поставит на обеих копиях отметку о том, что объяснительные были получены.

Инструкция по написанию объяснительной записки

Объяснительная записка с точки зрения норм и правил делопроизводства имеет вполне стандартную структуру и не должна вызвать больших затруднений при написании

В «шапке» документа правом верхнем углу необходимо вписать сведения об адресате.

1. Сначала здесь указывается должность сотрудника, на чье имя она составляется (директор, генеральный директор, начальник отдела, руководитель группы и т.д.).

2. Затем пишется полное название организации, с указанием ее организационно правового статуса (ИП, ООО, ЗОА, ОАО), а также фамилия, имя, отчество адресата.

3. После этого точно также оформляются данные о работнике (должность, название компании, фамилия, имя, отчество).

4. Далее указывается населенный пункт, где зарегистрировано предприятия, а также дата написания заявления.

Потом по центру строки нужно написать наименование документа с коротким обозначением его сути (в данном случае «об опоздании на работу»).

Вторая часть является основной. Здесь нужно обязательно привести только факты и причины проступка, при этом следует постараться дать корректное пояснение с четкими формулировками и приведением аргументов. Если есть письменное доказательство невиновности сотрудника, это следует также указать. Много и очень подробно писать не надо – никто не будет читать несколько страниц текста, более того, такое пояснение может вызвать отрицательную реакцию со стороны работодателя.

Заявление необходимо подписать с обязательной расшифровкой подписи и передать его либо секретарю, либо лично в руки непосредственному руководителю.

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ:

Задание 1.

Составить объяснительную записку на имя заведующего отделением о причине опоздания на 1-ю пару 17.03.20__. В тексте указать причину опоздания.

Задание 2

Составьте объяснительную записку начальнику отдела Кадров г-ну Ковалеву А.П. от имени инспектора отдела Заказов г-на Селина П.Н. по поводу его опоздания на работу на 50 мин. 14.03.2000. Опоздание произошло по бытовой причине в связи с неисправностью водопровода в доме, где проживает Селин П.Н. и экстренным вызовом аварийной службы. Подтверждение можно получить в ЖЭУ-14 по тел.00-00-00.

Задание 3

Составьте объяснительную записку начальнику отдела 12 ОАО «Вымпел» г-ну Королеву В.С. от имени инженера-программиста г-на Суслова Н.Г. по поводу произошедшего сбоя системы ПК в результате чего было испорчено программное обеспечение и частично утеряна информация в БД подсистемы «Управление проектами». Сбой произошел 23.04.2000 в 14 час 40 мин по причине аварийного отключения электропитания и отказе средств защиты от аппаратного сбоя. При этом присутствовали: ст. инженер-программист Комлева Н.П. и инженер-электроник Нестеров А.Н.

Задание 4

Составьте объяснительную записку заведующему магазина № 6 ОАО «Гастроном» г-ну Зуеву А.Г. от ст. продавца Митрохиной Н.Е. по поводу имевшего место случая обвеса покупателя Фроловой Е.С. при продаже ей колбасных изделий весом 1 кг, недовес составил 80 г. Данный факт был подтвержден актом Торговой инспекции Ворошиловского района от 6.04.2000 № 64, куда обратился покупатель. Указать причину, по которой произошел обвес (неисправность оборудования, недобросовестность и т.п.).